Hãy thử ngay!
Mối quan hệ một đối một là gì?
Mối quan hệ một đối một thường được sử dụng để chỉ ra các mối quan hệ quan trọng để bạn có thể lấy dữ liệu mình cần để điều hành doanh nghiệp của mình.
Mối quan hệ một đối một là một nối kết giữa thông tin trong hai bảng, trong đó mỗi bản ghi trong mỗi bảng chỉ xuất hiện một lần. Ví dụ: có thể có mối quan hệ một đối một giữa nhân viên và xe ô tô mà họ lái. Mỗi nhân viên chỉ xuất hiện một lần trong bảng Nhân viên và mỗi xe chỉ xuất hiện một lần trong bảng Company Cars.
Bạn có thể sử dụng mối quan hệ một đối một nếu bạn có một bảng chứa danh sách các mục, nhưng thông tin cụ thể mà bạn muốn chụp lại về chúng sẽ khác nhau tùy theo loại. Ví dụ, bạn có thể có một bảng danh bạ trong đó một số người là nhân viên và những người khác là nhà thầu phụ. Đối với nhân viên, bạn muốn biết số nhân viên, số máy nhánh của họ và các thông tin quan trọng khác. Đối với nhà thầu phụ, bạn muốn biết tên công ty, số điện thoại và tỷ lệ thanh toán của họ, cùng nhiều thông tin khác. Trong trường hợp này, bạn sẽ tạo ba bảng riêng biệt—Liên hệ, Nhân viên và Nhà thầu phụ— rồi tạo mối quan hệ một đối một giữa bảng Danh bạ và Nhân viên và mối quan hệ một đối một giữa bảng Danh bạ và Nhà thầu phụ.
Tổng quan về tạo mối quan hệ một đối một
Bạn tạo mối quan hệ một đối một bằng cách liên kết chỉ mục (thường là khóa chính) trong một bảng và một chỉ mục trong một bảng khác có cùng giá trị. Ví dụ:
Thông thường, cách tốt nhất để tạo mối quan hệ này là để bảng phụ tra cứu giá trị từ bảng đầu tiên. Ví dụ: đặt trường ID xe hơi trong trường Nhân viên làm trường tra cứu tìm kiếm giá trị trong chỉ mục ID xe hơi từ bảng Company Cars. Bằng cách đó, bạn không bao giờ vô tình thêm ID của một chiếc xe hơi không thực sự tồn tại.
Quan trọng
Khi bạn tạo mối quan hệ một đối một, hãy quyết định cẩn thận có thực thi tính toàn vẹn dữ liệu tham chiếu cho mối quan hệ hay không.
Tính toàn vẹn của dữ liệu tham chiếu giúp Access giữ cho dữ liệu của bạn luôn sạch sẽ bằng cách xóa các bản ghi liên quan. Ví dụ: nếu bạn xóa nhân viên khỏi bảng Nhân viên, bạn cũng sẽ xóa các bản ghi lợi ích cho nhân viên đó khỏi bảng Lợi ích. Nhưng trong một số mối quan hệ, như ví dụ này, tính toàn vẹn tham chiếu không có ý nghĩa: nếu chúng ta xóa một nhân viên, chúng ta không muốn chiếc xe bị xóa khỏi bảng Company Cars, vì chiếc xe vẫn thuộc về công ty và sẽ được gán cho người khác.
Tạo các bước quan hệ một đối một
Tạo mối quan hệ một đối một bằng cách thêm trường tra cứu vào bảng. (Để tìm hiểu cách thực hiện, hãy xem Xây dựng bảng và đặt kiểu dữ liệu.) Ví dụ: để cho biết chiếc xe nào đã được gán cho một nhân viên cụ thể, bạn có thể thêm ID xe hơi vào bảng Nhân viên. Sau đó, để tạo mối quan hệ giữa hai trường, hãy sử dụng Trình hướng dẫn Tra cứu:
Mở bảng.
Trong Dạng xem Thiết kế, thêm một trường mới, chọn giá trị Kiểu Dữ liệu, rồi chọn Trình hướng dẫn Tra cứu.
Trong trình hướng dẫn, mặc định được đặt để tra cứu giá trị từ một bảng khác, vì vậy hãy chọn Tiếp theo.
Chọn bảng có chứa khóa (thường là khóa chính) mà bạn muốn đưa vào bảng này, rồi chọn Tiếp theo. Trong ví dụ của chúng tôi, bạn sẽ chọn bảng Company Cars.
Trong danh sách Trường được Chọn, hãy thêm trường có chứa khóa bạn muốn sử dụng. Chọn Tiếp theo.
Đặt thứ tự sắp xếp và nếu muốn, hãy thay đổi độ rộng của trường.
Trên màn hình cuối cùng, bỏ chọn hộp kiểm Bật tính toàn vẹn dữ liệu, rồi chọn Hoàn tất.