Загальні відомості про зовнішні дані

Навіщо використовувати зовнішні дані?

Під час використання продуктів SharePoint для спрощення діяльності в бізнесі, можливо, знадобиться включити зовнішні дані, наприклад бази даних, бізнес-програми та веб-служби. Але ці зовнішні дані часто схожі на відокремлений острів, обмежений для привілейованих людей, або просто важко дістатися. Чи є спосіб отримати цю зовнішню інформацію плавно в продуктах SharePoint, а також продукти Office, щоб можна було використовувати знайомий інтерфейс і надалі підвищувати свій бізнес?

Ось що таке служби підключення до бізнес-сервера. Це дає змогу забезпечити доступ до різноманітних зовнішніх даних за допомогою безпечного, ефективного, читання та записування. Ця дія виконується за допомогою комплексної структури, що надає стандартні інтерфейси користувача та програмування. Крім того, ви можете створити широкий спектр бізнес-рішень, як-от не-кодів, SharePoint композитні рішення для простих і проміжних дій і рішень на основі коду для розширених потреб. Доступні дії:

• Створіть зовнішній список даних працівників у службі SharePoint, які зберігатимуться в базі даних, які користувачі можуть читати й писати, подібно до рідного списку SharePoint.

• Підключіть оновлені дані клієнтів у системі корпоративного планування ресурсів організації (ERP), як набір контактів Outlook, і навіть надавати доступ до автономного доступу.

• Створення рішення для планування подій, які посилаються на контрольований бізнес-застосунок, але використовує календар SharePoint для всіх, хто може бачити.

• Створіть програму Microsoft Silverlight з прохолодною візуального інтерфейсу користувача, який працює з зовнішніми даними в Інтернеті.

У разі використання служб підключення до бізнес-даних дає змогу підключатися, взаємодіяти з ними, а також розблоковувати значення зовнішньої інформації.

На початок сторінки

Три основні сценарії

Хочете почути більше? Нижче наведено три приклади важливих рішень, які базуються на службах підключення до бізнес-послуг.

Служба підтримки    Велике підприємство має довідкову службу, яка забезпечує внутрішню технічну підтримку. Запити на підтримку та база знань технічної підтримки зберігаються в зовнішньому базі даних, але повністю інтегровані на сайті SharePoint за допомогою зовнішніх списків і веб-частин бізнес-даних. Працівники інформації можуть також переглядати поточні запити в Microsoft Outlook 2013 в Інтернеті. Спеціалісти з технічної підтримки можуть переглядати запити, призначені їм в Outlook 2013 онлайн і оффлайн Access. Робочі цикли автоматично управляють проблемами підтримки на кожному етапі: відкрито, призначено, переросли, вирішено та закрито. Керівники в команді технічної підтримки з відповідним дозволом можуть переглядати приладні дошки, які відображають звіти довідкового бюро, що вказують на кількість проблем підтримки, призначених кожному спеціалісту підтримки, найактуальніші або критичні проблеми, а також кількість інцидентів підтримки, які обробляються кожним спеціалістом підтримки протягом певного періоду часу. Керівники також можуть експортувати дані в Microsoft Excel 2013 для подальшого детального аналізу за допомогою умовного форматування та діаграм.

Відстеження виконавців    Агентство талантів об'єднує свою базу даних виконавців на внутрішній сайт групи SharePoint, що включає повний список виконавців, їхню контактну інформацію та розклади виконання. Записи контрактів у формі шаблонів документів Word створюються та автоматично заповнюються найновішими відомостями про художника. Робочий цикл направляє кожну угоду через різні етапи. Агенти можуть додавати нових виконавців до зовнішнього списку за допомогою форми InfoPath. Використовуючи це рішення, агенти талант завжди мають інформацію, яку вони потребують поблизу, і можуть виконувати багато важливих завдань, використовуючи знайомі продукти Office.

Сторінка майстра підстановок для вибору полів    Програма приладної дошки збуту допомагає партнерам збуту швидко знаходити замовлення на продажі та відомості про клієнтів, керовані в системі керування відносинами із клієнтами (CRM). Залежно від їхніх ролей і відповідних дозволів учасники групи можуть переглядати відомості про рекламні дані про продажі, а також відомості про результати продажу окремих учасників, продажі потенційних клієнтів і контактну інформацію клієнта та замовлення. Фахівці зі збуту можуть переглядати свої щоденні календарі, переглядати завдання, призначені їм менеджерам, співпрацювати з учасниками групи, а також читати Галузеві новини. Схема Visio на територіях збуту відображає обсяг продажів за кожний місяць і містить прямі дані з резервної бази даних, яку можна легко оновити. Використовуючи документ Word, керівники можуть швидко створювати щомісячні звіти про стан, які автоматично містять дані з зовнішніх систем.

