Надання спільного доступу до зовнішніх даних за допомогою файлу ODC (Power Query)

Чудовий спосіб надати спільний доступ до даних користувачам Excel – скористатися файлом зв'язку з даними Office (ODC). Вони призначені для портативних і легких в оновленнях. Нижче наведено спосіб надання спільного доступу до зовнішніх джерел даних за допомогою даних у надбудові Power Query.

У цьому прикладі ми надамо спільний доступ до книги з даними, імпортованими з книги даних. Але цей процес застосовується майже до всіх зовнішніх джерел даних, які програма Excel може імпортувати та підключати. Єдиний виняток полягає в тому, що відомості про підключення не можна зберегти у файлі ODC для таблиці Excel або іменованого діапазону в тій самій книзі, з якої їх імпортовано (за допомогою функції Дані > з таблиці або діапазону).

Увага! Якщо у вас виникають проблеми з автентифікацією або конфіденційністю, див. статтею Керування настройками та дозволами джерела даних і Установлення рівнів конфіденційності.

Щоб полегшити спільний доступ до даних, один користувач виконує такі дії:

Виберіть дані> Отримати дані > з файлу >з книги.
У діалоговому вікні Імпорт даних знайдіть і виберіть книгу з даними, а потім натисніть кнопку Відкрити.
У діалоговому вікні Навігатор виберіть таблицю, а потім натисніть кнопку Перетворити дані.
У редакторі Power Query форміть дані в потрібному вигляді, а потім виберіть Основне > Закрити & Завантажити.
На аркуші Excel із даними запиту виберіть клітинку в таблиці, виберіть Дані ,клацніть стрілку поруч із кнопкою Оновити все ,виберіть Властивості підключення ,перейдіть на вкладку Визначення, а потім у нижній частині діалогового вікна виберіть Експортфайлу підключення .
У діалоговому вікні Збереження файлу введіть ім'я файлу, натисніть кнопку Зберегти,а потім – OK.
Переконайтеся, що файл зберігається в надійному джерелі даних у розташуванні, до того як інший користувач може отримати доступ, наприклад до мережевої папки. Докладні відомості про надійні джерела даних див. в статті Надійні документи,Перегляд параметрів конфіденційності в Центрі безпеки та конфіденційностіта Додавання, видалення або змінення надійного розташування.
Збережіть книгу.

Результат

Файл ODC містить усі відомості про підключення до зовнішнього джерела даних, кроки та формули операцій Power Query. За потреби відкрийте файл ODC у Блокноті, щоб проекзаменувати формат XML, який використовується.

Щоб отримати доступ до спільних даних, інший користувач виконує такі дії:

За допомогою Файлового провідника знайдіть файл ODC, створений у попередньому розділі, а потім двічі клацніть його.

Excel відкриє файл ODC у новій книзі Excel.
Якщо з'явиться повідомлення про те, що джерело даних надійне, натисніть кнопку Увімкнути.
У діалоговому вікні Імпорт даних виберіть спосіб імпорту даних і натисніть кнопку OK. Щоб отримати додаткові відомості про використання цього діалогового вікна, виберіть знак питання (?).
Щоб переконатися, що все працює належним чином, оновіть джерело даних книги, а потім оновіть усі дані в цій книзі, натиснувши клавіші Ctrl+Alt+F5.
Збережіть книгу.