Запит полегшує роботу, якщо необхідно переглянути, додати, змінити або видалити дані в базі даних Access. Ось ще кілька підстав для використання запитів:
-
швидкий пошук даних за допомогою фільтрації за певними критеріями (умовами);
-
обчислення або підсумовування даних;
-
автоматизація завдань керування даними, таких як періодичній перегляд набору даних.
За допомогою запитів полегшується пошук даних і робота з ними
Якщо база даних побудована правильно, дані, які необхідно представити за допомогою форми або звіту, зазвичай містять в кількох різних таблицях. Запит дає змогу отримувати відомості з різних таблиць і збирати їх для відображення у формі або запиті. Запитом може бути вимога на отримання результатів даних із бази даних або вимога на виконання дій із даними або те й інше. За допомогою запиту можна отримати відповідь на просте запитання, виконати розрахунки, об’єднати дані з різних таблиць або додати, змінити чи видалити дані з бази даних. Внаслідок такої універсальності існує багато типів запитів, які можна створювати відповідно до завдання.
|
Типи основні запитів |
Використання |
|---|---|
|
Вибір |
Отримання даних із таблиці або виконання розрахунків. |
|
Дія |
Додавання, змінення або видалення даних. Кожне завдання має певний тип запиту на змінення. |
Створення вибіркового запиту
Якщо потрібно переглянути дані лише з певних полів таблиці або одночасно переглянути дані з кількох таблиць або просто переглянути дані на основі певних умов, вибірковий тип запиту буде вашим вибором. Докладні відомості див. в статті Створення простого вибіркового запиту.
Перегляд даних із вибраних полів
Наприклад, якщо в базі даних є таблиця, яка містить багато відомостей про товари, і необхідно переглянути список товарів і їхні ціни, можна створити вибірковий запит, який повертатиме лише назви товарів і відповідні ціни, виконавши описану нижче процедуру.
-
Відкрийте базу даних і на вкладці Створення натисніть кнопку Конструктор запитів.
-
На вкладці Таблиці двічі клацніть таблицю Товари .
-
Припустімо, що в таблиці ''Товари'' є поля ''Назва товару'' та ''Ціна за прейскурантом''. Двічі клацніть поля Назва товару та Ціна за прейскурантом, щоб додати їх до бланк запиту.
-
На вкладці Конструктор запитів натисніть кнопку Виконати. Запуститься запит, а потім з’явиться перелік товарів і цін.
Одночасний перегляд даних з кількох пов’язаних таблиць
Нехай, наприклад, є база даних для магазину, який продає продукти, і необхідно переглянути замовлення клієнтів, які проживають в певному місті. Скажімо, дані стосовно замовлень і клієнтів зберігаються у двох таблицях під назвою, відповідно, ''Клієнти'' та ''Замовлення''. Припустімо, що кожна таблиця має поле ідентифікатора клієнта, яке формує основу зв’язок "один-до-багатьох" між двома таблицями. За допомогою наведеної нижче процедури можна створити запит, який поверне замовлення клієнтів із певного міста, наприклад Донецька.
-
Відкрийте базу даних. На вкладці Створення у групі Запити натисніть кнопку Конструктор запитів.
-
На вкладці Таблиці двічі клацніть елемент Клієнти та Замовлення.
Зверніть увагу на лінію (вона називається зв’язком), що з’єднує поле ідентифікатора в таблиці ''Клієнти'' з полем ідентифікатора клієнта в таблиці ''Замовлення''. Ця лінія показує зв’язок між двома таблицями.
-
У таблиці ''Клієнти'' двічі клацніть поля Компанія й Місто, щоб додати їх до бланка запиту.
-
На бланку запиту у стовпці Місто зніміть прапорець у рядку Відображення.
-
У рядку Критерії стовпця Місто введіть Донецьк.
Якщо прапорець Відображення вимкнуто, місто в результатах запиту не відображається, а слово Донецьк, введене в рядку Критерії, вказує, що необхідно відображати лише записи зі значенням ''Донецьк'' у полі ''Місто''. У такому випадку запит повертає тільки клієнтів із Донецька. Відображати поле для застосування до нього критерію не потрібно.
