Các tác vụ cơ bản sử dụng bộ đọc màn hình với Excel

Áp dụng cho
Excel cho Microsoft 365 Excel cho Microsoft 365 dành cho máy Mac Excel 2024 dành cho máy Mac Excel 2021 Excel 2021 cho Mac Excel 2019 Excel cho iPhone Excel cho điện thoại Android Excel Mobile

Bài viết này dành cho những người sử dụng chương trình đọc màn hình như Trình tường thuật Windows, JAWS hoặc NVDA với các công cụ hoặc tính năng của Windows và các sản phẩm Microsoft 365. Bài viết này là một phần của bộ nội dung trợ giúp & tìm hiểu Trợ năng nơi bạn có thể tìm thêm thông tin trợ năng trên các ứng dụng của chúng tôi. Để được trợ giúp chung, hãy truy cập hỗ trợ của Microsoft.

Sử dụng Excel với bàn phím và bộ đọc màn hình để thực hiện các tác vụ cơ bản trong Excel. Bạn sẽ tìm hiểu cách mở ứng dụng, tạo một sổ làm việc mới để chèn dữ liệu của bạn, tạo công thức đơn giản, sắp xếp hoặc lọc dữ liệu của bạn và thêm biểu đồ để hiển thị ý nghĩa dữ liệu của bạn.

Lưu ý

Để tìm hiểu thêm về trình đọc màn hình, hãy đi tới Cách trình đọc màn hình hoạt động với Microsoft 365.

Trong chủ đề này

Mở Excel

  1. Để mở Excel, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Nhấn phím WindowsLogo, nhập Excel, rồi nhấn Enter.
      Excel sẽ mở đến Trang chủ nơi bạn có thể chọn mẫu cho sổ làm việc mới hoặc mở sổ làm việc hiện có.
    • Trên thiết bị của bạn hoặc dung lượng lưu trữ tệp bạn đang sử dụng, dẫn hướng đến sổ làm việc Excel mà bạn muốn mở, rồi nhấn Enter. Sổ làm việc sẽ mở ra trong Excel.

Tạo sổ làm việc mới

Các tệp Excel được gọi là sổ làm việc. Mỗi sổ làm việc có nhiều trang tính, thường được gọi là bảng tính hoặc trang tính.

Mẹo

Bạn có thể thêm bao nhiêu trang tính tùy thích vào sổ làm việc hoặc có thể tạo sổ làm việc mới để tách biệt dữ liệu của mình. Để thêm trang tính mới vào sổ làm việc, nhấn Shift+F11.

  1. Để bắt đầu tạo sổ làm việc mới bằng mẫu sổ làm việc trống, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Mở Excel. Bạn đến Trang chủ . Nhấn Alt+H, Y, rồi 3.
    • Nếu bạn đang chỉnh sửa trang tính, nhấn Ctrl+N.

Nhập dữ liệu của bạn

Khi nhập dữ liệu vào trang tính, bạn sẽ làm việc với hàng, cột và ô. Các ô được tham chiếu theo vị trí của ô trong hàng và cột trên trang tính, như vậy, ô A1 nằm ở hàng đầu tiên của cột A. Trên trang tính mới, ô A1 là lựa chọn mặc định.

  1. Để chọn một ô trống bạn muốn bắt đầu nhập dữ liệu, hãy nhấn các phím mũi tên. Khi bạn di chuyển đến các ô trong sổ làm việc, bạn sẽ nghe thấy tham chiếu ô (hàng và cột) và "Blank" (Trống) nếu ô trống. Nếu ô có nội dung, bạn sẽ nghe thấy nội dung và tham chiếu ô.

    Mẹo

    Trong Trình tường thuật, nhấn phím Trình tường thuật+Alt+N để bật/tắt tham chiếu ô trước hay sau "Trống" hay dữ liệu khi được nói. Phím Trình tường thuật là Caps Lock hoặc Insert, tùy thuộc vào cấu hình bàn phím. 

  2. Hãy nhập văn bản hoặc số vào ô.

  3. Để nhập nội dung vào ô và di chuyển đến ô tiếp theo trong cột, nhấn Enter. Để di chuyển đến ô tiếp theo trong hàng, nhấn phím Tab . Bạn cũng có thể sử dụng các phím mũi tên.

Sử dụng Tự động tính tổng để thêm dữ liệu

Bạn có thể sử dụng hàm Tự Tính tổng để nhanh chóng cộng các số bạn đã nhập vào trang tính.

  1. Chọn ô bạn muốn đặt tổng. Thông thường, giá trị này nằm ở bên phải hoặc bên dưới các số bạn đang thêm vào.

  2. Để nhập hàm Tự Tính tổng vào ô, nhấn Alt+H, U, rồi S.