На початок сторінки

Знайомство з ним – це половина задоволення

Служби підключення до бізнес-зв'язку – це як велика парасолька, що включає багато функцій SharePoint і Office. Але вона не працює "не на місці", тому що кожне зовнішнє джерело даних унікальне, а кожна організація має особливі потреби. Після того як ви закладате основу, на локальному або в хмарі, ви можете поверхневу зовнішню інформацію в продуктах і продуктах Office SharePoint. Під час роботи з зовнішніми даними зазвичай проходять три різних етапи:

Фаза основи    Під час цього етапу ви плануєте підготувати та настроїти доступ до зовнішніх даних. Зазвичай це означає, що він тісно співпрацює з адміністратором, а іноді й розробником, щоб дізнатися, що має відбутися. Важливі завдання – це визначення бізнес-і технічних вимог, Підготовка зовнішнього джерела даних, забезпечення безпечного доступу до даних за допомогою служби захищеного сховища, а також відповідати загальному вирішенню. Ключова Мета – створення зовнішнього типу вмісту, який – це докладний пакет з'єднань, метаданих та інших відомостей, які використовуються для отримання зовнішніх даних.

Фаза SharePoint    Після того як основу було закладено, тепер можна переглядати зовнішні дані в продуктах SharePoint різними способами, зокрема зовнішніми списками, стовпцями зовнішніх даних, веб-частинами бізнес-даних, робочими циклами, результатами пошуку, сторінками профілів, діями, програмами для SharePoint і компонентами або рішеннями SharePoint на основі коду.

Фаза Office    Після того як ви створили доступ до зовнішніх даних у продуктах SharePoint, тепер ви можете створювати дані в різних продуктах Office (зокрема, у програмах Excel, Word, Outlook, Visio, Access і InfoPath), програмах для Office і компонентів Office на основі коду, надбудові або рішеннях.

Докладні відомості про кожну з цих функцій наведено в цій статті.

На початок сторінки

Які капелюхи ви носите?

Розробка рішення на основі зовнішніх даних зазвичай є командним зусиллям і спосіб роботи залежить від вашої ролі. На схемі нижче показано подання високого рівня для ролей і рішень, які беруть участь у загальному циклі життєвого циклу розробки.

Users    Користувачі збирають прості рішення, використовуючи основні можливості продуктів SharePoint і продуктів Office. Ось кілька прикладів:

• Створення зовнішнього списку, різних подань списку та додавання різних фільтрів і сортування.

• Експорт зовнішнього списку до Excel 2013 для подальшого аналізу даних.

• Підключення зовнішнього списку до Outlook 2013 для роботи з зовнішніми даними в Інтернеті та в автономному режимі.

Користувачі Power Users    Користувачі Power Users створюють прості для проміжних, без коду бізнес-рішень і часто вимагають навичок бізнес-аналітики, щоб дізнатися про системи баз даних і загальні бізнес-процеси в організації. Вони також повідомляють про вимоги до адміністраторів і розробників, а також бізнес-менеджерів і, можливо, дизайнерів сайту. Ось кілька прикладів:

• Створення зовнішнього типу вмісту за допомогою Microsoft SharePoint Designer 2013.

• Створення стовпців зовнішніх даних у бібліотеках і зв'язування стовпців із елементами керування вмістом у настроюваним шаблоні Word, як-от сервісний договір або рахунок-фактуру.

• Настроювання форм InfoPath для заміни форм списку SharePoint за замовчуванням.

• Створення веб-сторінки, яка об'єднує веб-частини бізнес-даних у зручний спосіб створити інформаційну робочу область.

• Створення рішення на основі Outlook, яке містить Настроювані форми, подання, команди стрічки, дії та області завдань.

• Створення робочого циклу, який використовує дані зовнішнього списку.

Адміністратори    Адміністратори можуть керувати дозволами користувачів і безпекою для кількох різних компонентів SharePoint, зокрема зовнішній тип вмісту та зовнішню базу даних. Критична дія передбачає настроювання цільових програм служби захищеного сховища, зіставлення облікових даних і визначення найкращого способу автентифікації. До інших прикладів операцій належать:

• Керування та налаштування доступу до зовнішніх даних, дозволів і запитів.

• Імпорт і експорт зовнішніх типів вмісту з магазину метаданих служби підключення до бізнес-даних.

• Настроювання користувацьких сторінок профілю, дій і результатів пошуку.

Для розробників    Розробники створюють різноманітні спеціальні рішення, які варіюються від цільових, компонентів багаторазового використання, до розширених рішень на основі коду. Ось кілька прикладів:

• Розширені типи зовнішніх типів вмісту, розроблені в Microsoft Visual Studio, як-от користувацькі типи полів, які використовують складні ієрархічні дані.