-
У таблиці ''Замовлення'' двічі клацніть поля Ідентифікатор замовлення та Дата замовлення, щоб додати їх до наступних двох стовпців у бланку запиту.
-
На вкладці Конструктор запитів у групі Результати натисніть кнопку Виконати. Після виконання запиту відобразиться перелік замовлень для клієнтів із Донецька.
-
Натисніть сполучення клавіш CTRL+S, щоб зберегти запит.
Створення параметризованого запиту
Якщо часто потрібно запускати мовні формати певного запиту, радимо використовувати параметризований запит. Коли ви виконуєте параметризований запит, запит запитає значення полів, а потім використовує значення, які ви надаємо, щоб створити умови для запиту.
Продовжуючи тему, почату в попередньому прикладі, у якому демонструвалося створення вибіркового запиту, що повертає замовлення клієнтів із Донецька, за допомогою наведеної нижче процедури можна так змінити вибірковий запит, щоб під час його виконання щоразу відображався запит на введення міста. Для подальшого розгляду слід відкрити базу даних, створену в попередньому прикладі.
-
В області переходів клацніть правою кнопкою миші запит із назвою Замовлення за містом (створений у попередньому розділі) і виберіть елемент контекстного меню Конструктор.
-
На бланку запиту в рядку Критерії в стовпці "Місто" видаліть Донецьк і введіть [Для якого міста?].
Рядок [Для якого міста?] – це параметр, який пропонуватиметься вказати. Квадратні дужки вказують на необхідність введення параметра під час виконання запиту, а текст (у цьому випадку: Для якого міста?) – це питання, яке відображатиметься, коли буде запропоновано ввести значення параметра.
Примітка.: У тексті підказки не можна використовувати ні крапку (.), ні знак оклику (!).
-
Увімкніть прапорець у рядку Відображення стовпця ''Місто'', щоб місто відображалося в результатах запиту.
-
На вкладці Конструктор запитів у групі Результати натисніть кнопку Виконати. Відобразиться підказка ввести значення параметра ''Місто''.
-
Введіть Івано-Франківськ і натисніть клавішу Enter, щоб переглянути замовлення клієнтів в Івано-Франківську.
А що робити, якщо ви не знаєте, яке значення ввести? Можна скористатися символами узагальнення як частиною підказки.
-
На вкладці Основне у групі Подання натисніть кнопку Вигляд і виберіть пункт Конструктор.
-
На бланку запиту в рядку Критерії стовпця Місто введіть Like [Для якого міста?]&"*".
У цьому тексті підказки параметра ключове слово Like, символ амперсанда (&) і зірочка (*) в лапках дозволяють користувачу ввести комбінацію символів, включно із символами узагальнення, для повернення низки результатів. Наприклад, якщо користувач введе *, запит поверне всі міста; якщо введе Л, запит поверне всі міста, назва яких починається з літери ''Л''; якщо користувач введе *с*, запит поверне всі міста, назва яких містить літеру ''с''.
-
На вкладці Конструктор запитів у групі Результати натисніть кнопку Виконати, а потім у запиті введіть Створити та натисніть клавішу Enter.
Запит буде виконано, і відобразяться замовлення клієнтів з Івано-Франківська.
Визначення типу даних параметра
Можна також визначити, який тип даних має приймати параметр. Можна встановити тип даних для будь-якого параметра, але найбільш важливо встановити тип даних для числових і грошових даних або дати й часу. Якщо визначено тип даних, який має приймати параметр, відобразиться повідомлення про помилку у випадку введення неправильного типу даних, наприклад у разі введення текстового типу даних замість очікуваного грошового.
Якщо для параметра встановлено текстові дані, введення будь-яких даних інтерпретується як текст, і повідомлення про помилку не відображається.
Щоб визначити тип даних для параметра запиту, виконайте наведену нижче процедуру.
-
Відкривши запит у режимі конструктора, на вкладці Конструктор запитів у групі Відобразити або приховати натисніть кнопку Параметри.
-
У діалоговому вікні Параметри запиту у стовпці Параметр введіть підказку для кожного параметра, для якого необхідно вказати тип даних. Переконайтеся, що кожен параметр відповідає підказці, що використовується в рядку Критерії бланка запиту.
