Установлення правил для злиття

Надсилаючи листи до списку розсилки, ви можете налаштувати його. Наприклад, додайте слова "Прострочено" для деяких одержувачів на основі значень у певних полях джерела даних. Настроювання базується на правилах, які виконуються під час злиття.

У прикладі "Прострочено" використовується приклад "Якщо"... Потім... Інше правило, яке вказує, що потрібно включити текст "Прострочено" для одержувачів, у яких значення поля терміна в минулому.

Налаштування правил виконується після вибору одержувачів для злиття та вставлення полів злиття в документ.

Перейдіть дорозділу Правилорозсилки> та виберіть правило на основі описів нижче.

ASK

Наприклад, ви надсилаєте те саме запрошення на щоквартальні наради. Джерело даних не зберігає дати наради, а дата наради відображається в запрошенні кілька разів.

Розміщуючи в документі закладки та включно з полем Ask (Запитати), можна виконати одне й те саме злиття для кожної наради. Потрібно лише ввести дату наради, і її буде введено лише один раз.

1. У документі злиття натисніть клавіші Ctrl+F9, а потім введіть ім'я для створення закладки. Повторіть ці дії, використовуючи те саме ім'я в кожному місці, де потрібно, щоб відповідь на поле Ask відображалися в документі.
2. Розташуйте курсор у місці документа перед першою щойно створеною закладкою.
3. Перейдіть до розділуПравила>розсилки>Запитати.
4. Виберіть щойно створену закладку (або введіть її ім'я) і введіть запит, наприклад "Дата події?", у полі Запит .
5. Натисніть кнопку OK, а потім – OK ще раз.
6. У кінці процесу, коли ви натисните кнопку Завершити & Об'єднати, натисніть кнопку Редагувати окремі документи. Вам буде запропоновано ввести відповідь для кожного одержувача. Цю відповідь буде вставлено в закладки, які ви вказали в документах, які є результатом злиття.

Додаткові відомості: Коди полів: Поле Ask

FILLIN

Наприклад, ви надсилаєте те саме запрошення на квартальну нараду. Джерело даних не зберігає дати наради, а дата наради відображається лише один раз у запрошенні.

Помістивши поле Fill-in у документ, можна виконати однакове злиття для кожної наради. Потрібно лише ввести дату наради.

1. Установіть курсор там, де потрібно вставити текст заливки.
2. На вкладці Розсилки перейдіть до розділуЗаповненняправил>.
3. Введіть запит, наприклад "Дата події?", у полі Запит .
4. Натисніть кнопку OK, а потім – OK ще раз.
5. У кінці процесу, коли ви натисните кнопку Завершити & Об'єднати, виберіть Редагувати окремі документи. Вам буде запропоновано ввести відповідь для кожного одержувача. Цю відповідь буде вставлено в поле Заповнити в документах, які є результатом злиття.

Додаткові відомості: Коди полів: поле Fill-In

Якщо... Потім... Ще

Наприклад, ви надсилаєте листування списку учасників конференції, які подорожують як всередині країни, так і на міжнародному рівні. Поле "Країна або регіон" у джерелі даних може бути пустим для внутрішніх учасників. Ви можете скористатися функцією "Якщо"... Потім... Ще... , щоб персоналізувати повідомлення для всіх одержувачів. Одержувачі, у яких поле "Країна або регіон" пусте, можуть побачити: "Вас вітатимуть біля воріт після прибуття", тоді як всі інші одержувачі можуть побачити: "Вас вітатимуть за столом біля митної служби".

1. Установіть курсор там, де потрібно розташувати умовний текст.
2. Перейти доправил>розсилки>Якщо... Потім... Інакше.
3. У списку Ім'я поля виберіть поле з джерела даних, яке визначатиме умовний текст.
4. У списку Порівняння виберіть спосіб порівняння значення даних.
5. У полі Порівняти з введіть значення порівняння (пропустіть це значення, якщо вибране значення пусте або не пусте для порівняння).
6. У текстовому полі Вставити введіть текст, який надходить до документа, коли виконуються умови порівняння.
7. В іншому разі вставте цей текстовий рядок введіть текст, який надходить до документа, якщо умова порівняння не виконується.
8. Натисніть кнопку OK.

Додаткові відомості: Коди полів: поле IF

MERGEREC

Наприклад, потрібно, щоб листування відобразить кожному одержувачу своє місце в списку очікування. Ви можете відсортувати список одержувачів у хронологічному порядку реєстрації, а потім скористатися правилом Об'єднати запис # для відображення пронумерованої позиції одержувача в списку.

Номер запису відображає будь-яке сортування або фільтрування, застосоване до джерела даних перед злиттям.

