Định dạng trường số hoặc tiền tệ

Các kiểu dữ liệu Số, Số Lớn và Tiền tệ trong Access bao gồm nhiều định dạng. Đối với định dạng số và tiền tệ, bạn có ba lựa chọn: giữ định dạng mặc định, áp dụng định dạng được xác định trước hoặc tạo định dạng tùy chỉnh. Khi bạn áp dụng định dạng cho trường bảng, Access sẽ tự động áp dụng cùng một định dạng đó cho bất kỳ điều khiển biểu mẫu hoặc báo cáo nào mà sau đó bạn liên kết với trường bảng đó. Định dạng chỉ thay đổi cách hiển thị dữ liệu. Điều này không ảnh hưởng đến cách dữ liệu được lưu trữ hoặc cách người dùng nhập dữ liệu.

Trong bài viết này

• Tổng quan về định dạng số và tiền tệ
• Áp dụng định dạng được xác định trước
• Ví dụ về định dạng được xác định trước
• Áp dụng định dạng tùy chỉnh
• Ví dụ về định dạng tùy chỉnh
• Ký tự định dạng tùy chỉnh
• Hiển thị A.D. hoặc B.C.

Tổng quan về định dạng số và tiền tệ

Để tạo định dạng tùy chỉnh, hãy nhập các ký tự khác nhau trong thuộc tính Định dạng của trường bảng. Các ký tự có thể là chỗ dành sẵn, 0#chẳng hạn như và ; dấu tách, chẳng hạn như dấu chấm và dấu phẩy; ký tự chữ; và màu, dựa trên cách bạn muốn định dạng xuất hiện. Access tự động áp dụng mọi định dạng tùy chỉnh mà bạn sử dụng trong trường bảng cho điều khiển được liên kết trong biểu mẫu hoặc báo cáo.

Bạn có thể chỉ định định dạng cho bốn kiểu giá trị số: dương, âm, không (0) và null (không xác định). Nếu bạn tạo định dạng cho mỗi kiểu giá trị, trước tiên hãy đặt định dạng cho giá trị dương, thứ hai là định dạng cho giá trị âm, thứ ba là định dạng cho giá trị bằng không và thứ ba là định dạng cho các giá trị null. Phân tách từng định dạng bằng dấu chấm phẩy.

Ví dụ về định dạng tùy chỉnh: #,###.##;(#,###.##)[Red];0,000.00;"Undefined"

Hiển thị dưới dạng:

• 1,234.568
• (1,234.568) màu đỏ
• 0,000.00
• Undefined

Đây là ý nghĩa của định dạng:

• Dấu số (#) là chỗ dành sẵn cho chữ số. Nếu không có giá trị, Access sẽ hiển thị khoảng trống trắng. Để hiển thị số không thay vì khoảng trống trắng, hãy 0 dùng làm chỗ dành sẵn. Ví dụ: để hiển thị 1234 dưới dạng 1234.00, hãy sử dụng chuỗi định dạng ####.00.
• Giá trị dương hiển thị với hai chữ số thập phân.
• Giá trị âm hiển thị với hai chữ số thập phân, trong dấu ngoặc đơn và màu đỏ.
• Các giá trị bằng không hiển thị 0là số , luôn có hai chữ số thập phân.
• Giá trị null hiển thị dưới dạng từ Undefined.

Có thể có tối đa bốn phần cho một chuỗi và mỗi phần được phân tách bằng dấu chấm phẩy (;). Nếu trường bảng của bạn chấp nhận giá trị null, bạn có thể bỏ qua phần thứ tư.

