Упровадження керування записами

Створення сайту Центру записів

Радимо створити Центр записів як колекцію сайтів верхнього рівня, а не як підсайт. Щоб створити колекцію сайтів, ви повинні бути учасником групи адміністраторів ферми SharePoint на комп'ютері, де запущено веб SharePoint сайт Центру адміністрування.

У SharePoint Online сайт Центру записів можна створити на сайті верхнього SharePoint рівня. Клацніть + Створити сайт, а потім почніть із кроку 4 нижче.

1. Запустіть SharePoint 2013 або 2016 р. Центру адміністрування.

   • Для Windows Server 2008 R2:

     • Натисніть кнопкуПуск , виберіть пункт Продукти Microsoft SharePoint 2013 або Продукти Microsoft SharePoint 2013і виберіть SharePoint 2013 Центру адміністрування SharePoint 2016Року.

   • Для Windows Server 2012:

     • На початковому екрані клацніть Піктограма SharePoint 2013 Центру адміністрування SharePoint 2016 р..

       Якщо SharePoint 2013 рокуабо SharePoint 2016 Центру адміністрування не з'являться на початковому екрані:

     • Клацніть правою кнопкою миші Комп'ютер,виберіть Усі програми , а потім – Центр адміністрування SharePoint 2013 або SharePoint 2016 Центру адміністрування.

2. На веб-сайті Центру адміністрування в розділі Керування програмами клацніть Створення колекцій сайтів.

3. На сторінці "Створення колекції сайтів" у розділі Веб-застосунок, якщо веб-програму, у якій потрібно створити колекцію сайтів, не вибрано, клацніть стрілку вниз. У меню Веб-застосунок клацніть Змінити веб-застосунок,а потім виберіть веб-програму, у якій потрібно створити колекцію сайтів.

4. У розділі Заголовок і опис введіть назву й опис колекції сайтів.

5. У розділі Адреса веб-сайту виберіть шлях, який потрібно використовувати для URL-адреси (наприклад, шлях узагальнення, наприклад /sites/, або кореневий каталог (/).

   Якщо вибрано шлях включення із символами узагальнення, потрібно також ввести ім'я сайту для використання в URL-адресі сайту.

6. У розділі Вибір шаблону в списку Виберіть версію виберіть SharePoint версію потрібних шаблонів.

   Виберіть версію, щоб колекція сайтів виглядла та запускла як колекція сайтів на сервері SharePoint Server. Колекція сайтів, яка використовує попередню версію, запускається в пізнішій версії SharePoint, але інтерфейс користувача та інтерфейс користувача колекції сайтів відображатиме попередню версію. Колекція сайтів, яку можна будь-коли оновити до найновішої версії.

7. У розділі Вибір шаблону перейдіть на вкладку Enterprise (Корпоративний) і натисніть кнопку Records Center (Центр записів).

8. У розділі Основний адміністратор колекції сайтів введіть ім'я користувача (у форму ДОМЕН\ім'я_користувача) користувача, який буде адміністратором колекції сайтів.

9. У розділі Додатковий адміністратор колекції сайтів введіть ім'я користувача додаткового адміністратора колекції сайтів. Призначити додаткового адміністратора колекції сайтів найкраще, щоб особа, яка керує колекцією сайтів, не могло керувати нею, коли основного адміністратора колекції сайтів немає.

10. Якщо для керування сховищем для колекцій сайтів використовується квоти, у розділі Шаблон квоти виберіть шаблон зі списку Виберіть шаблон квоти.

11. Натисніть кнопку OK.

Створення бібліотек або списків для керування записами

Бібліотеки та списки – це важливі елементи керування записами. У них служать картотеки для кожного типу запису, який потрібно зберігати або керувати ними. Асоціювати типи вмісту (пояснено пізніше) з бібліотеками й списками додатково допомагає призначати їм категорії записів. Ми радимо створити одну бібліотеку документів або список для кожного типу вмісту в плані файлів записів.

Додавання наявного типу вмісту до списку або бібліотеки

Коли до списку або бібліотеки додаєте тип вмісту, цей список або бібліотека може містити елементи такого типу. Коли записи надсилаються до Центру записів, вони спрямковуються до відповідного списку або бібліотеки на основі типу вмісту документа.

На початок сторінки

Створення та додавання стовпців сайту до списків, бібліотек або типів вмісту

Стовпці допомагають групувати, категоризувати й відстежувати записи або інші елементи. Стовпець сайту визначає елемент метаданих, які можна пов'язати з типом вмісту, списком або бібліотекою. Наприклад, можна додати стовпці сайту, щоб визначити значення "автор" або "дата завершення". Додайте стовпець сайту до типу вмісту для записів, щоб зберігати елемент метаданих, надісланий із записом, або щоб додати метадані для керування записом.

