Tách cơ sở dữ liệu Access

Xem xét việc tách bất kỳ cơ sở dữ liệu nào mà nhiều người chia sẻ qua mạng. Việc tách cơ sở dữ liệu được chia sẻ có thể giúp cải thiện hiệu suất của cơ sở dữ liệu và giảm nguy cơ hỏng tệp cơ sở dữ liệu.

Sau khi tách cơ sở dữ liệu, bạn có thể quyết định di chuyển cơ sở dữ liệu phụ trợ hoặc sử dụng một cơ sở dữ liệu phụ trợ khác. Bạn có thể sử dụng Trình quản lý Bảng được Liên kết để thay đổi cơ sở dữ liệu phụ trợ mà bạn sử dụng.

Trong bài viết này

• Tổng quan
• Trước khi bạn bắt đầu
• Tách cơ sở dữ liệu
• Phân phối cơ sở dữ liệu ngoại vi
• Thay đổi cơ sở dữ liệu phụ trợ bạn sử dụng

Tổng quan

Khi bạn tách cơ sở dữ liệu, bạn sắp xếp lại thành hai tệp - một cơ sở dữ liệu phần cuối bao gồm bảng dữ liệu và một cơ sở dữ liệu phần đầu bao gồm tất cả các đối tượng cơ sở dữ liệu khác như bảng truy vấn, biểu mẫu và báo cáo. Mỗi người dùng tương tác với dữ liệu bằng cách sử dụng bản sao cục bộ của cơ sở dữ liệu.

Để tách cơ sở dữ liệu, bạn dùng Trình hướng dẫn Bộ tách Cơ sở dữ liệu. Sau khi tách cơ sở dữ liệu, bạn phải phân phối cơ sở dữ liệu ngoại vi cho người dùng.

Lợi ích của cơ sở dữ liệu tách

Các lợi ích của cơ sở dữ liệu tách bao gồm những điều sau đây:

• Nâng cao hiệu suất Hiệu suất của cơ sở dữ liệu thường được cải thiện đáng kể vì chỉ có dữ liệu được gửi qua mạng. Trong cơ sở dữ liệu chung không được phân tách, thì bản thân các đối tượng cơ sở dữ liệu — bảng, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo, macro và mô-đun — được gửi qua mạng, chứ không chỉ dữ liệu.

• Tính khả dụng cao hơn Vì chỉ có dữ liệu được gửi qua mạng nên các giao dịch cơ sở dữ liệu như chỉnh sửa bản ghi sẽ được hoàn thành nhanh hơn, điều này sẽ khiến dữ liệu sẵn sàng hơn để chỉnh sửa.

• Bảo mật nâng cao Nếu bạn lưu trữ cơ sở dữ liệu phụ trợ trên máy tính sử dụng hệ thống tệp NTFS, bạn có thể sử dụng các tính năng bảo mật NTFS để giúp bảo vệ dữ liệu của mình. Vì người dùng truy nhập vào cơ sở dữ liệu phía sau bằng cách sử dụng bảng được liên kết, nên ít có khả năng những kẻ xâm nhập có thể có được quyền truy nhập trái phép vào dữ liệu bằng cách lấy cắp cơ sở dữ liệu phía trước hoặc bằng cách giả mạo người dùng được ủy quyền. Nếu bạn không chắc chắn về hệ thống tệp mà máy chủ tệp của bạn sử dụng, hãy hỏi người quản trị hệ thống. Nếu bạn có đặc quyền của người quản trị trên máy chủ tệp, bạn có thể chạy lệnh msinfo32 để tự xác định hệ thống tệp.
  Làm thế nào để sử dụng msinfo32 để kiểm tra hệ thống tệp?

  1. Bấm vào nút Bắt đầu, rồi bấm Chạy.
  2. Trong hộp thoại Chạy , nhập msinfo32 , rồi bấm OK.
  3. Trong Tóm tắt Hệ thống, bấm vào biểu tượng dấu cộng bên cạnh Cấu phần.
  4. Trong Cấu phần, bấm vào biểu tượng dấu cộng bên cạnh Lưu trữ, rồi bấm vào Ổ đĩa. Hộp thoại hiển thị thông tin về các ổ đĩa sẵn dùng trong pa-nen ở bên phải.

• Độ tin cậy được cải thiện Nếu người dùng gặp phải sự cố và cơ sở dữ liệu đóng đột ngột, mọi hỏng tệp cơ sở dữ liệu thường được giới hạn ở bản sao của cơ sở dữ liệu phía trước mà người dùng đã mở. Vì người dùng chỉ truy nhập dữ liệu trong cơ sở dữ liệu phía sau bằng cách sử dụng bảng được liên kết, nên tệp cơ sở dữ liệu phụ trợ ít có khả năng bị hỏng hơn nhiều.

