Поради щодо проведення нарад у програмі Lync

Існують різні параметри, які можна використовувати під час настроювання, приєднання та презентації в нараді Lync. Ці поради допоможуть у використанні функцій для полегшення роботи та забезпечать зручними можливостями нарад.

Примітка.: Інтерактивний посібник із загальних завдань доповідача див. в статті Планування та підготовка до наради Skype для бізнесу (Lync) і Керування нарадою Skype для бізнесу (Lync).

Настроювання наради Lync

Використовуйте Outlook або веб-планувальник, щоб запланувати нараду Lync, і дотримуйтеся наведених нижче порад.

Примітка.: Докладні відомості про планування наради Lync див. в статті Настроювання наради Lync.

Планування наради

Для невеликих і неофіційних нарад із працівниками компанії, використовуйте параметри наради за промовчанням замість змінення параметрів. Зверніть увагу, що параметри за промовчанням надають можливість кожному користувачу бути доповідачем і безпосередньо приєднатись до програми.
Якщо у вас є певна вимога до наради, наприклад більша аудиторія, безпечні дані або зовнішні клієнти, обов'язково змініть параметри наради відповідно до вимог. Докладні відомості див. в статті Змінення параметрів учасників нарад Lync.

Примітка.: Максимальна кількість учасників наради – 250.

Якщо ви використовуєте Outlook як особистих, так і онлайнових учасників, можна запустити нараду Lync в конференц-залі. У запрошенні на нараду у програмі Outlook виберіть команду Пошук приміщень для пошуку та додавання кімнат переговорів у необхідну будівлю. Також можна резервувати кімнату окремо та додати інформацію про неї в полі Розташування в запрошенні на нараду.

Призначення резервного доповідача

Призначте резервного доповідача, якщо запізнюєтесь або не можете приєднатися до наради. Резервний доповідач може почати запис, допомогти та керувати аудиторією або відстежувати питання, які розглядатимуться на нараді, щоб зосередитися на презентації. Це особливо важливо для проведення великих нарад або подій.

Включення документа для навчання або посилання в запрошення на нараду

Якщо ви запрошуєте учасників, які не знайомі з Lync, додайте навчальний документ "Інструкції" або посилання на Lync навчальний курс у запрошенні на нараду, щоб допомогти їм дізнатися про функції наради перед приєднанням до наради.

Додавання приміток у запрошення на нараду

Під час планування наради, якщо використовується OneNote, можна додати особисті або спільні нотатки. Запрошені можуть переглядати та редагувати спільні нотатки перед нарадою, якщо вони мають відповідний дозвіл. Просто натисніть кнопку Нотатки до наради на стрічці запрошення та додайте спільні нотатки до запрошень на нараду або власних нотаток (інші користувачі не видимі). Докладні відомості див. в статті Використання спільних і приватних нотаток під час наради Lync .

Приєднання до наради Lync

Докладні відомості про приєднання до наради Lync див. в статті Приєднання до наради Lync. І дотримуйтеся наведених нижче порад із приєднання.

Щоб настроїти нараду та виправити неполадки, якщо це необхідно, ввійдіть до наради за 10–15 хв. до її початку.
Перед нарадою вирішіть, чи використовуватиметься аудіопристрої комп'ютера (Lync інтегроване аудіо- та відеовиклик) або телефон (якщо запрошення на нараду містить відомості про виклик) для звукової частини наради.
Якщо використовується аудіопристрої комп'ютера, настройте аудіо- та відеопристрої та перевірте якість. Для цього можна скористатися мікрофоном і динаміками комп’ютера або підключити гарнітуру. Докладні відомості див. в статті Настроювання та перевірка звуку у програмі Lync і Настроювання відео у програмі Lync і виправлення неполадок із ним.
Якщо для аудіо наради використовується телефон і активовано телеконференції (щоб отримати докладніші відомості, зверніться до служби технічної підтримки своєї організації), скористайтеся функцією LyncЗателефонувати мені . У вікні Приєднання до аудіо наради виберіть пункт Виклик мого номера та введіть номер телефону на який потрібно здійснити виклик. У разі використання цієї функції не потрібно вводити ідентифікатор користувача або PIN-код наради.
Для кращої якості звуку краще використовуйте гарнітуру замість мікрофону та динаміків комп’ютера.
Якість звуку значно залежить від умов мережі. Використовуйте проводове підключення до мережі та переконайтеся, що безпроводове підключення відключено.
Після приєднання до наради, вимкніть мікрофон, якщо не говорите.

