За допомогою iDs документів можна використовувати керування документами або записами. Дозвольте службі ідентифікаторів документів на сайті додавати ідентифікатори документів до кожного файлу на сайті.
У цій статті
Огляд
За допомогою ідентифікаторів документів можна керувати документами, легко відстежуючи елементи незалежно від їхнього розташування. Наприклад, якщо перемістити юридичний контракт із бібліотеки документів на одному сайті до бібліотеки документів на іншому сайті, цей контракт буде легко знайти залежно від його ідентифікатора документа. Ідентифікатори документів автоматично призначаються переданих документам, і цей ідентифікатор слідуватиме елементам протягом усього життєвого циклу. Ідентифікатори документів можуть також призначатися наборам документів.
Коли службу ідентифікаторів документів активовано вперше, новим документам у колекції сайтів буде автоматично призначено нові ідентифікатори. Завдання таймера призначає ідентифікатори документам, які вже є в колекції сайтів.
Крім того, якщо службу ввімкнуто, новий стовпець автоматично додається до типів вмісту "Документ" і "Набір документів". У стовпці "Ідентифікатор документа" відображається ідентифікатор, призначений елементу.
Перш ніж використовувати функцію ідентифікаторів документів у системі керування вмістом, потрібно спочатку активувати її для кожної колекції сайтів, де розташовано документи.
Переміщення файлів за допомогою ідентифікатора документа
У SharePoint ідентифікатор документа зазвичай переміщається разом із файлом. Однак якщо на сайті призначення не активовано службу ідентифікаторів документів, у документі більше не буде ідентифікатора документа.
Щоб SharePoint Server єдиний спосіб зберегти ідентифікатор документів на сайтах – скористатися сторінками адміністрування вмісту та структури сайту Настройки під час переміщення документів.
Копіювання файлів за допомогою ідентифікатора документа
Коли створюється копія файлу, для копії створюється новий ідентифікатор документа. Наприклад, файл, завантажений з одного сайту та переданий на інший, – це копія. Однак якщо на сайті призначення не ввімкнуто службу ідентифікаторів документів, для копії не буде вказано ідентифікатор документа.
Активація, увімкнення та настроювання ідентифікаторів документів
Щоб спочатку відстежувати документи або записи за допомогою ідентифікаторів документів, потрібно виконати двоетапний процес.
Активація функції ідентифікаторів документів у колекції сайтів
Примітка.: Щоб увімкнути функцію ідентифікаторів документів, потрібно бути адміністратором колекції сайтів.
-
Перейдіть до колекції сайтів верхнього рівня.
-
Клацніть Дії сайту, а потім – Сайт Настройки.
-
У розділі "Адміністрування колекції сайтів" виберіть пункт Функції колекції сайтів.
-
Біля пункту "Служба ідентифікаторів документів" виберіть команду Активувати. Піктограма "Активовано" відображається біля елемента: функцію активовано для поточної колекції сайтів.
Активація та настроювання використання iDs документів у колекції сайтів
Якщо ввімкнути функцію ідентифікаторів документів для будь-якої колекції сайтів, усім документам у колекції сайтів буде автоматично призначено ідентифікатор документа. Пам'ятайте, що цей процес може тривати певний час залежно від кількості документів у колекції сайтів.
Примітка.: Щоб увімкнути й настроїти функцію ідентифікаторів документів, потрібно бути адміністратором колекції сайтів.
-
Перейдіть до колекції сайтів верхнього рівня.
-
Клацніть Дії сайту, а потім – Сайт Настройки.
-
У розділі "Адміністрування колекції сайтів" виберіть пункт Параметри ідентифікаторів документів.
-
На сторінці "Параметри ідентифікаторів документів" у розділі Призначення ідентифікаторів документів установіть прапорець Призначити ідентифікатори документів.
Примітка.: Якщо ввімкнути призначення ідентифікаторів документів для першого елемента в колекції сайтів, з'явиться таке повідомлення: Функцію настроювання ідентифікаторів документів заплановано виконати автоматичним процесом. Це означає, що завдання таймера відповідає за призначення ідентифікаторів документів усім документам у колекції сайтів. Час, потрібний для завершення цього процесу, залежить від кількості документів у колекції сайтів.
-
Щоб установити настроюваний рядок символів або чисел, який автоматично додаватиметься на початок кожного ідентифікатора документів, введіть рядок у полі Починати ідентифікатори з таких символів.
-
Установіть прапорець Скинути всі ідентифікатори документів, щоб автоматично додати префікс до всіх наявних ідентифікаторів документів у колекції сайтів.
-
У розділах "Область пошуку за ідентифікаторами документів" виберіть сайти, які потрібно використовувати як область пошуку для підстановки ідентифікаторів.
-
Натисніть кнопку OK.
Примітка.: Як зазначено вище, якщо службу ідентифікаторів документів увімкнуто для будь-якої колекції сайтів, до типів вмісту "Документ" і "Набір документів" додається стовпець як рівень колекції сайтів. Стовпець "Ідентифікатор документа" використовується для відображення ідентифікатора, призначеного елементу.
