Загальні відомості про перетворення паперових форм на форми InfoPath

У цій статті

• Переваги використання електронні форми

• Практичні поради для перетворення бланків

Переваги використання електронні форми

Існує безліч переваг використання електронні форми замість паперові форми. Нижче наведено такі переваги:

Неточним, узгодженість даних    З бланків користувачі часто записування інформації в неправильному місці або неправильно інструкції для заповнення форми. Також може виникнути помилки під час працівник вручну reenters даних форми до бази даних або іншій програмі. Пошук і виправлення цих типів помилки введення даних може бути дорогий і тривалий час. Програма InfoPath включає в себе ряд автоматизації способи, щоб допомогти користувачам уникнути помилки введення даних. Наприклад, формули можна використовувати для автоматичного обчислення математичних значень для користувачів. Також можна привернути увагу користувача до даних за допомогою умовне форматування або увімкнути засіб перевірки орфографії, тому, що користувачі можуть перевіряти наявність орфографічних помилок до подання форми. Це також можна автоматично заповнити поля для користувачів за допомогою наявних даних із бази даних або інших даних сховища. Наприклад, можна створити продажів форми, яка поля відомості про працівника автоматично заповнюється після введення користувачі їх ідентифікаційного номера у вікні ідентифікаційний номер працівника.

Легко оновлення    Якщо потрібно оновити наявного шаблону форми, можна змінити його, повторно опублікувати його та розповсюджувати його користувачам. Оновлення відбувається автоматично, коли наступного разу, що користувачі відкрито на основі вашого шаблону форми. Якщо користувачам роботи в автономному режимі під час публікування оновленого шаблону форми, оновлення виникає під час наступного вони підключення до мережі. Користувачі зазвичай не зверніть увагу, що відбувається оновлення, хоча можна створити шаблон форми для оповіщення користувачів.

Параметри робочого циклу    За допомогою функції робочого циклу у програмі InfoPath, можна підвищити загальну ефективність поширених бізнес-процесів, у якій дані маршрутизацію від одного користувача на інший. Робочі цикли можна зменшити витрати час, потрібний для координації бізнес-процесів, наприклад, проект затвердження або рецензування документів, керування та відстеження людини завдань, які ці процеси. Наприклад, уявіть папері витрати звітування процес, у якому співробітник заповнює на друкованих форму звіту, вставить паперу маршрут до форми і надсилає його за допомогою міжвідомчої пошти для свого керівника. Після затвердження звіту, керівник перевіряє прапорець своє ім'я на маршруту і надсилає звіт до бухгалтерія через міжвідомчої пошта. Якщо обліку Диспетчер затверджує звіту, а потім відшкодування перевірки видається. Тижні може пройти між часу, що створено початковий звіт і коли співробітника отримав його відшкодування перевірки. Якщо ви використовуєте InfoPath у поєднанні з Microsoft Office SharePoint Server 2007, можна автоматизувати цим типом робочого циклу, яке можна зберегти підвищить час і витрати.

Інтеграція з інших систем    Форми даних у програмі InfoPath можна інтегрувати з інших продуктів чи технологій. Наприклад, можна зберігати форми даних у базі даних Microsoft SQL Server або вирішити макет шаблону форми на основі веб-служби, щоб надсилання даних до бази даних, які безпосередньо не підтримується в InfoPath. InfoPath працює з багато інших програм і сервери в системі Microsoft Office, включно з Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel і Microsoft Office Access. Серед іншого можна дизайн і заповнення форми InfoPath у повідомленнях електронної пошти Outlook, експорт даних InfoPath до книги Excel, надсилання InfoPath даних до бази даних Access або запит даних зі списку SharePoint. Крім того, розробники можна вбудувати елементів керування InfoPath до настроюваної бізнес-програм, які використовуються у вашій компанії.

Додано безпеки    Паперу вони не обов'язково надійні. Вони можуть отримати misrouted або втрачено, який представлено потенційною розкриття конфіденційної інформації. Модель безпеки для InfoPath пов'язані зони безпеки та параметри рівня браузер Windows Internet Explorer. Ці функції безпеки, призначені для захисту форм і комп'ютерів користувачів від небезпечних операцій, таких як отримати доступ до даних або надсилання до надійного джерела. Програма InfoPath, який містить додаткові заходи безпеки, зокрема захист макет шаблону форми, за допомогою цифрових підписів, керування певних дій форми, зокрема злиття та надсилання та надійні форми, які інстальовано на комп'ютері користувача.

На початок сторінки

Практичні поради для перетворення бланків

У списку нижче наведено деякі зауваження, які слід враховувати під час перетворення бланків для шаблонів форм InfoPath.

• Використання макетних таблиць для впорядкування розділів у формі    Як з формою паперу, потрібно впорядкувати в електронному вигляді, щоб користувачі, які заповніть його можна перемістити до форми таким чином, логічні. У програмі InfoPath за допомогою макетних таблиць для впорядкування елементів керування, щоб відокремити один розділ з іншої і зберігання емблем та інших графічних об'єктів. Крім того, за допомогою макетних таблиць дає можливість легко вирівнювання, текстові поля, прапорці та інші елементи, щоб шаблон форми виглядає професійно і вишуканого перевага. У наведеному нижче прикладі макетної таблиці використовується для впорядкування текстових полів у розділ в шаблоні форми.

  

  1. Ця Макетна таблиця містить два рядки.

  2. є три стовпці у другому рядку. Центр стовпець використовується лише для встановлення інтервалів.