• Узагальнені дані з кількох служб, представлених як єдина модель ПБД.

• Компоненти для повторного використання, користувацькі веб-частини, користувацькі дії робочого циклу та форми InfoPath за кодами.

• Настроювана зовнішня частина даних для рішень Outlook.

• Програми Microsoft Silverlight і надбудови Office.

• Спеціальні оповіщення за допомогою рамки події.

• Спеціальні підключення або рішення за допомогою керованого коду.

На початок сторінки

Дізнайтеся про навколишнє середовище SharePoint

Під час використання або створення зовнішнього рішення для зовнішніх даних існують відмінності функцій і функцій, які можна знати на основі середовища SharePoint.

• Локальний    Якщо ви створюєте рішення, у якому користувачі та рішення повністю локальні (за брандмауером), усі функції служби підключення до бізнес-зв'язку підтримуються.

• Хмара    Якщо ви використовуєте службу SharePoint (план 2, E3 і E4), у Microsoft 365, а потім доступні набір функцій. Наприклад, зовнішні списки, веб-частини бізнес-даних і рамки подій підтримуються, але сторінки профілів, дії та рамки з'єднувача не є. Крім того, можна підключатися лише до таких джерел даних: веб-служби WCF, OData і SQL Server Azure.

• Гібридне.    Ваша організація може вже мати значні інвестиції в Локальні джерела даних, як-от бізнес-програми та ERP-системи. Але ваша організація також може перебувати в гібридному середовищі SharePoint, у якому деякі працівники перебувають у хмарі. У гібридному середовищі можна також створити гібридне рішення для зовнішніх даних, щоб користувачі в хмарі могли отримати доступ до локального джерела даних. Наприклад, користувач може завершити звіт про витрати під час відрядження за допомогою служби SharePoint, а звинувачення можна негайно узгодити за допомогою локальної системи SAP. Ви можете підключитися до будь-якого підтримуваного джерела даних, але потрібно використовувати служби OData Services, а також скористатися великим розвитком і конфігурацією.

Отримання правильного програмного забезпечення

Функції служб підключення до бізнес-зв'язку (BCS) розподіляються в різних випусках SharePoint. За допомогою наведеної нижче таблиці можна вибрати потрібний варіант.

* Включає елементи керування форми для відображення зовнішніх даних і макетів для відображення даних в області завдань Outlook і області форми. Доступно лише в Microsoft Office Professional Plus 2013.

На початок сторінки

Правильне настроювання програмного забезпечення

Інсталювавши потрібне програмне забезпечення, переконайтеся, що ви настроїли її належним чином. Зокрема:

Підготування зовнішнього джерела даних.    Можливо, адміністратору доведеться створити обліковий запис і надати дозволи на доступ до джерела даних відповідним людям, щоб захистити ці дані від сторонніх. Крім того, адміністратор може створити певні таблиці, подання, запити тощо в зовнішній базі даних, щоб залишити лише потрібні результати й підвищити продуктивність.

Настроювання служб SharePoint    Адміністратор має активувати служби підключення до бізнес-даних, служби захищеного сховища та служби Visio Services.

Настроювання служби захищеного сховища    Адміністратор має визначити оптимальний режим доступу до зовнішнього джерела даних, створити цільовий застосунок і встановити облікові дані для цільового застосунку.

Настроювання служб підключення до бізнес-даних    Адміністратор повинен переконатися, що користувач, який створив зовнішній тип вмісту, має дозвіл на зберігання метаданих служби бізнес-даних (ПБД), і відповідні користувачі мають доступ до зовнішнього типу вмісту, на основі якого використовується зовнішній список.

Переконайтеся, що продукти Office готові до використання    Щоб синхронізувати зовнішні дані за допомогою продуктів Office, необхідно мати ОС Windows 7 або пізнішу версію, а також наведені нижче безкоштовні програмні продукти, SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 і WCF Data Services 5,0 для OData V3 на кожному клієнтському комп'ютері (якщо потрібно, ви автоматично отримаєте запит на завантаження програмного забезпечення). Крім того, переконайтеся, що вибрано параметр інсталяції Office, служби підключення до бізнес-послуг (це за замовчуванням). Цей параметр інсталює клієнтське середовище служби підключення до бізнес-даних, який виконує такі дії: кешує та синхронізує дані з зовнішніми даними, зіставляє бізнес-дані з зовнішніми типами вмісту, відображає вибір зовнішнього елемента в продуктах Office і запускає спеціальні рішення в продуктах Office.

На початок сторінки

Вибір зовнішніх даних із розумом

Ви можете працювати з різноманітними зовнішніми джерелами даних, зокрема базами даних, системами планування ресурсів (ERP), OData і додатковими сполучними лініями.