• Môi trường phát triển linh hoạt Vì mỗi người dùng làm việc với một bản sao cục bộ của cơ sở dữ liệu phần đầu nên mỗi người dùng có thể phát triển độc lập các truy vấn, biểu mẫu, báo cáo và các đối tượng cơ sở dữ liệu khác mà không ảnh hưởng đến người dùng khác. Tương tự, bạn có thể phát triển và cung cấp một phiên bản mới của cơ sở dữ liệu phần đầu mà không làm gián đoạn truy nhập đến dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu phần cuối.

Đầu Trang

Trước khi bạn bắt đầu

Trước khi bạn tách cơ sở dữ liệu, hãy cân nhắc các vấn đề sau:

• Bạn phải luôn sao lưu cơ sở dữ liệu trước khi tách. Nếu bạn tách cơ sở dữ liệu và sau đó quyết định rằng bạn không muốn tách cơ sở dữ liệu, bạn có thể khôi phục bản gốc từ bản sao dự phòng của mình.

• Việc tách một cơ sở dữ liệu có thể mất nhiều thời gian. Bạn nên thông báo cho người dùng để họ không sử dụng cơ sở dữ liệu khi bạn tách cơ sở dữ liệu. Nếu người dùng thay đổi dữ liệu trong khi bạn tách cơ sở dữ liệu, những thay đổi này sẽ không được phản ánh trong cơ sở dữ liệu phụ trợ.

  Mẹo

  Nếu người dùng thay đổi dữ liệu trong khi bạn tách cơ sở dữ liệu, bạn có thể nhập dữ liệu mới vào cơ sở dữ liệu phụ trợ sau khi hoàn tất.

• Mặc dù tách một cơ sở dữ liệu là một cách để chia sẻ dữ liệu nhưng mọi người sử dụng cơ sở dữ liệu phải có phiên bản Microsoft Office Access tương thích với định dạng tệp của cơ sở dữ liệu phía sau. Ví dụ: nếu tệp cơ sở dữ liệu phụ trợ sử dụng định dạng tệp .accdb, người dùng sẽ không thể truy nhập dữ liệu của tệp này bằng Access 2003.

• Bạn có thể muốn sử dụng định dạng tệp Access cũ hơn cho cơ sở dữ liệu phụ trợ nếu bạn sử dụng các tính năng không còn được hỗ trợ. Ví dụ: nếu bạn sử dụng trang truy nhập dữ liệu (DAP); Bạn có thể tiếp tục sử dụng những định dạng này nếu cơ sở dữ liệu phụ trợ có định dạng tệp cũ hơn hỗ trợ DAP. Sau đó, bạn có thể sử dụng định dạng tệp mới với cơ sở dữ liệu phần đầu để người dùng có quyền truy nhập vào các lợi ích của định dạng mới. Lưu ý rằng bạn không thể thay đổi dữ liệu trong Trang Truy nhập Dữ liệu bằng cách sử dụng Access 2010 trở lên.

Đầu Trang

Tách cơ sở dữ liệu

1. Trên máy tính của bạn, hãy tạo một bản sao của cơ sở dữ liệu mà bạn muốn phân tách. Bắt đầu với tệp cơ sở dữ liệu trên ổ đĩa cứng cục bộ của bạn, không phải trên chia sẻ mạng. Nếu tệp cơ sở dữ liệu hiện đang được chia sẻ từ ổ đĩa cứng cục bộ của bạn, bạn có thể để nó ở vị trí cũ.

2. Mở bản sao của cơ sở dữ liệu nằm trên ổ đĩa cứng cục bộ của bạn.

3. Trên tab Công cụ Cơ sở dữ liệu , trong nhóm Di chuyển Dữ liệu , bấm vào Cơ sở dữ liệu Access. Trình hướng dẫn Bộ tách Cơ sở dữ liệu sẽ khởi động.

4. Bấm Tách Cơ sở dữ liệu.

5. Trong hộp thoại Tạo Cơ sở dữ liệu phụ trợ , hãy chỉ rõ tên, loại tệp và vị trí cho tệp cơ sở dữ liệu phụ trợ.

   Lưu ý

   • Hãy cân nhắc việc sử dụng tên mà Access đề xuất. Nó giữ nguyên tên tệp gốc và chỉ ra rằng cơ sở dữ liệu là cơ sở dữ liệu phụ trợ bằng cách chèn _be vào tên, ngay trước phần mở rộng tên tệp.
   • Không thay đổi loại tệp trừ khi một số người dùng sẽ sử dụng phiên bản Access cũ hơn để truy nhập dữ liệu.
   • Bạn có thể nhập đường dẫn đến vị trí mạng trong hộp Tên Tệp , phía trước tên tệp. Ví dụ: nếu vị trí mạng của cơ sở dữ liệu phụ trợ là \\server1\share1\ và tên tệp cho cơ sở dữ liệu phụ trợ là MyDB_be.accdb, bạn có thể nhập \\server1\share1\MyDB_be.accdb vào hộp Tên Tệp .
   • Vị trí mà bạn chọn phải sẵn dùng cho tất cả những người sẽ sử dụng cơ sở dữ liệu. Vì ánh xạ ổ đĩa có thể khác nhau, bạn nên chỉ định đường dẫn UNC của vị trí thay vì sử dụng chữ cái ổ đĩa được ánh xạ.

