Використання злиття для створення листа у Word 2000

Microsoft Word 2002 версію цієї статті див.
294683.
Microsoft Word 97 версію цієї статті див.
141922.

У ЦЬОМУ ЗАВДАННІ

ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ
- Що таке злиття
ПОСИЛАННЯ
- Додаткові ресурси
- Пов'язані статті

Загальні відомості

У цій статті описано, що злиття, як основний злиття для створення листа у програмі Microsoft Word.

Щоб отримати додаткові відомості про виконання інших типів злиття злиття з інших типів даних і вирішення проблем Перегляньте список статей в розділі " Пов'язані статті " цієї статті.

Опис термінологію, яка використовується в цій статті див. розділ " словник " цієї статті.

Що таке злиття

Злиття-це засіб Microsoft Word. Під час злиття можна об'єднувати стандартних відомостей (наприклад, Стандартний лист) змінної інформацію, наприклад, (база даних імена) і адреси клієнтів. Таким чином, ви можете мати документи, які майже те ж саме: суть документи те ж саме для кожного клієнта, але кожен документ, адаптованого для певного користувача, у базі даних.

Існує три основні компоненти, для злиття:

Основний документ, який містить інформацію про стандартних: тексту та графіки. Основний документ також визначає, формат кінцевий документ злиття; Наприклад, Стандартний лист, конверти або етикетки.
Джерело даних містить інформацію про змінну: список імен та адрес, наприклад.
Злиття документ, який містить поєднання стандартний текст і змінну інформації.

Основний документ, містить графіки в кожна версія документа злиття та стандартний текст. У головному документі Вставлення спеціальних інструкцій, називається поля злиття, про те, де змінна інформація з'явиться. Під час злиття відомості джерела даних з основним документом змінної відомості замінює поля злиття індивідуальні відомості. У результаті – це складений документ, який містить поєднання частин документа а також змінної відомості.

Джерело даних, містить відомості (наприклад, імена, адреси та номери телефонів), що змінюється з кожною з версій документа. У більшості випадків, можна зберігати дані в документ Word; Однак, Word також виявляє інших форматів. Джерело даних, наприклад, може бути книги Microsoft Excel, бази даних Microsoft Access або файл із роздільниками комами змінної (CSV).

Джерело даних настроєно з рядка заголовка (або запис заголовок) і записи даних. Рядок заголовка, розташований на перший елемент у джерелі даних. Містить назви полів, які ідентифікують змінної інформації. Записи даних, містять індивідуальні відомості. Кожного запису даних складається з одного або кількох полів, залежно від змінної відомості для кожного користувача. Цей набір даних, робить даних запису.

Злиття складається з чотирьох основних кроків:

Відкриття або створення основного документа.
Відкриття або створення джерела даних.
Редагування основного документа.
Виконання злиття.

Нижче показано, як створити стандартний лист, додайте його до джерела даних, її та злиття документів. Процедура об'єднані Конверти або етикетки подібне. Щоб отримати додаткові відомості, див. відповідні статті зазначено в полі
Пов'язані статті розділ цієї статті.

Крок 1: Відкриття, або створення основного документа

Якщо документ, який містить стандартний текст, який потрібно використовувати, відкрити. Або, якщо потрібно створити новий Стандартний лист наразі немає новий документ відображається, натисніть створити на стандартній панелі інструментів.
У меню " Сервіс " натисніть кнопку " злиття".
В області основного документа Злиття діалогового вікна натисніть кнопку " створити".
Клацніть стандартні листи.

Вам буде запропоновано використовувати основний документ активного вікна або створення нового основного документа. Клацніть активного вікна. Активний стає основним документом злиття.

Word повертається до злиття.
Перейдіть до крок 2: відкриття або створення джерела даних.

Крок 2: Відкрити, або створення джерела даних

Під час відкриття або створення джерела даних за допомогою використання певного набору змінної відомості для злиття злиття, кажуть слова. До основного документа підключається до джерела даних, скористайтеся одним із наведених нижче способів.

Спосіб 1: Якщо у вводиться імена та адреси, вперше

Щоб створити нову базу даних, виконайте такі дії:

В області джерела даних у діалоговому вікні Злиття , клацніть Отримати дані.
Натисніть кнопку на створення джерела даних.

З'явиться діалогове вікно Створення джерела даних . У цьому діалоговому вікні можна вказати імена полів до джерела даних. Назви полів, у рядку заголовка список імен полів, які часто використовуються стандартні листи, поштових етикеток і конвертів. Ви можете видалити поля, які ви не хочете, вибравши їх на той час і клацніть Ім'я поля, видалення. Якщо потрібно створити нові імена в полі введіть нове ім'я поля, у полі Ім'я поля та клацніть Додати ім'я поля.

