Порада.
Якщо потрібно лише надрукувати без приміток, на вкладці "Файл " натисніть кнопку "Друк", виберіть команду "Друк усіх сторінок" і зніміть прапорець " Друк виправлень".
Відомості, які інспектор документів знаходить і видаляє в Word документах
Інспектор документів складається з кількох інспекторів, які допомагають виявляти й видаляти приховані дані та особисті відомості в Word документах перед наданням спільного доступу.
Важливо
Інспектор документів рекомендовано застосовувати до копії вихідного документа, оскільки не завжди можна відновити дані, видалені інспектором документів. Для отримання додаткових відомостей див. статтю "Використання інспектора документів".
Щоб швидко знайти та видалити дані та відомості, зробіть ось що.
- В інспекторі документів установіть або зніміть прапорці (як описано нижче), щоб видалити або зберегти файл.
- Натисніть кнопку "Перевірити".
- Перегляньте результати перевірки та виберіть Видалити все на елементах, які потрібно видалити.
Застереження та відомості щодо видалення відомостей див. в розділі "Використання інспектора документів".
- Натисніть Повторити перевірку або Закрити.
Примітка.
Інспектор документів не може видалити деякі відомості, описані в таблицях нижче.
|
Назва інспектора |
Знаходить та видаляє |
|
Примітки, виправлення, версії та зауваження |
- Примітки
- Позначки виправлення із записаних виправлень
- Відомості про версію документа
- Рукописні примітки
|
|
Властивості документа та особисті відомості |
- Властивості документа включно з відомостями із вкладок Загальні, Статистика та Додаткові діалогового вікна Властивості документа
- Заголовки електронної пошти
- Маршрути надсилання
- Відомості, надіслані для перевірки
- Властивості сервера документів
- Відомості про політику керування документами
- Відомості про тип вмісту
- Відомості про посилання на дані для полів, зв'язаних із даними (останнє значення буде перетворено на текст)
- Ім’я користувача
- Ім’я шаблону
|
|
Колонтитули та водяні знаки |
- Відомості, які зберігаються у верхніх колонтитулах
- Відомості, які зберігаються в нижніх колонтитулах
- Водяні знаки
|
|
Прихований текст |
Текст, відформатований як прихований (ефект шрифту, доступний в діалоговому вікні Шрифт)
Примітка. Цей інспектор не виявляє текст, прихований іншими методами (наприклад, білий текст на білому тлі). |
|
Настроювані XML-дані |
- Настроювані XML-дані, які може бути збережено в документі
|
|
Невидимий вміст |
Об'єкти, яких не видно, оскільки їх відформатовано як невидимі
Примітка. Цей інспектор не виявляє об'єкти, закриті іншими об'єктами. |
Примітка.
Якщо у вашій установі до інспектора документів було додано модулі, документи можна буде перевіряти на наявність додаткових типів відомостей.
Документ Word може містити такі типи прихованих даних й особистих відомостей:
-
Примітки, позначки виправлення із записаних виправлень, версії та рукописні зауваження. Якщо створений документ є результатом співпраці кількох осіб, він міститиме позначки виправлення із записаних виправлень, примітки, рукописні зауваження або версії. Ці відомості можуть дати змогу іншим особам переглянути імена осіб, які працювали над документом, примітки від рецензентів та внесені в документ зміни – речі, до яких не слід надавати спільний доступ за межами робочої групи.
-
Властивості документа та особисті відомості Властивості документа, або метадані, містять докладні відомості про документ, наприклад ім'я автора, тему й назву. Властивості документа також містять інформацію, яка автоматично зберігається в програмах Microsoft 365, наприклад ім'я особи, яка останньою зберегла документ, і дату створення документа. Якщо використано особливі функції, документ може також містити додаткові типи особистих даних, як-от заголовки повідомлень електронної пошти, надіслані для перевірки відомості, маршрути надсилання та імена шаблонів.
-
У колонтитулах можуть міститися колонтитули та водяні знаки Word у документі можуть міститися відомості у верхніх і нижніх колонтитулах. Крім того, документ Word може містити водяний знак.
-
Прихований текст Word документи можуть містити текст, відформатований як прихований. Якщо невідомо, чи є в документі прихований текст, використайте інспектор документів для його виявлення.