6. Khi trình hướng dẫn kết thúc, trình hướng dẫn sẽ hiển thị một thông báo xác nhận.

Cơ sở dữ liệu của bạn hiện đã được phân tách. Cơ sở dữ liệu phía trước là tệp mà bạn đã bắt đầu cùng (bản sao của cơ sở dữ liệu chia sẻ gốc) và cơ sở dữ liệu phía sau được đặt tại vị trí mạng mà bạn đã chỉ định trong bước 5 của quy trình này.

Hạn chế thay đổi thiết kế của cơ sở dữ liệu ngoại vi

Để hạn chế thay đổi đối với cơ sở dữ liệu ngoại vi mà bạn phân phối, hãy cân nhắc lưu cơ sở dữ liệu dưới dạng tệp nhị phân được biên dịch (tệp .accde). Tệp nhị phân được biên dịch là tệp ứng dụng cơ sở dữ liệu được lưu với toàn bộ mã Visual Basic Access (VBA) được biên dịch. Không còn mã nguồn VBA nào trong tệp nhị phân được biên dịch Access. Người dùng không thể thay đổi thiết kế của các đối tượng trong tệp .accde.

1. Mở tệp cơ sở dữ liệu ngoại vi (.accdb) mà bạn muốn lưu dưới dạng tệp nhị phân được biên dịch (.accde).
2. Bấm vào Tệp,>Lưu Dưới dạng>, Tạo ACCDE>Lưu Dưới dạng.
3. Trong hộp thoại Lưu Như, duyệt đến thư mục mà bạn muốn lưu tệp, nhập tên cho tệp trong hộp Tên Tệp , rồi bấm Lưu.

Đầu Trang

Phân phối cơ sở dữ liệu ngoại vi

Sau khi tách cơ sở dữ liệu, bạn phân phối cơ sở dữ liệu ngoại vi cho người dùng của mình, để họ có thể bắt đầu sử dụng cơ sở dữ liệu.

Thực hiện một trong những thao tác sau:

• Gửi thông điệp email đến người dùng cơ sở dữ liệu và đính kèm tệp cơ sở dữ liệu phía trước vào thư. Bao gồm bất kỳ hướng dẫn nào sẽ giúp người dùng của bạn dễ dàng hơn để bắt đầu sử dụng cơ sở dữ liệu đầu cuối ngay lập tức.
• Lưu tệp cơ sở dữ liệu đầu trước vào vị trí mạng mà tất cả người dùng cơ sở dữ liệu đều có thể truy nhập, sau đó gửi cho người dùng của bạn một thông điệp e-mail chỉ định vị trí mạng cùng với mọi hướng dẫn khác mà họ có thể cần để truy nhập vào cơ sở dữ liệu.
• Phân phối tệp cơ sở dữ liệu phía trước bằng cách sử dụng phương tiện di động, chẳng hạn như CD-ROM hoặc ổ đĩa USB USB. Nếu bạn tự cài đặt tệp, bạn có thể kiểm tra tệp để đảm bảo tệp hoạt động. Nếu người dùng phải cài đặt tệp, bạn nên đưa vào một tài liệu giải thích cho họ những việc họ phải làm để cài đặt tệp và cần liên hệ với ai nếu gặp khó khăn.

Đầu Trang

Thay đổi cơ sở dữ liệu phụ trợ bạn sử dụng

Bạn có thể di chuyển cơ sở dữ liệu phụ trợ của mình hoặc sử dụng cơ sở dữ liệu phụ trợ khác bằng cách sử dụng Trình quản lý Bảng được Liên kết.

Nếu bạn muốn di chuyển cơ sở dữ liệu phía sau của mình, trước tiên hãy tạo một bản sao của nó tới vị trí mới, rồi làm theo quy trình này.

1. Trên tab Dữ liệu Ngoài , trong nhóm Nối kết & Nhập , bấm Trình quản lý Bảng được Liên kết.

2. Trong Trình quản lý Bảng được Liên kết, hãy chọn bảng nằm trong cơ sở dữ liệu phụ trợ hiện tại.

   Mẹo

   Nếu bạn chưa nối kết đến bất kỳ cơ sở dữ liệu nào khác, hãy bấm Chọn Tất cả.

3. Chọn hộp kiểm Luôn kiểm tra vị trí mới, rồi bấm OK.

4. Duyệt và chọn cơ sở dữ liệu phụ trợ mới.

Đầu Trang