    Mẹo

    Bạn có thể thay đổi ô được chọn cho hàm Tự Tính tổng. Để chọn dải ô bạn muốn thêm, nhấn và giữ phím Shift rồi nhấn các phím mũi tên.

  3. Khi bạn xác nhận rằng hàm Tự Tính tổng đang tạo công thức cho các ô bạn muốn, hãy nhấn Enter. Tự Tính tổng cộng các số trong các ô đã chọn và tổng sẽ đi vào ô bạn đã chọn.

  4. Để nghe kết quả tính toán Tự Tính tổng , hãy di chuyển trở lại ô chứa hàm Tự Tính tổng. Bạn sẽ nghe thấy số, "Has formula" (Có công thức) và tham chiếu ô.

Tạo một công thức đơn giản

Bạn có thể nhập các công thức đơn giản để cộng, trừ, nhân hoặc chia các số trong trang tính của mình. Bạn tạo công thức bằng cách kết hợp các tham chiếu ô (ví dụ: B4 hoặc D6) có chứa các số bạn muốn tính toán với toán tử toán học.

Lưu ý

Các toán tử là dấu cộng (+) để cộng, dấu trừ (-) để trừ, dấu sao (*) để nhân và dấu sổ chéo (/) để chia.

  1. Chọn ô bạn muốn đặt kết quả của công thức. Thông thường, giá trị này nằm ở bên phải hoặc bên dưới các số bạn đang tính toán.

  2. Nhập dấu bằng (=). Một công thức Excel luôn bắt đầu bằng dấu bằng.

  3. Để tạo công thức của bạn, hãy nhập tổ hợp tham chiếu ô (như B4 hay D6) và các toán tử toán học. Ví dụ, =B4+B5, =B4-B5, =B4*B5, hoặc =B4/B5.

    Mẹo

    Để thực hiện tính toán nhanh, bạn có thể nhập số vào công thức thay vì tham chiếu ô, ví dụ: =20+10, =20-10, =20*10, hoặc =20/10.

  4. Khi hoàn tất, nhấn Enter. Các số được tính toán và kết quả sẽ đi vào ô bạn đã chọn.

    Mẹo

    Nếu bạn muốn con trỏ nằm trong ô hiện hoạt, nhấn Ctrl+Enter.

Áp dụng định dạng số

Để phân biệt giữa các loại số khác nhau, hãy thêm định dạng số như tiền tệ, phần trăm hay ngày tháng.

  1. Chọn những ô chứa các số bạn muốn định dạng.

  2. Để di chuyển tiêu điểm đến menu định dạng số, nhấn Alt+H, N.

  3. Nhấn phím Mũi+tên xuống alt để bung rộng menu.

  4. Nhấn phím Mũi tên xuống cho đến khi bạn nghe thấy định dạng số mình muốn, rồi nhấn Enter để áp dụng định dạng đã chọn cho các ô đã chọn.

    Mẹo

    • Nếu định dạng số bạn muốn không có trong menu, hãy nhấn M trong khi bạn đang duyệt các định dạng có sẵn trong menu. Tab Số trong hộp thoại Định dạng Ô sẽ mở ra.
    • Để duyệt qua danh sách các định dạng số khả dụng, nhấn phím Tab một lần, rồi nhấn phím Mũi tên xuống hoặc lên cho đến khi bạn tìm thấy định dạng mình muốn, rồi nhấn Enter.

Lọc hoặc sắp xếp dữ liệu trong bảng

Khi tạo bảng từ dữ liệu trong trang tính, bạn có thể nhanh chóng phân tích dữ liệu theo nhiều cách khác nhau, bao gồm lọc hoặc sắp xếp nhanh chóng.

Để biết hướng dẫn chi tiết về cách lọc và sắp xếp dữ liệu trong bảng, hãy tham khảo mục Sử dụng bộ đọc màn hình để sắp xếp hoặc lọc bảng trong Excel.