Бази даних    Організації та компанії всіх форм і розмірів залежать від баз даних для щоденних операцій. Бази даних містять велику кількість типів даних, зокрема текст, числа, зображення та документи, і мають багато цілей, зокрема фінансові, виробничі, страхові та веб-сайти компанії, які несуть дані. До поширених баз даних належать: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 і будь-яка база даних, яка відповідає стандартам інтерфейсу ODBC або OLE DB.

Системи ERP    ERP-системи інтегрують дані для бізнесу та процеси в усій організації та виконують багато фундаментальних дій для будь-якого бізнесу, зокрема:

Загальні підтримувані ERP-системи включають SAP, Duet, Microsoft Dynamics, Siebel і JD Едвардс.

OData    Відкритий протокол даних (OData) надає стандартний стандарт для створення (Post), читати (отримати), оновлювати (розміщувати), а також видаляти (видаляти) операції, які отримують доступ до веб-служб. Думайте про OData як веб-еквівалент ODBC і OLE DB. Дані повертаються в форматі XML або JavaScript (JSON). Загальні джерела OData містять знайомі веб-сайти (наприклад, Amazon, E-Bay, Azure Market Data і Netflix), бази даних і навіть інші сайти SharePoint.

Розширені сполучні лінії    Для інших джерел даних розробник може надавати доступ до додаткових зовнішніх даних за такими даними:

• Використання ADO.NET, що дає змогу отримувати доступ до будь-якого джерела даних із постачальником ADO.NET.

• Використання WCF і веб-служб, що дає змогу отримати доступ до веб-служб і Фонду Windows Communication (WCF).

• Використання складань .NET Connectivity, що дає змогу отримати доступ до джерел даних, якщо постачальник ADO.NET або веб-служба недоступна.

• Перетворення непідтримуваних типів даних для підтримуваних типів даних .NET.

• Створювати спеціальні рішення для великих джерел даних, які часто змінюються в структурах даних, для яких потрібні спеціальні зв'язки даних, методи передавання та встановлення сполучної лінії.

На початок сторінки

Розглянемо продуктивність

Будь-яке Ділове рішення має виконати продуктивність, а зовнішні дані не є виключенням. На щастя, служби підключення до бізнес-служб розроблено, щоб полегшити роботу з великою кількістю місць і проблем. Загалом, пошук даних, пейджинговий зв'язок, фільтрування та сортування перевантажується до зовнішнього джерела даних, щоб зменшити кількість пам'яті та обробки ресурсів, потрібних для продуктів SharePoint.

Крім того, служби підключення до бізнес-даних мають вбудовані кеш на сервері (кеш-служба підключення до бізнес-даних) і клієнтські комп'ютери (кеш-пам'ять служби підключення до бізнес-служб) і не можуть відображати найновіші значення з зовнішньої системи. Проте можна настроїти інтервали оновлення на основі потреб користувачів і створених рішень. Не всі користувачі мають переглядати оновлені дані відразу, але якщо вони можуть, наприклад, оновлювати зовнішній список або папку контактів Outlook.

Можливість працювати в автономному режимі на клієнтському комп'ютері також означає, що користувачі можуть виконувати розширені можливості, не підключаючись до зовнішніх даних, але знатимете, що коли вони повертаються в Інтернеті, ці дані оновлюються та примирилися належним чином.

У цілому ці функції продуктивності допомагають прискорити відображення, оновлення та операції даних зовнішніх даних на веб-сторінці SharePoint і в продукті Office.

На початок сторінки

Перший рівень безпеки на практиці

Це особливо важливо, щоб зовнішні дані були безпечними, оскільки дані часто важливі для бізнесу, і їх не можна переглядати або змінювати неправильно користувачами. Крім того, є багато способів захисту даних, і ви хочете, щоб ваше рішення було простим, а також безпечним. На щастя, існують способи мінімізації складності, перш за все за допомогою служби захищеного сховища.

У двох словах, щоб забезпечити зовнішні дані, потрібно відповідати на два основних запитання:

Хто ти?    Це також називається автентифікацією, і це процес перевірки посвідчення, отримавши свої облікові дані (ваше ім'я користувача та пароль).

Що вам дозволено?    Це називається авторизацією, і це процес визначення завдань, які можна виконати з даними, щоб отримати список дозволів, які ви надали.

По-перше, адміністратор допомагає визначити оптимальний режим доступу до зовнішнього джерела даних. Зверніть увагу, що дуже часто для бізнес-рішень можна автентифікувати доступ до зовнішніх даних, для яких поточний користувач має інший обліковий запис. Але вхід під різними обліковими даними може бути складним і громіздким. Служба захищеного сховища надає допомогу, надаючи зберігання та зіставлення облікових даних. Це полегшує використання зовнішнього джерела даних, увійшовши лише один раз.