Створення стовпця сайту

1. На сайті Центру записів клацніть піктограму Настройки виберіть пункт Сайт Настройки.

   На сайті SharePoint, підключеному до групи, послідовно клацніть Настройки, Зміст сайту та Параметри сайту.

2. На сторінці "Параметри сайту" в розділі Колекції веб-конструктора клацніть Стовпці сайту.

3. На сторінці Стовпці сайту натисніть кнопку Створити.

4. На сторінці "Новий стовпець сайту" в розділі Ім'я та тип у полі Ім'я стовпця введіть потрібне ім'я.

5. Виберіть тип даних, які потрібно зберігати в стовпці, наприклад грошові одиниці, дату й час або текст.

6. У розділі Група виберіть наявну групу, у якій потрібно зберегти новий стовпець сайту, або натисніть кнопку Створити групу, щоб створити нову групу для збереження стовпця. Групи надають спосіб упорядкувати стовпці та полегшити їх пошук.

У розділі Додаткові Настройки виберіть потрібні додаткові параметри стовпця. Параметри, доступні в цьому розділі, залежать від типу стовпця, вибраного в розділі Ім’я та тип. Наприклад, якщо стовпець містить відомості певного типу, це значення можна визначити в розділі Додаткові стовпці Настройки варіанти.

1. Натисніть кнопку OK.

Додавання стовпця сайту до типу вмісту записів

1. На домашній сторінці сайту Центру записів клацніть піктограму Настройки виберіть пункт Сайт Настройки.

   На сайті SharePoint, підключеному до групи, послідовно клацніть Настройки, Зміст сайту та Параметри сайту.

2. У розділі Колекції веб-конструктора клацніть Типи вмісту сайту.

3. На сторінці "Типи вмісту сайту" виберіть тип вмісту сайту, який потрібно настроїти.

4. Вибрали тип вмісту сайту з батьківського сайту або створили новий тип вмісту сайту, на сторінці вибраного типу вмісту сайту в розділі Стовпці виберіть пункт Додати з наявних стовпців сайту.

5. На сторінці Додавання стовпців до типу вмісту в розділі Вибір стовпців виберіть групу, за якою потрібно відфільтрувати дані, зі списку Вибрати стовпці з.

6. У списку Доступні стовпці виберіть стовпець, який потрібно додати, а потім натисніть кнопку Додати.

7. У розділі Оновлення списків і типів вмісту сайту вкажіть, чи буде оновлено типи вмісту дочірніх сайтів, успадковувані від цього типу вмісту сайту.

8. Додавши потрібні стовпці, натисніть кнопку OK.

На початок сторінки

Створення політик керування даними для записів

Політика керування даними – це набір правил для типу вмісту. Політика керування даними дає змогу організаціям контролювати й відстежувати такі аспекти, як термін зберігання вмісту або дії, які користувачі можуть виконувати із вмістом.

Додавання компонентів політики до політики керування даними

Компоненти політики, які можна додати до політики даних, – це підписи, аудит, термін дії та штрих-коди.

Додавання компонента політики збереження до політики керування даними

1. На сторінці "Редагування політики" встановіть прапорець Увімкнути збереження.

2. Клацніть Додати етап збереження та виберіть один із наведених нижче параметрів періоду збереження, щоб указати термін дії документів. Щоб установити дату завершення терміну дії на основі властивості дати, виберіть Цей етап створено не за властивістю дати для елемента, а потім виберіть дію(Створено або Змінено)і часовий період (дні, місяці або роки).

3. Введіть у полі між списками значення, щоб указати період часу.

4. Виберіть дію, яка має відбуватися після завершення терміну дії документа.

5. Якщо потрібно, щоб вибрана дія повторюлася, установіть прапорець у розділі Повторення та виберіть період повторення.

6. Натисніть кнопку OK.

На початок сторінки

Додавання компонента політики аудиту до політики керування даними

1. На сторінці "Редагування політики" в розділі Аудит установіть прапорець Увімкнути аудит,а потім установіть прапорці поруч із подіями, для яких потрібно зберегти контрольний журнал.

2. Натисніть кнопку OK.

   Примітка.: Щоб переглянути контрольні журнали, на сторінці Настройки колекції сайтів клацніть Звіти контрольного журналу тавиберіть звіт для перегляду.