Під час створення нових полів і видалення поля, що не завершено, натисніть кнопку " OK".
З'явиться діалогове вікно Збереження документа . У полі Ім'я файлу введіть ім'я, яке потрібно джерела даних і натисніть кнопку зберегти.
Коли буде запропоновано, або змінити джерело даних, або основний документ, натисніть кнопку " Редагувати джерело даних".
Коли з'явиться діалогове вікно Дані форм , введіть інформацію у вигляді. Якщо немає інформації певного поля, Залиште поле пустим. За промовчанням Word пропускає пусті поля, тому що злиття не діє, якщо пустих записів у вигляді даних. Набір даних для кожної форми робить даних запису.
Після вводу відомостей для запису, натисніть кнопку Додати , щоб перейти до наступного запису.
Після додавання всі дані, натисніть кнопку "ОК" , щоб повернутися до основного документа.

Зверніть увагу на панелі інструментів об'єднання .
Зберегти основний документ.

Під час збереження на цьому етапі основний документ, ви також збереження до джерела даних і вкладенням основного документа.
Перейдіть до крок 3: редагування основного документа.

Спосіб 2: Якщо ви працюєте на джерело даних

Щоб скористатися джерело даних, виконайте такі дії:

У діалоговому вікні Злиття , клацніть Отримати дані.
Виберіть тип джерела даних.
У діалоговому вікні Відкрити джерело даних , виберіть файл, який містить змінну інформацію, яку потрібно використовувати і натисніть кнопку Відкрити.

Зверніть увагу: джерела даних немає у списку файлів, виберіть відповідний диск а також папки. У разі потреби, виберіть відповідний параметр у Списку типи файлів . Виберіть файл і натисніть кнопку Відкрити.

Word пропонує таке повідомлення:

Знайдено не полів для злиття основного документа. Натисніть кнопку редагування основного документа, щоб вставити поля злиття до основного документа.
Виберіть Редагування основного документа , щоб повернутися до основного документа.

Зверніть увагу на панелі інструментів об'єднання .
Зберегти основний документ. Під час збереження на цьому етапі основний документ, ви також збереження до джерела даних і вкладенням основного документа.
Перейдіть до крок 3: редагування основного документа.

Крок 3: Редагування, основний документ

На кроці 1 ви вибрали або відкрийте наявний документ або створити новий пароль. Використання з будь-якої з наведених нижче способів, залежно від вибору, внесені на кроці 1.

Спосіб 1: Якщо використовується наявний документ

Виберіть, куди потрібно вставити дані із джерела даних.
На панелі інструментів злиття кнопку Вставити поле злиттята клацніть поле злиття, який потрібно використовувати.

Зверніть увагу: переконайтеся, що введення пробілів чи розділові потрібні поля два злиття або після поле злиття. Також можна відформатувати (це стосується жирним або курсив форматування) поля злиття, просто, як звичайний текст.
Повторіть кроки 1 і 2, для кожного поля злиття, який потрібно додати до документа.
Після завершення редагування основного документа, натисніть кнопку зберегти або Зберегти як " файл ". Ім'я файлу та натисніть кнопку зберегти.
Перейдіть до крок 4: виконання злиття.

Спосіб 2: Якщо ви працюєте на новий основний документ

Введіть або додати будь-який тексту та графіки, які потрібно включити в листа.
Кожного разу, що ви місце, куди потрібно вставити відомості з джерела даних, натисніть кнопку Вставити поле злиття на панелі інструментів злиття та клацніть поле злиття, який потрібно використовувати.

Зверніть увагу: переконайтеся, що введення пробілів чи розділові потрібні поля два злиття або після поле злиття. Також можна відформатувати (це стосується жирним або курсив форматування) поля злиття, просто, як звичайний текст.
Після завершення редагування основного документа, натисніть кнопку зберегти або Зберегти як " файл ". Ім'я файлу та натисніть кнопку зберегти.
Перейдіть до крок 4: виконання злиття.

Крок 4:, Виконати злиття

У меню " Сервіс " натисніть кнопку " злиття".
В області злиття даних у документінатисніть кнопку " злиття".
У діалоговому вікні злиття натисніть, Щоб об'єднатиі виберіть новий документ для відображення злиття документів на екрані. Щоб надрукувати документ злиття, клацніть Друк у меню файл .

Зверніть увагу: У поле Злиття, щоб вибрати принтер , якщо потрібно надіслати документ злиття на принтер без першого перегляду на екрані.
Натисніть кнопку, злиття.

Словник термінів

Стандартних. Загальні відомості про кожного Стандартний лист, поштових етикеток, конверт або каталог.

Поле даних. Категорії інформації, у джерелі даних. Поле даних відповідає стовпців даних до джерела даних. Ім'я кожного поля даних, наведених у першому рядку (заголовок рядка) до джерела даних. "Індекс" і "Прізвище", які дані поля імен.

