Існує світ даних за межами програми Microsoft Word, які можна використовувати в Word, але як імпортувати дані та захистити їх? Це все про створення правильних зв'язків.
Імпорт зовнішніх даних за допомогою майстра зв'язків даних
У microsoft Word зовнішні дані імпортуються за допомогою злиття. Використовуйте злиття, щоб створити набір документів, наприклад бланк, який надсилається багатьом клієнтам, або аркуш з адресними етикетками для розсилки святкової картки. Ви також можете імпортувати текстові файли, аркуші Excel і таблиці або запити Access безпосередньо, не використовуючи файл підключення.
Імпортувати текстовий файл із роздільниками-комами (CSV) (.csv) дуже просто. Якщо текстовий файл – це файл .csv, у якому не використовується символ роздільника елементів списку, визначений на комп'ютері, або текстовий файл не .csv файл, можна скористатися файлом Schema.ini, щоб указати правильний формат файлу.
Імпорт файлу
-
На вкладці Розсилки в групі Початок злиття натисніть кнопку Вибрати одержувачів > Використовувати наявний список.
-
У діалоговому вікні Вибір джерела даних виконайте одну з таких дій:
-
Щоб використати наявний файл ODC, двічі клацніть файл ODC. Дані буде імпортовано, і все буде готово.
-
Щоб створити новий файл ODC, натисніть кнопку Створити джерело та виконайте всі кроки, описані в процедурі.
Відкриється майстер зв'язків даних.
-
-
На сторінці Ласкаво просимо до майстра зв'язків даних виберіть пункт Інші/додатково.
Відкриється діалогове вікно Властивості зв'язку даних .
Щоб отримати додаткові відомості про різні параметри в різних діалогових вікнах, натисніть кнопку Довідка.
-
На вкладці Provider (Постачальник) виберіть Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider і натисніть кнопку Next (Далі).
-
На вкладці Підключення в полі Виберіть або введіть ім'я бази даних введіть повний шлях до папки, яка містить текстовий файл.
Щоб допомогти вам знайти папку, натисніть кнопку Огляд поруч із полем.
-
Перейдіть на вкладку Усі , виберіть пункт Розширені властивості та натисніть кнопку Редагувати значення.
-
У полі Значення властивості введіть одну з таких дій:
-
Якщо текстовий файл містить заголовки стовпців, введіть Текст; HDR=Так.
-
Якщо в текстовому файлі немає заголовків стовпців, введіть Текст; HDR=Ні.
-
-
Натисніть кнопку OK.
-
Щоб переконатися, що введено правильні відомості, перейдіть на вкладку Підключення та натисніть кнопку Перевірити підключення.
-
Виконайте одну з таких дій:
-
Якщо з'явиться повідомлення про помилку, повторно перевірте значення, введені в попередніх кроках.
-
Якщо з'явиться повідомлення "Тестове підключення успішно виконано", натисніть кнопку OK.
-
-
Натисніть кнопку OK.
Знову з'являється майстер зв'язків даних.
-
На сторінці Select Database and Table (Вибір бази даних і таблиці ) у стовпці Name (Ім'я ) виберіть текстовий файл, який потрібно імпортувати, і натисніть кнопку Next (Далі).
-
На сторінці Збереження файлу зв'язку даних і завершення введіть ім'я файлу ODC у полі Ім'я файлу та натисніть кнопку Готово.
Щоб змінити розташування папки ( папку "Мої джерела даних " за замовчуванням, натисніть кнопку Огляд.
-
За потреби, щоб зробити файл підключення видимішим, можна ввести додаткові відомості в поля Опис, Зрозуміле ім'я та Ключові слова пошуку .
Використання файлу Schema.ini для визначення іншого символу роздільника елементів списку або текстового файлу
Файл Schema.ini – це текстовий файл, який містить записи, які замінює стандартні параметри текстового драйвера в реєстрі Windows. Загалом, щоб використовувати файл Schema.ini, потрібно виконати такі дії:
-
Збережіть файл Schema.ini в тій самій папці, що й текстовий файл, який імпортується.
-
Введіть ім'я файлу Schema.ini.
-
У першому рядку файлу Schema.ini введіть ім'я текстового файлу, на який потрібно створити посилання, в оточенні квадратних дужок.
-
Додайте додаткові відомості, щоб указати інший формат текстового файлу.
У наведених нижче розділах наведено типові приклади використання файлу Schema.ini.
Приклад. Specify a semicolon character (;) as the delimiter
[Categories.txt] Format=Delimited(;)
Приклад: визначення символу табуляції як роздільника
[Products.txt] Format=TabDelimited
Приклад: Укажіть файл із фіксованою шириною
[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24
Імпорт текстового файлу за допомогою драйвера ODBC – це принаймні двоетапний процес. Спочатку за потреби визначте DSN користувача на комп'ютері для текстового драйвера ODBC. По-друге, імпортуйте текстовий файл за допомогою DSN користувача. Якщо текстовий файл – це файл даних із роздільниками-комами (CSV), у якому не використовується символ роздільника елементів списку, визначений на комп'ютері, або текстовий файл не .csv файл, можна скористатися файлом Schema.ini, щоб указати правильний формат файлу.
