Створення злиття в каталог

Перед початком роботи

Нижче наведено поради, які допоможуть створити успішний злиття в каталог:

• Початок злиття в каталог в новій публікації.

• Крім сторінок, як-от обкладинки, змісту та форм замовлення, надайте собі одну сторінку для полів злиття, навіть через те, що ваш каталог матиме кілька сторінок, коли ви створюєте об'єднаний документ.

• Настройте шаблон злиття в каталог із розмірами сторінки, які потрібно додати до кінцевих сторінок, що злилися.

• Якщо ви плануєте додати злиті сторінки, створені до кінця наявної публікації, переконайтеся, що шаблон злиття в каталозі відповідає наявній публікації в таких напрямках:

  • розмір сторінки (висота й ширина);

  • вигляд сторінки (розширення на одну або дві сторінки);

  • Тип публікації (Інтернет або друк)

  • порядок сторінок (зліва направо або справа наліво).

На початок сторінки

Планування джерела даних

Коли ви вирішите тип інформації, яку потрібно додати до каталогу, можна створити джерело даних, яке використовуватиметься для злиття в каталог. Якщо у вас уже є джерело даних, можна переконатися, що вона містить всі відомості, які потрібно додати до злиття.

Злиття в каталог у програмі Publisher може використовувати різні формати джерел даних. Якщо ви ще не використовуєте джерело даних для злиття, можна створити його в програмі Publisher. Ви також можете створити джерело даних на аркуші Microsoft Office Excel або в таблиці Microsoft Office Word.

Поля даних, які додаються до джерела даних, відповідають полям злиття, які ви вставляєте в шаблон злиття в каталог.

Коли ви настроюєте джерело даних, створіть стовпець для кожного типу даних, наприклад ім'я елемента, біржовий номер і ціна. Кожний рядок або запис відповідає інформації для одного елемента.

Важливі  Переконайтеся, що джерело даних містить поле даних або стовпець, для кожного типу інформації, яку ви об'єднуєте. Залежно від типу джерела даних, можливо, вдасться внести деякі зміни до даних після підключення до неї в програмі Publisher, але краще завершити цю інформацію перед початком роботи.

Якщо ви плануєте об'єднати фотографії на сторінки каталогу, потрібно додати стовпець для шлях кожного файлу зображення, який ви плануєте використовувати. Не додавайте зображення до джерела даних.

Якщо ви плануєте створити джерело даних у програмі Publisher, ви можете зробити це після створення публікації у шаблоні.

На початок сторінки

Створення шаблону злиття в каталог

1. Виберіть шаблон публікації, який відповідає вашому каталогу.

2. На вкладці Вставлення натисніть кнопку сторінки каталогу.
   

3. Сторінки каталогу буде створено з областю злиття в каталог за замовчуванням, а на стрічці з'явиться вкладка Знаряддя для каталогу. На цей раз можна розташувати область злиття в каталог, щоб його на сторінці, і додати будь-який текст або зображення, які мають відображатися на кожній сторінці каталогу. Чим менше область злиття, інші елементи каталогу можна об'єднати на сторінку. Наприклад, в області злиття 2 "X2" буде повторюватися більше часу, ніж 4 "X4" області злиття. Не хвилюйтесь про те, як ви можете повернутися назад і відредагувати ці елементи в будь-який час.

   Порада  Не Настроюйте область злиття в каталог в цей час, зачекайте, доки не буде вставлено поля злиття та скористайтеся одним із готових дизайнів із колекції макетів.

На початок сторінки

Введення нового списку

1. У діалоговому вікні новий список продуктів Введіть відомості для першого елемента або запису, який потрібно додати до каталогу.

   Якщо потрібно додати або видалити стовпці (наприклад, якщо ви не включите зображення), натисніть кнопку настроїти стовпці, а потім внесіть потрібні зміни.

2. Ввівши всі відомості для першого запису, натисніть кнопку Створити запис і введіть відомості для наступного запису. Продовжуйте, доки не буде введено дані для всіх записів, які потрібно додати.

3. Коли новий список завершено, натисніть кнопку OK.

4. У діалоговому вікні збереження списку адрес введіть ім'я нового списку, а потім натисніть кнопку Зберегти.

Використання наявного списку

1. У діалоговому вікні Вибір джерела даних знайдіть і виберіть потрібне джерело даних.

   За замовчуванням у програмі Publisher зберігаються джерела даних у папці "Мої джерела даних". Щоб знайти джерело даних, може знадобитися перейти до папки "Мої джерела даних".

2. Натисніть кнопку Відкрити.

   Залежно від вибраного типу джерела даних в інших діалогових вікнах може з'явитися запит на отримання певних відомостей. Наприклад, якщо джерело даних – аркуш Excel із відомостями про кілька вкладок, потрібно вибрати вкладку, що містить потрібні відомості, а потім натисніть кнопку OK.

Вибирання контактів Outlook

1. Виконайте одну з таких дій:

   • У діалоговому вікні Вибір контактів виберіть список контактів, які потрібно використовувати.

