За допомогою майстра експорту можна експортувати дані з бази даних Access до файлу у форматі, який можна прочитати Excel. У цій статті описано, як підготувати та експортувати дані до Excel, а також наведено кілька порад із виправлення неполадок, які можуть виникнути.
У цій статті
Експортування даних до Excel: основні відомості
Коли ви експортуєте дані до Excel, Access створює копію вибраних даних, а потім зберігає скопійовані дані у файлі, який можна відкрити в Excel. Якщо ви часто копіюєте дані з Access до Excel, можна зберегти відомості про операцію експорту для подальшого використання та навіть запланувати автоматичний запуск операції експортування через встановлені проміжки часу.
Типові сценарії експорту даних до Excel
-
Відділ або робоча група використовує як Access, так і Excel для роботи з даними. Дані зберігаються в Access базах даних, але використовуються Excel для аналізу даних і розповсюдження результатів аналізу. Наразі команда експортує дані до Excel як і коли це потрібно, але ви хочете зробити цей процес більш ефективним.
-
Ви – давній користувач Access, але керівник надає перевагу роботі з даними в Excel. Регулярно копіюючи дані до Excel, потрібно автоматизувати цей процес, щоб заощадити час.
Експорт даних до Excel
-
Access не містить команди "Зберегти як" для формату Excel. Щоб скопіювати дані до Excel, потрібно скористатися функцією експортування, описаною в цій статті, або скопіювати Access дані до буфера обміну, а потім вставити їх у Excel електронну таблицю.
-
Ви можете експортувати таблицю, запит, форму або звіт. Також ви можете експортувати вибрані записи в поданні численних записів, наприклад у вікні табличного подання даних.
-
Excel містить команду для імпорту даних із бази даних Access. Цю команду можна використовувати замість команди експорту в Access; проте команда імпорту Excel дає змогу імпортувати лише таблиці або запити. Докладні відомості див. в статті довідки ExcelПідключення до зовнішніх даних (імпорт).
-
Не можна експортувати макроси або модулі до Excel. Під час експортування форми, звіту або даних у табличному поданні, які містять підформи, підзвіти та підтаблиці, буде експортовано лише головну форму, звіт або дані в табличному поданні. Потрібно повторити операцію експорту для кожної підформи, підзвіту та підтаблиці, які потрібно експортувати до Excel.
-
За допомогою однієї операції експортування можна експортувати лише один об’єкт бази даних. Однак ви можете об'єднати кілька аркушів у Excel після виконання окремих операцій експорту.
Підготовка до експорту
Радимо, перш ніж виконувати процедуру експорту, переглянути дані, які потрібно експортувати, і переконатися, що вони не містять індикаторів помилок і значень помилок. Якщо є помилки, спробуйте усунути їх, перш ніж експортувати дані до Excel. В іншому разі під час експорту можуть виникнути проблеми, а null-значення може бути вставлено у клітинки на аркуші Excel. Докладні відомості про проблеми, які можуть виникнути під час експорту до Excel, див. в розділі Виправлення неполадок із відсутніми та неправильними значеннями.
Якщо вихідний об’єкт – таблиця або запит, укажіть, чи потрібно експортувати дані з форматуванням. Це впливає на два аспекти цільової книги – обсяг даних, які експортуються, і формат відображення даних. У цій таблиці описано результати експортування форматованих і неформатованих даних.
|
Експортування |
Вихідний об’єкт |
Поля та записи |
Форматування |
|---|---|---|---|
|
Без форматування |
Таблиця або запит Примітка.: Форми та звіти без форматування експортувати не можна. |
Експортуються всі поля та записи потрібного об’єкта. |
При цьому ігноруються параметри властивостей формату. Для полів підстановки експортуються тільки значення ідентифікаторів підстановки. Для полів гіперпосилань вміст експортується як текстовий стовпець із посиланнями у форматі текст_відображення#адреса#. |
|
З форматуванням |
Таблиця, запит, форма або звіт |
Експортуються лише поля та записи, які відображено в поточному поданні або об’єкті. Не експортуються відфільтровані записи, приховані стовпці даних у табличному поданні й поля, які не відображено у формі або звіті. |
Майстер враховує параметри властивостей формату. Для полів підстановки експортуються лише значення підстановки. Для полів гіперпосилань значення експортуються як гіперпосилання. Для полів форматованого тексту експортується лише текст без форматування. |
Виберіть цільову книгу та формат файлу. Зауважте, що звіти можна експортувати лише у старіший формат файлів *.xls, а не в новіший формат файлу *.xlsx.
