Розроблення форми, що реагує на стан робочого процесу

У цій статті

• Загальні відомості про використання робочих процесів у формах InfoPath

• Зауваження щодо сумісності

• Попередня інформація

• Крок 1: Додавання робочого процесу затвердження документа до бібліотеки

• Крок 2: Додавання зв'язку даних до шаблону форми

• Крок 3: Додавання правила для шаблону форми для відображення певного подання

• Крок 4: Публікування шаблону форми як типу вмісту сайту

• Крок 5: Додавання типу вмісту до бібліотеки документів

Основні відомості про використання робочих процесів у формах InfoPath

Робочі цикли допомогти іншими користувачами спільної роботи над документами та керувати завданнями проекту, впровадження бізнес-процеси в документах і елементах на сайті Microsoft Office SharePoint Server 2007 або Windows SharePoint Services 3.0 сайту. Робочі цикли за допомогою дотримуватися бізнес-процеси, і вони також підвищити ефективність роботи організації та продуктивність, керування завданнями та дії, пов'язані з бізнес-процеси. Це дає змогу користувачам виконувати ці завдання зосередитися на виконання роботи, а не керування робочого циклу.

Ви можете ввімкнути форми InfoPath для відображення певних даних, який відповідає поточний стан робочого циклу. Для цього шаблону форми, щоб застосувати правила, щоб почати дії у формі, залежно від стану робочого циклу. Це можуть оптимізувати процесів, які люди використовують для заповнення форм. Наприклад, можна ввімкнути форми для відображення лише для читання, подання, коли стан робочого циклу буде завершено , тому дані у вигляді змін.

Робочі цикли слід додати до списку SharePoint, бібліотеки або типу вмісту, щоб зробити їх доступними для використання на шаблони форм InfoPath. Доступні робочих циклів для сайту також можуть відрізнятися залежно від типу сайту та чи настроювані робочі цикли, створені за допомогою Microsoft Office SharePoint Designer 2007.

У цій статті використовує робочого циклу затвердження, щоб проілюструвати, як робочі цикли можна використовувати для шаблонів форм InfoPath. Робочий цикл затвердження направляє форми InfoPath, яка зберігається в бібліотеці на неї групі користувачів для затвердження. За промовчанням робочого циклу затвердження пов'язано з типом вмісту документа й автоматично стає доступною в бібліотеках документів або форм.

Різні стани описові імена, наприклад Виконуєтьсявизначеного кожного робочого циклу. Назви станів залежать від типу робочого циклу. Наприклад робочого процесу затвердження, яка доступна на серверах під керуванням Microsoft Office SharePoint Server 2007 – включає в себе статус для Виконується, скасованота завершено. Стани трьохетапного робочого процесу, яка доступна у Windows SharePoint Services 3.0 , може бути визначено особа, яка додає робочий цикл до бібліотеки або списку, у той час як інші робочі цикли за допомогою стандартної стани, наприклад стан Виконується , згаданий раніше. Хоча описове ім'я відображається для користувачів, робочий цикл стани позначаються програмно числові значення. Для створення шаблону форми реагувати на певний стан робочого процесу, ви повинні знати числове значення для стан робочого циклу, який потрібно використовувати. Це тому, що InfoPath використовує числові значення робочого циклу, щоб почати дії, наприклад перемикання подань.

Як зазначено вище, ви можете ввімкнути шаблон форми InfoPath для відображення певних даних, який відповідає поточний стан робочого циклу. Хоча у цій статті описано, як увімкнути шаблон форми звіту про витрати, щоб автоматично відображати особливий спосіб подання залежно від його стан робочого циклу, також можна настроїти робочий цикл за допомогою додавання додаткових дій. Наприклад, замість того, щоб активувати для відображення певного подання форми, їх можна ввімкнути для відображення повідомлення в діалоговому вікні, яка відображає інструкції. І замість використання робочого процесу затвердження, ви можете використовувати триетапний робочий цикл.