   • У діалоговому вікні Вибір профілю виберіть потрібний профіль для контактів, які потрібно використовувати.

2. Натисніть кнопку OK.

Додавання списків

Якщо потрібно використати кілька списків у злитті, можна додати списки.

1. Натисніть кнопку Редагувати список, а потім у списку елементи злиття в каталог у розділі додати до списку продуктів виберіть пункт вибрати наявний список, виберіть пункт з контактів Outlook або введіть новий список.
   У програмі Publisher буде запропоновано виправити невідповідності між полями в різних вихідних списках, відкривши діалогове вікно додати до списку продуктів.

2. У діалоговому вікні Додавання до списку продуктів виберіть поле, яке не позначено у відповідній стовпці, виберіть поле, до якого потрібно відповідати у полях списку продуктів, а потім натисніть кнопку зіставити.

3. У діалоговому вікні Добір полів переконайтеся, що вибране поле вказано в розділі зіставити з полем списку товарів або виберіть інший, а потім натисніть кнопку OK.

4. Якщо потрібно додати нове поле до списку одержувачів, виберіть поле, яке потрібно додати до нового списку (ліворуч у діалоговому вікні Додати до списку одержувачів), натисніть кнопку Додати, а потім натисніть кнопку OK.
   Додані поля відображаються в розділі нові поля, які потрібно додати до списку одержувачів.

Виберіть записи, які потрібно включити

1. Натисніть кнопку Редагувати список.

2. У діалоговому вікні "список продуктів злиття в каталог" виконайте одну з наведених нижче дій.

   • Установіть прапорці поруч із записами, які потрібно додати, і зніміть прапорці поруч із записами, які потрібно вилучити.

     Порада  Якщо потрібно додати лише кілька записів у списку, натисніть кнопку Очистити все, а потім виберіть потрібні записи.

   • Щоб відфільтрувати список за певним критерієм, клацніть стрілку поруч із заголовком стовпця елемента, який потрібно відфільтрувати, і виберіть значення, яке потрібно використовувати як фільтр.

     • (Пусті) відображає всі записи, у яких відповідне поле пусте.

     • (Непусті). Відобразяться всі записи, у яких це поле містить інформацію.

       Нотатки  Якщо джерело даних містить записи з однаковими відомостями й у стовпці є десять або менше унікальних значень, записи можна фільтрувати за певною інформацією. Наприклад, якщо джерело даних – це список властивостей для продажу, і є кілька записів властивостей, які список Буффало як місто або розташування, можна фільтрувати в Буффало.

       У діалоговому вікні "список продуктів злиття в каталог" відображаються лише призначені записи. Щоб знову відобразити всі записи, виберіть пункт (Усі).

   • Відсортуйте елементи списку, клацнувши заголовок стовпця елемента, за яким потрібно відсортувати дані. Наприклад, якщо потрібно відобразити список в алфавітному порядку за містом або розташуванням, клацніть заголовок стовпця місто або розташування.

3. Натисніть кнопку OK.

На початок сторінки

Вибір макета області злиття

1. У групі Макет виконайте одну з наведених нижче дій.

   • Виберіть один із попередньо виконаних колекцій оформлення.
     

   • Виберіть кількість рядків і стовпців на кожній сторінці в розкривному списку рядки та стовпці.
     

Вставлення полів злиття тексту в область злиття в каталог

1. Натисніть кнопку текстове поле та виберіть перше поле злиття, яке потрібно вставити.
   

2. У області злиття в каталог виберіть поле злиття, а потім переміщуйте та змініть розмір поля злиття, виконавши наведені нижче дії.

   • Щоб перемістити поле злиття, наведіть вказівник миші на поле злиття, доки вказівник не перетвориться на вказівник переміщення , а потім перетягніть поле злиття до нового розташування.

   • Щоб змінити розмір поля злиття, наведіть вказівник миші на один із маркерів змінення розміру в текстовому полі або рамці рисунка, доки вказівник не перетвориться на вказівник змінити розмір , а потім перетягніть вказівник миші, доки текстове поле або рамка рисунка не мають потрібного розміру.

3. Клацніть за межі поля злиття, щоб він більше не був вибраний.

4. Повторіть кроки 1-3, доки не буде вставлено всі поля, які потрібно додати до джерела даних.

Важливі   Поля вставляються в поточній точці вставлення (курсор мерехтливих курсору). Якщо немає місця вставлення, буде створено новий напис та поле злиття, яке поміщається в новому текстовому полі.

Форматування полів злиття в текстовому форматі

Ви можете відформатувати Об'єднаний каталог даних, Форматуючи поля злиття в шаблоні злиття в каталог. Ці поля можна розглядати, як і будь-яке текстове поле, і ви можете включати текст і форматування, а також об'єднані елементи.

1. У шаблоні злиття в каталог виберіть поле, що містить відомості, які потрібно відформатувати, зокрема символи полів злиття ("" ").

2. На вкладці Знаряддя для текстових полів виберіть потрібні варіанти.

Вставлення полів злиття рисунків до області злиття в каталог

1. Натисніть кнопку поле зображення та виберіть перше поле злиття, яке потрібно вставити.

