Як керівник проекту, ви спілкуєтеся з багатьма зацікавленими сторонами проекту – від учасників групи, які здійснюють завдання проекту для керівників організації та клієнтів проектів. Оскільки спілкування має вирішальне значення для успіху вашого проекту, і тому, що ви спілкуєтеся з різними типами інформації для різних типів зацікавлених сторін, потрібен надійний план комунікацій проекту. Project Web App можна використовувати за допомогою Project OnlineProject Online передплатою для реалізації багатьох аспектів плану спілкування та обміну відповідними типами інформації, які мають правильні користувачі.
У цій статті
Чому проект спілкування такий важливий?
Завдяки багатьом користувачам, які беруть участь в одному проекті, велика або мала, спілкування має величезну роль у успішному проекті або неспроможності. Коли зв'язок не вистачає, ваш проект може мати такі помилки, як припущення, дублювання зусиль або його протилежність, прогалини в зусиллях. Крім того, зацікавлені сторони можуть відчувати, що вони знаходяться в ізольованих елеваторів, нечуваною та непідтримуваних, які можуть призвести до погіршення морального духу та зниження продуктивності.
З іншого боку, коли зв'язок непоганий, ваш проект може отримати підвищення ефективності в процесі, виявленні та профілактиці проблем і ризиків, інноваційних проблем і прийнятті рішень на основі звукових фактів. Завдяки гарному спілкуванню у проекті покращується вірогідність того, що ваш проект залишається на графіку і в межах його бюджету.
Що таке добрий зв'язок, все одно? Це обмін правильної інформації в потрібних людей. Переконайтеся, що зацікавлені сторони на всіх рівнях будуть почуті. Наявність каналів на місці для формальних, а також неформальних розмов, які переїжджають проект вперед до своєї мети.
Практичні поради з спілкування в програмі Project
Потрібний час подумати про зв'язок із проектом, коли ви перебуваєте в стадії планування проекту. Насправді, додавання розробки комунікаційних процесів серед перших кількох завдань проекту може сигналом для команди, що ефективно взаємодіють – це робота кожного учасника команди, а також є ключем до успіху проекту.
У наведених нижче розділах докладно описано чотири запитання про те, як повідомлення буде опрацьовано протягом терміну дії проекту, а також про те, як відповідати на план спілкування, який працює для всіх користувачів.
З ким потрібно спілкуватися?
Ви повинні спілкуватися з усіма, хто має інтерес або отримати певну зацікавленість в успіху проекту, тобто учасникам проекту. Подумайте про те, хто ці зацікавлені сторони. Вони можуть бути на різних рівнях організації, а деякі можуть бути зовнішніми для вашої організації. Нижче наведено кілька можливих зацікавлених сторін проекту.
-
Учасники групи проекту. Ці люди роблять реальну роботу над проектом.
-
Диспетчер портфельних проектів. Якщо у вас є велика організація, яка багато проектів працює одночасно, можливо, вам доведеться спілкуватися з портфелем Manager.
-
Диспетчер ресурсів. Як і у випадку з портфелем Manager, якщо ваша організація працює в значній мірі на основі проектного проекту, можливо, вам доведеться тісно співпрацювати з диспетчером ресурсів, який надає користувачам правильні набори навичок для різних проектів.
-
Executive Management (керування). Для вищого керівництва зазвичай потрібно знати, як відбувається проект, особливо з точки зору розкладу і вартості.
-
Спонсор або клієнт. Може бути спонсором або клієнт, який відрізняється від керування, і хто оплачує проект.
-
Для кінцевого представника користувача. Ця особа представляє ті, хто може скористатися програмою, або іншим чином впливати на його завершення.
Які типи відомостей потрібні?
Оскільки перше правило спілкування – це знайомство зі своєю аудиторією, ви отримаєте максимальну окупність своїх інвестиційних повідомлень, коли ви настроїте спілкування з тим, що потрібно знати кожному набору зацікавлених сторін.
Наприклад, учасники групи Project повинні знати завдання, до яких їм призначено, і хто залежить від їхніх завдань, у свою чергу, виконати свою роботу. Вони, можливо, також повинні бачити повний графік проекту, щоб підтримувати почуття масштабу та цілеспрямованого напрямку.
На відміну від учасників групи, які потребують життєво важливих відомостей, керівники або спонсори проекту вимагають дуже високого рівня зведення про те, як триває проект. Вони найбільше відповідають виконанню проекту та бюджету, а також про те, чи потрібно, щоб проект був призначений для виконання своїх цілей.
Перегляньте список зацікавлених сторін і подумайте про проект зі своїх точок зору. Це допоможе вам визначити, які відомості потрібно обмінятися з ними, і яку форму потрібно використовувати для спілкування. Також Спілкуйтесь зі своїми зацікавленими сторонами та дізнайтесь, які та як вони вважають за краще спілкуватися.
Як часто мають відбутися різні види спілкування?
Випробуйте потрібний баланс: замало спілкування та проект ризикує більше невдач, ніж має; занадто багато спілкування та відповіді на них заінтересованих зацікавлених сторін відчувають зусилля, які заважають час реалізувати або наглядати за проектом.