-
У стовпці Тип даних виберіть тип даних для кожного параметра.
Докладні відомості див. в статті Використання параметрів для введення даних під час виконання запиту.
Створення запиту підсумків
Рядок підсумків у даних у табличному поданні дуже корисний, але для складніших запитань використовується запит підсумків. Запит підсумків – це вибірковий запит, який дозволяє групувати й підсумовувати дані, наприклад, якщо необхідно відобразити загальний обсяг продажів товару. У запиті підсумків для відображення загального обсягу збуту товарів можна скористатись функцією ''Сума'' (агрегатна функція).
Щоб змінити запит проміжних підсумків товарів, створений у попередньому прикладі, який дасть змогу отримати зведення за проміжними підсумками товарів за товаром, виконайте наведену нижче процедуру.
-
На вкладці Основне натисніть кнопку Подання й виберіть пункт Конструктор.
У поданні конструктора відкриється запит підсумків товарів.
-
На вкладці Конструктор запитів у групі Відобразити або приховати натисніть кнопку Підсумки.
На бланку запиту відобразиться рядок Підсумок.
Примітка.: Незважаючи на подібні назви, рядок бланка Підсумок і рядок Підсумок даних у табличному поданні – це не одне й те саме.
-
Можна групувати елементи за значеннями полів за допомогою рядка бланка Підсумок.
-
До результатів запиту підсумків можна додати рядок даних у табличному поданні Підсумок.
-
Під час використання рядка бланка Підсумок необхідно вибрати агрегатну функцію для кожного поля. Якщо немає необхідності виконувати обчислення полів, можна групувати за полем.
-
У другому стовпці бланка в рядку Підсумок виберіть у розкривному списку функцію Сума.
-
На вкладці Конструктор запитів у групі Результати натисніть кнопку Виконати. Запуститься запит, потім відобразиться перелік товарів із проміжними підсумками.
-
Натисніть сполучення клавіш CTRL+S, щоб зберегти запит. Залиште запит відкритим.
Докладні відомості див. в статті Відображення підсумків стовпців даних у табличному поданні за допомогою рядка підсумків.
Виконання обчислень на основі даних
Зазвичай таблиці не використовуються для зберігання обчислюваних значень, наприклад проміжних підсумків, навіть якщо вони базуються на даних в одній базі даних, оскільки обчислювані значення можуть застаріти, якщо значення, які вони базуються на змінах. Наприклад, вік когось не зберігається в таблиці, тому що щороку потрібно оновлювати значення; Натомість ви зберігаєте дату народження особи, а потім використовуєте запит для обчислення віку особи.
Нехай, наприклад, є база даних для деяких продуктів, які необхідно продати. У цій базі даних є таблиця під назвою ''Відомості про замовлення'', у якій містяться відомості про товар в таких поля, як ціна кожного продукту та запити. Для обчислення проміжного підсумку можна скористатися запитом, який множить кількість кожного товару на ціну за одиницю цього товару, множить кількість кожного товару на ціну за одиницю та знижку для цього товару, а потім віднімає сумарну знижку від підсумкової вартості товару. Якщо в попередньому прикладі було створено зразок бази даних, відкрийте та зробіть ось що.
-
На вкладці Створити натисніть кнопку Конструктор запиту.
-
На вкладці Таблиці двічі клацніть елемент Відомості про замовлення.
-
У таблиці "Відомості про замовлення" двічі клацніть елемент Ідентифікатор товару, щоб додати це поле до першого стовпця бланка запиту.
-
У другому стовпці бланка запиту клацніть правою кнопкою миші рядок Поле й виберіть у контекстному меню пункт Масштаб.
-
У вікні Масштаб введіть або вставте такий вираз: Підсумок: ([Кількість]*[Вартість одиниці товару])-([Кількість]*[Вартість одиниці товару]*[Знижка])
-
Натисніть кнопку OK.
-
На вкладці Конструктор запитів натисніть кнопку Виконати. Запуститься запит, потім відобразиться перелік товарів і проміжні підсумки для кожного замовлення.