Lọc dữ liệu trong bảng

  1. Để chọn nhóm dữ liệu bạn muốn phân tích dưới dạng bảng, hãy chọn ô đầu tiên. Sau đó, để di chuyển đến ô dữ liệu cuối cùng (thường ở góc đối diện của nhóm ô), nhấn giữ phím Shift và nhấn các phím mũi tên.
  2. Để mở công cụ Phân tích Nhanh, nhấn Ctrl+Q.
  3. Để di chuyển đến tab Bảng , nhấn T.
  4. Để chọn lưới Bảng, nhấn phím Tab một lần, rồi nhấn Enter. Dữ liệu bạn chọn sẽ được định dạng dưới dạng bảng. Đầu đề cột được thêm vào và các hàng sẽ được định dạng theo các màu thay đổi.
  5. Để lọc dữ liệu trong bảng theo nội dung của cột, hãy di chuyển đến đầu đề của cột có chứa dữ liệu bạn muốn lọc theo.
  6. Nhấn phím Mũi+tên xuống Alt để mở menu bộ lọc, rồi nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Manual filter" (Bộ lọc thủ công). Tiêu điểm nằm trên hộp kiểm Chọn Tất cả, được chọn theo mặc định.
  7. Để bỏ chọn hộp kiểm Chọn Tất cả, nhấn Phím cách.
  8. Để duyệt qua các lựa chọn bộ lọc, nhấn phím Mũi tên xuống và để chọn hộp kiểm có chứa dữ liệu bạn muốn lọc theo, nhấn Phím cách.
  9. Để áp dụng lựa chọn bộ lọc, nhấn Enter.
  10. Nếu bạn muốn loại bỏ bộ lọc và hiển thị lại tất cả dữ liệu, hãy lặp lại bước 5 và 6, rồi nhấn Phím cách để chọn hộp kiểm Chọn Tất cả. Nhấn Enter để áp dụng thay đổi.

Sắp xếp dữ liệu trong bảng

  1. Trong bảng, di chuyển tiêu điểm đến tiêu đề cột bạn muốn sắp xếp bảng theo đó, rồi nhấn phím Mũitên xuống alt+.

  2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để sắp xếp các số từ nhỏ nhất đến lớn nhất hoặc văn bản từ A đến Z, nhấn S.
    • Để sắp xếp các số từ lớn nhất đến nhỏ nhất hoặc văn bản từ Z đến A, nhấn O.

Tính toán số trong bảng

Với công cụ Phân tích Nhanh, bạn có thể tính toán các số một cách nhanh chóng. Cho dù đó là tổng, trung bình hay số đếm, Excel sẽ hiển thị kết quả tính toán bên dưới hoặc bên cạnh các số trong toàn bộ bảng.

  1. Để chọn nhóm dữ liệu bạn muốn tính toán dưới dạng bảng, hãy chọn ô đầu tiên. Sau đó, để di chuyển đến ô dữ liệu cuối cùng (thường ở góc đối diện của nhóm ô), nhấn giữ phím Shift và nhấn các phím mũi tên.
  2. Để mở công cụ Phân tích Nhanh, nhấn Ctrl+Q.
  3. Để di chuyển đến tab Tổng cộng, nhấn O, rồi nhấn phím Tab một lần.
  4. Để duyệt qua các tùy chọn tính toán cho dữ liệu ngang hoặc dữ liệu dọc trong bảng của bạn, nhấn phím Mũi tên phải.
  5. Để chọn một tùy chọn tính toán, nhấn Enter. Nhóm dữ liệu đã chọn được tính toán như đã xác định.
  6. Để nghe các kết quả, hãy chọn từng ô chứa công thức. Bạn sẽ nghe thấy kết quả công thức, tham chiếu ô và ô đó chứa công thức.

Định dạng hoặc tô sáng dữ liệu dưới dạng bảng

Định dạng có điều kiện hoặc biểu đồ thu nhỏ có thể tô sáng dữ liệu quan trọng nhất của bạn hoặc hiển thị xu hướng dữ liệu. Bạn có thể sử dụng công cụ Phân tích Nhanh để nhanh chóng áp dụng những tô sáng này.

  1. Để chọn nhóm dữ liệu bạn muốn tô sáng bằng định dạng có điều kiện hoặc biểu đồ thu nhỏ, chọn ô đầu tiên.

  2. Sau đó, để di chuyển đến ô dữ liệu cuối cùng (thường ở góc đối diện của nhóm ô), nhấn giữ phím Shift và nhấn các phím mũi tên.

  3. Để mở công cụ Phân tích Nhanh, nhấn Ctrl+Q.

  4. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để di chuyển đến tab Định dạng, nhấn F.
    • Để di chuyển đến menu Biểu đồ thu nhỏ , nhấn S.

  5. Để di chuyển đến các tùy chọn tab, nhấn phím Tab một lần. Để duyệt qua các tùy chọn định dạng hoặc biểu đồ thu nhỏ, nhấn phím Mũitên phải hoặc trái.

  6. Để chọn một tùy chọn định dạng hoặc biểu đồ thu nhỏ, nhấn Enter. Nhóm dữ liệu bạn đã chọn sẽ được tính toán như đã xác định.

Lưu ý

Để tìm hiểu thêm về cách sử dụng biểu đồ thu nhỏ, hãy tham khảo mục Phân tích xu hướng trong dữ liệu bằng cách sử dụng biểu đồ thu nhỏ.