1. Установіть курсор там, де має відображатися номер запису.
2. Перейдіть до розділуЗлиття записівправил>розсилки> #.

Додаткові відомості: Коди полів: поле MergeRec

MERGESEQ

Наприклад, потрібно, щоб листування відображав кожному одержувачу загальну кількість людей, які зареєструвалися на подію. Правило Об'єднання послідовності # дає змогу підрахувати записи в об'єднаному документі.

1. Установіть курсор там, де має відображатися номер запису.
2. Послідовно виберіть елементиПослідовність злиттяправил>розсилки> #.

Додаткові відомості: Коди полів: поле MergeSeq

NEXT

Наприклад, злиття використовується для друку списку контактів на одному аркуші паперу. Використовуйте правило "Наступний запис", щоб повідомити Word перейти до наступного запису, не запускаючи нову сторінку.

1. Установіть курсор там, де мають відображатися дані з наступного запису.
2. Перейдіть донаступного записуправил>розсилки>.
3. Вставлення поля злиття для потрібних даних
   Список назв компаній може мати такий вигляд:
   «Company_Name»
   «Наступний запис»«Company_Name»
   «Наступний запис»«Company_Name»

Додаткові відомості: Коди полів: Наступне поле

NEXTIF

Наприклад, вам потрібен список учасників внутрішньої туристичної конференції на одному аркуші паперу та учасників міжнародних подорожей, перелічених на іншому аркуші паперу. Поле "Країна або регіон" у джерелі даних може бути пустим для внутрішніх мандрівників. За допомогою правила Next Record If можна заборонити Word починати нову сторінку, доки не дістанетеся одержувачів, у яких поле "Країна або регіон" не пусте. Для цього потрібно спочатку відсортувати джерело даних за країною або регіоном.

1. Установіть курсор там, де мають відображатися дані з наступного запису.
2. Перейти донаступного запису правила>розсилки>Якщо.
3. У списку Ім'я поля виберіть ім'я поля злиття, наприклад Місто.
4. У списку Порівняння виберіть спосіб порівняння значення даних. Наприклад, щоб виокремити одержувачів із певного міста, виберіть оператор дорівнює.
5. У полі Порівняти з введіть потрібне значення. Наприклад, щоб виокресити одержувачів у Токіо, введіть Токіо (пропустіть це, якщо вибрано пусте або не пусте для порівняння).

Додаткові відомості: Коди полів: поле NextIf

SET

Наприклад, ви готуєте запрошення на конференцію, де доповідач основної виноски ще не завершився. Ви можете залишити покажчики місця заповнення для імені доповідача в усьому документі та додати правило установити закладку, де ви вводите ім'я доповідача один раз і відображатиметься в усіх покажчиках місця заповнення.

Покажчики місця заповнення – це поля посилання; Правило Установити закладку вставляє поле, яке не відображається в документі (якщо ви не натиснете клавіші Alt+F9, щоб відобразити коди полів).

1. Розташуйте курсор будь-де в документі.
2. Перейдіть дозакладки для наборуправил>розсилки> та введіть ім'я, а потім натисніть кнопку OK.
3. Розташуйте курсор у будь-якому місці, де має відображатися текст закладки.
4. Перейдіть до розділу Вставлення>поляекспрес-блоків> і виберіть посилання Посилання.
5. Виберіть щойно створене ім'я закладки та натисніть кнопку OK.
6. Вставте поле Ref скрізь, де має відображатися текст закладки.
7. Перш ніж запустити злиття, клацніть правою кнопкою миші поле Установити, виберіть Команду Змінити поле та введіть потрібний текст у полі Текст .
8. Натисніть кнопку OK.

Додаткові відомості: Коди полів: поле Set 

SKIPIF

Наприклад, ви маєте магазин одягу і виявите, що у вас є надмірна кількість конкретної футболки, але не в найпопулярнішому розмірі. Коли ви будете готові розіслати рекламну листівку, ви будете виключати клієнтів, які носять певний розмір. Використовуйте правило Пропустити запис Якщо, щоб порівняти вміст даних про розмір клієнтів із розміром, який потрібно виключити.

1. Перейдіть дорозділу Правила>розсилки Пропустити>запис Якщо.
2. У списку Ім'я поля виберіть ім'я поля злиття, наприклад Розмір.
3. У списку Порівняння виберіть спосіб порівняння значення даних. Наприклад, щоб виділити клієнтів, які носять певний розмір, виберіть Дорівнює.
4. У полі Порівняти з введіть потрібне значення. Наприклад, щоб виокресити клієнтів, які носять дуже малий розмір, виберіть XS (пропустіть це, якщо вибрано пусте або не пусте для порівняння).

Додаткові відомості: Коди полів: поле SkipIf