-
Щоб зберегти запит, натисніть сполучення клавіш CTRL+S, а потім надайте запиту ім’я: Підсумки товарів.
Докладні відомості див. в статті Відображення підсумків стовпців даних у табличному поданні за допомогою рядка підсумків.
Відображення зведених або агрегатних даних
Якщо таблиці використовуються для запису транзакцій або регулярного зберігання числових даних, корисно мати можливість перегляду таких даних у цілому, у вигляді сум або середніх величин. У програмі Access можна додати рядок ''Підсумки'' до таблиця даних. Рядок підсумків – це рядок внизу таблиці даних, у якому може відображатися запущений підсумок або інше агрегатне значення.
-
Виконайте створений раніше запит проміжних підсумків продукту та залиште результати відкритими в вікно табличного подання даних.
-
На вкладці Основне натисніть кнопку Підсумки. У нижній частині таблиці з'явиться новий рядок зі словом Підсумок у першому стовпці.
-
Клацніть клітинку в останньому рядку даних у табличному поданні з назвою Підсумок.
-
Клацніть стрілку, щоб переглянути доступні агрегатні функції. Оскільки стовпець містить текстові дані, є лише два варіанти: Немає та Кількість.
-
Виберіть Кількість. Вміст клітинки змінюється з підсумку на кількість значень стовпців.
-
Клацніть суміжну клітинку (другий стовпець). У клітинці з’явиться кнопка зі стрілкою.
-
Клацніть її та виберіть функцію Сума. У полі відобразиться сума значень стовпця.
-
Залиште запит відкритим у вікні табличного подання даних.
Створення перехресного запиту
Тепер припустимо, що необхідно переглянути підсумки товарів, але також необхідно відобразити підсумки за місяцями так, щоб у кожному рядку відображалися підсумки для товару, а в кожному стовпці – підсумки за місяць. Щоб відобразити підсумки для товару й підсумки товарів за місяць, скористайтеся перехресний запит.
Можна знову змінити запит підсумків товарів так, що запит поверне рядки підсумків товарів і стовпці підсумків за місяць.
-
На вкладці Основне у групі Подання натисніть кнопку Вигляд і виберіть пункт Конструктор.
-
У групі Настроювання запиту натисніть кнопку Додати таблиці.
-
Двічі клацніть пункт Замовлення та натисніть кнопку Закрити.
-
На вкладці Конструктор запитів у групі Тип запиту натисніть кнопку Перехресний. На бланку рядок Відображення приховано, а рядок Перехресний показано.
-
У третьому стовпці бланка двічі клацніть правою кнопкою миші рядок Поле та виберіть елемент контекстного меню Масштаб…. Відкриється поле Масштаб.
-
У вікні Масштаб введіть або вставте такий вираз: Місяць: "Місяць " & DatePart(’"m", [Дата замовлення])
-
Натисніть кнопку OK.
-
У рядку Перехресний виберіть із розкривного списку такі значення: Заголовок рядка для першого стовпця, Значення для другого стовпця та Заголовок стовпця для третього стовпця.
-
На вкладці Конструктор запитів у групі Результати натисніть кнопку Виконати. Запуститься запит, потім відобразяться проміжні підсумки за місяць.
-
Натисніть сполучення клавіш CTRL+S, щоб зберегти запит.
Докладні відомості про перехресні запити див. в статті Спрощення читання зведених даних за допомогою перехресного запиту.
Створення запиту на створення таблиці
Можна скористатися запитом на створення таблиці, щоб створити нову таблицю на основі даних, які зберігаються в інших таблицях.
Наприклад, вам потрібно надіслати дані для чернігівських замовлень діловому партнеру з Чернігова, який для підготовки звітів використовує програму Access. Замість того, щоб надсилати всі дані замовлень, потрібно надіслати тільки дані, що стосуються чернігівських замовлень.
Можна побудувати вибірковий запит, який міститиме дані чернігівських замовлень, а потім скористатися ним для створення нової таблиці, дотримуючись наведеної нижче процедури.
-
Відкрийте приклад базу даних з попереднього прикладу.