Наприклад, якщо ви ввійшли на сайт SharePoint за допомогою одного набору облікових даних, але хочете отримати доступ до зовнішнього списку на основі програми Siebel, що використовує інший набір облікових даних, адміністратор може настроїти службу захищеного сховища, щоб автоматично зіставити два набори облікових даних, щоб не знову ввійти в систему.

Служба захищеного сховища також допомагає керувати проблемою сумнозвісного "двосторонньої хоп", де кожна автентифікація вимагає "Hop" між двома комп'ютерами, які можуть бути скомпрометовані, якщо не вдалося виконати кроки, щоб не допускати її.

Далі адміністратор створює кілька шарів безпеки на основі дозволів, подібно до кількох ліній захисту навколо форту, для забезпечення відповідної авторизації та доступу до:

• Дані у зовнішній базі даних або системі.

• Зовнішній тип вмісту в магазині метаданих служби підключення до бізнес-даних.

• Зовнішній список або стовпець зовнішніх даних.

Нарешті, адміністратор може додати додатковий рівень захисту за допомогою шифрування. Якщо рішення для зовнішніх даних також використовує програми Office, адміністратор може захистити кеш-пам'ять служби підключення клієнта для бізнесу за допомогою файлової системи шифрування Windows. Деякі зовнішні джерела даних також надають способи шифрування даних.

На початок сторінки

Установлення наріжним каменем: зовнішні типи вмісту

Зовнішні типи вмісту знаходяться в центрі будь-якого зовнішнього рішення для зовнішніх даних. Вони схожі на брокера між вами та зовнішнім джерелом даних. Типовий зовнішній тип вмісту – це організований пакет даних, який містить такі дані:

• Відомості про підключення до джерела даних, як-от розташування, ім'я та режими автентифікації.

• Визначення таблиць, полів, первинних і зовнішніх ключів, валідації та типів даних (які також називаються метаданими).

• Дії з даними, які можна виконати, наприклад створення, читання, оновлення, видалення та запиту (також називається CRUDQ).

• Інші відомості та поведінка, як-от зіставлені типи даних Office або ввімкнення автономної синхронізації.

• Різні фільтри, які запитуватиме дані та допомагають ізолювати результати, а також обмеження для підвищення продуктивності.

• Поле Identity і відображення стовпців для зовнішнього вибору вмісту, що використовується для отримання зовнішніх даних у інтерфейсі користувача.

• Зв'язок на основі основних і зовнішніх ключів між двома пов'язаними таблицями, наприклад замовленнями та клієнтами.

Один користувач рішучим визначає зовнішній тип вмісту, а тому щити інших користувачів із притаманної складності роботи із зовнішніми даними. Крім того, усі ці відомості зберігаються в спеціальному файлі BDCM (. bdcm), у форматі XML і зберігаються в магазині метаданих служби підключення до бізнес-даних. Цей підхід дає змогу легко зберігати, оновлювати, захищати та повторно використовувати зовнішні типи вмісту на різних сайтах. Наприклад, можна легко експортувати та імпортувати файл, щоб розгорнути його з розробки до виробничого середовища або надати спільний доступ до інших колекцій сайтів.

До речі, користувач рішучим не повинен бути експертом у форматі XML. Щоб створити зовнішній тип вмісту, можна вибрати два засоби вибору.

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Ви можете визначити та оновити тип зовнішнього вмісту в декларативній формі, а потім опублікувати її в магазині метаданих служби підключення до бізнес-даних.

• Microsoft Visual Studio 2012    Якщо зовнішні дані складні або не підтримуються SharePoint Designer 2013, можна використати редактор XML у Visual Studio (що надає функція IntelliSense), щоб створити модель XML, або використати конструктор для зовнішнього типу вмісту Visual Studio, щоб створити збірку .NET Connection., який надає спеціальну логіку інтеграції для серверної структури за допомогою .NET Framework.

На початок сторінки

Читання та записування даних у зовнішніх списках

Зовнішній список – це ключовий стандартний блок для рішень SharePoint на основі зовнішніх даних. Ви можете читати та записувати зовнішні дані з використанням списку SharePoint. Зовнішній список має вигляд і поведінку на кшталт рідного списку, але деякі відмінності в поведінці. Наприклад, можна створити подання та використовувати обчислювані значення з формулами, але не вкладати файли або відстежувати версії.

Крім того, можна створити зовнішній список, використовуючи SharePoint Designer 2013.

На початок сторінки

Додавання стовпців зовнішніх даних до списків і бібліотек

Стовпці зовнішніх даних можна поєднувати з іншими стовпцями в рідному списку або бібліотеці. Оскільки стовпець зовнішніх даних додається до рідного списку або бібліотеки, усі пов'язані функції списку або бібліотеки працюють, зокрема керування версіями, затверджень, взяття на редагування та взяття на редагування та вкладення файлів.