Під час експорту Access запит на введення імені цільової книги. У таблиці нижче зведено випадки створення книги (якщо вона ще не існує) і випадки перезаписування книги (якщо вона вже існує).
|
Якщо цільова книга |
І вихідний об’єкт |
І потрібно експортувати |
То |
|---|---|---|---|
|
Не існує |
Таблиця, запит, форма або звіт |
Дані з форматуванням і без нього |
Книга створюється під час виконання операції експортування. |
|
Уже існує |
Таблиця або запит |
Дані, а не форматування |
Книга не перезаписується. Новий аркуш додається до книги й отримує ім’я об’єкта, з якого експортуються дані. Якщо аркуш із таким іменем уже існує в книзі, Access запропонує замінити вміст відповідного аркуша або вказати інше ім'я для нового аркуша. |
|
Уже існує |
Таблиця, запит, форма або звіт |
Дані, включно з форматуванням |
Книгу буде замінено експортованими даними. Буде видалено всі наявні аркуші та створено новий аркуш, ім’я якого аналогічне імені експортованого об’єкта. Дані на аркуші Excel успадковують параметри формату вихідного об'єкта. |
Дані завжди додаються в новому аркуші. Не можна додавати дані до будь-якого наявного аркуша або іменованого діапазону.
Запуск операції експортування
-
Якщо кінцеву книгу Excel відкрито, закрийте її, перш ніж продовжити.
-
В області переходів вихідної бази даних виберіть об’єкт, який потрібно експортувати.
Експортування частини даних
Якщо потрібно експортувати лише частину даних таблиці, запиту або форми, відкрийте відповідний об’єкт у вікні табличного подання даних і виберіть потрібні записи.
Щоб відкрити форму у вікні табличного подання даних, виконайте такі дії:
-
Двічі клацніть форму, щоб відкрити її.
-
Клацніть форму правою кнопкою миші та виберіть пункт Подання таблиці. Якщо цей пункт недоступний, виконайте такі дії:
-
Виберіть пункт Конструктор.
-
Натисніть клавішу F4, щоб відкрити область завдань "Аркуш властивостей".
-
У розкривному списку вгорі аркуша властивостей виберіть елемент Форма.
-
На вкладці "Формат" аркуша властивостей установіть для властивості Дозволити подання таблиці значення Так.
-
На вкладці Конструктор у групі Подання виберіть елемент Подання таблиці.
Примітка.: Частину звіту експортувати не можна. Проте можна вибрати або відкрити таблицю чи запит, на основі яких створено звіт, і експортувати частину даних цього об’єкта.
-
-
-
На вкладці Зовнішні дані в групі Експорт натисніть кнопку Excel.
-
У діалоговому вікні Експорт – Excel електронна таблиця перегляньте запропоноване ім'я файлу книги Excel (Access використовує ім'я вихідного об'єкта). Це ім’я файлу можна змінити, якщо потрібно.
-
У полі Формат файлу виберіть потрібний формат файлу.
-
Якщо потрібно експортувати відформатовані дані в таблиці або запиті, установіть прапорець Експортувати дані з форматуванням і розташуванням. Докладні відомості див. в розділі Підготовка до експорту.
Примітка.: Під час експортування форми або звіту цей параметр завжди вибрано, але він недоступний (сірий).
-
Щоб переглянути цільову книгу Excel після завершення операції експортування, установіть прапорець Відкривати кінцевий файл після завершення операції експортування .
