Функція Office @mention значно спрощує зв'язок із колегами та необхідні ресурси під час спільної роботи над створенням документів, презентацій і електронних таблиць.
Увійдіть у Microsoft 365 за допомогою робочого або навчального облікового запису та відкрийте документ, збережений у бібліотеці SharePoint або службі OneDrive для роботи чи навчання.
-
Примітка.
Щоб ця функція працювала, потрібно увійти до Outlook на ПК.
Додайте примітку з контекстного меню або з > огляду на нову примітку.
Введіть @ і кілька перших букв імені або прізвища особи, а потім виберіть потрібне ім'я (якщо у неї ще немає дозволу на відкриття документа, вам буде запропоновано надати це ім'я).
Порада.
Щоб бути більш випадковим, не соромтеся видаляти все, крім імені особи в @mention. Щоб додати більше користувачів, знову введіть @ і згадайте когось іншого.
Призначення завдань за допомогою @mentions
У Word, Excel або PowerPoint можна використовувати@mentions, щоб призначити завдання іншому користувачу, коли публікуєте примітку або відповідь. Коли ви створюєте завдання, воно відстежується під час усіх взаємодій і перепризначень, щоб можна було переглянути його журнал. Ви можете й надалі відповідати на примітки, призначені як завдання, вирішувати завдання, вирішуючи примітки, і відкривати завдання, повторно відкриваючи ланцюжок приміток.
Щоб створити завдання:
Додайте нову примітку або відповідь на наявну примітку.
Скористайтеся приміткою @mention . З'явиться параметр призначення примітки як завдання згаданому користувачу.
Установіть прапорець Призначити.
Опублікуйте примітку або відповідь. Користувач, якому призначено завдання, отримає електронний лист зі сповіщенням про те, що йому призначено завдання. У коментарі він побачать призначене йому завдання.
Щоб перепризначити завдання:
@mention Використовувати в полі відповіді.
Установіть прапорець Перепризначити.
Опублікуйте відповідь. Користувач, якому перепризначено завдання, отримає електронний лист зі сповіщенням про те, що йому призначено завдання.
Щоб вирішити завдання, призначене вам:
У верхній частині примітки наведіть вказівник миші на коло поруч із Призначено для вас. У колі з'явиться позначка.
Клацніть коло з позначкою, щоб вирішити завдання.
Щоб знову відкрити вирішене завдання:
- Відкрийте область приміток.
- У верхній частині усунуто примітку клацніть стрілку повторного відкриття.
Швидкий пошук і відповідь на @mentions
У Word, Excel і PowerPoint, коли хтось згадує вас у коментарі, ви отримаєте сповіщення електронною поштою з посиланням на примітку у файлі.
Крім того, у сповіщенні електронного листа також відображається попередній перегляд тексту та ланцюжка приміток, пов'язаного з приміткою, і ви можете відповісти на примітку безпосередньо зі сповіщення електронною поштою.
Якщо вас згадано кілька разів, ви можете отримати кілька посилань на згадку в одному електронному листі.
Примітка.
Ця функція недоступна в державних клієнтах (GCC/GCC High/DoD) або для клієнтів, які використовують Microsoft 365 під керуванням 21Vianet.
Вимоги
Щоб відповісти на примітку в електронному листі зі сповіщенням, потрібно використовувати програму Outlook для Windows, інтернет-версія Outlook або Outlook Mobile.
Вимкнення контекстного попереднього перегляду
Адміністратори можуть використовувати SharePoint PowerShell командлет, щоб вимкнути контекстний попередній перегляд:
Інсталюйте найновішу версію модуля служб SharePoint Online Services для Windows PowerShell.
Підключіться до клієнта за допомогою Connect-SPOService.
Запустіть такий командлет: Set-SPOTenant -AllowCommentsTextOnEmailEnabled:$false
Примітка.
Сповіщення електронною поштою для приміток, створених у файлі, захищених правами або позначених як конфіденційні за допомогою правил DLP , не включатиме контекстні попередній перегляд або вбудовані відповіді, незалежно від того, чи цю функцію ввімкнуто чи вимкнуто.
Вимкнення сповіщень для приміток у OneDrive і SharePoint
За замовчуванням автор вихідного документа та всі учасники ланцюжка приміток отримують сповіщення щоразу, коли хтось створює або оновлює ланцюжок приміток. Якщо ви не бажаєте отримувати сповіщення про примітки, їх можна вимкнути.
Немає глобальних параметрів для вимкнення сповіщень про примітки. Учасники розмови мають зробити це самі у OneDrive. Параметри OneDrive впливають на файл у OneDrive і SharePoint. Щоб вимкнути сповіщення для приміток, виконайте такі дії:
На новій вкладці в браузері Microsoft Edge виберіть Запускач програм а потім виберіть OneDrive.
Перейдіть до розділу Настройки>Настройки OneDrive.
У розділі Параметри сповіщеньвимкніть Сповіщення електронною поштою, коли інші користувачі відповідають на ваші примітки та Сповіщення електронною поштою, коли інші користувачі коментують мої документи.
Вимкнення сповіщень в Outlook
У нижній частині електронного листа зі сповіщенням, яке ви отримуєте в Outlook, можна вимкнути сповіщення для будь-яких подальших приміток або оновлень ланцюжка приміток, зроблених у файлі автором вихідного документа або будь-якими учасниками.
Цей параметр працює лише для одного файлу. Якщо ви отримуєте сповіщення про примітки в кількох файлах, потрібно вимкнути Сповіщення для цього файлу для кожного файлу.
Безпека даних приміток
Корпорація Майкрософт не зберігає внутрішніх даних приміток. Усі коментарі учасників розмови зберігаються лише з вашого боку. Корпорація Майкрософт не має доступу до перегляду ваших приміток.
Згадки за межами організації
Згадки обмежуються лише користувачами у вашій організації. Згадки виключають гостей та користувачів з інших клієнтів у параметрах для кількох клієнтів.