Office можна налаштувати, щоб порекомендувати або автоматично використовувати підпис чутливості до файлу або повідомлення електронної пошти, якщо вона включає в себе конфіденційні корпоративні або особисті відомості, як-от номери соціального страхування, номери кредитних карток, номери банківських рахунків і міжнародних ідентифікаторів. Це дає змогу зберігати файли та повідомлення відповідно до політик захисту інформації організації, навіть якщо ви не застосували мітку чутливості вручну.
Спосіб Office автоматично застосовує або рекомендує позначки чутливості
Щоб отримати відомості про доступність цієї функції в різних Office програмах і платформах, Дізнайтеся, як у програмах Office працювати з підписами чутливості.
Word, Excel таPowerPoint
Якщо підпис застосовуватиметься автоматично, з'являється виринаюча підказка з іменем відповідного надпису, а також необов'язкового повідомлення від адміністратора. Щоб закрити підказку політики, можна вибрати елемент OK або X .
Якщо рекомендовано позначити позначку політики, з'являється виринаюча підказка з ім'ям підпису, який було рекомендовано, а також додатковим повідомленням від адміністратора. Натисніть кнопку Застосувати чутливість , щоб застосувати підпис, або натисніть кнопку X , щоб закрити підказку політики без застосування підпису.
У Word чутливий вміст, який викликав рекомендацію підпису чутливості, позначено червоним підкресленням та рожевим виділенням. Це дає змогу переглядати та видаляти чутливе вміст замість того, щоб застосовувати рекомендовану позначку чутливості.
Ви можете переглянути весь чутливий вміст документа одночасно, вибравши команду Відображати чутливе вміст у підказці політики.
Відкриється область редактора, у якій показано огляд чутливе вміст документа, а також звичайні рекомендації з корекції та уточнення. Вибравши відповідну категорію вмісту, наприклад "номер кредитної картки", можна переглянути та видалити всі екземпляри чутливе вміст за допомогою області редактора або контекстного меню.
Outlook
Якщо підпис застосовуватиметься автоматично, з'являється виринаюча підказка з іменем відповідного надпису, а також необов'язкового повідомлення від адміністратора. Натисніть кнопку OK або X , щоб закрити підказку політики.
Якщо рекомендовано позначити позначку політики, з'являється виринаюча підказка з ім'ям підпису, який було рекомендовано, а також додатковим повідомленням від адміністратора. Натисніть кнопку Застосувати чутливість , щоб застосувати підпис, або натисніть кнопку X , щоб закрити підказку політики без застосування підпису.
Word, Excel та PowerPoint
Якщо підпис застосовуватиметься автоматично, відображається виринаюча підказка з іменем застосованого надпису. Натисніть кнопку OK або X , щоб закрити підказку політики.
Якщо рекомендовано позначити мітку чутливості, на вкладці політики відображається відповідне ім'я надпису, який було рекомендовано. Натисніть кнопку змінити зараз , щоб застосувати рекомендовану етикетку, або натисніть кнопку X, щоб закрити підказку політики без застосування підпису.
Примітка.: Автоматичне маркування та рекомендації в програмі Excel для Mac працюють лише в тому випадку, якщо книга зберігається у OneDrive або SharePoint.
Інтернет-версія Outlook
Якщо надпис буде застосовано автоматично, Підказка відображається з іменем надпису, що застосовувався.
Якщо рекомендовано позначити позначку чутливості, на вкладці, що була рекомендована, відображається підказка з ім'ям наклейки. Натисніть кнопку змінити чутливість , щоб застосувати рекомендовану етикетку, або натисніть кнопку відхилити , щоб закрити підказку без застосування підпису.
Word, Excel та PowerPoint
Якщо підпис застосовуватиметься автоматично, відображається виринаюча підказка з іменем застосованого надпису. Натисніть кнопку OK або X , щоб закрити підказку політики.
Якщо рекомендовано позначити мітку чутливості, на вкладці політики відображається відповідне ім'я надпису, який було рекомендовано. Натисніть кнопку змінити зараз , щоб застосувати рекомендовану етикетку, або натисніть кнопку X, щоб закрити підказку політики без застосування підпису.
Інтернет-версія Outlook
Якщо надпис буде застосовано автоматично, Підказка відображається з іменем надпису, що застосовувався.