Припустімо, ви створили бібліотеку зображень, яка містить фотографії продуктів, які продає організація. Стовпець зовнішніх даних можна додати до бібліотеки, яка отримує доступ до імені продукту, коду продукту та поточної ціни від зовнішньої бази даних. Оскільки правила та процеси компанії вимагають внесення змін до відомостей про продукт тільки через систему бази даних, ви вказуєте, що зовнішні дані доступні лише для читання, коли ви створюєте зовнішній тип вмісту. Але тепер більше людей у вашій організації легко бачитимуть всі поширені відомості про продукт разом в одній області перегляду бібліотеки.

На початок сторінки

Створення вирішень із веб-частинами бізнес-даних

Веб-частини бізнес-даних призначено для роботи з даними зі зовнішнього списку, і ви можете поєднати ці веб-частини за допомогою корисних способів створення робочої області або приладної дошки сайту. Наприклад, можна підключити веб-частини списку та елемента, щоб під час вибору елемента звіт про витрати у веб-частині списку, наприклад, звинувачення в четвер, відомості про елемент відображаються в веб-частині "елемент", наприклад "готель", "подорож" і "вартість харчування".

У наведеній нижче таблиці стисло підсумовано кожну веб-частину бізнес-даних.

На початок сторінки

Використання зовнішніх даних на сторінці профілю, дії або пошуку

Сторінки профілів, дії та пошук – це тісно пов'язані функції.

Сторінки профілів

За замовчуванням служби підключення до бізнес-даних автоматично створюють сторінку профілю на основі зовнішнього типу вмісту. Сторінка профілю – це веб-сторінка, яка відображає відомості з одного рядка зовнішніх даних на основі поля ІДЕНТИФІКАТОРА, наприклад для всіх окремих полів, які стосуються певного клієнта.

Сторінка профілю за замовчуванням – це веб-сторінка, яка містить конструктор елементів бізнес-даних і веб-частини елемента бізнес-даних, зв'язані разом. Веб-частина "Конструктор елементів" аналізує параметр рядка запиту URL-адреси сторінки профілю, наприклад http://contoso/Customer.aspx?CustID=345, і передає значення CustID у веб-частину "елемент даних", а потім відображає всі відповідні поля клієнтів.

Ви можете створити власну сторінку профілю, щоб відобразити спеціальні відомості, або адміністратор може настроїти сторінку профілю для вас.

Дії

Ви навіть можете виконати дію на основі сторінки профілю, щоб зробити щось корисне. Наприклад, можна створити дію, яка об'єднує відомості про адресу клієнта за допомогою карт Bing, щоб переглянути розташування клієнта або отримати вказівки. Ви можете створити дію на основі рядка URL-запиту на сторінці профілю або за допомогою настроюваного коду. Або розробник може написати настроюваний код, який дає змогу оновлювати відомості про працівника в базі даних для резервного бази.

За замовчуванням дію можна використовувати, якщо клацнути команду дії профілю в поданні бізнес-даних або у веб-частині "список бізнес-даних". Під час використання стовпця зовнішніх даних можна також виконати дію з команди меню.

Пошук

Нарешті, якщо потрібно, адміністратор може ввімкнути пошук зовнішніх даних. Зовнішні дані можна сканувати та індексувати так само, як і внутрішні дані SharePoint, але з обробкою безпеки, щоб переконатися, що лише відповідні користувачі можуть клацнути і переглянути результати пошуку, відображені за допомогою сторінки профілю.

Інтегруючи пошук у службі SharePoint у зовнішні системи даних, користувачі можуть знайти дані, які вони в іншому випадку не зможуть знайти. Наприклад, якщо відомо, що компанія працює як клієнт, але забули своє ім'я, ви можете шукати назву компанії, щоб допомогти вам знайти сторінку профілю клієнта.

На початок сторінки

Використання зовнішніх даних у робочих циклах

Робочі цикли дають потужний засіб моделювання та автоматизації бізнес-процесів на основі списку SharePoint, бібліотеки або сайту. Ці бізнес-процеси можуть бути простими, як процес затвердження документів з одним затверджувач або складним, як будь-який структуроване бізнес-процес. Хоча ви не можете безпосередньо пов'язати робочий цикл зі зовнішнім списком, можна створити такі дії:

Робочі цикли в рідному списку    Робочий цикл, пов'язаний із рідним списком, який читає або оновлює дані зі зовнішнього списку за допомогою елемента "створити список", "оновити елемент списку" та "видалити дії елемента списку". Наприклад, ви можете оновлювати елемент зовнішнього списку щоразу, коли ви змінюватимете елемент "рідний список" або "бібліотека". Ви можете використовувати інші дії з зовнішніми списками, наприклад встановити змінну робочого циклу, щоб змінити поле зовнішнього списку. Ви також можете використовувати елемент зовнішнього списку як місце призначення для процесу завдань, але посилання на завдання не відображає назву для елемента зовнішнього списку.