Phần	Mô tả Định dạng	Ví dụ
Nếu phần đầu tiên chứa #,###.##	Hiển thị giá trị dương.	1234.5678 hiển thị dưới dạng 1,234.568. Định dạng này dùng dấu chấm làm dấu phân tách hàng nghìn và dấu phẩy làm dấu phân tách thập phân. Nếu giá trị thập phân trong bản ghi vượt quá số lượng ký tự chỗ dành sẵn trong định dạng tùy chỉnh, Access sẽ làm tròn giá trị và chỉ hiển thị số giá trị được định dạng xác định. Ví dụ: nếu trường của bạn chứa 3,456.789, nhưng định dạng của trường chỉ định hai vị trí thập phân, Access sẽ làm tròn giá trị thập phân thành 0.79. Mẹo: Đối với định dạng có giá trị lớn hơn hoặc nhiều vị trí thập phân hơn, hãy thêm nhiều chỗ dành sẵn hơn cho giá trị thập phân, chẳng hạn như #,###.###.
Nếu phần thứ hai chứa (#,###.##)[Red]	Chỉ hiển thị giá trị âm. Nếu dữ liệu của bạn không chứa giá trị âm, Access sẽ để trống trường đó.	Giá trị âm được đặt trong các ký tự chữ hoặc dấu ngoặc đơn. Trong ví dụ này, mọi giá trị âm được hiển thị bằng màu đỏ.
Nếu phần thứ ba chứa 0,000.00	Xác định định dạng cho tất cả các giá trị bằng không (0).	Khi trường có chứa giá trị không, sẽ được 0,000.00 hiển thị. Để hiển thị văn bản thay vì số, "Zero" hãy dùng dấu ngoặc kép bao quanh.
Nếu phần thứ tư chứa "Undefined"	Xác định những gì người dùng nhìn thấy khi bản ghi chứa giá trị null. Trong trường hợp này, người dùng sẽ thấy từ .Undefined	Bạn cũng có thể sử dụng văn bản khác, chẳng hạn "Null" như ."****" Các ký tự được đặt trong dấu ngoặc kép được coi là chữ và hiển thị chính xác như nhập vào.

Đầu Trang

Áp dụng định dạng được xác định trước

Access cung cấp một số định dạng được xác định trước cho dữ liệu số và tiền tệ. Định dạng mặc định là hiển thị số như đã nhập.

Trong bảng

1. Mở bảng ở Dạng xem thiết kế.
2. Trong mục trên của lưới thiết kế, chọn trường Ngày/Giờ mà bạn muốn định dạng.
3. Trong phần Thuộc tính Trường ở mục dưới, bấm vào mũi tên trong hộp thuộc tính Định dạng, rồi chọn định dạng từ danh sách thả xuống.
4. Sau khi bạn chọn định dạng, nút Tùy chọn Cập nhật Thuộc tính sẽ xuất hiện. Điều này cho phép bạn áp dụng định dạng mới của mình cho mọi trường bảng và điều khiển biểu mẫu khác vốn sẽ kế thừa lô-gic. Để áp dụng các thay đổi của bạn trong toàn bộ cơ sở dữ liệu, hãy bấm thẻ thông minh, rồi bấm Cập nhật Định dạng ở mọi nơi <Tên> Trường được sử dụng. Trong trường hợp này, Tên Trường là tên của trường số hoặc tiền tệ của bạn.
5. Để áp dụng các thay đổi của bạn cho toàn bộ cơ sở dữ liệu, hãy bấm Có khi hộp thoại Cập nhật Thuộc tính xuất hiện và hiển thị các biểu mẫu và các đối tượng khác sẽ kế thừa định dạng mới. Để biết thêm thông tin, hãy xem Mục Truyền một thuộc tính trường.
6. Lưu các thay đổi của bạn và chuyển sang Dạng xem Biểu dữ liệu để xem định dạng đó có đáp ứng nhu cầu của bạn hay không.

Trong một biểu mẫu hoặc báo cáo

Trong một biểu mẫu hoặc báo cáo, ngày thường được hiển thị trong hộp văn bản. Chỉ cần đặt thuộc tính Định dạng cho hộp văn bản thành định dạng ngày bạn muốn.