Якщо рекомендовано позначити позначку чутливості, на вкладці, що була рекомендована, відображається підказка з ім'ям наклейки. Натисніть кнопку змінити чутливість , щоб застосувати рекомендовану етикетку, або натисніть кнопку відхилити , щоб закрити підказку без застосування підпису.
КолиOffice не застосовуватиметься або не рекомендує підпис до чутливості
Office не застосовуватиметься до позначки чутливості, якщо:
-
Підпис із чутливістю вручну застосовано до файлу або повідомлення електронної пошти.
-
Файл або електронна пошта вже мають позначку з вищою чутливістю, ніж підпис, який було застосовано автоматично.
Office не рекомендую використовувати підпис чутливості, якщо:
-
Файл або електронна пошта вже мають позначку чутливості, яка дорівнює або вища, ніж підпис, який було рекомендовано.
Як Office виявляє конфіденційні відомості
-
Під час відкриття документа в Word, Excel та PowerPoint програма виявлення автоматично відкривається, коли ви відкриваєте документ і продовжує працювати в фоновому режимі під час редагування.
-
У Outlook для Windows виявлення почнеться автоматично під час створення нового повідомлення або відповідь або пересилання наявного повідомлення.
-
У Інтернет-версія Outlook виявлення відбувається, коли чернетку повідомлення буде збережено.
Примітка.: Оскільки ця функція аналізує дані за допомогою служби Microsoft 365, ви можете бути стурбовані безпекою ваших даних. Щоб отримати докладні відомості, можна прочитати підключені до Office досвід .
Вимоги
Щоб автоматично використовувати або рекомендувати підпис,Office потрібно виконати наведені нижче умови.
-
Вам призначено одну з наведених нижче ліцензій.
-
Office 365 E5
-
Microsoft 365 E5 або Microsoft 365 E5 відповідність
-
Захист даних в Azure Премія P2
-
-
Ви підключаєтеся до Інтернету.
-
Office настроєно, щоб дозволити використання підключених до Office досвіду, які аналізують вміст.
-
Ви використовуєте версію Office, яка підтримує автоматичну та рекомендовану маркування чутливості.
-
Адміністратор налаштував умови , які запускатимуть цю функцію, і налаштували, чи потрібно автоматично застосовувати або використовувати підпис до чутливості.
Обмеження
-
Процес автоматичної та рекомендованої чутливості для маркування вOffice не гарантується. Office не забороняє користувачам зберігати або закривати файли або надсилати повідомлення електронної пошти до виявлення чутливих термінів.
Для додаткового покриття адміністратори мають налаштувати автоматичну відповідність етикеток на вміст, використовуючи сканер захисту інформації та хмарну програму Microsoft Cloud Security. -
У Excel підмножину вмісту клітинок книги буде вибрано для оцінювання, а конфіденційної інформації за межі цього зразка може бути пропущено. Наприклад, у Excel для Інтернету обмеження вибірки становить близько 2 Мб і 2000 клітинок. Ми працюємо над розширенням цього зразка, щоб покрити більшу частину книги.
-
Конфіденційні відомості, що містяться в певних об'єктах, не буде виявлено. Ось кілька прикладів:
-
Рукописний текст
-
Вбудовані файли
-
Об'єкти, крім клітинок, як-от зведені таблиці або рисунки SmartArt (Excel )
-
Клітинки з формулою або обчисленням виходів (Excel )
-
Примітки, колонтитули, виноски, кінцеві виноски та текстові поля (Word для Інтернету)
-
Фігури та рисунки SmartArt (Word )
-
Нотатки (PowerPoint )
-
-
Під час відкриття або редагування чутливе вміст може виникнути затримка перед автоматичним застосуванням або рекомендованими наклейками. Тривалість затримки залежить від кількості вмісту, що обчислюється, і швидкість підключення до Інтернету, а також може тривати від кількох секунд до кількох хвилин. Ми працюємо над тим, щоб зменшити цю затримку з часом.
-
У програміWord настільних ПК чутливі умови в неопублікованих коментарях не перевірено (це стосується лише нових приміток).
-
У програміWord настільних ПК видалення чутливе вміст не видаляє термін із відстежуваних змін або інших версій документа.
-
УOutlook для Windows тільки повідомлення, що складається, а не журнал повідомлень, буде розглянуто в скані, а рядок теми не входить до відсканованого повідомлення.
Додаткові відомості
Відомі проблеми з автоматичним застосуванням або рекомендуванням позначок чутливості
Застосування підписів чутливості до документів і електронної пошти в Office