-
Властивості сервера документів Якщо документ збережено в розташуванні на сервері керування документами, наприклад на веб-сайті робочої області документів або в бібліотеці на основі служби служби Windows SharePoint Services, то в документі можуть міститися додаткові властивості документа або відомості, пов'язані з цим розташуванням сервера.
-
Настроювані XML-дані Документи можуть містити настроювані XML-дані, які не відображаються в самому документі. Інспектор документів може знайти та видалити ці XML-дані.
Важливо
Інспектор документів рекомендовано застосовувати до копії вихідного документа, оскільки не завжди можна відновити дані, видалені інспектором документів.
Відкрийте документ Word, який потрібно перевірити на наявність прихованих даних та особистих відомостей.
Щоб зберегти копію вихідного документа, на вкладці "Файл " виберіть пункт "Зберегти як" і введіть ім'я в поле "Ім'я файлу ".
У копії вихідного документа на вкладці "Файл " виберіть пункт "Відомості".
Виберіть команду "Перевірити на наявність проблем", а потім – "Перевірити документ".
У діалоговому вікні Інспектор документів установіть прапорці поруч із типами прихованого вмісту, який потрібно перевірити.
Натисніть кнопку "Перевірити".
Перегляньте результати перевірки в діалоговому вікні Інспектор документів.
Виберіть команду "Видалити все " поруч із результатами перевірки для тих типів прихованого вмісту, які потрібно видалити з документа.
Важливо
- Можливо, після видалення прихованого вмісту документа його не вдасться відновити за допомогою кнопки "Скасувати".
- Якщо потрібно видаляти приховані дані або особисті відомості з документів, збережених у форматі тексту OpenDocument (.odt), слід запускати інспектор документів кожного разу, коли документ зберігається в такому форматі.
За допомогою інспектора документів можна виявляти й видаляти приховані дані та особисті відомості, що зберігаються в документах Excel, перш ніж надавати спільний доступ до них.
Примітка.
Хоча можна видаляти приховані дані або особисті відомості з книг, надісланих іншим користувачам, якщо книгу Excel збережено як спільну, видалити коментарі, нотатки, властивості документа й особисті відомості не можна. Щоб видалити такі відомості зі спільної книги, спочатку скопіюйте та вимкніть функцію "Спільна книга".
Відомості, які інспектор документів знаходить і видаляє в документах Excel
У цій таблиці наведено типи прихованих даних і особистих відомостей, які інспектор документів може знайти та видалити в книгах.
Важливо
Інспектор документів рекомендовано застосовувати до копії вихідної книги, оскільки не завжди можна відновити дані, видалені інспектором документів. Для отримання додаткових відомостей див. статтю "Використання інспектора документів".
Щоб швидко знайти та видалити дані та відомості, зробіть ось що.
- В інспекторі документів установіть або зніміть прапорці (як описано нижче), щоб видалити або зберегти файл.
- Натисніть кнопку "Перевірити".
- Перегляньте результати перевірки та виберіть Видалити все на елементах, які потрібно видалити.
Застереження та відомості щодо видалення відомостей див. в розділі "Використання інспектора документів".
- Натисніть Повторити перевірку або Закрити.
Не всі відомості можна видалити. Додаткові відомості див. в статті "Відомості, які інспектор документів знаходить, але не може видалити".
Примітка.
Якщо у вашій установі додано настроювані модулі до інспектора документів, можуть відображатися додаткові типи відомостей.
| Для таких елементів: |
Інспектор документів знаходить і видаляє: |
|
Примітки та зауваження |
- Примітки
- Рукописні примітки
|
|
Властивості документа та особисті відомості |
- Властивості документа включно з відомостями із вкладок Загальні, Статистика та Додаткові діалогового вікна Властивості документа
- Розташування документа. Якщо вибрати пункт "Видалити все", наявне розташування документа буде видалено з файлу. Відомості про розташування документа буде знову додано до файлу під час збереження, доки ви не закриєте програму Excel і не відкриєте файл знову.
- Заголовки електронної пошти
- Маршрути надсилання
- Відомості, надіслані для перевірки
- Властивості сервера документів
- Відомості про політику керування документами
- Відомості про тип вмісту
- Ім’я користувача
- Відомості про шлях до принтера
- Примітки до сценарію
- Шлях до файлу для публікації веб-сторінок
- Примітки для визначених імен та імен таблиць
- Неактивні підключення до зовнішніх даних
|
|
Колонтитули |
- Відомості у верхніх колонтитулах аркуша
- Відомості у нижніх колонтитулах аркуша
|
|
Приховані рядки та стовпці |
- Приховані рядки
- Приховані стовпці, які містять дані
- Якщо в книзі містяться приховані стовпці без даних між стовпцями з даними, ці приховані стовпці також буде виявлено й видалено.