Hiển thị dữ liệu của bạn trong biểu đồ

Công cụ Phân tích Nhanh sẽ đề xuất một biểu đồ cụ thể và nhanh chóng tạo bản trình bày trực quan về dữ liệu của bạn.

  1. Để chọn nhóm chứa các số và nhãn bạn muốn trình bày trong biểu đồ, chọn ô đầu tiên. Sau đó, để di chuyển đến ô dữ liệu cuối cùng (thường ở góc đối diện của nhóm ô), nhấn giữ phím Shift và nhấn các phím mũi tên.
  2. Để mở công cụ Phân tích Nhanh, nhấn Ctrl+Q.
  3. Để di chuyển đến tab Biểu đồ, nhấn C, rồi nhấn phím Tab một lần.
  4. Để duyệt qua các tùy chọn biểu đồ, nhấn phím Mũi tên phải hoặc trái cho đến khi bạn nghe thấy tùy chọn mình muốn, rồi nhấn Enter để chọn loại biểu đồ.
    Biểu đồ trình bày nhóm bạn đã chọn sẽ được thêm vào trang tính dưới dạng một đối tượng nhúng.

Lưu ý

Để biết thêm thông tin chi tiết về cách làm việc với biểu đồ, hãy tham khảo mục Sử dụng bộ đọc màn hình để tạo biểu đồ và chọn biểu đồ trong Excel, Sử dụng bộ đọc màn hình để tạo PivotTable hoặc PivotChart trong Excel hoặc Tạo biểu đồ với các biểu đồ được đề xuất.

Lưu công việc của bạn lần đầu tiên

  1. Nhấn Ctrl+S để lưu sổ làm việc của bạn. Hộp thoại Lưu Tệp này sẽ mở ra.
    Tiêu điểm nằm trên trường văn bản Tên tệp.
  2. Nhập tên cho sổ làm việc.
  3. Để chọn vị trí lưu sổ làm việc, nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Choose a location" (Chọn vị trí), theo sau là vị trí mặc định.
  4. Nhấn phím Mũi+tên xuống Alt để mở danh sách các vị trí sẵn có.
  5. Nhấn phím Mũi tên xuống cho đến khi bạn nghe thấy tên vị trí mình muốn, rồi nhấn Enter.
  6. Để lưu tệp, nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Save button" (Nút Lưu), rồi nhấn Enter.

Bạn có thể dễ dàng in công việc của mình trong Excel. Để biết hướng dẫn chi tiết về cách in hoặc thay đổi cài đặt in trong Excel, hãy tham khảo mục Sử dụng bộ đọc màn hình để in sổ làm việc Excel.

  1. Để mở menu In , nhấn Ctrl+P.
    Tiêu điểm nằm trên nút In.
  2. Nhấn phím Tab hoặc Shift+Tab để duyệt các cài đặt in, ví dụ: số bản sao, hướng và kích thước trang.
  3. Để thay đổi cài đặt, nhấn phím Mũi tên xuống để bung rộng danh sách tùy chọn, nhấn phím Mũi tên lên hoặc xuống để dẫn hướng danh sách, rồi nhấn Enter để chọn một tùy chọn.
  4. Khi cài đặt in đã theo cách bạn muốn, hãy nhấn phím Tab hoặc Shift+Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Print button" (Nút In), rồi nhấn Enter. 

Xem thêm

Sử dụng bộ đọc màn hình để chèn bảng vào trang tính Excel

Sử dụng bộ đọc màn hình để tạo PivotTable hoặc PivotChart trong Excel

Sử dụng bộ đọc màn hình để tạo biểu đồ và chọn biểu đồ trong Excel

Các Phím tắt trong Excel

Sử dụng bộ đọc màn hình để khám phá và dẫn hướng trong Excel

Hỗ trợ kỹ thuật dành cho khách hàng là người khuyết tật

Microsoft muốn mang tới trải nghiệm tốt nhất có thể cho mọi khách hàng của mình. Nếu bạn là người khuyết tật hoặc có thắc mắc liên quan đến trợ năng, vui lòng liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để được hỗ trợ kỹ thuật. Nhóm hỗ trợ Answer Desk dành cho Người khuyết tật được đào tạo để sử dụng rất nhiều công nghệ hỗ trợ phổ biến và có thể hỗ trợ bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp và Ngôn ngữ Ký hiệu Hoa Kỳ. Vui lòng truy nhập site Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để biết các chi tiết liên hệ cho khu vực của bạn.

Nếu bạn là người dùng chính phủ, thương mại hoặc doanh nghiệp, vui lòng liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật của doanh nghiệp.