Визначення DSN користувача
-
Відкрийте Панель керування, а потім виберіть пункт Засоби адміністрування > системи та безпеки > джерела даних ODBC (32-розрядна версія) або Джерела даних ODBC (64-розрядна версія). \
-
У діалоговому вікні Адміністратор джерела даних ODBC на вкладці Ім'я користувача натисніть кнопку Додати.
-
У діалоговому вікні Створення Нове джерело даних виберіть текстовий драйвер Microsoft (*.txt; *.csv), а потім натисніть кнопку Готово.
Відкриється діалогове вікно Настроювання тексту ODBC .
-
Введіть ім'я в імені джерела даних.
-
Зніміть прапорець Використовувати поточний каталог .
-
Натисніть кнопку Вибрати каталог.
-
У діалоговому вікні Вибір каталогу знайдіть папку з текстовим файлом, який потрібно імпортувати, переконайтеся, що текстовий файл відображається в списку під полем Ім'я файлу , а потім натисніть кнопку OK.
-
Натисніть кнопку OK двічі поспіль.
Щоб отримати додаткові відомості про різні параметри в різних діалогових вікнах, натисніть кнопку Довідка.
Імпорт файлу
-
На вкладці Розсилки в групі Початок злиття натисніть кнопку Вибрати одержувачів > Використовувати наявний список.
-
У діалоговому вікні Вибір джерела даних виконайте одну з таких дій:
-
Щоб використати наявний файл ODC, двічі клацніть файл ODC. Дані буде імпортовано, і все буде готово.
-
Щоб створити новий файл ODC, натисніть кнопку Створити джерело та виконайте всі кроки, описані в процедурі.
Відкриється майстер зв'язків даних.
-
-
На сторінці Майстер зв'язків даних натисніть кнопку ODBC DSN.
-
На сторінці Підключення до джерела даних ODBC виберіть щойно створене ім'я користувача та натисніть кнопку Далі.
-
На сторінці Select Database and Table (Вибір бази даних і таблиці) виберіть текстовий файл у стовпці Name (Ім'я) і натисніть кнопку Next (Далі).
-
На сторінці Збереження файлу зв'язку даних і завершення введіть ім'я файлу ODC у полі Ім'я файлу та натисніть кнопку Готово.
Щоб змінити розташування папки ( папку "Мої джерела даних " за замовчуванням, натисніть кнопку Огляд.
-
За потреби, щоб зробити файл підключення видимішим, можна ввести додаткові відомості в поля Опис, Зрозуміле ім'я та Ключові слова пошуку .
Щоб отримати додаткові відомості про різні параметри в різних діалогових вікнах, натисніть кнопку Довідка.
Використання файлу Schema.ini для визначення іншого символу роздільника елементів списку або текстового файлу
Файл Schema.ini – це текстовий файл, який містить записи, які замінює стандартні параметри текстового драйвера в реєстрі Windows. Загалом, щоб використовувати файл Schema.ini, потрібно виконати такі дії:
-
Збережіть файл Schema.ini в тій самій папці, що й текстовий файл, який імпортується.
-
Введіть ім'я файлу Schema.ini.
-
У першому рядку файлу Schema.ini введіть ім'я текстового файлу, на який потрібно створити посилання, в оточенні квадратних дужок.
-
Додайте додаткові відомості, щоб указати інший формат текстового файлу.
У наведених нижче розділах наведено типові приклади використання файлу Schema.ini.
Приклад: визначення заголовка стовпця
[Categories.txt] ColNameHeader=True
Приклад: укажіть крапку з комою (;) як роздільник
[Categories.txt] Format=Delimited(;)
Приклад: визначення символу табуляції як роздільника
[Products.txt] Format=TabDelimited
Приклад: Укажіть файл із фіксованою шириною
[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24
-
На вкладці Розсилки в групі Початок злиття натисніть кнопку Вибрати одержувачів > Використовувати наявний список.
-
У діалоговому вікні Вибір джерела даних виконайте одну з таких дій:
-
Щоб використати наявний файл ODC, двічі клацніть файл ODC. Дані буде імпортовано, і все буде готово.
-
Щоб створити новий файл ODC, натисніть кнопку Створити джерело та виконайте всі кроки, описані в процедурі.
Відкриється майстер зв'язків даних.
-
-
На сторінці Вас вітає майстер зв'язків даних виберіть Microsoft SQL Server.
-
На сторінці Підключення до сервера бази даних виконайте такі дії:
-
Введіть ім'я сервера бази даних у полі Ім'я сервера .
Якщо базу даних розташовано на комп'ютері, введіть (локальну).