1. Mở Dạng xem Bố trí biểu mẫu hoặc báo cáo hoặc Dạng xem Thiết kế.
2. Đặt con trỏ vào hộp văn bản với số hoặc tiền tệ.
3. Nhấn F4 để hiển thị Bảng Thuộc tính.
4. Đặt thuộc tính Format thành một trong các định dạng ngày được xác định trước.

Trong truy vấn

1. Mở truy vấn trong Dạng xem Thiết kế.
2. Bấm chuột phải vào trường ngày, rồi bấm Thuộc tính.
3. Trong Bảng Thuộc tính, hãy chọn định dạng bạn muốn từ danh sách thuộc tính Định dạng.

Trong biểu thức

• Sử dụng hàmFormatDateTime để định dạng giá trị ngày thành một trong một vài định dạng được xác định trước. Bạn có thể thấy điều này hữu ích nếu bạn đang làm việc trong một khu vực yêu cầu biểu thức, chẳng hạn như macro hoặc truy vấn.

Đầu Trang

Ví dụ về định dạng được xác định trước

Bảng sau đây hiển thị thiết đặt thuộc tính Format được xác định trước cho số và tiền tệ.

Thiết đặt	Mô tả
Số Chung	(Mặc định) Hiển thị số như đã nhập.
Tiền	Sử dụng dấu tách hàng nghìn và tuân theo các cài đặt được chỉ định trong cài đặt vùng của Windows cho số tiền âm, ký hiệu thập phân và tiền tệ cũng như vị trí thập phân.
Euro	Sử dụng biểu tượng euro (€), bất kể ký hiệu tiền tệ được chỉ định trong cài đặt vùng của Windows.
Đã khắc phục	Hiển thị ít nhất một chữ số và tuân theo các cài đặt được chỉ định trong cài đặt vùng của Windows cho số âm, ký hiệu thập phân và tiền tệ và vị trí thập phân.
Tiêu chuẩn	Sử dụng dấu tách hàng nghìn và tuân theo các cài đặt được chỉ định trong cài đặt vùng của Windows cho số âm, ký hiệu thập phân và vị trí thập phân.
Percent	Nhân giá trị với 100 và chắp thêm dấu phần trăm (%). Tùy chọn này tuân theo các cài đặt được chỉ định trong cài đặt vùng của Windows đối với số lượng âm, ký hiệu thập phân và vị trí thập phân.
Khoa học	Sử dụng ký hiệu khoa học tiêu chuẩn.

Sau đây là ví dụ về định dạng số được xác định trước.

Cài đặt	Dữ liệu	Hiển thị
Số Chung	3456.789 –3456.789 $213,21	3456.789 –3456.789 $213,21
Tiền	3456.789 –3456.789	$3.456,79 ($3.456,79)
Đã khắc phục	3456.789 –3456.789 3.56645	3456.79 –3456.79 3.57
Tiêu chuẩn	3456.789	3,456.79
Percent	3 0.45	300% 45%
Khoa học	3456.789 –3456.789	3,46E+03 –3,46E+03

Đầu Trang

Áp dụng định dạng tùy chỉnh

1. Mở bảng ở Dạng xem thiết kế.

2. Trong mục trên của lưới thiết kế, chọn trường Ngày/Giờ mà bạn muốn định dạng.

3. Trong phần Thuộc tính Trường, chọn tab Chung, bấm vào ô bên cạnh hộp Định dạng, rồi nhập các ký tự cụ thể dựa trên nhu cầu định dạng của bạn.

4. Sau khi bạn chọn định dạng, thẻ thông minh Tùy chọn Cập nhật Thuộc tính sẽ xuất hiện. Điều này cho phép bạn áp dụng định dạng mới của mình cho mọi trường bảng và điều khiển biểu mẫu khác vốn sẽ kế thừa lô-gic. Để áp dụng các thay đổi của bạn trong toàn bộ cơ sở dữ liệu, hãy bấm thẻ thông minh, rồi bấm Cập nhật Định dạng ở mọi nơi Tên Trường được sử dụng. Trong trường hợp này, Tên Trường là tên của trường Ngày/Giờ của bạn.