Запису даних. Повний набір пов'язаних даних у джерелі даних. Запис даних відповідає один рядок даних до джерела даних. Усі відомості про один клієнт у списку розсилки клієнта, наведено приклад запису даних.

Джерело даних. Джерело даних — це файл, що містить дані, що змінюється на кожну копію документа злиття. Джерело даних, наприклад, можуть містити ім'я та адресу кожного одержувача, Стандартний лист.

Комами. Текстовий файл з полями даних комами (або комами) вкладку символи або комами та даних записами символами позначки абзацу.

Рядок заголовка. Перший рядок (або запис) у джерелі даних злиття. Рядок заголовка, містить імена полів для категорії відомостей, у джерелі даних; Наприклад, "Ім'я" і "Місто". Рядок заголовка, також можна зберігати в окремий документ, який називається заголовок джерела.

Основного документа. В операції злиття в документ, який містить тексту та графіки, залишаються без змін, для кожної версії створеного документа; Наприклад, адресу та текст листа.

Поле злиття. Покажчик місця заповнення, який вставляється в основний документ. Поля злиття прямого Microsoft Word, де можна додати інформацію з джерела даних. Наприклад, вставте поле злиття "місто" щоб вставити назву міста, такі як "Париж", які зберігаються в поле даних місто.

Об'єднаного документа. Документ, внаслідок злиття дані із джерела даних до основного документа.

Посилання

Додаткові ресурси

Word ресурсів для підтримки злиття

Щоб отримати додаткові відомості про злиття клацніть Довідка Microsoft Word , в меню Довідка , введіть злиття у помічнику Office або в майстрі відповідей та натисніть кнопку пошуку , щоб переглянути знайдені.

Пов'язані статті

Додаткові відомості, про злиття клацніть номер статті в базі знань Microsoft Knowledge Base:

212322 як: створення та настроювання злиття даних у Microsoft Word 2000

212017 як: використання злиття для створення конвертів у Word 2000

212034 як: створення, етикетки за допомогою злиття у Word 2000

212029 як: створення настроюваного підпису або змінити міток у Word 2000

212012 WD2000: як примусити текст на початковому екрані, в одному рядку у об'єднано в лист

211363 WD: як вкладених Якщо вказати кілька умов

212314 як: використання джерела даних Excel, для злиття, у Word 2000

214183 як: використання злиття з Access Параметризований запит, у Word 2000

211190 як: використання Access 2000 даних у Word 2000

211206 як: використання спеціального адресна книга Outlook у злиття у програмі Microsoft Word

212379 WD2000: файли даних WordPerfect 6. x для перетворення та адресних книг.

212334 WD2000: перетворення даних в одному стовпці таблиці

211702 WD2000: перетворення WordPerfect злиття даних

214827 WD: використання, вкладені, якщо це повідомлення, у поля злиття в документ

264722 WD2000: як заборонити порожніх рядків під час злиття

Як 211303 використання злиття для створення списку відсортовані за категоріями, у Word 2000

211293 як: змінити доставки або повернення на адресу форматування, у Word 2000

212078 як: додати зображення або логотип до всіх наклейках у Word 2000

212358 WD2000: не вдається виконати злиття даних джерела під'єднання та злиття

212263 WD2000: повідомлення про помилку: Word, не можна відкрити < файл Name.doc > за даними або через те, що є основним документом злиття з активним заголовок

212125 WD2000: повідомлення про помилку: "помилка! Джерело посилання не знайдено "пусте запитати або Fillin поля

211729 WD2000: повідомлення про помилку: "Word може не злиття основного документа з джерелом даних через те, що записи даних було пустий або записів даних, не відповідає на запит параметри."

242339 WD2000: неправильно слова, які не позначає помилку під час перевірки правопису пошти злиття в документ

211437 WD2000: злиття основний та дані документи, які не буде збережено у фоновому режимі

240854 WD2000: обмеження перетворення WordPerfect 5. x документів

211727 WD2000: основного документа злиття відновити звичайний документ

189196 WD2000: повідомлення про помилку: "< ім'я файлу, основний документ > – це основний документ злиття" використання Outlook 97 або Schedule +

212354 WD2000: символів, форматування джерела даних, не зберігаються після злиття

212068 WD2000: регістр не застосовується до поля злиття форматування

220250 WD2000: повідомлення про помилку: поля допустиму злиття

211322 WD2000: не вдається змінити, за промовчанням назви полів, в злиття

214157 WD2000: не вдається, замінити всі екземпляри неприпустимий MERGEFIELD поля

211651 WD2000: вільне місце з'являється, якщо поле пустим злиття

264892 WD2000: порожній рядок, не розбиття у умовне злиття

270623 OLEXP: використання спеціального адресна книга Outlook в процедури злиття

192258 , як виконати злиття зі списку контактів, у програмі Outlook 2000