З’ясування особистого ідентифікаційного номера (PIN)

В більшості випадків для приєднання до наради за допомогою телефону PIN-код не використовується. Підключення здійснюється безпосередньо до наради та номер відображається у списку учасників. Хоча, якщо необхідно приєднатися до наради в якості ведучого або автентифікованого абонента, необхідно ввести PIN-код, робочий номер телефону або номер розширення.

Примітка.: Приєднання до наради за допомогою телефону в якості автентифікованого абонента означає, що нарада захищена та для приєднання до неї необхідно перевірити користувача.

PIN-код рекомендовано зберігати поруч. Якщо ви забули свій PIN-код, у запрошенні на нараду клацніть елемент Забули свій PIN-код для набору?, після чого виконайте інструкції зі скидання коду.

Увага!: Відомості про виклики включено до настройок нарад користувачами, облікові записи яких настроєно для телеконференцій. По докладнішу інформацію зверніться у службу технічної підтримки своєї організації.

Проведення презентації під час наради Lync

Щоб дізнатися, як настроїти спільний сеанс, див . статтю Надання спільного доступу до робочого стола або програми. Під час надання спільного доступу радимо виконати такі дії:

Надайте колезі можливість разом увійти до наради та перевірити якість звуку та зображення в нараді.
Перевірте параметри наради, щоб переконатися, що увімкнуто необхідні функції аудиторії, наприклад дозволи учасників, перегляд вмісту та дозволи зауваження.
Залиште достатньо часу для запитань і повідомте аудиторію про те, що питання та примітки можна публікувати в розділі миттєвих повідомлень наради.
Вимикайте мікрофон, коли не говорите, і переконайтеся, що знаєте, як вимикати або вмикати мікрофони учасників, якщо потрібно, як за допомогою Lync, так і команд тону телефону, якщо ви використовуєте телефон (натисніть *1 на цифровій клавішній панелі телефону, щоб прослухати команди).
На початку наради повідомте учасників, як вимкнути та увімкнути мікрофони.

Якщо використовується програма PowerPoint.

Набір слайдів повинен містити не більше 15 слайдів із більшим розміром шрифту (більше 30 точок) і просте тло для зосередження уваги.
Завантажте презентацію завчасно та перевірте роботу елементів керування для переходу між слайдами та додавання приміток до слайдів. Наприклад, можна використати в документі влучну цитату за допомогою лазерного вказівника або позначок.
Використовуйте примітки доповідача для зручного запам’ятовування тезисів. Докладніші відомості див. у статті Презентація слайдів PowerPoint у нараді програми Lync.

Якщо надається спільний доступ до робочого стола або програми, зверніть увагу на таке.

Зверніть увагу, що під час надання спільного доступу до програми учасники конференції можуть переглядати тільки програми та файли, до яких надано спільний доступ. Під час переходу до інших програм вони будуть невидимі для учасників.
Для переходу до інших програм використовуйте спільний доступ до робочого стола.
У вікні наради програми Lync натисніть кнопку Попередній перегляд для відображення учасників, які бачать робочий стіл або програму спільного доступу.
Повідомте аудиторію про можливість розширення області перегляду за допомогою переходу до повного режиму. Докладні відомості див. в статті Надання спільного доступу до робочого стола або програми.

Проведення наради в кімнаті переговорів

Радимо надати собі час, щоб підготувати кімнату до початку наради, щоб переконатися, що Lync настроєно для роботи з аудіо- та відеопристроями кімнати.

Підключіть ноутбук до проектора та до телефону кімнати переговорів, якщо це необхідно.
Якщо чути відлуння, вимкніть мікрофон і динаміки. Попросіть інших користувачів у кімнаті також вимкнути мікрофон і динаміки, якщо вони ввійшли в Lync.
Щоб зателефонувати на нараду, підключіть телефон кімнати до комп’ютера або використайте телефон, якщо запрошення на нараду містить деталі виклику.
Якщо ви використовуєте проектор, підключіть кабель до комп’ютера та виберіть необхідний екран. Для цього натисніть сполучення клавіш Windows+P та виберіть один із таких параметрів: Створити копію (робочий стіл відображається на моніторі ПК та проекторі), Розширити (робочий стіл розширюється з монітора ПК та проектора), Лише на проекторі (робочий стіл відображається лише на проекторі).

Порада.: Ми радимо вибрати параметр Дублювання для відображення наради на комп’ютері та на екрані кімнати.

На початок сторінки