На початок сторінки

Зауваження щодо сумісності

Якщо ви плануєте створення сумісний із браузером шаблон форми, майте на увазі, які документа рядок дій, яка відображається під час заповнення форм у документи Microsoft Office, включно з формами InfoPath, не відображаються в сумісний із браузером шаблонів, які користувачі заповнювати у веб-браузері . Однак можна й надалі використовувати браузері форм із робочих циклів. Щоб змінити стан робочого циклу для таких формах, учасники робочого процесу можна використовувати настройки бібліотеки документів. Докладніше про змінення настройки робочого циклу за допомогою сайтів SharePoint у розділі Додаткові відомості .

На початок сторінки

Попередня інформація

Забезпечення наведені нижче дії, перш ніж виконувати ці завдання в цій статті:

• Зверніться до адміністратора ферми, щоб підтвердити робочі цикли затвердження інстальовано та активовано для сайту SharePoint, який потрібно використовувати.

• Переконайтеся, що принаймні конструктор рівень дозволів для сайту SharePoint. Цей рівень дозволів необхідна публікування шаблону форми та створення робочого циклу.

• Створення шаблону форми за допомогою двох або кількох подань і Настроювання кожного подання для відображення типу даних, що відповідає кожний стан робочого циклу. Наприклад, подання, яке відображається після завершення робочого циклу, можна настроїти елементи керування в поданні лише для читання.

• Створення бібліотеки документів або форм і переконайтеся, що бібліотеки настроєно на використання кількох типів вмісту.

На початок сторінки

Крок 1: Додавання робочого процесу затвердження документа до бібліотеки

У цьому сценарії, присвячений робочого циклу затвердження, але ви можете використовувати інший тип робочого циклу, якщо потрібно. Якщо використовується інший тип робочого циклу, параметри для цього робочого циклу можуть відрізнятися від тих, описані в цій статті.

1. Відкрийте бібліотеку, до якої потрібно додати робочий цикл.

2. У меню настройки виберіть потрібні настройки для типу бібліотеки, яку слід відкрити.

   Наприклад, у бібліотеці документів клацніть Параметри бібліотеки документів.

3. У розділі Дозволи та керування виберіть пункт Настройки робочого циклу.

4. Виберіть елемент Додати робочий цикл.

5. На сторінці Додавання робочого циклу, у розділі робочий цикл натисніть кнопку затвердження.

6. У розділі Ім’я введіть унікальне ім’я робочого циклу.

   1. У розділі Список завдань Укажіть список завдань за допомогою цього робочого циклу.

      Примітки.: 

      • Ви можете використовувати список завдань за промовчанням, або можна створити новий. Якщо ви використовуєте список завдань за промовчанням, робочий цикл учасники зможуть знайти та переглянути свої завдання робочого циклу легко за допомогою подання Мої завдання списку завдань .

      • Якщо завдання для цього робочого циклу можуть розкрити важливі або конфіденційні дані, які потрібно зберегти окремо від загального списку завдань , слід створити новий список завдань.

      • Якщо вашої організації матиме численні робочі цикли або робочі цикли будуть задіяні численні завдання, слід створити новий список завдань. У цьому випадку можна створити списки завдань для кожного робочого циклу.

7. У розділі Список журналу виберіть список журналу, який використовуватиметься з цим робочим циклом. У списку журналу відображаються всі події, які відбуваються під час виконання кожного екземпляра робочого циклу.

   Ви можете використовувати список журналу за промовчанням, або можна створити новий. Якщо у вашій організації матимуть багато робочих циклів, можна створити окремий журнал списку для кожного робочого циклу.

8. Щоб дозволити робочий цикл на запуск вручну, установіть прапорець дозволити цей робочий цикл запускатиметься вручну автентифікованому користувачу дозволи для редагування елементів у розділі Параметри запуску .

9. Щоб вимагати додаткові дозволи, щоб почати робочий цикл, установіть прапорець поруч із пунктом Керування списками для запуску робочого циклу .

10. Вкажіть будь-які інші потрібні параметри, включно, під яким потрібно почати, і натисніть кнопку Далі.