Щоб виконати запит на створення таблиці, можливо, потрібно буде ввімкнути вміст бази даних.
Примітка.: Якщо під стрічкою відображається повідомлення про ввімкнення бази даних, натисніть кнопку Увімкнути вміст.Якщо база даних уже перебуває в надійному розташуванні, рядок повідомлень не відображатиметься.
-
На вкладці Створення у групі Запити натисніть кнопку Конструктор запитів.
-
Двічі клацніть елемент Відомості про замовлення та Замовлення.
-
У таблиці Замовлення двічі клацніть поля Код користувача та Місто доставки, щоб додати ці поля до бланку.
-
У таблиці Відомості про замовлення двічі клацніть поля Ідентифікатор замовлення, Ідентифікатор продукту, Кількість, Вартість одиниці товару та Знижка, щоб додати ці поля до бланку.
-
У стовпці бланка Місто доставки зніміть прапорець у рядку Відображення. У рядку Критерії введіть 'Чернігів' (в одинарних лапках). Перевірте результати запиту, перш ніж використовувати їх для створення таблиці.
-
На вкладці Конструктор запитів у групі Результати натисніть кнопку Виконати.
-
Натисніть сполучення клавіш Ctrl+S, щоб зберегти запит.
-
У полі Ім’я запиту введіть Запит замовлень із Чернігова та натисніть кнопку OK.
-
На вкладці Основне у групі Подання натисніть кнопку Вигляд і виберіть пункт Конструктор.
-
На вкладці Конструктор запитів у групі Тип запиту натисніть кнопку Створити таблицю.
-
У діалоговому вікні Створити таблицю в полі Ім’я таблиці введіть Замовлення з Чернігова та натисніть кнопку OK.
-
На вкладці Конструктор запитів у групі Результати натисніть кнопку Виконати.
-
У діалоговому вікні підтвердження натисніть кнопку Такі перегляньте нову таблицю, яка відображатиметься в області переходів.
Примітка.: Якщо таблиця із вказаним ім’ям уже існує, її буде видалено в застосунку Access перед виконанням запиту.
Докладні відомості про використання запитів на створення таблиці див. в статті Створення запиту на створення таблиці.
Створення запиту на додавання
Можна скористатися запитом на додавання, щоб отримати дані з однієї або кількох таблиць і додати їх до іншої таблиці.
Припустімо, наприклад, що було створено спільну з чернігівським бізнес-партнером таблицю, але відомо, що він також працює із клієнтами з Донбасу. Потрібно додати до таблиці рядки, які містять дані щодо Донбасу, перш ніж надати партнеру спільний доступ до таблиці. Ось як можна додати дані щодо Донбасу до таблиці ''Замовлення з Чернігова''.
-
Відкрийте запит з іменем "Чернігівий запит замовлень", створений раніше в поданні конструктора.
-
На вкладці Конструктор запитів у групі Тип запиту натисніть кнопку Додати. Відкриється діалогове вікно Додавання.
-
У діалоговому вікні Додавання клацніть кнопку зі стрілкою в полі Ім’я таблиці та виберіть елемент розкривного списку Замовлення з Чернігова, а потім натисніть кнопку OK.
-
На бланку в рядку Критерії стовпця "Місто доставки" видаліть "Чернігів" і введіть Донбас.
-
У рядку Додавання до виберіть відповідне поле для кожного стовпця.
У цьому прикладі значення рядка Додавання до має відповідати значенню рядка Поле, але це не обов’язково для функціонування запиту на додавання.
-
На вкладці Конструктор запитів у групі Результати натисніть кнопку Виконати.
Примітка.: Під час виконання запиту, для якого повертається велика кількість даних, може відображатися повідомлення про помилку, у якому зазначається, що ви не зможете скасувати цей запит. Щоб забезпечити виконання запиту, спробуйте збільшити граничний розмір сегмента пам’яті до 3 МБ.
Докладні відомості про запити на додавання див. в статті Додавання записів до таблиці за допомогою запиту на додавання.
Створення запиту на оновлення
За допомогою запиту на оновлення можна змінити дані в таблицях, а за допомогою запиту на оновлення ввести умови для визначення рядків, які потрібно оновити. Запит на оновлення надає можливість переглянути оновлені дані, перш ніж виконувати оновлення.
