Щоб вибрати джерело даних для звіту, відкрийте його в поданні макета, а потім натисніть клавіші Alt+Enter, щоб відкрити вікно властивостей. Клацніть квадрат під вкладкою об’єкта "звіт", щоб виділити весь звіт, а потім у вікні властивостей на вкладці Дані виберіть Джерело записів, щоб вибрати властивість. Потім можна задати джерело запису, вибравши елемент зі списку або натиснувши кнопку "Зібрати" 
Від джерела записів звіту залежить, які поля бази даних можуть відображатися у звіті. У реляційній базі даних пов’язані дані зазвичай розташовані в кількох таблицях. Наприклад, відомості про клієнтів зберігаються в одній таблиці, а відомості про замовлення – в іншій. Звіти – це гнучкий спосіб "повторного збирання" даних і відображення їх у потрібному вигляді, який можна оптимізувати для друку. Щоб отримати додаткові відомості про джерела записів звіту ознайомтеся з іншими розділами цієї статті. Загальні уявлення про звіти можна отримати зі статті Загальні відомості про звіти в застосунку Access.
Примітка.: Ця стаття не стосується веб-програм Access – виду бази даних, яку можна створити за допомогою Access і опублікувати в Інтернеті. Докладні відомості див. в статті Створення веб-програми Access .
У цій статті
Різні типи джерел записів
Таблиця
Якщо всі необхідні поля розташовані в одній таблиці, можна використати цю таблицю як джерело записів звіту. Якщо необхідні поля містяться у двох або більше таблицях, необхідно переконатися, що таблиці можна об’єднати логічним чином за яким-небудь спільним значенням, а потім створити іменований або вбудований запит, який використовуватиметься як джерело записів.
Іменований запит
Іменований запит, який зазвичай називають просто запитом, – це запит, який було збережено як об’єкт бази даних. Іменований запит можна використовувати як джерело записів для кількох форм або звітів. Проте зміни до макета запиту вплинуть на всі форми та звіти, які використовують його як джерело записів. Крім того, іменований запит можна відносно легко видалити, що призведе до порушення всіх форм і звітів, у яких він використовується.
Вбудований запит
Вбудований запит – це запит, який зберігається у властивості "Джерело записів" іншого об’єкта. Оскільки вбудований запит не є окремим об’єктом, існує висока імовірність того, що звіт буде пошкоджено через випадкове видалення або змінення його запиту. Радимо створювати вбудований запит, лише якщо він призначається винятково для звіту (іншими словами, запит не буде використовуватися спільно з іншими об’єктами).
Вбудовані запити створюються за промовчанням під час використання таких знарядь, як Конструктор звітів, Пустий звіт або Підписи, описаних в наступному розділі. Вбудовані запити також створюються майстром звітів, за умови, що для звіту буде вибрано дані з кількох таблиць. Якщо вибрати дані лише з однієї таблиці, майстер звітів, прив’яже звіт безпосередньо до цієї таблиці.
Крім того, можна також створити вбудований запит, скопіювавши інструкцію SQL з іменованого запиту, відкритого в режимі SQL, а потім вставити інструкцію SQL у властивість "Джерело записів". Щоб відкрити іменований запит в поданні SQL, зробіть ось що.
-
Клацніть правою кнопкою миші запит в області переходів а потім натисніть кнопку Режим конструктора.
-
На вкладці Конструктор у групі Результати натисніть кнопку Подання та виберіть пункт Режим SQL.
Процедура створення джерел записів за допомогою знарядь звітів
Щоб створити звіт в Access, виберіть одне зі знарядь у групі Звіти на вкладці Створити. Залежно від способу використання знарядь кожне з них створює джерело записів трьох типів, описаних в попередньому розділі.
У наведені нижче таблиці описується призначення кожного знаряддя, а також вказується тип джерела запису, який використовується за промовчанням під час створення джерела.
|
Знаряддя |
Опис |
Тип джерела записів за промовчанням |
|
Звіт |
Створює простий табличний звіт, який містить усі поля у джерелі записів. |
Таблиця або іменований запит, який слід вибрати в області переходів перед натисканням кнопки знаряддя. |
|
Конструктор звітів |
Відкриває пустий звіт у режимі конструктора. До цього звіту можна додавати лише потрібні поля й елементи керування. |
Вбудований запит у разі перетягування полів до звіту з області завдань "Список полів". Можна також вибрати таблицю або іменований запит у розкривному списку "Джерело записів" у вікні властивостей. |
|
Пустий звіт |
Відкриває пустий звіт у режимі розмічування та відкриває область завдань "Список полів". Під час перетягування полів зі списку завдань до звіту створюється вбудований запит, який зберігається у властивості "Джерело записів" звіту. |
Вбудований запит у разі перетягування полів до звіту з області завдань "Список полів". Можна також вибрати таблицю або іменований запит у розкривному списку "Джерело записів" у вікні властивостей. |
|
Майстер звітів |
Запускає покроковий майстер, у якому можна вказати поля, рівні групування/сортування та параметри макета. На основі вказаних у майстрі параметрів створюється звіт. |
Вбудований запит, якщо вибрано поля з кількох таблиць. Якщо вибрано поля лише з однієї таблиці, застосунок Access використовує як джерело записів цю таблицю. |
|
Підписи |
Запускає майстер, у якому можна вибирати стандартний або настроюваний розмір підписів, а також указувати, які поля потрібно відображати та як їх слід сортувати. На основі вказаних у майстрі параметрів створюється підпис. |
Таблиця або іменований запит, який слід вибрати перед натисканням кнопки знаряддя. |
Примітка.: За допомогою інструментів "Конструктор звітів", "Майстер звітів" і "Підписи " створюються звіти "Клієнт", несумісні з веб-базами даних. Докладні відомості про веб-бази даних див. в статті Редагування або публікація сайту веб-бази даних на сайті SharePoint.
