Застосування підписів збереження до файлів у SharePoint або OneDrive

Застосування підпису збереження до елемента

У OneDrive або бібліотеці SharePoint до файлу можна застосувати позначку збереження, наприкладMicrosoft 365 документ, створений у Word, PowerPoint, Excel або блокнотіOneNote. Ви також можете позначати файли, що не є файлами Office, наприклад документ PDF або файл зображення. SharePointелементи спискуможна також позначати.

До бібліотеки або папки також можна застосувати підпис. Коли ви позначаєте бібліотеку або папку, цей підпис збереження за замовчуванням застосовується до непідписів файлів у цій папці. Дізнайтеся більше про підписи за замовчуванням для SharePoint.

Установлення підпису збереження за замовчуванням для бібліотеки документів SharePoint

1. Відкрийте бібліотеку документів.

2. У верхньому правому куті вікна клацніть піктограму Настройки:  

3. Виберіть Настройки бібліотеки.

4. На сторінці Настройки в розділі Дозволи та керування виберіть пункт Застосувати підпис до елементів цього списку або бібліотеки.

5. На сторінці Apply Label (Застосувати підпис ) виберіть розкривний список, а потім виберіть підпис, який потрібно застосувати.

   Вибрана етикетка буде автоматично застосована до всіх нових файлів, доданих до бібліотеки документів, починаючи з цього моменту.

6. Необов'язково. Щоб автоматично застосувати підпис до всіх файлів у бібліотеці документів, виберіть пункт Застосувати підпис до наявних елементів бібліотеки.

7. Виберіть команду Зберегти.

Створення подання, яке містить підписи збереження

У SharePoint (і Teams, але не OneDrive ) можна створити подання бібліотеки, яка містить стовпець Підписи або Елемент – це стовпець Запис. У цьому поданні можна відразу побачити позначки збереження, призначені всім елементам, а також елементи, які є записами. Проте не можна відфільтрувати подання за стовпцем Елемент. Ось як створити таке подання.

Спочатку зробіть стовпець Позначка збереження видимим: 

1. У верхній частині будь-якого стовпця клацніть стрілку вниз , а потім виберіть Пункт Настройки стовпця > Відобразити або приховати стовпці.

   

2. В області Редагування стовпців подання встановіть прапорець Поруч із пунктом Позначка збереження.

   

3. Завершивши, натисніть кнопку Застосувати.

За бажанням ви можете зберегти подання для швидкого доступу пізніше.

1. У правому кінці панелі команд виберіть Параметри подання > Зберегти подання як:

   

2. Призначте подання ім'я.

3. Виберіть, чи потрібно, щоб подання було загальнодоступним для інших користувачів.

4. Виберіть команду Зберегти.

Деякі дії для позначених елементів заборонено

Якщо елемент має позначку збереження, деякі дії не дозволяються залежно від вибраних адміністратором настройок. 

Якщо на сайті SharePoint відображається повідомлення про те, що не можна редагувати позначений елемент, це наслідок: запис позначено. Ви можете редагувати цей елемент, якщо розблокуєте його вперше. Інструкції див. в наступному розділі.

Блокування або розблокування запису 

Деякі підписи збереження можуть "заблокувати" елемент, оскільки це запис , який потрібно зберегти. Це запобігає видаленню елемента, наприклад. Для таких речей, як контракти, це важливий показник бухгалтерського обліку. Однак ви можете розблокувати елементи, щоб їх можна було переглянути або оновити за допомогою нової версії. 

1. У бібліотеці або списку виберіть елемент, який потрібно заблокувати або розблокувати.

2. У верхньому правому куті вікна виберіть відкрити область відомостей: 

   

3. В області Відомості в розділі Стан запису виберіть елемент Заблоковано.

4. Поруч з іменем параметра з'явиться елемент керування-перемикач. Натисніть кнопку-перемикач, щоб перейти з Locked на Unlocked (Не розблоковано) або навпаки.

   

Розблокувавши елемент, ви зможете його відредагувати. Завершивши редагування, ви також можете знову заблокувати елемент, виконавши наведені вище кроки та ввівши стан "Запис" у стан "Заблоковано". 

Додаткові відомості

Для адміністраторів: порівняння обмежень щодо дозволених або заблокованих дій