Тижневі звіти про стан і табелі – це щось стандартне для оновлення групи проектів до розкладу, хоча найчастіше 20-хвилинні наради "фуршети" є переважними. Крім того, Спонсори та клієнти можуть також отримати щотижневе зведення розкладу проекту та продуктивності витрат. Якщо ви реєструєтеся за допомогою керуючого портфелем або представника кінцевого користувача, можливо, зв'язок може бути щомісяця або навіть щокварталу.
Усі проекти та їхні потреби в спілкуванні відрізняються. Уважно розгляньте частоту спілкування з різними зацікавленими сторонами в проекті. Знову ж таки, Поговоріть зі своїми зацікавленими сторонами про те, що їм потрібно, і будьте готові внести корективи, щоб відповідати проекту та її людям.
Які технології використовуватимуться для обміну інформацією?
Розуміння ресурсів організації, доступних для вас і ваших зацікавлених сторін. Періодичні наради та обмін інформацією електронною поштою часто мають норму. Але нарада з інструментом, наприклад Skype для бізнесу, може мати важливе значення для географічно розпорошених зацікавлених сторін і може включати аудіо-, відеовиклики, спільний доступ до екрана та віртуальну дошку. Миттєвий обмін миттєвими повідомленнями (миттєві повідомлення) може бути більш безпосереднім і до точки, ніж електронна пошта, а також допомагати зацікавленим сторонам швидше отримувати потрібні відомості. За допомогою засобу Yammer команда може підключатися один до одного в особистій соціальній мережі. Ви можете надавати спільний доступ до інформації, спілкуватися в чаті про процес, вирішувати проблеми та приймати рішення.
Усе, що ви вирішите, намагайтесь використовувати технологічні засоби, за допомогою яких кожен зручний. Але не варто намагатися спробувати нову технологію, якщо вона відповідає потребам проекту та команди, або повернутися до "старомодним" способом спілкування, якщо це буде найкращим. Ця точка має забезпечити кращу співпрацю у вашій команді проекту.
Створення плану зв'язків проекту
Після того як ви визначили своїх зацікавлених сторін і визначили, які типи обміну інформацією потрібні для них, і як часто ви готові створити план зв'язку проекту. Це не потрібно розробити. Це може бути лише одна сторінка зведення або проста таблиця, яка відповідатиме за те, що ви дізналися та створили основу для гарного спілкування протягом життєвого циклу проекту.
Опублікуйте план спілкування зі своїм проектом, щоб усі зацікавлені сторони мали доступ до нього в будь-який час. Час від часу знову. Змінення умов у проекті може гарантувати зміну регулярних стратегій спілкування. Перехід між етапами проекту, наприклад від планування до виконання або від виконання до закриття, також може викликати різні комунікаційні потреби.
Публікація плану зв'язку у веб-програмі Project Online
Ви маєте багато можливостей для спрощення спілкування під час роботи з Project Web App в Project OnlineProject Online. Щоб почати, можна додати план спілкування, а також інші документи, пов'язані з проектом, до бібліотеки документів для проекту.
-
На панелі швидкого запуску виберіть пункт проекти.
-
У центрі проектіввиберіть ім'я проекту, до якого потрібно додати план спілкування.
-
На панелі швидкого запуску виберіть пункт документи. Відкриється сторінка " документи " для проекту.
-
У рядку меню натисніть кнопку передати.
-
Перейдіть до своєї файлової системи, щоб знайти й вибрати план спілкування, а потім натисніть кнопку Відкрити. Файл буде додано до бібліотеки документів для проекту.
Відображення учасників групи, як отримати доступ до розкладу проекту
Учасники групи здебільшого використовують Project OnlineProject Online для надсилання своїх табелів або переходу до виконання завдань. Але вони також можуть отримати доступ до повного розкладу, щоб побачити загальну картину проекту, а також зрозуміти, хто чекає на виконання завдань, які потрібно виконати.
-
На панелі швидкого запуску виберіть пункт проекти.
-
У центрі проектіввиберіть ім'я проекту. Проект відкриється та відображає всі завдання, призначені для завдань, коли заплановано початок і завершення, які завдання залежать один від одного, і багато іншого.
Ідентифікація та настроювання правильних звітів
Основний аспект спілкування у програмі Project – звітування. Ви визначаєте, налаштували та періодично виконувати звіти, необхідні учасникам команди, менеджеру реєстру, менеджеру ресурсів, верхньому керівництву, клієнтам та іншим зацікавленим сторонам.
Веб-програма Project Web App містить набір зразків звітів, які допоможуть почати роботу з деякими основами звітування. Ці зразки звітів:
-
Приладна дошка "Огляд проекту"
-
Огляд проекту
-
Огляд ресурсів
-
Щоб переглянути зразки звітів, на панелі швидкого запуску виберіть пункт звіти.
-
На сторінці " звіти PWA ", що Відкриється, виберіть потрібну мову. У списку наведено три зразки звітів.
-
Щоб відкрити звіт у Інтернет-версія Excel, клацніть ім'я звіту.
Див. також
Можливості учасників груп у службі Project Online
Зразок звітів у веб-програмі Project Online
Засоби для створення звітів, які можна використовувати з даними проекту