- Якщо приховані рядки або стовпці в книзі містять дані, то в разі їх видалення зміняться результати обчислень або формул. Якщо невідомо, які відомості є в прихованих рядках або стовпцях, закрийте інспектор документів, зробіть видимими приховані елементи й перегляньте їх вміст.
- Інспектор документів не виявляє фігури, діаграми, елементи керування, об’єкти й елементи керування Microsoft ActiveX, рисунки або об’єкти SmartArt, розташовані в прихованих стовпцях.
- Приховані рядки або приховані стовпці не видаляються, якщо вони є частиною заголовка таблиці, заголовка списку або зведеної таблиці. Ці рядки та стовпці відображаються.
|
|
Приховані аркуші |
Приховані аркуші
Примітка. Якщо приховані аркуші в книзі містять дані, то в разі їх видалення зміняться результати обчислень або формул. Якщо невідомо, які відомості є в прихованих аркушах, закрийте інспектор документів, зробіть видимими приховані аркуші та перегляньте їх вміст. |
|
Настроювані XML-дані |
Настроювані XML-дані, які може бути збережено у книзі |
|
Невидимий вміст |
Об’єкти, яких не видно, оскільки вони відформатовані як невидимі
Примітка. Інспектор документів не виявляє об'єкти, закриті іншими об'єктами. |
Інспектор документів допомагає виявляти й видаляти приховані дані та особисті відомості в книгах Excel.
Важливо
Інспектор документів рекомендовано застосовувати до копії вихідної книги, оскільки не завжди можна відновити дані, видалені інспектором документів.
Відкрийте книгу, яку потрібно перевірити на наявність прихованих даних і особистих відомостей.
Щоб зберегти копію вихідної книги, на вкладці "Файл " виберіть пункт "Зберегти як" і введіть інше ім'я в поле " Ім'я файлу ".
У копії вихідної книги на вкладці "Файл " виберіть пункт "Відомості".
Виберіть команду "Перевірити на наявність проблем", а потім – "Перевірити документ".
У вікні інспектора документів установіть прапорці поруч із типами прихованого вмісту, які потрібно перевірити. Докладні відомості про окремих інспекторів див. у статті "Пошук і видалення інспектором документів у документах Excel".
Натисніть кнопку "Перевірити".
Перегляньте результати перевірки в полі " Інспектор документів ".
Виберіть команду "Видалити все " поруч із результатами перевірки для тих типів прихованого вмісту, які потрібно видалити з документа.
Важливо
- Можливо, якщо прихований вміст видалено з книги, його не вдасться відновити за допомогою кнопки "Скасувати".
- Якщо видалити приховані рядки, стовпці або аркуші з даними, зміняться результати обчислень і формул у книзі. Якщо невідомо, які відомості є в прихованих рядках, стовпцях або аркушах, закрийте інспектор документів, зробіть видимими приховані елементи й перегляньте їх вміст.
- Інспектори приміток і зауважень, властивостей документа та особистих відомостей, а також верхні та нижні колонтитули не можна використовувати у книзі, збереженій як спільна (рецензування>,спільний доступ до книги). Це пов'язано з тим, що спільні книги використовують особисті відомості, щоб різні користувачі могли спільно працювати над однією й тією ж книгою. Щоб видалити такі відомості зі спільної книги, можна скопіювати книгу, а потім скасувати спільний доступ до неї. Щоб скасувати спільний доступ до книги, на вкладці "Рецензування " встановіть прапорець "Доступ до книги " та зніміть прапорець "Дозволити внесення змін кількома користувачами одночасно".
- Якщо потрібно видаляти приховані дані або особисті відомості з електронних таблиць, збережених у форматі OpenDocument Spreadsheet (ODS), слід використовувати інспектор документів щоразу, коли книга зберігається в такому форматі.