Додавання компонента політики штрих-кодів до політики керування даними

1. На сторінці "Редагування політики" в розділі Штрих-коди виберіть Увімкнути штрих-коди.

2. Виберіть параметр Пропонувати користувачам вставити штрих-код... , якщо потрібно, Office клієнтські програми вимагають, щоб користувачі вставляли штрих-код у свої документи.

Додавання компонента політики підписів до політики керування даними

1. На сторінці "Редагування політики" в розділі Підписи встановіть прапорець Увімкнути підписи.

2. Щоб вимагати від користувачів вставляти етикетку перед збереженням або друком документа, установіть прапорець Пропонувати користувачам вставити етикетку перед збереженням або друком.

3. Щоб заборонити змінення підписів після додавання, установіть прапорець Заборонити змінення підписів після додавання.

4. У полі Формат підпису введіть текст, який має відображатися на підписі. Ви можете використовувати будь-яке поєднання властивостей фіксованого тексту або документа, за винятком обчислюваних або вбудованих властивостей, як-от глобального унікального ідентифікатора (GUID) або автора. Щоб почати новий рядок, використовуйте послідовність\n символів.

5. Виберіть шрифт, його розмір, стиль і підсумок для тексту підпису.

6. Введіть висоту підпису в сантибах у полі Висота та ширину підпису в сантибах у полі Ширина.

7. Натисніть кнопку Оновити, щоб переглянути зміни.

8. Натисніть кнопку OK.

Активація керування записами на місці на рівні колекції сайтів

Перш за все під час настроювання системи керування записами на місці – активувати цю функцію на рівні колекції сайтів. Активація функції активує на стрічці команду Оголосити або скасувати оголошення запису.

1. На верхньому рівні сайту клацніть піктограму Настройки виберіть пункт Сайт Настройки.

   На сайті SharePoint, підключеному до групи, послідовно клацніть Настройки, Зміст сайту та Параметри сайту.

2. У розділі Адміністрування колекції сайтіввиберіть пункт Функції колекції сайтів.

3. Поруч із пунктом Керування записами на місцінатисніть кнопку Активувати.

Настроювання параметрів оголошення записів на рівні колекції сайтів

1. На верхньому рівні сайту клацніть піктограму Настройки виберіть пункт Сайт Настройки.

   На сайті SharePoint, підключеному до групи, послідовно клацніть Настройки, Зміст сайту та Параметри сайту.

2. У розділі Адміністрування колекції сайтіввиберіть пункт Параметри оголошення запису.

3. На сторінці Настройки Оголошення записів, якщо потрібно додати обмеження на те, що можна робити з елементами, оголошеними як записи, виберіть один із параметрів у розділі Обмеження записів.

4. У розділі Доступність оголошення записів виберіть, чи потрібно, щоб оголошення записів вручну було доступне в списках і бібліотеках за замовчуванням. Якщо за замовчуванням вибрати параметр Недоступнов усіх розташуваннях, записи можна оголошувати лише політикою або робочим циклом.

5. У розділі Ролі оголошення виберіть ролі, які можна оголосити вручну та скасувати.

6. Натисніть кнопку OK.

Настроювання параметрів оголошення записів на рівні списку або бібліотеки

Ви можете мати більше контролю над тим, де елементи можна оголошувати записами, настроївши оголошення записів для списку або бібліотеки. Під час настроювання списку або бібліотеки для оголошення записів можна автоматично оголошувати елементи як записи, додані до списку або бібліотеки.

1. У списку або бібліотеці, де потрібно настроїти параметри оголошення записів, перейдіть на вкладку Бібліотека або Список на стрічці, а потім клацніть бібліотека Настройкиабо Список Настройки.

   У SharePoint Онлайн клацніть піктограму Настройки виберіть Настройки списку абоНастройки бібліотеки.

2. У розділі Бібліотека документів або список Настройки в розділі Дозволи та керуванняклацніть Параметри оголошення записів.

3. У розділі Доступність оголошення записів вручну виберіть:

4. Незалежно від того, чи потрібно використовувати в списку або бібліотеці настройки оголошення записів за замовчуванням, які використовуються в колекції сайтів,

5. де користувачам завжди дозволено оголошувати елементи вручну як записи для списку чи бібліотеки;

6. незалежно від того, чи можуть користувачі ніколи не оголошувати записи у списку або бібліотеці вручну.

7. У розділі Автоматичне оголошення встановіть прапорець, якщо потрібно, щоб усі елементи, додані до списку або бібліотеки, автоматично оголосились записами.

8. Натисніть кнопку OK.

На початок сторінки