Робота з джерелами записів
Перетворення джерела записів на вбудований запит
Будь-який звіт, прив’язаний до таблиці або іменованого запиту можна змінити таким чином, щоб він був натомість прив’язаний до вбудованого запиту. Як згадувалося раніш, це може спростити підтримання автономності звітів і зробити їх менш залежними від інших об’єктів. Залежно від поточного типу джерела запису, для перетворення його на вбудований запит можна скористатися одним із наведених нижче методів.
Метод 1: за допомогою кнопки "Побудувати"
Якщо властивість "Джерело записів" – це іменована таблиця, вбудований запит можна швидко створити, натиснувши кнопку "Побудувати" в полі властивостей "Джерело записів".
-
В області переходів клацніть правою кнопкою миші звіт, який потрібно змінити, і виберіть пункт Подання макета.
-
Клацніть правою кнопкою миші в будь-якому місці звіту та виберіть пункт Властивості звіту.
-
На вкладці Усі клацніть поле властивості Джерело записів, а потім натисніть кнопку "Побудувати"
-
У застосунку Access відобразиться запитання про те, чи слід створити запит на основі таблиці. Натисніть кнопку Так для продовження.
У застосунку Access відкриється побудовник запитів і буде додано таблицю, яка від початку була вказана у властивості "Джерело елемента керування". -
Додайте поля до сітки запиту, клацнувши двічі ім’я кожного поля, яке має міститися у звіті. Це слід зробити для всіх полів, які мають відображатися у звіті.
-
Щоб додати поля з пов’язаних таблиць або запитів, зробіть ось що.
-
На вкладці Конструктор у групі Настроювання запиту натисніть кнопку Додати таблиці (відображати таблицю в Access 2013 ).
-
Виберіть таблицю або запит, який потрібно додати.
-
Переконайтеся, що додані таблиці та запити об'єднуються логічним чином. Наприклад, поле ідентифікатора таблиці "Клієнт", імовірно, матиме лінію об'єднання, яка з'єднує її з полем CustomerID таблиці "Замовлення". Щоб створити рядки об'єднання, перетягніть ім'я поля з однієї таблиці або запиту до імені поля в іншій таблиці або запиті.
Докладні відомості про створення запитів див. в статті Загальні відомості про запити. -
Додайте поля до сітки запиту, клацнувши двічі ім’я кожного поля, яке має міститися у звіті. Це слід зробити для всіх полів, які мають відображатися у звіті.
-
-
Перевірка запиту
-
На вкладці Конструктор у групі Результати натисніть кнопку Вигляд і виберіть пункт Подання таблиці.
-
Щоб повернутися до режиму конструктора, на вкладці Конструктор у групі Результати клацніть Подання та виберіть пункт Режим конструктора.
-
-
Коли запит почне повертати саме ті дані, які мають міститися у звіті, на вкладці Конструктор у групі Закрити натисніть кнопку Закрити.
-
Натисніть кнопку Так, щоб зберегти зміни, внесені до інструкції SQL і оновити властивість.
Примітка.: Якщо новий запит містить не всі поля, які використовувалися у звіті, у застосунку Access для кожного пропущеного поля відображатимуться запити на введення значення параметра. Можна або видалити посилання на поле у звіті, або виконати процедуру, описану в розділі Редагування вбудованого запиту, щоб додати до запиту пропущені поля.
Метод 2: додавання поля з пов’язаної таблиці за допомогою списку полів
-
В області переходів клацніть правою кнопкою миші звіт, який потрібно змінити, і виберіть пункт Подання макета.
-
Якщо область завдань "Список полів" ще не відображається, на вкладці Конструктор у групі Знаряддя натисніть кнопку Додати наявні поля.
-
Якщо вгорі у списку полів відображається напис Відображати всі таблиці, клацніть його, щоб на екрані відобразилися поля в пов’язаних та інших таблицях.
-
В області Поля, наявні в пов’язаних таблицях розгорніть таблицю та перетягніть одне з її полів до звіту.
Застосунок Access змінить джерело записів на вбудований запит, який міститиме додане поле. Можна продовжувати додавати поля таким чином або змінити вбудований запит, скориставшись процедурою, описаною в розділі Редагування вбудованого запиту.
Метод 3: копіювання та вставлення коду SQL з іменованого запиту
-
В області переходів клацніть правою кнопкою миші запит, що містить інструкцію SQL, яку потрібно скопіювати, і виберіть пункт Режим конструктора.
