Існують різні параметри, які можна використовувати під час настроювання, приєднання та презентації в нараді Lync. Ці поради допоможуть у використанні функцій для полегшення роботи та забезпечать зручними можливостями нарад.
Настроювання наради Lync
Планування наради
-
Для невеликих і неофіційних нарад із працівниками компанії, використовуйте параметри наради за промовчанням замість змінення параметрів. Зверніть увагу, що параметри за промовчанням надають можливість кожному користувачу бути доповідачем і безпосередньо приєднатись до програми.
-
Якщо у вас є певна вимога до наради, наприклад більша аудиторія, безпечні дані або зовнішні клієнти, обов'язково змініть параметри наради відповідно до вимог. Докладні відомості див. в статті Настроювання параметрів для нарад Lync.
Примітка.: Максимальна кількість учасників наради – 250.
-
Якщо у вас є як особисті, так і онлайнові учасники, можна запустити нараду Lync в конференц-залі. У програмі Outlook виберіть команду Пошук приміщень для пошуку та додавання кімнат переговорів у необхідну будівлю. Також можна резервувати кімнату окремо та додати інформацію про неї в полі Розташування в запрошенні на нараду.
Призначення резервного доповідача
Призначте резервного доповідача, якщо запізнюєтесь або не можете приєднатися до наради. Резервний доповідач може почати запис, допомогти та керувати аудиторією або відстежувати питання, які розглядатимуться на нараді, щоб зосередитися на презентації. Це особливо важливо для проведення великих нарад або подій.
З’ясування особистого ідентифікаційного номера (PIN)
В більшості випадків для приєднання до наради за допомогою телефону PIN-код не використовується. Підключення здійснюється безпосередньо до наради та номер відображається у списку учасників. Хоча, якщо необхідно приєднатися до наради в якості ведучого або автентифікованого абонента, необхідно ввести PIN-код, робочий номер телефону або номер розширення.
Примітка.: Приєднання до наради за допомогою телефону в якості автентифікованого абонента означає, що нарада захищена та для приєднання до неї необхідно перевірити користувача.
Тому у випадку необхідності краще мати PIN-код поруч. Якщо не пам’ятаєте PIN-код, у запрошенні на нараду натисніть кнопку Забули свій PIN-код для набору? та дотримуйтеся вказівок на сторінці, щоб скинути PIN-код.
Включення документа для навчання або посилання в запрошення на нараду
Якщо ви запрошуєте учасників, які не знайомі з Lync, додайте навчальний документ "Інструкції" або посилання на Lync навчальний курс у запрошенні на нараду, щоб допомогти їм дізнатися про функції наради перед приєднанням до наради.
Приєднання до наради Lync
-
Щоб настроїти нараду та виправити неполадки, якщо це необхідно, ввійдіть до наради за 10-15 хв. до її початку.
-
Перед нарадою вирішіть, чи використовуватиметься аудіопристрої комп'ютера (Lync інтегроване аудіо- та відеовиклик) або телефон для аудіозапису наради.
-
Якщо використовується аудіопристрої комп'ютера, настройте аудіо- та відеопристрої та перевірте якість. Для цього можна скористатися мікрофоном і динаміками комп’ютера або підключити гарнітуру. Докладні відомості див. в статті Настроювання, перевірка та усунення несправностей звуку у програмі Lync
-
Якщо для наради використовується телефон, скористайтеся функцією LyncЗателефонувати мені . У вікні Приєднання до аудіо наради виберіть пункт Виклик мого номера та введіть номер телефону на який потрібно здійснити виклик. У разі використання цієї функції не потрібно вводити ідентифікатор користувача або PIN-код наради.
-
Для кращої якості звуку краще використовуйте гарнітуру замість мікрофону та динаміків комп’ютера.
-
Якість звуку значно залежить від умов мережі. Використовуйте проводове підключення до мережі та переконайтеся, що безпроводове підключення відключено.
-
Після приєднання до наради, вимкніть мікрофон, якщо не говорите.
Проведення презентації під час наради Lync
-
Надайте колезі можливість разом увійти до наради та перевірити якість звуку та зображення в нараді.
-
Перевірте параметри наради, щоб переконатися, що увімкнуто необхідні функції аудиторії, наприклад дозволи учасників, перегляд вмісту та дозволи зауваження.
-
Якщо використовується програма PowerPoint.
-
Набір слайдів повинен містити не більше 15 слайдів із більшим розміром шрифту (більше 30 точок) і просте тло для зосередження уваги.
-
Завантажте презентацію завчасно та перевірте роботу елементів керування для переходу між слайдами та додавання приміток до слайдів. Наприклад, можна використати в документі влучну цитату за допомогою лазерного вказівника або позначок.
-
Використовуйте примітки доповідача для зручного запам’ятовування тезисів. Докладні відомості див. в статті Надання спільного доступу до слайдів PowerPoint під час наради Lync.
-
-
Якщо надається спільний доступ до робочого стола або програми, зверніть увагу на таке.
-
Пам’ятайте: під час спільного доступу до програми учасники зможуть бачити тільки програми та документи, до яких надано спільний доступ. Коли ви перейдете до інших програм, ці програми й документи стануть невидимими для учасників.
-
Для переходу до інших програм використовуйте спільний доступ до робочого стола.
-
Натисніть кнопку Попередній перегляд у Lync Нарада, щоб побачити, що бачать учасники під час надання спільного доступу до робочого стола або програми.
-
Повідомте аудиторію про можливість розширення області перегляду за допомогою переходу до повного режиму.
Докладні відомості див. у статті Надання спільного доступу до робочого стола або програми у нараді програми Lync.
-
-
Залиште достатньо часу для запитань та повідомте аудиторію про те, що питання та примітки можна вводити в розділі миттєвих повідомлень наради.
-
Будьте вимикати себе, коли не говорите, і переконайтеся, що знаєте, як вимикати або вмикати мікрофони учасників, якщо потрібно, як за допомогою Lync, так і команд тону телефонного сигналу, якщо ви використовуєте телефон (натисніть *1 на цифровій клавішній панелі телефону, щоб прослухати команди).
-
На початку наради повідомте учасників, як вимкнути та увімкнути мікрофони.
-
Проведення наради в кімнаті переговорів
Радимо надати собі час, щоб підготувати кімнату до початку наради, щоб переконатися, що Lync настроєно для роботи з аудіо- та відеопристроями кімнати.
-
Підключіть ноутбук до проектора та до телефону кімнати переговорів, якщо це необхідно.
-
Якщо чути відлуння, вимкніть мікрофон і динаміки. Попросіть інших користувачів у кімнаті також вимкнути мікрофон і динаміки, якщо вони ввійшли в Lync.
-
Щоб зателефонувати на нараду, підключіть телефон кімнати до комп’ютера або використайте телефон.
-
Якщо використовується проектор кімнат, підключіть кабель до комп’ютера та виберіть необхідний екран. Натисніть комбінацію клавіш Windows + P на клавіатурі, щоб вибрати екран , і виберіть один із наступних пунктів
-
Дублювання, щоб відображати робочий стіл на моніторі комп’ютера та на проекторі кімнати.
-
Розширення, щоб розширити робочий стіл із монітора комп’ютера та проектора кімнати.
-
Лише на проекторі, щоб відображати робочий стіл лише на проекторі кімнати.
-
Ми радимо вибрати параметр Дублювання для відображення наради на комп’ютері та на екрані кімнати.