Ось кілька елементів, які можуть бути джерелом прихованих даних і особистих відомостей у книгах Excel:
-
Примітки та рукописні зауваження. Книга може містити примітки та рукописні зауваження, якщо створена робоча книга створена кількома користувачами. Ці відомості можуть дозволити іншим особам переглянути імена осіб, які працювали над робочою книгою, примітки від рецензентів та внесені в робочу книгу зміни.
-
Властивості документа та особисті відомості Метадані або властивості документа в Excel, як і в інших програмах Microsoft 365, містять такі відомості, як ім'я автора, тему й назву. Microsoft 365 автоматично зберігає ім'я особи, яка востаннє зберегла книгу, дату створення документа та його розташування. Можуть існувати додаткові типи особистих даних, як-от заголовки електронних повідомлень, надіслані для перевірки відомості, маршрути надсилання, властивості принтера (наприклад, шлях до принтера та пароль для безпечного друку) і відомості про шлях до файлу для публікування веб-сторінок.
-
Колонтитули У книгах відомості можуть міститись у верхніх і нижніх колонтитулах.
-
Приховані рядки, стовпці та аркуші Книги можуть містити приховані рядки, стовпці або цілі аркуші. Якщо надати для спільного перегляду копію книги з прихованими рядками, стовпцями або аркушами, інші користувачі можуть зробити видимими ці елементи й переглянути дані в них.
-
Властивості сервера документів Книги, які збережено в розташуванні на сервері керування документами, наприклад на веб-сайті робочої області документів або в бібліотеці на основі служби служби Windows SharePoint Services, можуть містити додаткові властивості документа або відомості, пов'язані з цим розташуванням сервера.
-
Настроювані XML-дані Книги можуть містити настроювані XML-дані, які не відображаються в самому документі. Інспектор документів може знайти та видалити ці XML-дані.
-
Невидимий вміст. Книги можуть містити невидимі об'єкти, які було відформатовано як невидимі.
-
Зовнішні посилання Книги можуть містити посилання на дані в інших книгах (зовнішні посилання). Назви аркушів, які містять такі дані, зберігаються з книгами, але можуть не відображатися.
-
Вбудовані файли або об'єкти Книги можуть містити вбудовані файли (наприклад, документ Microsoft 365 або текстовий файл) або вбудовані об'єкти (наприклад, діаграми або формули) з невидимим вмістом.
-
Макроси коду VBA. Книги можуть містити макроси, модулі VBA, елементи керування COM і ActiveX, користувацькі форми або функції, які можуть містити приховані дані.
-
Елементи, які можуть мати кешовані дані. Книги можуть містити кешовані дані для зведених таблиць, зведених діаграм, роздільників, часових шкал і формул кубів, які можуть не відображатися.
-
Опитування в Excel Книги можуть містити приховані запитання опитувань Excel, які було введено в вебпрограма Excel та збережено разом із книгою, але які не відображаються.
-
Сценарії диспетчера сценаріїв Книги можуть містити сценарії, визначені за допомогою диспетчера сценаріїв. Такі сценарії можуть передбачати використання кешованих або прихованих даних.
-
Фільтри. Книги можуть містити активні автофільтри або фільтри таблиць, які можуть призвести до зберігання в книзі кешованих або прихованих даних.
-
Приховані імена. Книги можуть містити приховані імена, які можуть бути джерелом прихованих даних.
Інспектор документів виявляє перелічені нижче елементи, які можуть містити дані, що не відображаються в книзі. Інспектор не може видалити такі елементи, оскільки це може призвести до порушення роботи книги. Можна перевірити кожен знайдений елемент і вирішити: видалити його вручну або замінити на елемент, який не має прихованих даних, як-от статичні рисунки.
| Для таких елементів: |
Інспектор документів знаходить: |
|
Зовнішні посилання |
Посилання на інші книги. Назви аркушів, які містять дані, зберігаються в книзі, але не відображаються. До зовнішніх посилань належать зовнішні посилання, які використовуються в:
- клітинках аркушів;
- іменах;
- об’єктах, таких як текстові поля й фігури;
- назвах діаграм;
- рядах даних для діаграм.
|
|
Вбудовані файли або об’єкти |
Вбудовані файли (наприклад, документ Microsoft 365 або текстовий файл) або вбудовані об'єкти (наприклад, діаграми або формули), які можуть містити дані, що не відображаються в книзі. Ось приклади деяких типів об’єктів:
- об’єкти растрових зображень;
- об’єкти Microsoft Equation 3.0;
- об’єкти діаграм Microsoft Graph;
- об'єкти презентації PowerPoint;
- Об'єкти креслень Visio
- WordОб'єкти документів Word
- об’єкти текстових файлів OpenDocument.