Робочі цикли сайту    Робочі цикли сайту не потребують запуску події, щоб почати роботу, і їх можна вручну запустити. Щоб запобігти несанкціонованому доступу, робочі цикли, які мають доступ до зовнішніх списків, завжди запускаються в обліковому записі служби, навіть у режимі автентифікації, який використовує уособлення.

Події    Розробник може створювати події, які ініціюватиме в зовнішньому джерелі даних, і користувачі можуть створювати оповіщення, які відповідають на ці події. Наприклад, за допомогою робочого циклу SharePoint можна надіслати повідомлення електронної пошти працівнику, коли обліковий запис клієнта призначено для цього працівника в зовнішньому джерелі даних.

Для міркувань продуктивності доцільно лише прочитати невелику кількість стовпців у зовнішньому списку або створити, оновити або видалити невелику кількість об'єктів у зовнішньому списку.

На початок сторінки

Аналіз зовнішніх даних у програмі Excel

Ви можете експортувати дані зі зовнішнього списку до Excel 2013 та зберегти дані, синхронізовані з ними. Наприклад, ви можете зберегти інвентаризацію продукту в зовнішньому списку, щоб легко надати спільний доступ і оновити, а також періодичний аналіз інвентаризації в Excel 2013. Зовнішні дані, експортовані до Excel 2013, визначаються поточним поданням зовнішнього списку, фільтри, визначені в зовнішньому типі вмісту, і в зовнішньому списку, і мовні параметри сайту SharePoint. h

Під час експорту зовнішнього списку таблицю Excel буде створено з підключенням даних до зовнішнього списку на основі файлу веб-запиту. Щоб переглянути подальші зміни, внесені до списку SharePoint в таблиці Excel, можна оновити дані. Зверніть увагу, що ви не можете вносити зміни до джерела зовнішніх даних, а також про те, що під час операції оновлення Excel буде перезаписано всі зміни, внесені в таблиці Excel.

На початок сторінки

Додавання зовнішніх даних до документів Word

Додавши стовпці зовнішніх даних і шаблон Word із елементами керування вмістом до бібліотеки документів, ви також можете легко та ефективно створювати точні та оновлені дані в Microsoft Word 2013 структурованому документі.

Припустімо, у вас є бібліотека документів, яка містить контракти клієнтів. Проте всі відомості про клієнтів зберігаються в діловій програмі, як-от SAP. Ви можете відстежувати сервісні договори клієнта в бібліотеці документів, але забезпечити відповідні відомості про клієнтів, які не дублюються. Ось як це зробити:

• Спочатку додайте стовпці зовнішніх даних до бібліотеки, щоб пов'язати відповідне ім'я клієнта, назву компанії та номер телефону з усіма контрактами, збереженими в бібліотеці контрактів.

• Потім створіть Шаблон Word, який містить стандартний текст і елементи керування вмістом контракту клієнта, щоб увести ім'я клієнта, назву компанії та номер телефону. Word 2013 буде використовувати вибір зовнішнього елемента, щоб допомогти вам у введенні або оновленні правильної інформації, автоматично відображаючи та витягання правильних відомостей про клієнтів.

• Нарешті, щоразу під час створення сервісного договору, у полі дані клієнта та збереження сервісного договору назад до бібліотеки значення даних клієнта буде підвищено до відповідних стовпців зовнішніх даних.

На початок сторінки

Синхронізація зовнішніх даних у програмі Outlook

Якщо зовнішній список містить клієнти, завдання, зустрічі або дописи, можна підключити список за допомогою Outlook 2013. Після підключення ви можете переглядати, редагувати та друкувати дані за допомогою звичного інтерфейсу користувача Outlook. Якщо дані є контактною інформацією, як-от клієнти, ви можете навіть зателефонувати їм, надсилати їм повідомлення електронної пошти та створювати запрошення на нараду.

Синхронізація даних є двостороннім або двонапрямним. Зміни, внесені в Outlook 2013, автоматично синхронізуються з зовнішнім джерелом даних. Зміни, внесені до зовнішнього джерела даних, синхронізуються з елементами Outlook 2013, хоча може знадобитися операція оновлення.

За замовчуванням дані автоматично оновлюватимуться кожні шість годин, але це значення можна змінити. Щоб переконатися, що дані відображаються в зовнішньому джерелі даних, клацніть папку правою кнопкою миші, а потім виберіть пункт синхронізація змін у дБ.

