Примітка.: Відомості про збирання даних у Access 2016 та пізніших версіях див. в статті Імпорт, експорт, SQL Server.
За допомогою програми Microsoft Access 2007 або Access 2010 із програмою Microsoft Outlook 2007 або Microsoft® Outlook® 2010 можна збирати або оновлювати відомості електронною поштою. Програма Access допоможе вам створити форму збирання даних і надіслати форму в повідомленні електронної пошти. Коли одержувачі електронної пошти повертають заповнені форми, можна вибрати автоматичне оброблення й збереження зібраних даних у вказаній базі даних Access. Цей метод збирання даних дає змогу заощадити час і зусилля, які зазвичай беруть участь у процесі копіювання та вставлення або ручного введення даних. Нижче наведено кілька сценаріїв, у яких можна використовувати цей процес для збирання даних.
Опитування Ви можете зробити опитування та скомпілювати результати, спочатку створивши базу даних Access із необхідними таблицями, щоб зберегти результати, і створивши форму опитування за допомогою майстра, а потім надіслати їх учасникам опитування. Коли учасники відповідають, дані опитування автоматично зберігаються в базі даних.
Звіти про стан Незалежно від того, чи це найновіший стан запасів, чи актуальна інформація про відкладені проблеми, ваша команда може тримати вас у курсі подій, надсилаючи вам повідомлення електронної пошти з поточною інформацією через регулярні проміжки часу.
Керування подією Упорядкувавши конференцію, навчання або інші заходи, ви можете надіслати одну або кілька форм як повідомлення електронної пошти, щоб зібрати контактну інформацію, параметри подорожей і готелю тощо. Якщо ви вирішите автоматично обробляти відповіді, учасники зможуть будь-коли змінити свої параметри, не повідомляючи вас, і ви завжди маєте доступ до найновіших даних для прийняття рішень.
У цій статті пояснюється, що потрібно зробити для цього, як почати роботу з майстром, а потім надати додаткові відомості про різні кроки, щоб ви могли зробити найбільш обґрунтованим вибір під час виконання майстра.
Примітка.: Ви не зможете додати зібрані дані, якщо одержувач надіслав вам форму збирання даних за допомогою Hotmail або Yahoo.
Перед початком роботи
Якщо ви вперше збираєте дані за допомогою повідомлень електронної пошти, виконайте такі дії:
-
Переконайтеся, що на комп'ютері інстальовано такі програми:
-
Access 2007 або Access 2010.
-
Outlook 2007 або Outlook 2010. На комп'ютері, який використовується для надсилання повідомлень електронної пошти, потрібно інсталювати й настроїти програму Outlook. Якщо outlook інстальовано, але ще не настроєно, запустіть Програму Outlook і дотримуйтеся вказівок майстра запуску Outlook. Довідку з роботи майстра див. в довідці Outlook.
-
Якщо ви плануєте використовувати форму InfoPath, переконайтеся, що на вашому комп'ютері інстальовано програму InfoPath 2007 або пізнішої версії, а одержувачам також знадобиться інсталювати програму InfoPath на своїх комп'ютерах.
-
Одержувачі електронної пошти повинні мати на своїх комп'ютерах infoPath або поштовий клієнт, який підтримує формат HTML, щоб мати змогу переглядати та редагувати форму.
Форма, яка використовується для збирання даних через повідомлення електронної пошти, не є формою Access. Майстер створює спеціальну форму у форматі HTML або InfoPath.
Визначте кінцеву базу даних. База даних може мати формат .mdb або ACCDB. Крім того, підтримуються файли MDE та ACCDE. Якщо ви не хочете використовувати наявну базу даних, потрібно створити нову.
-
-
Визначте або створіть таблиці, які потрібно заповнити даними з відповідей електронної пошти. Якщо ви збираєте дані для наявних таблиць, переконайтеся, що ці таблиці не доступні лише для читання та що ви маєте необхідні дозволи на додавання або оновлення їхнього вмісту.
Примітка.: Типи полів "Вкладення", "Автонумерація", "OLE" та "Багатозначні" не можна збирати за допомогою повідомлень електронної пошти.
Якщо операція збирання даних заповнює кілька таблиць, створіть вибірковий запит і використайте його як джерело записів форми. Переконайтеся, що запит містить усі обов'язкові поля з базових таблиць. Якщо використовується наявний запит, переконайтеся, що його не призначено лише для читання та ви маєте необхідні дозволи на додавання або оновлення його вмісту. Докладні відомості про створення запиту на основі кількох таблиць див. в статті Загальні відомості про запити.