Увага!: Запит на змінення не можна скасувати. Потрібно робити резервні копії таблиці, які будуть оновлені за допомогою запиту на оновлення.
У попередньому прикладі рядки до таблиці ''Замовлення з Чернігів'' додається. У таблиці ''Замовлення з Чернігів'' поле ''Ідентифікатор товару'' відображає числовий ідентифікатор товару. Щоб зробити дані кориснішими у звітах, замініть ідентифікатори продуктів назвами продуктів, виконайте наведені нижче дії.
-
Відкрийте таблицю ''Замовлення з Чернігова'' в поданні конструктора.
-
У рядку ''Ідентифікатор продукту'' змініть тип даних зі значення Число на Текст.
-
Збережіть і закрийте таблицю ''Замовлення з Чернігова''.
-
На вкладці Створення у групі Запити натисніть кнопку Конструктор запитів.
-
Двічі клацніть чернігівських замовлень і товарів.
-
На вкладці Конструктор запитів у групі Тип запиту натисніть кнопку Оновити.
-
На бланку зникнуть рядки Сортування й Відображення, і з’явиться рядок Оновлення до.
-
У таблиці Замовлення з Чернігова двічі клацніть елемент Ідентифікатор продукту, щоб додати його до бланку.
-
На бланку в рядку Оновлення до стовпця Ідентифікатор товару введіть або вставте: [Продукти].[Назва продукту]
Порада.: Можна скористатися запитом на оновлення, щоб видалити значення полів за допомогою пустого рядка ("") або значення NULL у рядку Оновлення до.
-
У рядку Критерії введіть або вставте:[Ідентифікатор товару] Like ([Продукти].[Ідентифікатор])
-
У вікні табличного подання даних можна переглянути, які значення будуть змінені за допомогою запиту на оновлення.
-
На вкладці Конструктор натисніть кнопку Подання> Подання таблиці. Запит поверне перелік ідентифікаторів товарів, які буде оновлено.
-
На вкладці Конструктор запитів натисніть кнопку Виконати.
Відкривши таблицю Замовлення з Чернігів, ви побачите, що числові значення в полі "Ідентифікатор товару" замінено на назви продуктів із таблиці "Товари".
Докладні відомості про запити на оновлення див. в статті Створення й виконання запиту на оновлення.
Створення запиту на видалення
Щоб видалити дані з таблиць, можна скористатися запитом на видалення. За допомогою запиту на видалення можна ввести умови для визначення рядків, які потрібно видалити. Запит на видалення дає змогу переглянути рядки, які буде видалено перед видаленням.
Припустімо, наприклад, що під час підготовки до надсилання таблиці ''Замовлення з Чернігова'' з попереднього прикладу своєму бізнес-партнеру з Чернігова з’ясувалося, що деякі рядки містять кілька пустих полів. Ви вирішили видалити ці рядки перед надсиланням таблиці. Можна просто відкрити таблицю й видалити рядки вручну, але якщо таких рядків багато та є чіткі критерії, за якими можна визначити рядки, які потрібно видалити, можливо, зручніше буде скористатися запитом на видалення.
Можна скористатися запитом на видалення рядків із таблиці ''Замовлення з Чернігова'', які не мають значення для ідентифікатора замовлення, дотримуючись наведеної нижче процедури.
-
На вкладці Створення натисніть кнопку Конструктор запитів.
-
Двічі клацніть чернігівських замовлень.
-
На вкладці Конструктор запитів у групі Тип запиту натисніть кнопку Видалити. На бланку зникнуть рядки Сортування й Відображення, а рядок Видалення з’явиться.
-
У таблиці Замовлення з Чернігова двічі клацніть поле Ідентифікатор замовлення, щоб додати його до бланку.
-
На бланку в рядку Критерії стовпця "Ідентифікатор замовлення" введіть Is Null.
-
На вкладці Конструктор запитів у групі Результати натисніть кнопку Виконати.
Докладні відомості про запити на видалення див. в статті Створення та виконання запиту на видалення.