-
На вкладці Основне у групі Подання натисніть кнопку Вигляд і виберіть пункт Режим SQL.
-
Скопіюйте текст в області SQL, а потім закрийте запит без збереження.
-
В області переходів клацніть правою кнопкою миші звіт, до якого потрібно додати вбудований запит, і виберіть пункт Подання макета.
-
Якщо аркуш властивостей ще не відображається, натисніть клавішу F4.
-
На вкладці Усі виберіть текст, який міститься у властивості Джерело записів, а потім натисніть сполучення клавіш Ctrl+P, щоб вставити код SQL у поле властивостей.
Примітка.: Якщо новий запит містить не всі поля, які використовувалися у звіті, у застосунку Access для кожного пропущеного поля відображатимуться запити на введення значення параметра. Можна або видалити посилання на поле у звіті, або виконати процедуру, описану в розділі Редагування вбудованого запиту, щоб додати до запиту пропущені поля.
Метод 4: копіювання та вставлення коду SQL з іншої форми або звіту
Вбудований запит можна скопіювати безпосередньо із властивості "Джерело записів" одного об’єкта до іншого. Таким чином, якщо інша форма або звіт містять вбудований запит, який повертає потрібні дані, ним можна легко скористатися повторно для звіту, з яким ви наразі працюєте.
-
В області переходів клацніть правою кнопкою миші форму або звіт, що містять вбудовану інструкцію SQL, яку потрібно скопіювати, і виберіть пункт Режим макета.
-
Клацніть правою кнопкою миші в будь-якому місці форми або звіту та виберіть пункт Властивості форми або Властивості звіту.
-
На вкладці Усі виділіть весь текст інструкції SQL у полі властивості Джерело записів, а потім натисніть сполучення клавіш Ctrl+C, щоб його скопіювати.
-
Закрийте форму або звіт без збереження.
-
В області переходів клацніть правою кнопкою миші звіт, до якого потрібно додати вбудований запит, і виберіть пункт Подання макета.
-
Клацніть правою кнопкою миші в будь-якому місці звіту та виберіть пункт Властивості звіту.
-
На вкладці Усі виберіть текст, який міститься у властивості Джерело записів, а потім натисніть сполучення клавіш Ctrl+P, щоб вставити код SQL у властивість.
Примітка.: Якщо новий запит містить не всі поля, які використовувалися у звіті, у застосунку Access для кожного пропущеного поля відображатимуться запити на введення значення параметра. Можна або видалити посилання на поле у звіті, або виконати наведену нижче процедуру (Редагування вбудованого запиту), щоб додати до запиту пропущені поля.
Редагування вбудованого запиту
Зі збільшенням бази даних може виникнути потреба у внесенні змін до джерела записів звіту, наприклад додаванні до звіту додаткових полів. Скористайтеся цією процедурою, щоб відкрити джерело записів у побудовнику записів:
-
В області переходів клацніть правою кнопкою миші звіт, що містить вбудований запит, який потрібно змінити, і виберіть пункт Режим макета.
-
Клацніть правою кнопкою миші в будь-якому місці звіту та виберіть пункт Властивості звіту.
-
На вкладці Усі клацніть поле властивості Джерело записів, а потім натисніть кнопку Збірка
Запит відкриється в побудовнику запитів у застосунку Access. -
Змініть запис необхідним чином, а потім на вкладці Конструктор у групі Закрити натисніть кнопку Закрити.
-
Натисніть кнопку Так, щоб зберегти зміни та оновити властивості.
Застосунок Access закриє побудовник запитів. Будь-які зміни, внесені в побудовнику запитів відтворюватимуться в запиті SQL у властивості Джерело записів.
Докладніше про створення запитів див. у статті Загальні відомості про запити.
Збереження вбудованого запиту як іменного запиту
Вбудований запит, збережений як джерело записів для звіту, може стати в нагоді і для інших цілей. У цьому випадку його можна зберегти як іменований запит, який у такому разі буде доступний для використання іншими об’єктами.
-
В області переходів клацніть правою кнопкою миші звіт, який містить вбудований запит, і виберіть пункт Подання макета.
-
Клацніть правою кнопкою миші в будь-якому місці звіту та виберіть пункт Властивості звіту.
-
На вкладці Усі клацніть поле властивості Джерело записів, а потім натисніть кнопку Збірка
Запит відкриється в побудовнику запитів у застосунку Access. -
На вкладці Конструктор у групі Закрити виберіть команду Зберегти як.
-
У діалоговому вікні Збереження елемента введіть ім’я запиту у верхньому полі, а потім натисніть кнопку OK.
Застосунок Access збереже запит як іменований запит в області переходів.
-
На вкладці Конструктор у групі Закрити натисніть кнопку Закрити.
У застосунку Access відобразиться запитання про те, чи слід зберегти зміни, внесені до вбудованого запиту, навіть якщо зміни не вносилися. У більшості випадків потрібно просто натиснути кнопку Ні, щоб закрити побудовник запитів. Проте, якщо було внесено зміни, які мають відтворитися у вбудованому запиті, натисніть кнопку Так.
