Розробивши план файлів і розробивши рішення для керування записами в SharePoint, сплануйте, як будуть записи як активні документи в організації (електронна та паперової копії). У цій статті описано методи, за допомогою яких можна оголосити активні документи записами, і пропонує один зі способів планування елементів у плані файлів як записів.
Способи перетворення активних документів на записи в SharePoint
За допомогою наведених нижче методів можна перетворити активні документи на записи.
-
Вибирання документа записом уручну.
-
Визначення політики, яка оголошує документ записом або надсилає документ на сайт Центру записів у вказаний час.
-
Створення робочого циклу, який надсилає документ на сайт Центру записів.
-
Використання настроюваного рішення на основі об'єктної SharePoint'єктної моделі.
Створення записів уручну
Якщо для бібліотеки документів увімкнуто керування записами на місці, користувачі можуть явно оголошувати документ у бібліотеці записом, відредагвши відповідність вимогам документа. Коли адміністратор колекції сайтів активує керування записами на місці, адміністратор колекції сайтів указує, хто має оголосити й скасувати записи, а також чи зможуть користувачі редагувати або видаляти документи після того, як вони стануть записами.
Якщо підключення до сайту Центру записів створено, користувачі можуть вручну надсилати документи на сайт Центру записів за допомогою команди Надіслати. Коли адміністратор ферми настроєний підключення до сайту Центру записів, ця команда стає доступною в усіх активних документах. Залежно від настройок підключення документи можна копіювати на сайт Центру записів, переміщати на сайт Центру записів або переміщати на сайт Центру записів із посиланням на збережений документ.
Хоча надсилання записів на сайт Центру записів вручну – це не практичне велике рішення, його можна використовувати для доповнення інших методів створення записів.
Визначення політики
Політика збереження визначає дії, які потрібно виконати з документами в певні моменти часу. Дії політики відбуваються автоматично. Користувачам не потрібно починати дію.
Для керування записами прив'язано дві дії політики: перенесення документа до іншого розташування та декларування документа як запису. Якщо підключення до сайту Центру записів існує, можна створити політику, яка надсилає документи на сайт Центру записів. Політика також визначає, чи потрібно копіювати документ до сайту Центру записів, перемістити або перемістити його та залишити посилання в бібліотеці документів. Якщо на сайті ввімкнуто керування записами на місці, можна створити політику, яка оголошує документ записом. Додаткова дія також SharePoint об'єктної моделі.
Політика збереження може мати кілька етапів. Наприклад, можна створити політику збереження, яка видаляє всі попередні версії документа через один рік після останньої зміни документа та переносить документ на сайт центру записів через п'ять років після останньої зміни.
Якщо на сайті ввімкнуто керування записами на місці, сайт може містити як активні документи, так і записи. У цьому випадку можна вказати різні політики збереження для активних документів і записів. Наприклад, можна створити політику, яка оголошує активний документ записом через два роки після створення документа, і створити другу політику, яка видаляє запис через сім років після оголошення запису.
Створення робочого циклу
Під час створення робочого циклу можна додати дію, щоб надіслати елемент до сховища. За допомогою цієї дії можна створювати робочі цикли, які надсилати документи на сайт центру записів. Ви також можете додати інші дії до робочого циклу. Наприклад, можна створити робочий цикл, який надсилає повідомлення електронної пошти автору документа, який запитує затвердження, а потім надсилає документ на сайт Центру записів. Політики та робочі цикли можна поєднати, створивши політику збереження, яка запускає новий робочий цикл через один рік після створення документа.
Крім того, за допомогою об'SharePoint єднаної моделі можна створити настроюваний робочий цикл, який копіює файли на сайт Центру записів. Робочий цикл, який надсилає файли на сайт Центру записів, можна інтегрувати в систему керування документами як частину робочого циклу, що скерує документ через життєвий цикл. Для типів документів, які передбачувано життєвий цикл, наприклад звіти про витрати, можна впровадити робочий цикл, який указує на різні етапи документа та, як останній крок, надсилає копію документа на сайт Центру записів. Робочий цикл можна ініціювати створенням нового документа.
Використання настроюваного рішення
Ви можете розробляти настроювані рішення, які використовують об'єкти в просторі імен Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy , щоб надсилати вміст з інших джерел даних на сайт Центру записів. Докладні відомості про те, як реалізувати настроювані рішення за допомогою об'єктної моделі SharePoint, див. в статті Комплект розробки програмного забезпечення (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).
Завершення плану
Створивши план файлів і переглянувши способи переміщення вмісту на сайт Центру записів, завершіть план файлів, визначивши, як надсилати кожен тип записів на сайт Центру записів. Нижче наведено кілька порад, які слід врахувати.
-
Чи забезпечити відповідність вимогам або добровільно?
-
Чи можете ви залежати від нагоди користувачів в організації дотримуватись процесів керування записами? Загалом уникайте ручних процесів. Проте за потреби створіть відповідні навчальні курси та засоби моніторингу, щоб переконатися, що відповідність вимогам команди.
-
Чи зберігатимуться вміст на SharePoint серверах керування документами?
-
Зберігаєте фізичний вміст? Для керування активним фізичним вмістом, наприклад жорсткою копією або компакт-диском, і надсилання його до сховища записів для збереження (разом із відстеженням запису на сайті Центру записів) потрібне унікальне планування, не описане в цій статті. Наприклад, якщо електронних версій паперових документів не існує, можливо, потрібно буде відстежувати елемент за допомогою списку, який має пов'язані політики й робочі цикли.
У таблиці нижче показано, як деякі записи в зразку плану файлу перемістяться на сайт Центру записів.
|
Документи |
Опис |
Мультимеді |
Розташування джерела |
Стає записом... |
|---|---|---|---|---|
|
План переваг |
Опис плану вигод для працівників. |
Веб-сторінки |
SharePoint бібліотеки документів |
Використання настроюваного робочого циклу, пов'язаного з політикою терміну дії |
|
План страхування |
Опис плану страхування працівників. |
Друк |
Фізичний документ, пов'язаний з елементом списку в SharePoint |
Надсилаючи його до фізичного сховища та створивши елемент списку на сайті Центру записів, який потрібно відстежувати (використовуючи штрих-код). |
|
Табелі заробітної плати |
Сумари годин роботи, понаднормова робота та виплата заробітної плати. |
Електронні документи |
Сервер записів про заробітної плати не базується на SharePoint |
Використання спеціальної програми |
|
Файли для розробки продуктів |
Специфікації продуктів і пов'язаних документів. |
Електронні документи |
SharePoint бібліотеки документів |
Використання настроюваного робочого циклу, пов'язаного з політикою терміну дії, і вручну за допомогою команди "Надіслати" |