|
|
Макроси коду VBA |
Макроси або елементи VBA, які можуть містити приховані дані в книзі. До них належать:
- макроси, зокрема аркуші макросів Excel 4.0 (XLM);
- модулі VBA;
- елементи керування COM або ActiveX;
- користувацькі форми, зокрема форми Excel 5.0;
- користувацькі функції.
|
|
Функції бізнес-аналітики з кешованими даними |
Функції бізнес-аналітики з кешованими даними, що зберігаються з книгою, можуть містити невидимі дані. Інспектор документів перевіряє такі елементи, до яких можуть входити об’єкти PivotCache, SlicerCache або кеш формули куба:
- зведені таблиці та зведені діаграми;
- роздільники й часові шкали;
- формули кубів.
|
|
Опитування в Excel |
Запитання опитувань Excel, створені в вебпрограма Excel та збережені в книзі без відображення. |
|
Сценарії диспетчера сценаріїв |
Сценарії, визначені в диспетчері сценаріїв, можуть спричинити зберігання кешованих або прихованих даних у книзі. |
|
Фільтри |
Фільтри, які можуть спричинити збереження кешованих або прихованих даних у книзі. Інспектор документів перевіряє автофільтри та фільтри таблиць, що застосовані до даних. |
|
Приховані імена |
Приховані імена, які можуть зберігати приховані дані в книзі. |
Приховані відомості в презентаціях PowerPoint можна знайти або видалити за допомогою інспектора документів.
Порада.
Якщо потрібно лише надрукувати без приміток, на вкладці "Файл " натисніть кнопку "Друк", виберіть команду "Друк усіх сторінок" і зніміть прапорець " Друк виправлень".
У цій таблиці наведено типи прихованих даних і особистих відомостей, які інспектор документів може знайти та видалити в презентаціях PowerPoint.
Важливо
Інспектор документів рекомендовано застосовувати до копії вихідної презентації, оскільки не завжди можна відновити дані, видалені інспектором документів. Для отримання додаткових відомостей див. статтю "Використання інспектора документів".
Щоб швидко знайти та видалити дані та відомості, зробіть ось що.
- В інспекторі документів установіть або зніміть прапорці (як описано нижче), щоб видалити або зберегти файл.
- Натисніть кнопку "Перевірити".
- Перегляньте результати перевірки та виберіть Видалити все на елементах, які потрібно видалити.
Застереження та відомості щодо видалення відомостей див. в розділі "Використання інспектора документів".
- Натисніть Повторити перевірку або Закрити.
Не всі приховані дані та відомості можна видалити за допомогою інспектора документів. Докладні відомості див. в статті "Відомості, які інспектор документів знаходить, але не може видалити".
Якщо інспектор документів обладнано додатковими модулями, то можна виконувати перевірку документів на наявність додаткових типів відомостей.
|
Назва інспектора |
Знаходить та видаляє |
|
Примітки та зауваження |
- Примітки
- Рукописні примітки
|
|
Властивості документа та особисті відомості |
- Властивості документа, включно з відомостями із вкладок Загальні, Статистика та Додаткові діалогового вікна Властивості документа
- Заголовки електронної пошти
- Маршрути надсилання
- Відомості, надіслані для перевірки
- Властивості сервера документів
- Відомості про політику керування документами
- Відомості про тип вмісту
- Шлях до файлу для публікації веб-сторінок
|
|
Дані відстеження виправлень |
Дані про автора й час внесення змін до файлу. |
|
Невидимий вміст на слайді |
Об’єкти, які не відображаються через відповідне форматування
Цей інспектор не виявляє об’єкти, закриті іншими об’єктами. |
|
Вміст поза слайдом |
- Вміст або об’єкти, які не відображаються у презентації, оскільки розташовані за межами слайда:
- Графіка
- Текстові поля
- Графічні об’єкти
- Таблиці
Інспектор документів не виявляє та не видаляє об’єкти за межами слайда з анімаційними ефектами.
|
|
Нотатки для презентації |
Текст, доданий до розділу нотаток презентації
Інспектор документів не видаляє рисунки, додані до розділу нотаток презентації. |
|
Настроювані XML-дані |
Настроювані XML-дані, які може бути збережено у презентації |
Важливо
Інспектор документів рекомендовано застосовувати до копії вихідної презентації, оскільки не завжди можна відновити дані, видалені інспектором документів.
