Потрібно переглянути зміни значень у двох версіях бази даних Access, але як це можна зробити? Ви побачили, що електронна таблиця Microsoft порівняється, і ви знаєте, що це може порівняти значення. Можливо, ви використовували базу даних Microsoft Порівняйте – якщо у вас є, ви знаєте, що це створено, щоб знайти зміни в дизайні об'єктів, макросів і коді VBA, а не на зміни значень. Однак, щоб використовувати електронну таблицю, можна порівняти, щоб визначити потрібні зміни.
Експортувавши дані Access в обидві файли бази даних – з таблиці, якщо це саме те, що вам потрібно, або з результатів запиту – до книги Excel, ви можете запускати книги за допомогою електронної таблиці порівняти, щоб переглянути відмінності.
Експорт даних Access до книг
-
У програмі Access відкрийте базу даних, яка міститиме "Вихідні" або попередні дані, і відкрийте таблицю або результати запиту, які потрібно використовувати в поданні табличного подання даних. Нижче показано дуже простий приклад.
-
Виберіть пункт зовнішні дані > експортувати > Excel. Запуститься майстер експорту – електронна таблиця Excel.
-
Виберіть папку "ім'я" та "призначення" для нового файлу Excel, а потім натисніть кнопку "OK". Потім натисніть кнопку закрити , щоб закрити майстер.
-
Закрийте базу даних.
-
Відкрийте базу даних, яка містить "оновлені" або пізніші дані, і відкрийте таблицю або результати запиту, як-от для вихідних даних. У цій оновленій базі даних "місто Каліфорнії" – це новий запис і змінено високу температуру Фресно.
-
Запустіть майстер електронних таблиць експорту – Excel так само, як і для цієї бази даних.
Порівняйте порівняння в електронній таблиці порівняння
-
У таблиці порівняння виберіть елемент порівняти файли.
-
Перейдіть до книги Excel, яка міститиме вихідні дані, клацнувши поряд із полем порівняння .
-
Перейдіть до книги, яка міститиме оновлені дані, натиснувши кнопку поряд із полем Кому .
-
Натисніть кнопку OK, щоб почати порівняння.
Тлумачення результатів
Ми збільшуємо результати нашого простого прикладу, де додано запис для "каліфорнійської міста", а температура Fresno змінено.
В області праворуч, де відображаються дані з оновленої бази даних, у рядку 4 тепер міститься місто Каліфорнія і її температура, вставлена в таблицю Access. Увесь рядок підсвічується зеленим кольором. І температура Фресно, у рядку 5, стовпець B, також виділено зеленим кольором, оскільки його змінено з 107 до 111.