• Рекомендовано рішення, щоб отримати додаткові відомості    Бланків часто містять розділів, зарезервовані для певної категорії користувачів. Наприклад, в лікарню, пацієнтів відомості про форми може містити «для адміністративного використання"розділ, який має на меті заповнювати медсестер або інших медичних працівників а не пацієнтів. У програмі InfoPath є кілька способів, щоб розмістити цей тип додаткові відомості. Найкращі способи – це додатковий розділ, який елемент керування, який містить інші елементи керування, але не відображаються у формі, якщо користувач вибере додати їх за допомогою. Наприклад, шаблону форми звіт про стан можна додати необов'язковий розділ нотатки . Користувачі, які потрібно додати додаткові нотатки можна вставити та заповнювати обов'язково у цьому розділі. Все ще можна залишити його прихованим.

  

  Можна також використовувати умовне форматування приховання певні поля, якщо певні виконується умова у формі – наприклад, у шаблоні форми застосунку можна приховати набір полів, доки не користувач вибирає 18 або старішої версії прапорець.

• Використання повторювані таблиці замість звичайної таблиці    Повторювані таблиці можна використовувати, щоб заощадити місце та пропонувати користувачам додаткові ступені гнучкість під час заповнення форми. Під час використання повторювані таблиці, шаблону форми, не потрібно відображати багато пусті рядки під час відкриття її. Замість цього, користувачі зазвичай відображається лише один рядок і додавати лише кілька під та за необхідності їх.

  

• Потрібно визначити дані    Перш ніж перетворювати паперу форми, необхідно вирішити, що перспективі необхідно зробити з даними, які користувачі увійде в електронному вигляді. За мислення до ваших потреб даних початкові, перш ніж перетворювати паперу форми, можна визначити, чи ви володієте інфраструктури, необхідної для створення шаблону форми. Наприклад, якщо користувачі повинні мати можливість швидко згорнути або розгорнути надсилання даних форми, і вам не потрібно повторно використати дані, потім ви можете публікування шаблону форми як повідомлення електронної пошти. Потім можна зберігати користувацькі форми в на Папка форм InfoPath в папці "Вхідні". Якщо іншим користувачам необхідно отримати доступ і надання спільного доступу до даних форми, потім ви можете зберігати колекції пов'язаних форми InfoPath у бібліотеках на сервері Microsoft Windows SharePoint Services. Якщо користувачам потрібно мати доступ до даних форми в інших програмах бізнесу або системами, зокрема звітування про витрати або бухгалтерських застосунках, тоді ви можете зберігати дані в корпоративних базах даних. Це часто здійснюється за допомогою підключення до шаблону форми до веб-служби, яка служить посередник між шаблону форми та бази даних або бізнес-системою.

• Визначити кількість подань, які потрібно    У програмі InfoPath можна створити різні подання той самий шаблон форми. Подання – це альтернативний спосіб відображення даних у шаблоні форми. Наприклад, якщо ви створюєте на шаблон форми заяви, можна використовувати одне подання для електрообладнання підрядник заповнення іншого подання для агента-одержувача та третє подання для експерта, який затверджує або відхиляє застосунку. За допомогою подань, які немає потреби можна створити та зберегти кілька форм для одного бізнес-процесу.

• Які типи елементів керування, що вам потрібно визначити    Якщо ви створили паперу форми у програмі, наприклад Word, які насправді не призначені для створення форм, можливо, використовувати текстові поля, прапорці, кнопки та може бути кілька інших елементів керування. Програма InfoPath, який містить понад 30 різних елементів керування, які можна додати до шаблону форми. Крім стандартних елементів керування, таких як текстові поля та списки у програмі InfoPath передбачено кількість нових елементів керування, наприклад повторюваних таблиць, груп вибору і додаткових розділів. Наведені нижче типи елементів керування дають змогу шаблон гнучким форми, що задовольняє користувачів. Наприклад, у шаблоні форми звіту про витрати можна повторюваній таблиці дозволити користувачам вводити лише рахунок елементи, як вони повинні.

• Рекомендовано за допомогою частини шаблону для спільні набори елементів керування    Якщо у вас є багато бланків для перетворення, можна переглядати спільні розділи та набори полів, які можна ввімкнути на частини шаблону InfoPath. Частина шаблона являє собою частину шаблону форми, які можна зберегти для подальшого використання в різних шаблонах форм. Частини шаблону типові складається з елементами керування та джерело данихі також можуть містити такі функції, як підключення до даних, перевірка даних і правила. Створення та використання частини шаблону, ви можете допомогти переконатися, що у вашій організації, шаблони форм узгоджені у тон, структури та поведінки. Наприклад, відділ кадрів можна використовувати одного частини шаблону Контактна інформація в усіх його шаблонів форм.

  

• Дозволити використання цифрових підписів    У програмі InfoPath можна настроїти шаблон форми, щоб користувачі можуть увійти певні частини форми або всієї форми. Підписування форми допомагає автентифікації користувача як користувач, який заповнення форми, а також дає змогу переконатися, що вміст форми не змінено.

• Використання функцій, які допомагають користувачам, заповнення форм    У програмі InfoPath ви можете призначати значення за замовчуванням для елементів керування для того, щоб допомогти користувачам швидке заповнення форм. Наприклад, у звіту про витрати, ви можете призначати сьогоднішньої дати як значення за промовчанням для елемента керування вибору дати. Ви можете призначати формули Subtotal і Підсумок поля, щоб витрати обчислюються автоматично, коли користувач вводить витрат. Також можна ввімкнути перевірку орфографії, тому, що користувачі можуть перевірити тексту, введеного для орфографічні помилки, так само, як вони будуть у будь-який інший документ Microsoft Office. Та якщо потрібно надати команд для конкретної форми або довідки зміст, можна створити настроювана область завдань , яка відображається поруч із форми.

На початок сторінки