Представник Access надає можливість іншим користувачам створювати повідомлення електронної пошти або відповідати на запрошення на нараду від вашого імені. Надаючи дозвіл, ви визначаєте рівень доступу представника до ваших папок. Можна надати представнику дозвіл на перегляд елементів у папках або на перегляд, створення, змінення та видалення елементів. За промовчанням, коли додається представник, він має повний доступ до папок "Календар" і "Завдання". Представник може також відповідати на запрошення на наради від вашого імені.