Якщо в тілі повідомлень електронної пошти є посилання, які вказують на файли, збережені на OneDrive або SharePoint, Outlook відображає кілька типів відомостей про ці посилання та дає змогу керувати доступом до зв'язаних файлів.
Як дізнатися, які посилання вказують на файли, збережені на OneDrive або SharePoint?
Якщо додати посилання на файл у OneDrive або SharePoint в тілі повідомлення електронної пошти, Outlook відображає це посилання із сірим фоном. Якщо клацнути посилання, відобразиться невелике діалогове вікно, у якому можна дізнатися, хто зможе отримати доступ до посилання.
Примітка.: Ці відомості стосуються лише посилань, вставлених лише в текст повідомлення електронної пошти. Незважаючи на те, що ви можете вкладати файли безпосередньо в повідомлення електронної пошти з OneDrive або SharePoint і контролювати дозволи для цих файлів подібним чином, інформація в цій статті застосовується лише до посилань, вставлених у вміст повідомлення електронної пошти.
Як вставити посилання на файл OneDrive або SharePoint?
Вставити посилання в текст повідомлення електронної пошти можна кількома способами.
-
Скопіюйте посилання з OneDrive або SharePoint, а потім вставте його у вміст повідомлення.
-
Відкривши нове повідомлення електронної пошти, відповіді або пересилання, виберіть Повідомлення > Посилання > Вставити посилання. Потім виберіть файл, збережений на OneDrive або SharePoint.
-
Відповісти на повідомлення або переслати його наявними посиланнями.
Outlook автоматично встановлює дозволи для посилання на те, що адміністратор-власник вибрав як дозвіл за замовчуванням для вашої організації.
Як змінити дозволи на посилання?
Якщо потрібно змінити користувачів, які матимуть доступ до посилання на OneDrive або SharePoint документ, клацніть посилання в тексті повідомлення електронної пошти, а потім у діалоговому вікні дозволи виберіть символ >, щоб відобразити параметри посилання.
Виберіть або клацніть будь-який із запропонованих варіантів.
Крім вибору рівня доступу, можна дозволити редагування (або зняти прапорець, щоб вимкнути редагування) і навіть заблокувати завантаження. У цьому випадку файл, зв'язаний із, відкриється лише у вікні браузера.
Примітка.: Щоб заблокувати завантаження файлу, зніміть прапорець Дозволити редагування .
Натисніть кнопку Застосувати , щоб зберегти зміни. Ви можете встановити окремі рівні дозволів для кожного посилання, доданого до тексту повідомлення електронної пошти.
Чи матимуть мої одержувачі доступ до зв'язаного файлу?
Outlook перевіряє, чи зможуть одержувачі повідомлення отримувати доступ до наявних у повідомленні посилань на файли, збережені на OneDrive або SharePoint. Цей процес відбувається швидко, але може зайняти додатковий час, якщо ви надсилаєте повідомлення великій кількості одержувачів. Повідомлення не можна надіслати, доки Outlook не завершить цю перевірку.
Якщо Outlook підтвердить, що один або кілька одержувачів не зможуть отримати доступ до вашого посилання, посилання змінить колір на червоний, а біля імені посилання з'явиться невеликий червоний знак оклику. Якщо клацнути посилання, відобразяться відомості про те, які одержувачі не зможуть отримати доступ до вашого посилання та чому.
У спливаючому вікні ви зможете керувати доступом і змінювати рівень доступу посилання, вкладати файл як копію, а не посилання, або ігнорувати попередження.
Порада.: Якщо в повідомленні електронної пошти є кілька посилань із помилками доступу, можна переходити між посиланнями з помилками, використовуючи сполучення клавіш Ctrl+Alt+F1.
Якщо Outlook не можете перевірити, чи мають одержувачі доступ до посилання, поруч з іменем посилання відобразиться невеликий знак оклику, але колір посилання не зміниться. Клацнувши посилання, ви зможете ігнорувати це повідомлення.
Перш ніж надсилати повідомлення, Outlook попереджатиме вас, якщо деякі з одержувачів не мають доступу до одного або кількох посилань. Щоб повернутися до дозволів на доступ до посилання, натисніть кнопку Усе одно надіслати або кнопку Не надсилати .
Надсилання повідомлення
Якщо ви спробуєте надіслати повідомлення електронної пошти, перш ніж Outlook завершите перевірку, щоб перевірити, чи всі одержувачі зможуть отримати доступ до посилань у нашому повідомленні, ви побачите попередження. Ви можете надсилати повідомлення в будь-якому випадку або Не надсилати та дозволити Outlook завершити перевірку дозволів. Якщо нічого не зробити, попередження зміниться, щойно Outlook завершить перевірку посилань.
