План файлів – це основний документ планування керування записами в SharePoint. Хоча плани файлів можуть відрізнятися в різних організаціях, зазвичай вони:
-
Опишіть види елементів, які організація визнає записами.
-
Опишіть ширшу категорію записів, до яких належать елементи.
-
Укажіть, де зберігаються записи.
-
Опишіть періоди збереження для записів.
-
Указувати, хто відповідає за керування різними типами записів.
У цій статті описано вміст плану файлів і описано, як створити план файлів для організації. У цій статті також з'являться вказівки на аркуші, на якому можна записати план файлів.
Визначення типів записів
Визначення активних документів в організації, які можна декларувати, як записи, вимагає співпраці керівників записів, перебоїв, спеціалістів із забезпечення відповідності вимогам і керівників вмісту. Зверніть увагу, що навіть якщо підприємство не в галузі з високим нормативом, існують загальні закони, які можуть зобов'язувати ваше підприємство зберігати записи. Крім загального ділового законодавства, ви повинні оцінити юридичні вимоги, характерні для вашого підприємства.
Ця стаття не містить більше загальних відомостей про те, як визначити, що таке запис у вашій організації. Найімолодше, підприємство вже виконує певну форму керування записами й заповнює більшість потрібних ролей керування записами, і ви вже можете мати класифіку записів.
Зазвичай, щоб визначити записи в організації:
-
Розуміння юридичних обов'язків і бізнес-потреб підприємства.
-
Під час спільної роботи в підрозділах організації аналізуйте, як використовуються активні документи.
-
Розробіть список типів документів, які мають стати записами. Наприклад, ви можете визначити, що такі записи мають зберігатися як записи:
-
Сервісні договори на оренду корпоративного простору.
-
Документи, пов'язані з перевагами працівників.
-
Документи, пов'язані з дослідженням і розробленням продуктів.
-
-
Призначте записи категорію. Записи в тій самій категорії часто мають однакові періоди збереження та можуть потребувати подібного підходу іншими способами.
Запишіть зібрані відомості. Запишіть тип запису, категорію, до якої належать записи цього типу, і короткий опис типу запису.
Нижче наведено зразок аркуша.
|
Тип запису |
Категорія запису |
Опис |
|---|---|---|
|
Плани переваг, плани страхування, плани для пенсій |
Описи вигод для працівників |
Опис усіх планів вигод для працівників. |
|
Табелі заробітної плати, додаткові відомості про заробітну плату |
Записи про заробітні плати |
Зведення годин роботи, понаднормова робота та оплачена заробітна плата. |
|
Рахунки-фактури постачальників |
Рахунки-фактури |
Записи про товари або послуги, придбані в постачальників. |
|
Опитування щодо продуктів, анкети, навчальні посібники, навчальні відео |
Навчальні матеріали |
Забезпечує внутрішнє або зовнішнє навчання. |
|
Форми для доставки, звіти про доставку |
Записи про доставку |
Документи, доставку яких відправлено. |
|
Прес-релізи, статті про газету |
Випуски для клавіш |
Відомості про взаємодію з громадськістю щодо продуктів і послуг. |
|
Контактні дані для екстреного зв'язку, форми заповнення медичного плану, резюме, звіти про стан переваг |
Записи персоналу |
Записи історій про працевлаштування окремих осіб і пов'язаних дій персоналу. |
Завершення роботи з планом файлів
Визначивши, які документи мають зберігатися як записи, і створивши набір категорій записів, заповніть план файлів, надавши додаткові відомості про кожен тип запису. Позначте такі пункти:
-
Скільки часу має зберігатися кожен тип запису.
-
Спосіб видалення записів після завершення періоду збереження.
-
Who – основний диспетчер записів цього типу.
-
Типи мультимедійних даних, які зберігаються в цьому типі.
Нижче наведено готовий зразок плану файлів.
|
Записи |
Опис |
Мультимеді |
Категорія запису |
Збереження |
Дипозиція |
Контакт |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
401k plans |
Опис плану вигод для працівників. |
Веб-сторінки |
Плани вигод для працівників |
X років |
Немає |
Kathi Flood |
|
Плани страхування |
Опис плану страхування працівників. |
Друк |
Плани вигод для працівників |
X років |
Немає |
Сергій Майстренко |
|
Плани для персії |
Опис плану пенсії працівника. |
Друк |
Плани вигод для працівників |
X років |
Немає |
Сергій Майстренко |
|
Табелі заробітної плати |
Сумари годин роботи, понаднормова робота та виплата заробітної плати. |
Електронні документи |
Записи про заробітні плати |
X років |
Знищити |
Сергій Майстренко |
|
Додаткові відомості про заробітну плату |
Зведення відомостей про синхронічну, відпустку та інші заробітні платні товари без заробітної плати. |
Електронні документи |
Записи про заробітні плати |
X років |
Знищити |
Сергій Майстренко |
|
Рахунки-фактури постачальників |
Записи про товари або послуги, придбані в постачальників. |
Друк |
Рахунки-фактури |
X років |
Знищити |
Ерік Ланг |
|
Опитування про продукти |
Опитування про задоволеність клієнтів. |
Веб-сторінки |
Матеріали опитування |
X років |
Архівування |
Ганна Дмитренко |
|
Анкети |
Анкети для визначення демографічних даних клієнтів. |
Друк |
Матеріали опитування |
X років |
Архівування |
Ганна Дмитренко |
|
Навчальні посібники |
Складний навчальний вміст. |
Друк |
Навчальні матеріали |
X років |
Знищити |
Ганна Дмитренко |
|
Навчальні відео |
Навчальне відео. |
Відео |
Навчальні матеріали |
X років |
Знищити |
Ганна Дмитренко |
|
Форми для доставки |
Конфігурація відправлень матеріалів |
Друк |
Матеріали для доставки |
X років |
Знищити |
Ерік Ланг |
|
Звіти про доставку |
Документація доставки матеріалів. |
Електронні таблиці |
Матеріали для доставки |
X років |
Знищити |
Ерік Ланг |
|
Випуски для прес-релізів |
Випуски про продукти та послуги. |
Електронні документи |
Відомості про зв'язки з громадськістю |
X років |
Архівування |
Ганна Дмитренко |
|
Статті про газету |
Новини про продукти та служби. |
Друк |
Відомості про зв'язки з громадськістю |
X років |
Архівування |
Ганна Дмитренко |
|
Екстрений зв'язок |
Відомості про працівника. |
Електронні документи |
Записи персоналу |
X років |
Знищити |
Сергій Майстренко |
|
Форми для форм заповнення медичного плану |
Форми реєстрації працівників для планів справності. |
Електронні документи |
Записи персоналу |
X років |
Знищити |
Сергій Майстренко |
|
Резюме |
Отримано резюме. |
Змішаний |
Записи персоналу |
X років |
Знищити |
Сергій Майстренко |
Примітка.: Приклад вище в цьому розділі – зразок. Ми не радимо використовувати певні параметри плану файлів. Щоб підготувати цей приклад, а не рекомендацію щодо будь-якої політики керування записами, не вказано періоди збереження.