Зберігайте дані як нові записи в таких ситуаціях:
-
Якщо дані заповнять кілька таблиць.
-
Якщо в цільовій таблиці немає поля первинного ключа. Значення первинного ключа необхідні для зіставлення кожної відповіді з наявним записом. Якщо в цільовій таблиці немає поля первинного ключа, додайте його зараз або призначте наявне поле з унікальними значеннями як первинний ключ.
-
Якщо в цільовій таблиці немає записів. Якщо таблиця пуста, майстер припускає, що потрібно додати записи.
-
Якщо адреси електронної пошти одержувачів не зберігаються як поле в базі даних. Під час збирання даних для оновлення записів ви не зможете вручну ввести адреси в створеному майстром повідомленні. Поле адреси має бути в цільовій таблиці або в таблиці, яка має зв'язок із цільовою таблицею.
Початок роботи
-
Відкрийте базу даних, у якій зберігатимуться зібрані дані.
-
Щоб додати дані до однієї таблиці, виберіть таблицю в області переходів. Щоб заповнити кілька пов'язаних таблиць, виберіть запит, зв'язаний із цими таблицями.
-
Щоб запустити майстер, виконайте одну з наведених нижче дій.
-
На вкладці Зовнішні дані в групі Збирання даних натисніть кнопку Створити повідомлення електронної пошти.
-
Клацніть правою кнопкою миші таблицю або запит, а потім виберіть пункт Збирання та оновлення даних електронною поштою.
Примітка.: Якщо таблиця не містить полів або містить лише типи полів "Автонумерація", "Об'єкт OLE", "Вкладення" або "Багатозначний підстановка", Access відобразить таке повідомлення: Вибрана таблиця або запит не містить полів, які підтримують збирання даних електронною поштою.
-
Якщо таблиця містить поля, які підтримують збирання даних, запуститься майстер. Якщо цільова таблиця підтримує як додавання, так і оновлення даних, майстер допоможе виконати необхідні кроки для збирання даних за допомогою повідомлень електронної пошти.
Використовуйте наведені нижче розділи як посилання на будь-які запитання, які можуть виникнути через сім основних кроків процесу.
Виберіть тип форми введення даних, яку потрібно надіслати
Виберіть тип форми на основі спеціальних можливостей для себе та одержувачів.
Вибір форми HTML Html-форму може переглядати та редагувати будь-який користувач, чий поштовий клієнт підтримує HTML
Виберіть форму Microsoft InfoPath Цей параметр відображатиметься, лише якщо infoPath інстальовано на комп'ютері. Виберіть цей параметр, лише якщо на комп'ютерах одержувачів інстальовано InfoPath і Outlook. Форма InfoPath пропонує краще введення даних і редагування середовища,
Наступна сторінка майстра залежить від того, чи підтримує цільовий об'єкт оновлення даних. Якщо об'єкт – це запит на основі кількох таблиць або таблиця, яка не містить поля первинного ключа або не містить жодного запису, майстер припускає, що потрібно додати нові записи, і запропонує вибрати поля форми. У всіх інших випадках майстер пропонує вказати, чи потрібно додати або оновити дані, перш ніж вибирати поля форми.
Вибір способу збирання нових даних або оновлення наявних даних
Укажіть, що потрібно зробити з даними. Тип форми, що використовується, впливає на кількість нових записів, які одержувач може надіслати вам в одній відповіді. Під час оновлення даних кількість записів, які має оновити одержувач, визначає кількість попередньо завершених форм, які буде включено до повідомлення.
Примітка.: Щоб додати нові записи, введіть адреси електронної пошти в полі адреси повідомлення електронної пошти під час створення повідомлення. Щоб оновити наявні дані, адреси електронної пошти одержувачів мають зберігатися як поле в базовій таблиці чи запиті або в пов'язаній таблиці.
Укажіть дані, які потрібно зібрати
Якщо вибрати поля для включення до форми, не потрібно включати кожне поле, наявне в базовій таблиці або запиті форми. Проте потрібно виконати такі умови:
-
Обов'язкові поля: Поля, позначені символом зірочки (*), є обов'язковими полями. Якщо ви збираєте нові записи, майстер автоматично включатиме всі поля, для яких властивість Обов'язково має значення Так. Якщо обов'язкові поля будь-якого запису пусті, access не може додати запис до таблиці.
-
Непідтримувані типи полів: Деякі типи полів у формі, як-от "Автонумерація", "Вкладення", "Об'єкт OLE" або багатозначні поля підстановки, не можна включати.
-
Поле первинного ключа: Користувач зможе вводити значення в поле, коли додаватимете записи. відповідь не оброблятиметься, якщо вказане значення вже використовується.