5. Để áp dụng các thay đổi của bạn cho toàn bộ cơ sở dữ liệu, hãy bấm Có khi hộp thoại Cập nhật Thuộc tính xuất hiện và hiển thị các biểu mẫu và các đối tượng khác sẽ kế thừa định dạng mới. Để biết thêm thông tin, hãy xem Mục Truyền một thuộc tính trường.

6. Lưu các thay đổi của bạn và chuyển sang Dạng xem Biểu dữ liệu để xem định dạng đó có đáp ứng nhu cầu của bạn hay không.

7. Kiểm tra định dạng bằng cách làm như sau:

   • Nhập các giá trị không có dấu tách hàng nghìn hoặc dấu tách thập phân và xem cách định dạng xử lý dữ liệu. Định dạng có đặt dấu tách vào đúng vị trí không?
   • Nhập các giá trị dài hơn hoặc ngắn hơn dự đoán (có và không có dấu tách) và xem cách định dạng hoạt động. Định dạng có thêm khoảng trống không mong muốn hoặc các số không ở đầu hay cuối không?
   • Nhập một số không hoặc một giá trị null trong một định dạng có nghĩa là giá trị dương hoặc âm và xem bạn có thích kết quả không.

Đầu Trang

Ví dụ về định dạng tùy chỉnh

Sau đây là các ví dụ về định dạng số tùy chỉnh.

Thiết đặt	Mô tả
0;(0);;"Null"	Hiển thị giá trị dương bình thường, giá trị âm trong dấu ngoặc đơn và từ Null nếu giá trị là Null.
+0.0;–0.0;0.0	Hiển thị dấu cộng (+) hoặc dấu trừ (–) bằng số dương hoặc âm và 0.0 hiển thị nếu giá trị bằng không.

Đầu Trang

Ký tự định dạng tùy chỉnh

Để tạo định dạng tùy chỉnh, hãy dùng các ký tự sau đây làm chỗ dành sẵn và dấu tách.