Відкрийте презентацію PowerPoint, яку потрібно перевірити на наявність прихованих даних та особистої інформації.
Щоб зберегти копію вихідної презентації, на вкладці "Файл " натисніть кнопку "Зберегти як" і введіть ім'я в поле "Ім'я файлу ".
У копії вихідної презентації на вкладці "Файл " натисніть кнопку "Відомості".
Натисніть кнопку "Перевірити на наявність проблем" і виберіть команду "Перевірити документ".
У діалоговому вікні Інспектор документів установіть прапорці поруч із типами прихованого вмісту, який потрібно перевірити. Докладні відомості про окремих інспекторів див. в статті "Вилучення прихованих даних і особистих відомостей під час перевірки документів, презентацій або книг".
Натисніть кнопку "Перевірити".
Перегляньте результати перевірки в діалоговому вікні Інспектор документів.
Виберіть команду "Видалити все " поруч із результатами перевірки для тих типів прихованого вмісту, які потрібно видалити з документа.
- Можливо, після видалення прихованого вмісту презентації його не вдасться відновити натисканням кнопки "Скасувати".
- Якщо потрібно видалити приховані дані та особисту інформацію з презентацій, збережених у форматі OpenDocument Presentation (ODP), необхідно запускати інспектор документів щоразу, коли презентація зберігається в цьому форматі.
Якщо після того як ви видалите особисті відомості за допомогою інспектора документів, програма PowerPoint продовжить автоматично видаляти особисті відомості під час збереження цього файлу. Однак, якщо для цієї презентації все ще потрібно спільно редагувати (наприклад, потрібно залишити імена співавторів пов'язаними з їхніми коментарями), ви можете зупинити автоматичне видалення особистих відомостей у програмі PowerPoint, натиснувши кнопку "Змінити параметр" у сповіщенні "Ввімкнуто видалення особистих відомостей".
У презентації PowerPoint може зберігатися кілька типів прихованих даних та особистих відомостей. Хоча ці відомості можуть не впадати в око, їх все одно можна отримати з презентації.
Приховані відомості можуть містити дані, які додає програма PowerPoint, щоб дати змогу спільно працювати над презентацією кільком користувачам. Крім того, до списку можуть належати відомості, які користувач навмисно позначає як приховані.
Презентація PowerPoint може містити такі типи прихованих даних та особистих відомостей:
-
Примітки та рукописні зауваження. Якщо створена презентація є результатом співпраці кількох осіб, вона може містити примітки та рукописні зауваження. Ці відомості можуть дозволити іншим особам переглянути внесені зміни, імена тих, хто працював над презентацією, а також примітки рецензентів.
-
Дані відстеження виправленняПід час спільної роботи над спільним документом, який зберігається в хмарі, PowerPoint 2016PowerPoint 2016 для Microsoft 365 зберігає дані про те, хто й коли вніс зміни до документа.
-
Властивості документа та особисті відомості Властивості документа, також відомі як метадані, містять докладні відомості про презентацію, наприклад ім'я автора, тему й назву. Властивості документа також містять інформацію, яка автоматично зберігається в програмах Microsoft 365, наприклад ім'я особи, яка останньою зберегла документ, і дату створення документа. Якщо використовувались особливі функції, документ може також містити додаткові типи особистих даних, такі як заголовки електронних повідомлень, які було надіслано для перевірки відомостей, маршрути надсилання, шляхи до принтера та відомості про шлях до файлу для публікування веб-сторінок.
-
Невидимий вміст на слайді Презентація може містити об'єкти, яких не видно, оскільки їх відформатовано як невидимі.
-
Вміст поза слайдом.Презентації PowerPoint можуть містити об'єкти, які не відображаються, тому що їх перетягнуто за межі слайда. Такий вміст поза слайдом може містити текстові поля, графіку, графічні об’єкти та таблиці.
-
Нотатки для презентації Розділ нотаток презентації PowerPoint може містити текст, який не потрібно оприлюднювати, особливо, якщо нотатки писалися виключно для особи, яка представляє презентацію.