Примітка.: Для кожного включеного поля в розділі Властивості поля вкажіть підпис і натисніть кнопку Лише для читання , якщо ви не хочете, щоб користувач змінюв дані в цьому полі.
Укажіть автоматичну або ручну обробку даних
Ви можете вибрати автоматичну або ручну обробку відповідей. Автоматична обробка означає, що, коли ви отримуєте відповіді, Outlook і Access працюють разом, щоб експортувати дані до цільових таблиць у базі даних. Автоматична обробка може заощадити час і зусилля. Обробка вручну означає, що ви починаєте операцію експорту, щоб перенести дані з указаної папки в Outlook до цільової таблиці в Access.
Відповіді експортуються до цільової таблиці, якщо на момент досягнення відповідей до поштової скриньки виконуються такі умови:
-
Програму Outlook уже має бути запущено на комп'ютері. Якщо Outlook не запущено, обробка почнеться під час наступного запуску Програми Outlook.
-
Доступ не має бути захищено паролем і його не можна відкрити в монопольному режимі. Ім'я або розташування бази даних не можна змінити після надсилання повідомлення електронної пошти.
-
Імена таблиць і запитів, а також властивості полів, включених до форми, не повинні змінюватися після надсилання повідомлення електронної пошти.
-
Щоб додати або оновити вміст базових таблиць і запиту, потрібно мати необхідні дозволи.
Примітка.: Якщо не вдається виконати автоматичну обробку, спробуйте вирішити будь-які проблеми, а потім вручну експортувати відповіді, які не вдалося виконати. Будь-які відповіді, які дійдуть до папки "Вхідні" після вирішення проблем, і надалі оброблятимуться автоматично.
Настроювання властивостей для керування автоматичною обробкою відповідей
Щоб указати іншу папку Outlook, у якій зберігаються відповіді, на сторінці Укажіть спосіб обробки відповідей майстра клацніть ім'я папки. У діалоговому вікні Вибір папки виберіть іншу папку або натисніть кнопку Створити , щоб створити нову папку.
Якщо ви натиснете кнопку Установити властивості, щоб керувати автоматичною обробкою відповідей , щоб змінити або налаштувати параметри імпорту, див. наведену нижче таблицю, щоб дізнатися про доступні параметри.
|
Параметр |
Результат |
|---|---|
|
Скасування відповідей від тих користувачів, яким ви не надсилали повідомлення |
Установіть цей прапорець, якщо потрібно автоматично обробляти лише відповіді, надіслані вихідними одержувачами повідомлення. Відповіді від інших користувачів зберігаються в кінцевій папці, але не обробляються автоматично. |
|
Прийняття кількох відповідей від кожного одержувача |
Установіть цей прапорець, якщо потрібно автоматично обробляти лише першу відповідь від кожного одержувача. Друга й наступні відповіді зберігаються в кінцевій папці, але не обробляються автоматично. Примітка.: Цей параметр визначає лише кількість відповідей, а не кількість записів в одній відповіді, які обробляються. Іншими словами, якщо надіслати форму InfoPath, користувач зможе надіслати вам кілька записів в одній відповіді, і Access автоматично обробляє всі записи у відповіді, навіть якщо цей прапорець не встановлено. |
|
Дозволити оновлення лише наявних даних |
Коли одержувачі використовують форму InfoPath для оновлення даних, вони можуть надсилати нові записи на додачу до оновлень наявних записів. Установіть цей прапорець, щоб обробляти лише оновлення наявних записів. |
|
Кількість відповідей, які потрібно обробити |
Введіть загальну кількість відповідей (від усіх одержувачів), які потрібно автоматично обробити. Якщо потрібно автоматично обробляти всі відповіді, введіть у текстове поле велике значення, наприклад 5000. Відповіді, отримані після досягнення вказаного значення, зберігаються в папці призначення, але не обробляються автоматично. |
|
Дата й час припинення |
Укажіть, коли має припинитися автоматична обробка відповідей для цього повідомлення електронної пошти. Відповіді, отримані після цієї дати й часу, зберігаються в папці призначення, але не обробляються автоматично. |
Щоб змінити ці параметри пізніше, на вкладці Зовнішні дані в групі Збирання даних натисніть кнопку Керування відповідями. У діалоговому вікні Керування повідомленнями про збирання даних виберіть повідомлення, для якого потрібно змінити настройки, а потім натисніть кнопку Параметри повідомлення. Зміни, внесені в діалоговому вікні, впливають на всі наступні відповіді, які ви отримаєте для цього повідомлення.
