Типи вмісту в SharePoint мають важливе значення для керування метаданими та забезпечення узгодженості в організації. Кожен фрагмент вмісту в SharePoint створюється з типу вмісту. Цей посібник допоможе зрозуміти, що таке тип вмісту, як ефективно створювати, публікувати та керувати типами вмісту.
Що таке тип вмісту?
Тип вмісту в SharePoint – це колекція шаблонів, метаданих (стовпців), робочих циклів, поведінки та інших параметрів для категорії елементів або документів. Тип вмісту об'єднує елемент та відомості про нього. Елемент може бути одним із багатьох типів файлів, документом, книгою Excel або навіть індикатором стану для звіту про перебіг виконання. Це також може бути список або папка. Тип вмісту пов'язує цей елемент із ключовими метаданими або іншими відомостями, наприклад шаблоном або політикою збереження. Вона дає змогу централізовано керувати параметрами для категорії інформації.
Стандартні та настроювані типи вмісту
SharePoint містить за замовчуванням багато вбудованих типів вмісту. Ви можете без жодних змін використовувати попередньо визначені типи вмісту, наприклад Пустий документ або Оголошення, або створити настроювані типи вмісту відповідно до унікальних вимог організації.
Типи вмісту за промовчанням
Нижче наведено короткий список лише деяких стандартних типів вмісту в SharePoint. Існує багато інших можливостей, які можна переглянути на сторінці "Параметри сайту" на SharePoint сайті.
-
Типи вмісту документа: базова сторінка, документ, форма, посилання та вікі-сторінка
-
Типи вмісту папки: папка, обговорення та зведене завдання
-
Типи вмісту списку: "Оголошення", "Подія", "Контакт", "Питання", "Посилання", "Резервування", "Завдання" тощо
Це лише вибірка з широкого спектру доступних типів вмісту. Щоб переглянути стандартні типи, доступні на сайті, виконайте такі дії:
Переглянути всі стандартні типи вмісту
Примітка.: Щоб переглянути всі стандартні типи вмісту на сайті SharePoint, потрібно мати принаймні роль власника сайту.
-
Виберіть список, з яким потрібно працювати, на панелі швидкого запуску або натисніть кнопку Настройки
-
Виберіть відомості про сайт.
-
Потім виберіть Переглянути всі параметри сайту.
-
У розділі Колекції веб-Designer виберіть Типи вмісту сайту.
-
На сторінці Колекція типів вмісту відобразяться типи вмісту (наприклад, звіт, зображення або документ), батьківський елемент (наприклад, документ, елемент або мультимедійний ресурс) і джерело (зазвичай це поточний сайт).
Щоб дізнатися, як пов'язані вбудовані типи вмісту, див. статтю SharePoint в ієрархії стандартних типів вмісту Microsoft 365.
Настроювані типи вмісту
Користувацькі типи вмісту спрощують узгодженість користувачів. Хоча вбудованих типів вмісту багато, можна створити настроювані типи вмісту для своєї організації. Кожна організація має унікальні вимоги та різні типи вмісту. Наприклад, можуть бути офіційні контракти, звіти, пропозиції з продажу, специфікації дизайну, процедури компанії тощо. Ви можете створити окремі типи вмісту, щоб керувати цим різновидом.
Типи вмісту можна визначити майже для будь-якого елемента в SharePoint. Це стосується документів та інших файлів, елементів списку, медіафайлів і папок. Для кожного типу вмісту можна вказати наведені нижче атрибути. Ці атрибути автоматично пов'язуються щоразу, коли хтось створює новий документ або інший файл певного типу вмісту.
-
Шаблон документа( якщо це документ)
-
Політики керування даними, які містять політики збереження та аудиту
-
Стовпці (метадані), пов'язані із вмістом
-
Робочі цикли, які можуть використовувати елементи цього типу вмісту
-
Настроювані функції
Наприклад, можна визначити тип вмісту "Договір купівлі-продажу" та додати його до бібліотеки, яку використовує ваша група. Потім, коли хтось захоче створити пропозицію збуту, він просто в меню Новий документ вибирає контракт на продаж.
