Ми всі були там, чи не так? Після захоплюючого вихору ви повернетеся до роботи, відкриєте Програму Outlook і знайдете дві тисячі непрочитаних повідомлень, які чекають на вас. Досить змусити вас повернутися у відпустку. Або ніколи не беріть відпустку знову.
Але Outlook – це потужна програма, яка дає змогу швидко приборкати цю папку "Вхідні", імовірно, набагато швидше, ніж ви могли собі уявити.
Підготовка до відпустки
Давайте слідувати разом з Рейчел, як вона готується піти на десятиденну відпустку.
Рейчел займається спілкуванням і координацією п'яти окремих проектів, вона є членом двадцяти різних списків розсилки, і вона також отримує невелику кількість особистих повідомлень електронної пошти кожен день.
У той час як Рейчел не на роботі, Честер буде основним пунктом контакту для трьох своїх проектів, і Шеріл буде обробляти два інших.
Останній раз, коли Рейчел поїхала у відпустку, вона встановила свої автоматичні відповіді, щоб всі знали, що вона повернеться через десять днів, але вона нічого іншого не робить. Коли вона повернулася, поштова скринька зросла з 50 повідомлень до 500.
На цей раз, Рейчел витрачає кілька хвилин за день до того, як вона піде з кількома ключовими функціями Outlook, щоб допомогти їй повернутися з відпустки без стресу.
Рейчел знає, що налаштування автоматичної відповіді може відійти від багатьох питань і плутанини для її співробітників. Оскільки вона має Microsoft 365, вона вибирає файл > автовідповіді та вводить наведений нижче текст.
Доброго дня!
Дякуємо за повідомлення. Я не на робочому місці в період з 1 травня 2019 року по 10 травня 2019 року. Я не буду перевіряти електронну пошту, поки мене немає.
За допомогою з проектами Contoso, Fourth Coffee та Tailspin Toys зверніться до Честера Бене.
По допомогу з проектом Northwind зверніться до Шеріл Дженкінс.
(Рейчел)
Вона може встановити свої автоматичні відповіді, щоб увімкнути день, коли вона йде і вимкнути день, коли вона повертається. Це чудовий крок 1. Тим не менш, Рейчел знає, що Outlook має інші функції, які вона може використовувати, щоб допомогти їй тримати її папку "Вхідні" під контролем.
Щоб дізнатися, як налаштувати власні автовідповіді, див. статтю Надсилання автовідповідей "Не на роботі" з Outlook.
Тепер Рейчел може перейти до кроку 2: Створення правил.
Правила – це чудовий спосіб керувати повідомленнями як на роботі, так і за межами офісу. Функція "Автовідповіді" має власні вбудовані правила, які вмикаються, лише коли ви не на робочому місці.
У діалоговому вікні правила в нижній частині вікна Автовідповіді Рейчел вибирає додати правило.
Потім вона додає advertisements@contoso.com до поля Від . Вона щодня отримує повідомлення з цієї адреси, яке містить конфіденційну в часі інформацію, яка не знадобиться, коли повернеться з відпустки.
У розділі Виконати ці дії Рейчел перевіряє поле Видалити всі повідомлення з цієї адреси електронної пошти. Вона може створити кілька правил, які переміщувати або видаляти або навіть пересилати повідомлення іншим користувачам у своїй організації на основі слів у темі чи вмісті повідомлення, а також від кого надіслано чи отримано повідомлення.
Після завершення створення правил вона може зберегти свою автоматичну відповідь і залишити на відпустку, знаючи, що велика кількість її електронних листів буде автоматично переслано потрібній особі, а інша група буде повністю видалена.
Докладні відомості про додавання правил див. в статті Керування повідомленнями електронної пошти за допомогою правил.
Після відпустки
Що робити, якщо ви не були так організовані, як Рейчел, перш ніж ви поїхали у відпустку?
Давайте йдемо за Нельсоном, коли він намагається розібратися з перевантаженою папкою "Вхідні" після десятиденної відпустки. Нельсон встановив автоматичну відповідь, але він не давав своїм співробітникам жодних вказівок, поки його не було.
Коли Нельсон повертається з відпустки, у нього в папці "Вхідні" є 1243 повідомлення. На щастя, Нельсон має Outlook як частину своєї передплати на Microsoft 365, тому він може швидко й легко сортувати, фільтрувати та справлятися з цими повідомленнями за допомогою кількох ключових функцій Outlook.
По-перше, Нельсон сортує свої послання за пріоритетом. Усі повідомлення з високим пріоритетом (ті, з якими йому доведеться мати справу швидко), розміщуються у верхній частині папки "Вхідні".
Для цього він вибирає розкривний список За датою у верхній частині списку повідомлень і вибирає важливість. Це сортує його поштову скриньку для нього.
Нельсон тепер може витратити п'ятнадцять хвилин, відповівши на п'ять повідомлень високої важливості, перекласти їх у папки, а потім змінити порядок сортування, знову клацнувши розкривний список і вибравши пункт Низький зверху, щоб відобразити повідомлення низької важливості у верхній частині списку повідомлень. Ці повідомлення отримують лише швидку перевірку, а потім видаляються всі повідомлення, крім одного. Запрошення на обід, сповіщення про пожежу та попередження про відключення електроенергії три дні тому не є повідомленнями, на які йому потрібно відповісти.
Тепер, коли він піклується про найважливіші повідомлення електронної пошти, Нельсон може використовувати ще один вбудований фільтр Outlook , який для @mentions. Використовуючи розкривний список За датою у верхньому правому куті списку повідомлень, він вибирає згадану пошту.
Нельсон знає, якщо його згадано в конкретному повідомленні електронної пошти, швидше за все, відправнику потрібно щось явно від нього, а не від одного зі своїх працівників.
Є приблизно п'ятдесят з цих повідомлень, і Нельсон може швидко просканувати список, видалити ті, які, можливо, вже обробив один з його співробітників, а потім відповісти іншим.
Якщо у вас велика кількість проектів, деякі з них можуть бути більш чутливими до часу, ніж інші. Пошук повідомлень, пов'язаних із найбільш чутливими до часу проектами, спочатку може допомогти тримати вас на вершині цих проектів, зберігаючи менш важливі для часу проекти на інший день.
Щоб знайти повідомлення, які містять певну фразу, скористайтеся полем пошуку у верхній частині списку повідомлень Outlook. Використовуйте лапки навколо багатослівної фрази, щоб шукати лише цю фразу, а не кожне окреме слово в цій фразі.
Групування повідомлень за відправником дає змогу знаходити повідомлення, які можна швидко видалити, наприклад бюлетені або автоматичні повідомлення з некерованих облікових записів, або повідомлення, на які потрібно своєчасно відповісти, наприклад повідомлення від безпосереднього керівника.
Щоб згрупувати повідомлення за відправником, клацніть розкривний список За датою у верхньому правому куті списку повідомлень і виберіть Пункт Від.