2. У області злиття в каталог виберіть поле злиття, а потім переміщуйте та змініть розмір поля злиття, виконавши наведені нижче дії.

   • Щоб перемістити поле злиття, наведіть вказівник миші на поле злиття, доки вказівник не перетвориться на вказівник переміщення , а потім перетягніть поле злиття до нового розташування.

   • Щоб змінити розмір поля злиття, наведіть вказівник миші на один із маркерів у текстовому полі або рамці рисунка, доки вказівник не перетвориться на вказівник змінення розміру , а потім перетягніть вказівник миші, доки текстове поле або рамка рисунка не відповідати потрібному розміру.

3. Клацніть за межі поля злиття, щоб він більше не був вибраний.

4. Повторіть кроки 1-3, доки не буде вставлено всі поля, які потрібно додати до джерела даних.

Важливі   Поля вставляються в поточній точці вставлення (курсор мерехтливих курсору). Якщо немає місця вставлення, буде створено новий напис та поле злиття, яке поміщається в новому текстовому полі.

Переміщення або змінення розміру області злиття в каталог

Якщо відформатовані поля злиття більше не вписуються в область злиття в каталог, його можна змінити.

Нотатки  Якщо збільшити розмір, можливо, потрібно буде розмістити менше об'єктів або записів на кожній сторінці.

1. Клацніть область злиття в каталог, щоб вибрати його.

2. Наведіть вказівник миші на один із маркерів у області злиття в каталог, а потім перетягніть вказівник миші.

3. Визначення кількості об'єктів, які мають відображатися на кожній сторінці, ввівши числа, які потрібно розмістити на сторінці, на панелі інструментів макет злиття в каталог.

Завершення та перегляд шаблону

1. Натисніть кнопку Попередній перегляд.

2. Клацніть стрілки, щоб переглянути кожну сторінку об'єднаних даних.
   

   Якщо ви вирішили не включати елемент, клацніть елемент попереднього перегляду, а потім виберіть команду виключити запис у групі Попередня сторінка.

На початок сторінки

Злиття до нової публікації

Якщо потрібно відредагувати злиті сторінки, збережіть їх для подальшого використання або надрукуйте їх пізніше, ви можете зібрати та зберегти всі злиті сторінки як єдину нову об'єднану публікацію, яка містить фактичні дані, наприклад імена продуктів і ціни, а не поля злиття.

1. У групі злиття натисніть кнопку об'єднати в створити.
   
   Publisher створить нову публікацію, яку можна зберегти та відредагувати. Можна навіть додати передні та задні титульні сторінки.
   Примітка. Якщо потрібно надрукувати каталог у вигляді буклету, переконайтеся, що загальна кількість сторінок – це кілька чотирьох.

2. В області завдань злиття в каталог натисніть кнопку Зберегти публікацію.

3. У полі Ім'я файлу введіть ім'я нової публікації та натисніть кнопку Зберегти.

4. Якщо потрібно, також збережіть всі зміни, внесені до шаблону злиття в каталог. Цей шаблон злиття можна використовувати ще раз, щоб створити додаткові злиті сторінки, коли ви оновлюєте дані в джерелі даних.

Додавання до наявної публікації

Якщо ви вже налаштували свої обкладинки в окрему публікацію або хочете, щоб каталог помістився в кінці довшого публікації, ви можете додати до нього безпосереднє злиття.

Перш ніж додавати злиті сторінки до кінця наявної публікації, переконайтеся, що шаблон злиття в каталозі відповідає наявній публікації в таких напрямках:

• розмір сторінки (висота й ширина);

• вигляд сторінки (розширення на одну або дві сторінки);

• Тип публікації (Інтернет або друк)

• порядок сторінок (зліва направо або справа наліво).

Нотатки  Застосунку Publisher не вдалося додати злиті сторінки до відкритої публікації. Якщо ви працюєте з публікацією, до якої потрібно об'єднати, переконайтеся, що ви зберігаєте та закриваєте її, перш ніж завершити злиття.

1. У групі злиття натисніть кнопку Додати до наявного.
   

2. У діалоговому вікні відкриття публікації знайдіть і виберіть публікацію, до якої потрібно додати злиті сторінки, і натисніть кнопку Відкрити.

   Програма Publisher додає злиті сторінки до кінця наявної публікації.

   Порада  Щоб змінити порядок сторінок у оновленій публікації, клацніть будь-яку сторінку, яку потрібно перемістити в області переходів сторінок, а потім перетягніть його до потрібного розташування.

3. У наявній публікації натисніть кнопку Зберегти, щоб зберегти оновлення.

4. Якщо потрібно, також збережіть всі зміни, внесені до шаблону злиття в каталог. Цей шаблон злиття можна використовувати ще раз, щоб створити додаткові злиті сторінки, коли ви оновлюєте дані в джерелі даних.

Друк злитої публікації

• У групі злиття натисніть кнопку Друк.
  

  У програмі Publisher Відкриється сторінка друку в поданні BackStage.

На початок сторінки