Запис – це документ або інший електронний або фізичний об'єкт в організації, який слугує доказом діяльності або транзакції, виконаних організацією та вимагає збереження протягом певного періоду часу. Керування записами – це процес, за допомогою якого організація:
-
Визначає, які типи відомостей слід вважати записами.
-
Визначає, як мають оброблятися активні документи, які стануть записами під час їх використання, а також спосіб збирання після того, як їх буде оголошено як записи.
-
Визначає, як і як довго кожен тип запису має зберігатися відповідно до юридичних, ділових або нормативних вимог.
-
Досліджує та впроваджує технічні рішення та бізнес-процеси, щоб забезпечити відповідність організації своїми обов'язками з керування записами витратним і ненав'язливим способом.
-
Виконує пов'язані з записами завдання, наприклад видалення записів, термін дії яких завершено, або пошук і захист записів, пов'язаних із зовнішніми подіями, наприклад позовами.
Визначення документів та інших фізичних або електронних елементів у вашій організації – це відповідальність відповідальних керівників, відповідальних за дотримання вимог корпоративної відповідності, керівників записів і звітів. Уважно категоризувавши весь корпоративний вміст в організації, ці користувачі допоможуть переконатися, що документи зберігаються протягом відповідного періоду часу. Добре спроектована система керування записами допомагає захищати організацію юридично, допомагає організації продемонструвати відповідність нормативним зобов'язанням і підвищує ефективність організації, пропоновавши видалення застарілих товарів, які не є записами.
Система керування записами містить такі елементи:
-
Аналіз вмісту, який описує та категоризує вміст на підприємстві, який може стати записами, що надає вихідні розташування, і описує, як вміст буде переміщено до програми керування записами.
-
План файлів, який вказує на те, що для кожного типу запису на підприємстві, де їх слід зберігати як записи, політики, які застосовуються до них, термін їх зберігання, їх видалення та відповідальні за керування ними.
-
Документ вимог відповідності, що визначає правила, яких IT-системи організації мають дотримуватися, щоб забезпечити відповідність вимогам і методам, які використовуються для забезпечення участі учасників корпоративної групи.
-
Метод збирання записів, які більше не активні з усіх джерел записів, наприклад серверів співпраці, файлових серверів і систем електронної пошти.
-
Метод аудиту записів, коли вони активні.
-
Метод записування метаданих і журналів аудиту записів і їх обслуговування.
-
Процес утримання записів (призупинення їх видалення) у разі виникнення таких подій, як судові процеси.
-
Система для моніторингу та звітування про обробку записів для забезпечення збереження, доступу та керування працівниками відповідно до визначених політик і процесів.
SharePoint містить функції, які можуть допомогти організаціям впроваджувати інтегровані системи та процеси керування записами.
Огляд планування керування записами
У цій статті описано кроки з планування, які потрібно виконати, щоб переконатися, що система керування записами, впроваджена на основі SharePoint, досягне цілей керування записами організації. Нижче наведено попередній перегляд процесу планування керування записами.
-
Визначення ролей керування записами Для успішного керування записами потрібні спеціальні ролі, наприклад:
-
Керівники записів і відповідність вимогам призначає категоризувати записи в організації та запускати процес керування записами.
-
IT-персоналу впроваджує системи, які ефективно підтримують керування записами.
-
Керівники вмісту знайдуть відомості про організацію та переконайтеся, що їхні робочі групи дотримуватися рекомендацій із керування записами.
-
-
Аналіз вмісту організації Перш ніж створювати план файлу, керівники записів і керівники вмісту з використанням документів опитування в організації можуть визначати, які документи та інші елементи можуть стати записами.
-
Розробка плану файлів Проаналізувати організаційний вміст і визначити розклади збереження, заповніть решту плану файлів. Плани файлів відрізняються від організаційної структури, але вони зазвичай описують типи елементів, які підприємства визнає записами, вказують на їхнє місце зберігання, описують періоди збереження, а також надають інші відомості, наприклад, хто відповідає за керування ними та ширшу категорію записів, до яких вони належать.
-
Розробка графіків збереження Для кожного типу запису визначте, коли він більше неактивний (використовується), як довго він має зберігатися після цього та як його зрештою потрібно утримати.
-
Оцінювання та вдосконалення рекомендацій із керування документами Переконайтеся, що обов'язкові політики застосовуються до репозиторій документів. Наприклад, переконайтеся, що вміст належним чином перевірятимуться, щоб відповідні перевірки знаходились разом із записами.
-
Розробка рішення для керування записами Визначте, що потрібно зробити: створити архів записів, керувати записами на місці або використовувати поєднання двох підходів. На основі плану файлів розробіть архів записів або визначте, як використовувати наявні сайти для зберігання записів. Визначення типів вмісту, бібліотек, політик і метаданих, які визначають розташування, до яких потрібно спрямувати документ.
-
Планування створення вмісту записів Якщо ви використовуєте SharePoint для активного керування документами та керування записами, можна створити настроювані робочі цикли, щоб перемістити документи до архіву записів. Якщо використовується система керування SharePoint або зовнішня система керування документами, можна планувати та розробляти інтерфейси, які переміщують вміст із цих систем до архіву записів, або які оголошують документ записом, але не переміщують його. Крім того, можна створити план навчання, щоб навчити користувачів створювати записи та працювати з ними.
-
Планування інтеграції електронної пошти Визначте, чи керуватиме ви записи електронної пошти SharePoint або чи керуватимете ви записами електронної пошти в самій програмі електронної пошти.
-
Планування відповідності соціальним вмістом Якщо у вашій організації використовуються соціальні мережі, наприклад блоґи або вікі-сайти, визначте, як цей вміст стане записами.
-
Планування звітування та документації про відповідність Щоб переконатися, що в організації виконуються необхідні методи керування записами, а також щоб узгодити ці методи, документуйте свої плани й процеси керування записами. Якщо підприємство займається судовим процесом, пов'язаним із записами, може знадобитись створити ці рекомендації з керування записами, плани впровадження та показники для ефективності.