-
У розділі Облікові дані для входу виконайте одну з таких дій:
-
Щоб використовувати ім'я користувача та пароль Windows, натисніть кнопку Використовувати автентифікацію Windows.
-
Щоб використовувати ім'я користувача та пароль бази даних, натисніть кнопку Використовувати такі ім'я користувача та пароль, а потім введіть ім'я користувача та пароль бази даних у відповідні поля.
-
-
-
Натисніть кнопку Далі.
-
На сторінці Вибір бази даних і таблиці виберіть базу даних у полі База даних , виберіть таблицю, подання або користувацьку функцію під стовпцем Ім'я та натисніть кнопку Далі.
-
На сторінці Збереження файлу зв'язку даних і завершення введіть ім'я файлу ODC у полі Ім'я файлу та натисніть кнопку Готово.
Щоб змінити розташування папки ( папку "Мої джерела даних " за замовчуванням, натисніть кнопку Огляд.
-
За потреби, щоб зробити файл підключення видимішим, можна ввести додаткові відомості в поля Опис, Зрозуміле ім'я та Ключові слова пошуку .
Імпорт даних із бази даних SQL Server за допомогою драйвера ODBC – це двоетапний процес. Спочатку за потреби визначте DSN користувача на комп'ютері для драйвера ODBC. По-друге, імпортуйте дані з бази даних SQL Server.
Визначення DSN користувача
-
Відкрийте Панель керування, а потім виберіть пункт Засоби адміністрування > системи та безпеки > джерела даних ODBC (32-розрядна версія) або Джерела даних ODBC (64-розрядна версія).
-
У діалоговому вікні Адміністратор бази даних ODBC перейдіть на вкладку Ім'я користувача та натисніть кнопку Додати.
-
У діалоговому вікні Створення New Data Source (Нове джерело даних) виберіть SQL Server, а потім натисніть кнопку Finish (Готово).
Відкриється діалогове вікно Створення Нове джерело даних для SQL Server.
-
Введіть ім'я джерела даних у полі Ім'я .
-
За потреби введіть опис джерела даних у полі Опис .
-
Введіть ім'я сервера бази даних у полі Сервер .
Якщо базу даних розташовано на комп'ютері, введіть (локальну).
-
Натисніть кнопку Далі.
-
У розділі Як SQL Server перевірити автентичність ідентифікатора входу? виконайте одну з таких дій:
-
Щоб використовувати ім'я користувача та пароль Windows, виберіть пункт З автентифікацією Windows NT за допомогою ідентифікатора входу в мережу.
-
Щоб використовувати ім'я користувача та пароль бази даних, виберіть параметр З автентифікацією SQL Server за допомогою ідентифікатора входу та пароля, введених користувачем, а потім введіть ідентифікатор входу та пароль бази даних у відповідні поля.
-
-
Двічі натисніть кнопку Далі та натисніть кнопку Готово.
-
Щоб переконатися, що введено правильні відомості, натисніть кнопку Перевірити джерело даних.
-
Виконайте одну з таких дій:
-
Якщо з'явиться повідомлення про помилку, повторно перевірте значення, введені в попередніх кроках.
-
Якщо з'явиться повідомлення "УСПІШНО ЗАВЕРШЕНО ПЕРЕВІРКИ!", натисніть кнопку OK.
-
-
Натисніть кнопку OK двічі поспіль.
Щоб отримати додаткові відомості про різні параметри в різних діалогових вікнах, натисніть кнопку Довідка.
Імпорт даних із бази даних SQL Server
-
На вкладці Розсилки в групі Початок злиття натисніть кнопку Вибрати одержувачів > Використовувати наявний список.
-
У діалоговому вікні Вибір джерела даних виконайте одну з таких дій:
-
Щоб використати наявний файл ODC, двічі клацніть файл ODC. Дані буде імпортовано, і все буде готово.
-
Щоб створити новий файл ODC, натисніть кнопку Створити джерело та виконайте всі кроки, описані в процедурі.
Відкриється майстер зв'язків даних.
-
-
На сторінці Майстер зв'язків даних натисніть кнопку ODBC DSN.
-
На сторінці Підключення до джерела даних ODBC виберіть ім'я джерела даних, визначене в попередньому розділі, і натисніть кнопку Далі.
-
На сторінці Вибір бази даних і таблиці виберіть базу даних у полі База даних , виберіть таблицю, подання або функцію під стовпцем Ім'я та натисніть кнопку Далі.
-
На сторінці Збереження файлу зв'язку даних і завершення введіть ім'я файлу ODC у полі Ім'я файлу та натисніть кнопку Готово.
Щоб змінити розташування папки ( папку "Мої джерела даних " за замовчуванням, натисніть кнопку Огляд.
-
За потреби, щоб зробити файл підключення видимішим, можна ввести додаткові відомості в поля Опис, Зрозуміле ім'я та Ключові слова пошуку .