11. На сторінці Настроювання робочого циклу укажіть на потрібні параметри, зокрема, спосіб маршрутизації завдань, робочого циклу за промовчанням, щоб розпочати значення, як робочий цикл завершується і натисніть кнопку OK.

    Виберіть параметри в будь-який із наведених нижче розділах. Не потрібно настроювати параметри в кожному розділі:

    Завдання робочого циклу

    Дія	Виконайте такі дії
    Призначати завдання учасникам одночасно (паралельно робочий цикл)	Виберіть всі учасники одночасно (паралельно).
    Призначати завдання учасникам одночасно, вимагають, що один участь виконання завдання, перш ніж наступної учасник отримує завдання (послідовний робочий цикл)	Виберіть один учасник по черзі (послідовно).
    Дозволити учасникам робочого процесу призначати свої завдання іншим користувачам	Установіть прапорець перепризначення завдання іншій особі .
    Дозволити учасникам робочого процесу запит на змінення документа або елемента. Має затвердити зміни до завершення завдання.	Установіть прапорець запит на змінення до завершення виконання завдання .

    Робочий цикл початку значень за замовчуванням

    Дія	Виконайте такі дії
    Укажіть за замовчуванням список учасників всі екземпляри цього робочого циклу	Введіть імена учасників, які потрібно включити під час запуску робочого циклу, або натисніть кнопку Затверджувачі а потім натисніть кнопку користувачі та групи зі служби каталогів. Примітки.:  Розділяйте імена крапкою з комою. Якщо ви настроїли цей робочий цикл як послідовний, додайте імена учасників робочого циклу в тому порядку, у якому потрібно призначити завдання.
    Призначити одне завдання до груп, а не призначення окремих завдань для кожного учасника групи	Виділіть на призначити одне завдання для кожної групи, введені (не розгортати групи) прапорець.
    Щоб дозволити користувачам, які запускати робочий цикл, щоб змінити або додати учасників	Установіть прапорець Дозволити зміни до списку учасників під час запуску цього робочого циклу .
    Визначення за промовчанням повідомлення, яке відображається з кожного завдання	Введіть повідомлення та інструкції у текстовому полі.
    Указати термін для паралельного робочі цикли	Введіть дату в розділі завдання є термін (паралельно).
    Укажіть, скільки послідовний учасники мають виконати завдання робочого циклу	У розділі установити такі обсяг часу, щоб завершити завдання (послідовно) для кожного користувачавведіть число а потім виберіть днів або тижнів для інтервал часу.
    Укажіть список користувачів, які мають отримувати оповіщення про (не призначення завдань) коли запущено робочий цикл	У розділі Повідомити іншим користувачамвведіть імена користувачів, які потрібно сповіщати, або натисніть кнопку "Копія" та виберіть пункт Користувачі та групи зі служби каталогів. Примітка.: Розділяйте імена крапкою з комою.

    Виконання робочого циклу

    Дія	Виконайте такі дії
    Вкажіть, що паралельного робочий цикл буде завершено, коли певна кількість учасників виконання завдань	Установіть прапорець кількість завдань після завершення а потім введіть число.
    Укажіть, що робочий цикл буде завершено, коли відхилено документа або елемента	Установіть прапорець документ відхилено .
    Укажіть, що робочий цикл буде завершено, коли змінюється документа або елемента	Установіть прапорець документ змінено .

    Дії після завершення робочого циклу

    Дія

    Виконайте такі дії

    Оновити стан затвердження для документа або елемента, після завершення робочого циклу

    Виділіть на Оновити стан затвердження (цей робочий цикл для керування затвердженням вмісту за допомогою) прапорець. Примітки.:  Якщо ви використовуєте робочий цикл затвердження для керування затвердженням вмісту для бібліотеки, і встановлено прапорець запускати цей робочий цикл для затвердження публікації основної версії елемента на сторінці Додавання робочого циклу, цей прапорець установлено за промовчанням. Якщо ви не вибрано прапорець запускати цей робочий цикл для затвердження публікації основної версії елемента на сторінці Додавання робочого циклу, тому що ви не хочете, цей робочий цикл був робочого циклу затвердження вмісту за промовчанням для бібліотеки, можна вибрати цей прапорець, щоб зробити Цей робочий цикл затвердження додаткового вмісту робочий цикл, який певним користувачам можна запустити вручну.