-
Властивості сервера документів Якщо презентацію збережено в розташуванні на сервері керування документами, наприклад на веб-сайті робочої області документів або в бібліотеці на основі служби служби Windows SharePoint Services, то презентація може містити додаткові властивості документа або відомості, пов'язані з цим розташуванням сервера.
-
Настроювані XML-дані Презентації можуть містити настроювані XML-дані, які не відображаються в самому документі. Інспектор документів може знайти та видалити ці XML-дані.
Інспектор документів виявляє перелічені нижче елементи, які можуть містити дані, що не відображаються в презентації. Інспектор документів не може видалити ці елементи, тому що це може призвести до порушення роботи презентації. Можна перевірити кожен знайдений елемент і вирішити: видалити його вручну або замінити на елемент, який не має прихованих даних, як-от статичні рисунки.
| Для таких елементів: |
Інспектор документів знаходить: |
|
Вбудовані файли або об’єкти |
Вбудовані файли (наприклад, документ Microsoft 365 або текстовий файл) або вбудовані об'єкти (наприклад, діаграми або формули), які можуть містити дані, що не відображаються в книзі. Ось приклади деяких типів об’єктів:
- об’єкти растрових зображень;
- об’єкти Microsoft Equation 3.0;
- об’єкти діаграм Microsoft Graph;
- об'єкти презентації PowerPoint;
- Об'єкти креслень Visio
- WordОб'єкти документів Word
- об’єкти текстових файлів OpenDocument.
|
|
Макроси або код VBA |
Макроси або елементи VBA, які можуть містити приховані дані в презентаціях. До них належать:
- Макроси
- модулі VBA;
- елементи керування COM або ActiveX;
|
Інспектор документів та особисті дані
Дані відстеження виправлень, представлені в збірці PowerPoint 2016 8403 для оцінювачів Microsoft 365, ілюструють обмеження інспектора документів. Наприклад, Катерина та Лінда спільно працюють над презентацією А в Microsoft 365. Дані відстеження виправлень (тобто імена користувачів і час внесення змін) додаються до презентації. Якщо Мохаммед згодом відкриє презентацію А в попередній версії програми PowerPoint і запустить для файлу інспектор документів, щоб видалити особисті дані, інспектор документів у цій версії PowerPoint не зможе виявити та видалити дані відстеження виправлень, додані до презентації новішою версією PowerPoint для Microsoft 365, яку використовували Катерина та Ольга. Мохаммед не може видалити дані відстеження виправлень, не оновивши програму до поточної версії PowerPoint і не запустивши інспектор документів
У програмі Visio можна видалити приховані та особисті відомості, перш ніж надати спільний доступ до копії документа Visio іншим користувачам.
Важливо
Наполегливо рекомендуємо видаляти особисті та приховані відомості з копії вихідного документа, оскільки не завжди можна відновити видалені дані.
Особисті та приховані відомості можна видалити з наведених нижче областей функцій у програмі Visio.
- Примітки, вставлені на сторінки документа
- Властивості файлу (автор, керівник і компанія)
- Імена рецензентів, ініціали та виправлення
- Stencil file paths
- Шлях до та ім'я файлу шаблону
Примітка.
Якщо документ доступний іншим користувачам на спільному сервері, щоразу, коли хтось відкриває документ, відображаються відомості про ім'я користувача, який відкрив файл, та ім'я комп'ютера, на якому цей файл зберігається. Щоб захистити ці відомості, переконайтеся, що доступ до будь-яких спільних документів є доступним лише довіреним користувачам.
Виконавши наведені нижче дії, ви можете знайти та видалити приховані відомості в презентаціях Visio.
На вкладці Файл виберіть елемент Відомості.
Виберіть "Перевірити наявність проблем", а потім – "Видалити особисті відомості".
На вкладці "Особисті відомості " виберіть " Видалити ці елементи з документа".
Порада.
Установіть прапорець Попереджати у разі повторного вставлення цієї інформації , щоб отримувати попередження щоразу, коли ви намагаєтеся повторно вставити особисту інформацію.
Щоб видалити потенційно конфіденційні дані із зовнішніх джерел, установіть прапорець "Видалити дані із зовнішніх джерел", які зберігаються в документі.
Примітка.
Цей прапорець не вилучає дані, зв'язані з фігурою. Джерело даних буде видалено зі схеми, але якщо дані з цього джерела містяться на схемі, їх потрібно видалити вручну.