Обробка відповідей вручну
Щоб визначити, коли та які відповіді обробляються, не вибирайте параметр Автоматичний процес. Відповіді зберігатимуться в указаній папці в Outlook, доки ви не виберете та не клацнете правою кнопкою миші кожну відповідь у папці, а потім у контекстному меню виберіть пункт Експортувати дані до Microsoft Access .
У деяких випадках також може знадобитися вручну обробити відповіді, які не вдалося обробити автоматично.
Запам'ятайте наведені нижче дані перед експортом
-
Базу даних Access не можна відкрити в монопольному режимі, і ім'я або розташування бази даних не повинні змінюватися після надсилання повідомлення електронної пошти.
-
Імена таблиць і запитів, а також властивості полів, включених до форми, не повинні змінюватися після надсилання повідомлення електронної пошти.
-
Щоб додати або оновити вміст базових таблиць і запиту, потрібно мати необхідні дозволи.
Вибір способу визначення адрес електронної пошти одержувачів
Якщо ви збираєте лише нові відомості, адреси електронної пошти можна вказати двома способами:
-
Введіть адреси електронної пошти окремо в повідомленні електронної пошти Outlook або виберіть адреси з адресної книги.
-
Використання поля адреси електронної пошти в таблиці або запиті поточної бази даних Access.
Примітка.: Під час збирання даних для оновлення наявних записів це діалогове вікно не відображається, оскільки адреси електронної пошти одержувачів спочатку мають бути доступні як поле бази даних.
Введення адрес електронної пошти безпосередньо в Outlook
Якщо ви вказуєте одержувачів у програмі Outlook, ви можете переглянути та настроїти повідомлення, перш ніж надсилати його. У вмісті повідомлення електронної пошти міститься короткий вступ і форма. Рекомендовано не змінювати форму. Зміни структури форми можуть призвести до того, що відповідь не буде оброблено.
Використання адрес електронної пошти, що зберігаються в полі бази даних
Параметр вибору пов'язаної таблиці посилається на пов'язані таблиці. Щоб переглянути або змінити зв'язки між таблицями в базі даних, на контекстній вкладці Знаряддя бази даних. у групі Зв'язки натисніть кнопку Зв'язки.
Докладні відомості про зв'язки див. в статті Посібник зі зв'язків між таблицями.
Перегляд і визначення списку одержувачів
Останній основний крок – це попередній перегляд і настроювання повідомлення електронної пошти, настроювання списку одержувачів, а потім надсилання повідомлення про збирання даних.
Створення та надсилання повідомлення електронної пошти
Коли майстер повідомить, що тепер можна створити повідомлення електронної пошти та дізнатися, як переглянути стан електронної пошти за допомогою команди Керування відповідями , можуть з'явитися деякі попереджувальні повідомлення. У наведеній нижче таблиці описано кожне попередження та дії, які можна виконати, щоб вирішити цю проблему.
|
Повідомлення з попередженням |
Опис |
S olution |
|---|---|---|
|
Деякі записи не містять припустиму адресу в указаному полі адреси електронної пошти. Дані для цих рядків не буде повернуто. |
Вибране поле адреси електронної пошти містить null-значення. |
Якщо потрібно зібрати дані для кожного запису, закрийте майстер і замініть null-значення на адреси електронної пошти. Потім запустіть майстер ще раз. |
|
Ви зараз маєте монопольний замок на базі даних; автоматична обробка завершиться помилкою, доки блокування не буде випущено. |
Зараз базу даних відкрито в монопольному режимі. |
Якщо ви вибрали автоматичне оброблення відповідей, обробка завершується невдало, оскільки access не може додати або оновити базу даних, яка має монопольне блокування. Закриття та повторне відкриття бази даних у невиключному режимі відразу після надсилання повідомлення |
|
Ці повідомлення електронної пошти можуть містити дані конфіденційного або конфіденційного характеру. |
Ви збираєте дані для оновлення наявних записів, і форма, яку ви збираєтеся надіслати, буде попередньо заповнена наявними даними. |
Якщо деякі поля форми містять конфіденційні дані, поверніться до кроку майстра, де вибрано поля, і видаліть поля, які містять конфіденційні дані з форми |
Після попереднього перегляду та настроювання повідомлення можна відфільтрувати поле адреси електронної пошти та вибрати одержувачів. Виберіть адреси електронної пошти, які потрібно використовувати, установивши відповідні прапорці. Якщо відображається діалогове вікно з неприпустимими адресами електронної пошти, занотуйте адреси в списку та натисніть кнопку Вийти. Перевірте неприпустимі адреси, внесіть необхідні виправлення та спробуйте повторно надіслати повідомлення.