На початок сторінки

Крок 2: Додавання зв'язку даних до шаблону форми

Цю процедуру пояснюється, як додати додаткового зв'язку даних, запити робочого циклу, додану на кроці 1, стан робочого циклу. Цей додаткового зв'язку даних містить дані, які дає можливість правила у формі, щоб перейти до подання відповідно до стану робочого циклу.

1. У програмі InfoPath у меню Знаряддя виберіть пункт Зв'язки даних.

2. У діалоговому вікні Підключення до даних натисніть кнопку Додати.

3. У майстрі зв'язків даних натисніть кнопку створити нове підключення до, виберіть пункт отримати даніта натисніть кнопку Далі.

4. На наступній сторінці майстра виберіть вкладку Бібліотека SharePoint або списокі натисніть кнопку Далі.

5. На наступній сторінці майстра Введіть URL-адресу сайту SharePoint.

6. У списку виберіть у списку або бібліотеці клацніть ім'я бібліотеки документів, де ви додали робочого циклу затвердження на кроці 1 і натисніть кнопку Далі.

7. На наступній сторінці майстра у списку вибрати поля, установіть прапорець біля імені поля, яке збігається з іменем робочого циклу.

   Ім'я поля може точно відповідає імені робочого циклу. Якщо ім'я поля починається з спеціального символу підкреслення або букву, ім'я робочого циклу, буде настроєно у списку.

8. Установіть прапорець включити дані для активної форми лише і натисніть кнопку Далі.

9. Зніміть прапорець магазин копію даних у шаблоні форми і натисніть кнопку Далі.

10. На наступній сторінці майстра Введіть ім'я для цього у полі зв'язок данихвведіть описове ім'я для цього додаткового зв'язку даних. Це ім'я – це те, що відображається у списку джерело даних в області завдань джерело даних .

11. Щоб виконати запит автоматично під час відкриття форми користувачем, установіть прапорець автоматично отримувати дані під час відкриття форми .

12. На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

13. У діалоговому вікні Підключення до даних натисніть кнопку закрити.

На початок сторінки

Крок 3: Додавання правила для шаблону форми для відображення певного подання

Під час створення шаблону форми, за допомогою правил автоматично діалогове вікно, установіть значення поля, запиту або надсилання даних форми до зв'язків даних, перейти до подання, або відкрити або закрити форму у відповідь на певні дії й умови. Події можна додати зміни до певного поля або групи у джерело даних, натисніть кнопку вставлення повторюваний розділ або рядок повторювана таблицяабо відкриття або подання форми. Умови можуть містити обчислень, XPath виразів і ролі користувача. Також можна додати умови, чи значення в поле пусте, знаходиться в межах вказаного діапазону, дорівнює вказаному значенню інше поле, або починається з містить певні символи.

У цьому випадку ви створите правила, щоб перейти до подання залежно від стану робочого циклу.

1. У меню Знаряддя виберіть пункт Параметри форми.

2. У списку числові формати виберіть пункт Відкрити та зберегти.

3. У розділі порядок відкриттянатисніть кнопку правила.

4. У діалоговому вікні правила для відкриття форми натисніть кнопку Додати.

5. У полі ім'я введіть ім'я для правила.

   Наприклад, введіть Переключення подань.

6. Щоб указати умови, коли слід запускати правило, натисніть кнопку Установити стан.

7. У розділі застосувати це правило, якщо ця умова виконується, у першому полі натисніть кнопку вибрати поля або групи.

8. У списку Джерело даних виберіть ім'я додаткове джерело даних, доданих на кроці 2 і натисніть кнопку OK.

