Повторювані дані часто повзають, коли кілька користувачів додають дані до бази даних одночасно або не призначені для перевірки повторюваних даних. Якщо необхідно видалити велику кількість повторюваних даних, найлегше це зробити за допомогою запиту. Перший крок – це пошук повторюваних записів за допомогою запиту в базі даних.
Примітка.: Методи, описані в цій статті, не стосуються веб-програм Access.
Перед видаленням даних
Видалення даних скасувати не можна, тому переконайтеся, що база даних готова, перш ніж видаляти повторювані записи.
-
Переконайтеся, що файл доступний не лише для читання.
-
Якщо до бази даних надається спільний доступ іншим користувачам, попросіть їх закрити об’єкти, з якими ви працюватимете, щоб уникнути можливих конфліктів даних.
-
Якщо у вас є дозволи на відкриття бази даних у монопольному режимі, натисніть кнопку Файл >Відкритита виберіть базу даних. Клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити та виберіть монопольний доступ.
-
Надзвичайно важливо створити резервну копію бази даних. Єдиний спосіб відновити видалені записи – це відновити їх із резервної копії. Під час операції видалення записи в пов’язаних таблицях також може бути видалено.
Примітка.: Для відновлення з резервної копії закрийте та перейменуйте вихідний файл, щоб для резервної копії можна було використати ім’я вихідної версії. Призначте резервній копії ім’я вихідної версії та відкрийте перейменовану резервну копію в програмі Access.
Створення та виконання запиту на видалення
-
Перейдіть на вкладку Створення > Конструктор запитів і двічі клацніть таблицю, з якої потрібно видалити записи.
-
Двічі клацніть зірочку (*), щоб додати всі поля таблиці до конструктора запитів.
-
Додайте поля, що використовуватимуться для ідентифікації записів, призначених для видалення. Наприклад, припустімо, що клієнт припиняє свою діяльність і необхідно видалити всі невиконані замовлення цього клієнта. Щоб знайти лише ці записи, до сітки макета можна додати поля "Ідентифікатор клієнта" та "Дата замовлення".
-
Також можна додати умови в рядку Умови. Наприклад, можна додати ідентифікатор клієнта, який завершив свою діяльність, і дату, з якої замовлення цього клієнта більше не дійсні.
-
Зніміть прапорець Відображення для кожного поля умов.
-
На вкладці Конструктор натисніть кнопку Запуск. Переконайтеся, що запит повертає всі записи, які потрібно видалити.
-
Натисніть кнопку Режим конструктора та на вкладці Конструктор натисніть кнопку Видалення. Вибірковий запит зміниться на запит на видалення, рядок Відображення в нижній частині до сітки макета буде приховано, і буде додано рядок Видалення.
-
Ще одна перевірка перед запуском запиту на видалення: переконайтеся, що рядок Видалення у стовпці із зірочкою * (усі поля) відображає параметр Від, а в будь-якому стовпці умов відображається параметр Де.
-
На вкладці Конструктор натисніть кнопку Запуск > Так.
Докладні відомості див. в статті Порівняння двох таблиць і пошук записів без збігів.