Під час створення зовнішнього типу вмісту виконайте наведені нижче дії.

• Якщо потрібен автономний доступ, увімкніть функцію підтримки автономної синхронізації .

• Установіть для поля тип елемента Office один із таких пунктів: контакт, зустріч, завдання або посада.

• Зіставте окремі поля в зовнішньому типі вмісту, як-от ім'я клієнта, прізвище клієнта, адресу клієнта та телефон клієнта, до відповідних полів елементів Outlook, як-от FirstName, прізвище, Ділова адреса та bustsphone.

Крім того, з деяким кодом, написаним розробником, можна створити рішення Outlook, яке виконує такі дії:

• Відображення власних або користувацьких частин даних у користувацьких областях завдань для представлення зовнішніх даних користувачам.

• Додайте користувацькі команди стрічки, щоб виконувати довільні дії.

• Створення настроюваного визначення подання для відображення певних стовпців зовнішніх даних.

• Створювати довільні регіони форми для представлення зовнішніх даних.

На початок сторінки

Покращення доступу до зовнішніх даних за допомогою форм InfoPath

Існує кілька причин, через які Microsoft InfoPath 2013 корисно використовувати з зовнішніми даними.

Робота з комплексними типами даних    Якщо поле зовнішніх даних є ієрархічним, наприклад поле "адреса", що містить вулиці, місто та поштовий індекс як вкладені поля, то ви не можете працювати з цим полем у формі SharePoint для зовнішнього списку, а насправді його ще не створено. Проте можна перетворити форму SharePoint на форму InfoPath, щоб створити та оновити поля, використовуючи InfoPath 2013.

Вбудовування елемента керування ' ' вибір зовнішнього елемента ' '    Ви можете перетягнути елемент керування вибору зовнішнього елемента до форми InfoPath, зв'язати його з зовнішнім списком як додатковий джерело даних, а також полегшити користувачу вибір елемента на основі унікального поля, наприклад імені клієнта або ІДЕНТИФІКАТОРА товару.

Крім того, якщо ви настроїли зв'язок для зовнішніх типів вмісту, наприклад "клієнти" та "замовлення", а форма InfoPath для зовнішнього списку містить зовнішній ключ, наприклад ІДЕНТИФІКАТОР клієнта, елемент керування ' ' вибір зовнішнього елемента ' ' буде ще автоматично додано до форми. Це дає змогу користувачам легко знаходити клієнтів, які вони хочуть під час роботи з замовленнями.

Створення кількох подань форми    Інколи, можливо, потрібно, щоб форми мали кілька подань зовнішніх даних, особливо якщо в ньому є багато полів, а зовнішній список або форма SharePoint не ефективна. Кілька подань також зручно використовувати в ситуаціях Write-Once, коли зовнішня система не дозволяє оновлювати поле після його створення. У таких випадках можна створити два подання, одну для операції створення та інший для операції оновлення.

Додавання правил або коду за формами    Можна додати декларативні правила або форми за кодом, щоб виконувати додаткову бізнес-логіку, як-от перевірку та обчислення. Наприклад, ви можете забезпечити припустимий код країни або регіону, використовуючи правило або поштовий індекс США, використовуючи веб-службу.

На початок сторінки

Додавання зовнішніх даних до опублікованих схем Visio

За допомогою Microsoft Visio 2013 можна зв'язати дані з зовнішнього списку на схему та її фігури. Після цього можна опублікувати схему в бібліотеці документів SharePoint як інтерактивний веб-креслення, щоб користувачі могли відобразити схему та переглядати пов'язані зовнішні дані. Існує три способи зв'язування рядків даних із фігурами у кресленні. Можна зв'язати рядки з наявними фігурами по черзі, щоб автоматично зв'язати рядки з фігурами або створювати фігури з даних.

На початок сторінки

Імпорт і оновлення зовнішніх даних у програмі Access

Microsoft Access 2013 – це посадкова панель для всіх типів даних і зовнішніх даних не виняток. Ви можете імпортувати зовнішній список до бази даних Access на клієнтському комп'ютері, а також періодично оновлювати дані. Дані призначено лише для читання.

Основні кроки, які потрібно виконати:

1. Експортуйте зовнішній тип вмісту з SharePoint Designer 2013 або безпосередньо з магазину метаданих підключення до бізнес-даних як файл BDCM.

2. У Access 2013 створіть зв'язок даних веб-служби за допомогою файлу BDCM.

3. У Access 2013 створіть зв'язану таблицю на основі підключення до даних веб-служби.

Зверніть увагу, що в цьому випадку кеш-пам'ять служби підключення до бізнес-даних не використовується для синхронізації із зовнішнім списком під час оновлення даних.

На початок сторінки