9. Клацніть ім'я поля, яке відповідає стан робочого циклу.

   Розгорніть список папок, у вікні, поки не з'явиться поле, яке може знадобитися.

10. У діалоговому вікні умови у другому списку виберіть пункт дорівнює.

11. У списку третій пункт Введіть числоа потім введіть значення, яке відповідає стан робочого циклу.

    Наприклад, подання, яке з'являється, якщо робочий цикл завершується, введіть 5.

    Числові значення для робочого циклу стани робочого циклу затвердження

    Стан	Числові значення
    У ході виконання	2
    Completed	5
    Скасовано	15
    Затверджено	16
    Відхилені оновлення	17

    Примітки.: 

    • Числові значення для стани в інших робочих циклів, можуть відрізнятися.

    • Значення стан робочого циклу у програмі InfoPath доступний лише для читання. Це означає, що ви не шаблон форми, щоб користувач можна змінити вручну стан робочого циклу, ввівши значення в елементі керування у формі для себе.

12. Натисніть кнопку ОК.

13. У діалоговому вікні правила натисніть кнопку Додати дію.

14. У розділі діявиберіть пункт переключення подань.

15. У розділі поданняклацніть ім'я подання, яке має відображатися, коли стан робочого циклу відповідає стан цей стан і натисніть кнопку OK.

    Наприклад, якщо ви ввели 2 на кроці 11, клацніть ім'я подання, яке має відображатися, коли стан робочого циклу дорівнює Виконується.

16. У діалоговому вікні правила натисніть кнопку OK.

17. Повторіть кроки 4-16 створити додаткові правила, щоб перейти до відповідного подання на кожному етапі робочого циклу.

На початок сторінки

Крок 4: Публікування шаблону форми як типу вмісту сайту

Під час публікування шаблону форми, можна опублікувати в бібліотеці документів або опублікувати його як тип вмісту сайту, які можна використовувати у кількох бібліотеках документів у колекції сайтів. Тому, що ви вже створено бібліотеки документів і призначених робочого циклу, потрібно опублікувати шаблон форми як типу вмісту. Пізніше можна зв'язати шаблон форми типу вмісту сайту до бібліотеки, які ви створили.

Окрім публікування шаблону форми як типу вмісту сайту, можна також публікація шаблону форми в спільній мережній папці або створення нової бібліотеки документів під час публікування шаблону форми на сайті SharePoint. Дізнайтеся більше про публікування шаблонів форм у розділі Додаткові відомості .

1. У меню файл натисніть кнопку зберегти.

2. У діалоговому вікні Збереження документа перейдіть до розташування, де потрібно зберегти шаблон форми а потім натисніть кнопку зберегти.

3. Щоб відкрити область завдань Перевірка макета , натисніть кнопку Перевірка макета у меню Знаряддя .

4. За наявності помилок у списку в області завдань Перевірка макета , виправлення цих помилок і натисніть кнопку оновлення , щоб визначити, чи залишилися ще помилки.

5. У меню файл виберіть команду опублікувати.

6. У майстрі публікування натисніть кнопку для SharePoint server з або без них служб форм InfoPath Forms Servicesі натисніть кнопку Далі.

7. На наступній сторінці майстра, у поле Введіть розташування сайту SharePoint або служб форм InfoPath Forms Services Введіть розташування сайту SharePoint, на якому потрібно опублікувати шаблон форми і натисніть кнопку Далі.

8. Щоб дозволити користувачам заповніть цю форму за допомогою браузера на наступній сторінці майстра встановіть прапорець Увімкнути цю форму, щоб заповнити за допомогою браузера .

9. Виберіть Тип вмісту сайту (додатково)і натисніть кнопку Далі.

10. На наступній сторінці майстра натисніть кнопку створити новий тип вмісту.

11. У списку на базі вміст введіть клацніть формуі натисніть кнопку Далі.

12. На наступній сторінці майстра введіть ім'я та опис для нового типу вмісту і натисніть кнопку Далі.