Ký tự	Mô tả
#	Được dùng để hiển thị chữ số. Mỗi trường hợp ký tự đại diện vị trí cho một số. Nếu không tồn tại giá trị nào tại vị trí, Access hiển thị khoảng trống trắng. Nó cũng có thể được dùng làm chỗ dành sẵn. Ví dụ: nếu bạn áp dụng định dạng và #,### nhập giá trị của trường 45 , sẽ được 45 hiển thị. Nếu bạn nhập 12,145 vào một trường, Access 12,145 sẽ hiển thị ngay cả khi bạn chỉ xác định một chỗ dành sẵn ở bên trái dấu tách hàng nghìn.
0	Được dùng để hiển thị chữ số. Mỗi trường hợp ký tự đại diện vị trí cho một số. Nếu không tồn tại giá trị nào tại vị trí, Access sẽ hiển thị số không (0).
Dấu tách thập phân . (dấu chấm)	Cho biết vị trí bạn muốn Access đặt ký tự phân tách giữa phần nguyên và phần thập phân của trường số hoặc tiền tệ. Dấu tách thập phân khác nhau và được đặt trong cài đặt vùng trong Windows.
Dấu tách hàng nghìn , (dấu phẩy)	Cho biết vị trí bạn muốn Access đặt ký tự phân tách giữa phần hàng nghìn của trường số hoặc tiền tệ. Hàng nghìn dấu tách thay đổi và được đặt trong cài đặt khu vực trong Windows.
khoảng trống trắng, +-$()	Được dùng để chèn khoảng trống trắng, ký tự toán học (+-) và ký hiệu tài chính (¥£$) khi cần ở bất kỳ đâu trong chuỗi định dạng của bạn. Nếu bạn muốn dùng các ký hiệu toán học phổ biến khác, chẳng hạn như dấu sổ chéo (\/hoặc ) và dấu sao (*), hãy đặt chúng trong dấu ngoặc kép. Hãy lưu ý rằng bạn có thể đặt chúng bất kỳ đâu.
\	Được dùng để bắt buộc Access hiển thị ký tự ở ngay sau đó. Đây giống như đặt ký tự trong dấu ngoặc kép.
!	Được dùng để bắt buộc căn trái tất cả các giá trị. Khi bạn bắt buộc căn trái, #0 bạn không thể dùng chỗ dành sẵn và chữ số, nhưng bạn có thể dùng chỗ dành sẵn cho ký tự văn bản.
*	Được dùng để bắt buộc ký tự theo ngay sau dấu sao trở thành ký tự điền, đây là ký tự được dùng để điền khoảng trống trắng. Access thường hiển thị dữ liệu dạng số dạng căn phải và nó điền vào bất kỳ vùng nào bên trái của giá trị với khoảng trống trắng. Bạn có thể thêm ký tự điền vào bất kỳ đâu trong chuỗi định dạng và khi bạn làm thế, Access sẽ điền bất kỳ khoảng trống trắng nào với ký tự đã xác định. Ví dụ: định dạng £##*~.00 hiển thị số tiền dưới dạng £45~~~~~.15. Số ký tự dấu ngã (~) hiển thị trong trường tùy theo số khoảng trống trắng trong trường bảng.
%	Dùng làm ký tự cuối cùng trong chuỗi định dạng. Nhân giá trị với 100 và hiển thị kết quả với dấu phần trăm sau đó.
E+, E- –hoặc– e+, e-	Được dùng để hiển thị các giá trị trong ký hiệu khoa học hoặc hàm mũ. Sử dụng tùy chọn này khi định dạng khoa học được xác định trước không cung cấp đủ dung lượng cho các giá trị của bạn. Dùng E+ hoặc e+ để hiển thị giá trị dưới dạng hàm mũ dương và E- hoặc e- để hiển thị hàm mũ âm. Bạn phải dùng những chỗ dành sẵn này với ký tự khác. Ví dụ: giả sử bạn áp dụng định dạng 0.000E+00 cho trường số rồi nhập 612345. Access hiển thị 6.123E+05. Trước tiên, Access làm tròn số vị trí thập phân xuống còn ba, là số không ở bên phải hoặc bên trái dấu tách thập phân. Tiếp theo, Access tính toán giá trị số mũ từ số chữ số nằm ở bên phải hoặc sang trái tùy thuộc vào thiết đặt ngôn ngữ của bạn, của dấu tách thập phân trong giá trị ban đầu. Trong trường hợp này, giá trị gốc sẽ đặt 612345, hoặc năm chữ số ở bên phải dấu thập phân. Vì lý do đó, Access sẽ hiển 6.123E+05thị và giá trị kết quả tương đương với 6.123 x 105.
"Literal text"	Dùng dấu ngoặc kép để bao quanh bất kỳ văn bản nào bạn muốn người dùng thấy.
[color]	Được dùng để áp dụng màu cho tất cả các giá trị trong phần định dạng của bạn. Bạn phải đặt tên màu trong dấu ngoặc vuông và sử dụng một trong các tên sau: black, blue, cyan, , green, redmagenta, hoặc yellowwhite.

Đầu Trang

Hiển thị A.D. hoặc B.C.

Bạn có thể dùng định dạng tùy chỉnh để A.D.B.C. hiển thị trước hoặc sau một năm, tùy thuộc vào việc nhập một số dương hay âm. Số dương được hiển thị dưới dạng năm A.D. trước năm. Số âm được hiển thị dưới dạng năm B.C. sau năm.

1. Mở bảng ở Dạng xem thiết kế.
2. Trong mục trên của lưới thiết kế, chọn trường Số bạn muốn định dạng.
3. Trong mục dưới, bấm vào hộp thuộc tính Định dạng, rồi nhập định dạng tùy chỉnh này: "A.D. " #;# " B.C."

Đầu Trang