Якщо відкрито вихідний об’єкт і вибрано один або кілька записів у поданні перед початком операції експортування, можна вибрати пункт Експортувати лише вибрані записи. Щоб експортувати всі записи в поданні, не встановлюйте цей прапорець.
Примітка.: Цей прапорець залишається недоступний (сірий), якщо не вибрано жодного запису.
-
Натисніть кнопку OK.
Якщо операцію експортування не виконано через помилку, Access відображає повідомлення про причину помилки. В іншому разі Access експортує дані та, залежно від вибраного на кроці 7, книга призначення відкриється в Excel. Access потім відобразиться діалогове вікно, у якому можна створити специфікацію, яка використовує відомості про операцію експорту.
Додаткові відомості про експорт
-
Відомості про те, як зберегти інформацію про експорт у специфікації, яку можна повторно використовувати, див. в статті Збереження відомостей про операцію імпорту або експорту у вигляді специфікації.
-
Відомості про запуск збереженої специфікації експорту див. в статті Запуск збереженої операції імпорту або експорту.
-
Відомості про те, як планувати запуск специфікацій у певний час, див. в статті Планування операцій імпорту або експорту.
-
Відомості про те, як видалити специфікації, змінити їхні імена або оновити імена вихідних файлів у них, див. в статті Керування завданнями даних.
Виправлення неполадок, пов’язаних із відсутніми та неправильними значеннями
У наведеній нижче таблиці описано різні методи виправлення поширених неполадок.
Порада.: Якщо бракує лише кількох значень, виправте їх у книзі Excel. В іншому разі виправте вихідний об'єкт у базі даних Access, а потім повторіть операцію експортування.
|
Помилка |
Опис і виправлення |
|---|---|
|
Обчислювані поля |
Результати в обчислюваних полях експортуються. Потрібні вирази, які виконують обчислення, – ні. |
|
Багатозначні поля |
Поля, які підтримують кілька значень, експортуються як список значень, відокремлених крапкою з комою (;). |
|
Рисунки, об’єкти та вкладення |
Графічні елементи (наприклад, емблеми, вміст полів типу "Об’єкт OLE" та вкладення, які є частиною вихідних даних) не експортуються. Їх потрібно додати до аркуша вручну після завершення операції експортування. |
|
Графік |
Коли ви експортуєте форму або звіт, який містить об'єкт Microsoft Graph, об'єкт Graph не експортується. |
|
Дані в неправильному стовпці |
Пусті значення в кінцевому аркуші іноді заміняються даними, які мають бути в наступному стовпці. |
|
Відсутні значення дат |
Значення дат до 1 січня 1900 не експортуються. Відповідні клітинки аркуша міститимуть пусті значення. |
|
Відсутні вирази |
Вирази, які використовуються для обчислення значень, не експортуються до Excel. Експортуються лише результати обчислень. Додайте формулу до аркуша Excel вручну після завершення операції експортування. |
|
Відсутні підформи, підзвіти та підтаблиці |
Під час експортування форми, звіту або даних у табличному поданні експортується лише головна форма, звіт або дані в табличному поданні. Повторіть операцію експортування для кожної підформи, підзвіту та підтаблиці, які потрібно експортувати. |
|
Відсутні або неправильно відформатовані стовпці |
Якщо жоден із стовпців у кінцевому аркуші не відформатовано, повторіть операцію експортування та переконайтеся, що в майстрі встановлено прапорець Експортувати дані з форматуванням і розташуванням. І навпаки, якщо формат лише деяких стовпців відрізняється від версій вихідного об'єкта, застосуйте потрібне форматування вручну в Excel. Форматування стовпця в Excel
|
|
Значення "#" у стовпці |
У стовпці, який відповідає полю "Так/Ні" форми, можна побачити значення #. Це може статися внаслідок виконання операції експортування в області переходів або в поданні "Форма". Щоб виправити цю неполадку, відкрийте форму у вікні табличного подання даних перед експортуванням даних. |
|
Індикатори помилок або значення помилок |
Перевірте клітинки на наявність індикаторів помилок (зелені трикутники в кутах) або значень помилок (рядки, які починаються із символу # замість відповідних даних). |