13. На наступній сторінці майстра, у полі Укажіть розташування та ім'я файлу для шаблону форми Введіть розташування сайту SharePoint і натисніть кнопку Огляд.

14. У діалоговому вікні Огляд знайдіть розташування на сервері потрібне розташування для публікування шаблону форми як типу вмісту сайту і в полі ім'я файлу введіть ім'я шаблону форми і натисніть кнопку зберегти.

15. Натисніть кнопку Далі.

16. Вибір поля в шаблоні форми, який має відображатися як стовпці у стандартному поданні бібліотеки документів.

    Ось як це зробити:

    1. Натисніть кнопку Додати.

    2. Виберіть поле, яке потрібно додати як стовпець у бібліотеці документів а потім виконайте одну з таких дій:

       • Введіть ім'я стовпця в полі ім'я стовпця .

       • Виберіть стовпець сайту зі списку групу стовпців сайту , виберіть ім'я зі списку ім'я стовпця і натисніть кнопку OK.

         Якщо вибрано повторюване поле для відображення даних у бібліотеці документів, можна визначити спосіб відображення поля в бібліотеці документів, клацнувши значення у списку функції . Можна вибрати, чи слід відображати перше значення в полі, останнє значення в полі або кількість всі екземпляри поле або чи об'єднуватимуться всі значення.

    3. Натисніть кнопку ОК.

17. Натисніть кнопку Далі.

18. На наступній сторінці майстра перевірте правильність інформації, що відображається і натисніть кнопку опублікувати.

19. Натисніть кнопку закритиа потім переконайтеся, що шаблону типу вмісту на сайті SharePoint.

    Ось як це зробити:

    1. Відкрийте сайт SharePoint у веб-браузері.

    2. У меню Дії сайту у верхньому правому куті сайту виберіть пункт Параметри сайту.

    3. Параметри сайтуу розділі Список типіввиберіть пункт типи вмісту сайту.

       Шаблон форми має бути зазначено в розділі Типи вмісту програми InfoPath у Колекції типів вмісту сайту.

На початок сторінки

Крок 5: Додавання типу вмісту до бібліотеки документів

Типи вмісту дозволяють для організацій, упорядкування, керування та ефективно обробляти вмісту в колекції сайтів. Визначаючи типи вмісту для певних типів документів, організації можуть гарантувати, кожен із цих груп вмісту здійснюється ефективніше. Можна настроїти список або бібліотека містить елементи кількох типів елементів або типів документів за допомогою додавання типів вмісту для списку або бібліотеки.

Перш ніж почати, переконайтеся, що бібліотеки настроєно на використання кількох типів вмісту.

Використання кількох типів вмісту

1. У меню настройки натисніть кнопку Настройки бібліотеки документів.

2. У розділі Загальні параметри виберіть посилання Додаткові параметри.

3. У розділі Типи вмісту натисніть кнопку так , щоб дозволити кілька типів вмісту і натисніть кнопку OK.

1. Якщо список або бібліотеку ще не відкрито, виберіть потрібне ім’я на панелі швидкого запуску.

   Примітка.: Якщо ім’я списку або бібліотеки не відображається, клацніть Переглянути весь вміст сайту, а потім виберіть ім’я свого списку або бібліотеки.

2. У меню настройки натисніть кнопку Настройки бібліотеки документів.

3. У розділі Типи вмісту виберіть команду Додати з наявних типів вмісту сайтів.

4. У виберіть пункт типи вмісту сайту у списку в розділі Виберіть пункт типи вмісту виберіть групу типи вмісту сайту з якого потрібно вибрати.

5. У списку Доступні типи вмісту сайту виберіть потрібний тип вмісту і натисніть кнопку Додати , щоб перемістити вибраного типу вмісту до списку типів вмісту, щоб додати .

6. Щоб додати додаткові типи вмісту, повторіть кроки 4 та 5 і натисніть кнопку OK.

Тепер коли користувач створює форму для нової бібліотеки, поданні форми, буде відображено відповідно до стану робочого циклу.

На початок сторінки