За допомогою Microsoft Outlook 2013 можна зв'язати зовнішній список, який містить клієнтів, завдання, зустрічі або дописи. Після підключення ви можете переглядати, редагувати та друкувати дані за допомогою знайомого інтерфейсу користувача Outlook так, ніби вони є рідними відомостями Outlook.
Якщо дані, які ви оновлюєте, – це контактна інформація, наприклад пов'язана з клієнтами, ви можете зателефонувати їм, надіслати їм повідомлення електронної пошти та надіслати запрошення на нараду. Синхронізація даних двостороння або двонапрямна. Зміни, внесені в програмі Outlook 2013, автоматично синхронізуються із зовнішнім джерелом даних. Зміни, внесені до зовнішнього джерела даних, синхронізуються з елементами в програмі Outlook 2013, хоча може знадобитися операція оновлення.
Докладні відомості див. в статті Пошук вмісту про зовнішні дані.
У цій статті
Підготовка
Щоб забезпечити захищений доступ до зовнішніх даних, перед роботою з ними необхідно виконати певні попередні завдання. Наведені нижче відомості допоможуть вам спланувати подальші дії. Якщо ж у вас виникнуть проблеми під час роботи із зовнішніми даними, ці відомості допоможуть вам виявити причину. Щоб отримати доступ до зовнішніх даних, вам або адміністратору слід виконати такі дії:
Поширені обов'язкові завдання
Підготовка зовнішнього джерела даних Можливо, адміністратору знадобиться створити обліковий запис і надати дозволи джерелу даних, щоб переконатися, що потрібні користувачі мають доступ до даних і що вони не опиняться в чужих руках. Крім того, адміністратор може створити певні таблиці, подання, запити тощо в зовнішній базі даних, щоб залишити лише потрібні результати й підвищити продуктивність.
Настроювання служб і облікових записів SharePoint Адміністратор повинен активувати служби підключення до бізнес-даних і служби захищеного сховища.
Настроювання служб захищеного сховища Адміністратор повинен виконати такі дії: визначити найкращий режим доступу для зовнішнього джерела даних, створити цільовий застосунок і настроїти облікові дані для цільового застосунку.
Настроювання служб підключення до бізнес-даних Адміністратор повинен переконатися, що користувач, який створює зовнішній тип вмісту, має дозвіл на зберігання метаданих служби підключення до бізнес-даних і що відповідні користувачі мають доступ до зовнішнього типу вмісту, на основі якого створено зовнішній список.
Створення зовнішнього типу вмісту Користувач повинен визначити зовнішній тип вмісту, який містить відомості про підключення, доступ, методи роботи, стовпці, фільтри та інші метадані, які використовуються для отримання даних із зовнішнього джерела даних.
Створення зовнішнього списку За потреби користувач має створити зовнішній список на основі зовнішнього типу вмісту та одного або кількох подань зовнішнього списку.
Перевірка готовності продуктів Office до використання Щоб синхронізувати зовнішні дані з продуктами Office, на кожному клієнтському комп'ютері має бути інстальовано Windows 7 або новішої версії, а також безкоштовні програмні продукти SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 та WCF Data Services 5.0 для OData V3 (за потреби вам буде автоматично запропоновано завантажити програмне забезпечення). Крім того, переконайтеся, що параметр інсталяції Office увімкнуто служби підключення до бізнес-даних (це використовується за замовчуванням). Цей параметр інсталює середовище виконання клієнта служб підключення до бізнес-даних, який виконує такі дії: кешує та синхронізується із зовнішніми даними, зіставляє бізнес-дані із зовнішніми типами вмісту, відображає засіб вибору зовнішніх елементів у продуктах Office і запускає настроювані рішення в продуктах Office.
Обов'язкові завдання Outlook
Активація функції "Автономна синхронізація зовнішніх списків" Функція ферми та сайту , автономна синхронізація зовнішніх списків, також має бути активною. Ця функція активна за промовчанням на рівні ферми, але не активна за промовчанням на рівні сайту.
Створення зовнішнього типу вмісту, підтримуваного в Outlook Під час створення зовнішнього типу вмісту користувач має ввімкнути підтримку автономної синхронізації та встановити для поля Тип елемента Office значення " Контакт","Зустріч", "Завдання" або " Опублікувати".
Зіставлення відповідних полів Користувач має зіставити одне або кілька полів зовнішнього типу вмісту з відповідними полями Outlook.
Під час зіставлення зовнішнього типу вмісту, наприклад клієнта, з типом елемента Outlook, наприклад контактом, потрібно явно зіставити окремі поля зовнішнього типу вмісту, як-от ім'я клієнта, прізвище, адреса клієнта та телефон клієнта, з відповідними полями типу елемента Outlook, наприклад ім'я контакту, LastName, BusinessAddress і BusinessPhone.
Не потрібно зіставляти всі відповідні поля, але потрібно зіставити наведені нижче поля.
| Тип елемента Outlook | Поле елемента Outlook |
|---|---|
| Контакт | LastName |
| Завдання | Тема |
| Зустріч | Початок, кінець і тема |
| Пост | Тема |
Незіставлені поля, залежно від числа, відображаються як розширені властивості, як показано нижче.
- Присадибних Додавання до області форми внизу стандартної сторінки форми Outlook (від 2 до 5 полів).
- Окремі Додано як нову сторінку до форми Outlook (6 або більше полів).
Якщо зовнішній тип вмісту не зіставиться безпосередньо з жодним типом елемента Outlook, можна зіставити поля з типом елемента Post Outlook , який є найгенеративнішим типом елемента.
Підключення зовнішнього списку до програми Outlook 2013
- Перейдіть на сайт SharePoint із зовнішнім списком.
- Виберіть пункт ListConnect to Outlook (Підключитися до програми> Outlook).
- За потреби програма Outlook 2013 відкривається та створює новий файл даних Outlook (BCSStorage.pst), який називається Зовнішні списки SharePoint в області переходів , а потім створює папку з іменем <Сайт> – <Зовнішній список>.
Порада.
За замовчуванням дані оновлюються автоматично кожні шість годин, але це значення можна змінити. Щоб переконатися, що відображаються поточні дані із зовнішнього джерела даних, клацніть папку правою кнопкою миші та виберіть команду Синхронізувати зараз.
Примітка.
За замовчуванням в Outlook 2013 відображаються лише поля, явно зіставлені з відповідними полями Outlook автором зовнішнього типу вмісту. Крім того, щоб переглянути всі поля із зовнішнього списку, зіставлені або не зіставлені, виконайте такі дії:
- Відкриття одного елемента у формі (на вкладці Контакт у групі Відображення натисніть кнопку< Відомості>).
- Створіть настроюване подання Outlook і додайте всі поля із зовнішнього списку.
Дізнайтеся більше про відображення полів і створення настроюваних подань у довідковій системі Outlook.