Тип вмісту документа, наприклад цей договір збуту, може мати такі атрибути:
-
Шаблон документа
-
Стовпці, пов'язані із вмістом, де кожен стовпець представляє елемент метаданих. Наприклад, у наведеному нижче списку показано деякі метадані документа, які часто використовуються:
-
Торговий працівник
-
Клієнтська компанія
-
Номер замовлення на придбання і так далі...
-
-
Вимога автоматично відображати панель відомостей про документ і збирати необхідні відомості під час кожного створення користувачем нового файлу цього типу
-
Параметри керування даними, які визначають політику збереження, чи можна перевірити її тощо
Створення настроюваних типів вмісту
Щоб створити настроюваний тип вмісту сайту, завжди почніть із наявного типу вмісту незалежно від того, чи використовується наявна категорія, або потрібно створити нову категорію. Ви можете вибрати велику колекцію попередньо визначених типів вмісту сайту в колекції типів вмісту. Новий тип вмісту сайту успадковує всі атрибути батьківського типу вмісту, наприклад шаблон документа, параметр лише для читання або стовпці. Створивши його, ви можете змінити будь-який із цих атрибутів. Наприклад, можна використати інший шаблон, ніж зазначено в батьківському шаблоні.
Щоб створити настроюваний тип вмісту, виконайте такі дії:
Створення настроюваних типів вмісту
-
Виберіть список, з яким потрібно працювати, на панелі швидкого запуску або натисніть кнопку Настройки
-
Виберіть Відомості про сайт, а потім – Переглянути всі параметри сайту.
-
У розділі Колекції веб-Designer виберіть Типи вмісту сайту.
-
На сторінці Колекція типів вмісту виберіть + Створити тип вмісту.
-
На панелі Створення типу вмісту введіть ім'я та опис настроюваного типу вмісту.
-
Виберіть елемент Використання наявної категорії або Створити нову категорію.
-
У розділі Батьківський тип вмісту виберіть батьківський об'єкт, наприклад Типи вмісту цифрових активів або Типи вмісту документа. Під батьківським типом вмісту розкривний список зміниться. Виберіть більш конкретний батьківський тип вмісту. Наприклад, якщо вибрано тип вмісту папки, можна звузити його до поля Обговорення, Папка або Зведене завдання в цьому полі.
-
Натисніть Створити.
Публікування типів вмісту
Типи вмісту визначаються для сайту та застосовуються на цьому сайті та його підсайтах. Але іноді потрібно використовувати певний тип вмісту на кількох сайтах або в різних колекціях сайтів. Наприклад, організація може використовувати стандартний шаблон для документів, для яких потрібні стандартизовані метадані. Оскільки потрібно, щоб усі користувачі в компанії могли використовувати цей тип вмісту для документів, рекомендовано опублікувати його в усіх колекціях сайтів. Або, можливо, інженерний відділ створює тип вмісту для специфікацій дизайну та хоче опублікувати його лише в інженерних колекціях сайтів.
Оскільки типи вмісту включають метадані, типи вмісту та метадані дуже тісно пов'язані між собою. Служба керованих метаданих у SharePoint дає змогу публікувати тип вмісту на сайтах, де він використовується. Сайти та колекції сайтів, які входять до служби керованих метаданих, називаються "сайтами абонентів".
Службу керованих метаданих слід явно створити та настроїти. Щоб включити публікацію типів вмісту, адміністратор визначає певну колекцію сайтів як концентратор. Підключені програми та колекції сайтів можуть підписатися на типи вмісту в центрі. Настроюючи служби керованих метаданих, можна централізовано керувати типами вмісту. Типи вмісту створюються на сайті-концентраторі, і будь-які оновлення можуть автоматично поширюватися на сайти абонентів.
Докладні відомості про типи вмісту публікації див. в статті Публікація типу вмісту з центру публікації вмісту .
