Sử dụng bộ đọc màn hình để sắp xếp hoặc lọc bảng trong Excel

Áp dụng cho
Excel cho Microsoft 365 Excel cho Microsoft 365 dành cho máy Mac Excel 2024 Excel 2024 dành cho máy Mac Excel 2021 Excel 2021 cho Mac Excel 2019 Excel 2016 Excel cho iPhone Excel cho điện thoại Android

Bài viết này dành cho những người khiếm thị hoặc nhận thức sử dụng chương trình đọc màn hình như Trình tường thuật, JAWS hoặc NVDA của Microsoft với các sản phẩm Microsoft 365. Bài viết này là một phần trong bộ nội dung hỗ trợ bộ đọc màn hình Microsoft 365 , nơi bạn có thể tìm thấy thêm thông tin trợ năng trên các ứng dụng của chúng tôi. Để được trợ giúp chung, hãy truy cập trang chủ Hỗ trợ của Microsoft hoặc Các bản sửa lỗi hoặc giải pháp thay thế cho các sự cố office gần đây.

Sử dụng Excel với bàn phím và bộ đọc màn hình để sắp xếp và lọc bảng. Tính năng sắp xếp dữ liệu sẽ giúp bạn nhanh chóng sắp xếp và tìm dữ liệu bạn muốn để phân tích nhanh hơn. Tính năng lọc dữ liệu sẽ giúp bạn tập trung vào một tập hợp dữ liệu cụ thể, tính năng này đặc biệt hữu ích trong các trang tính lớn.

Biểu tượng trang trí. Bạn cần hướng dẫn về cách sắp xếp hoặc lọc dữ liệu trong Excel nhưng không sử dụng bộ đọc màn hình? Xem mục Sắp xếp dữ liệu trong dải ô hoặc bảnghoặc Lọc dữ liệu trong dải ô hoặc bảng.

Lưu ý

Trong chủ đề này

Phím tắt để sắp xếp và lọc

Bảng này hiển thị các phím tắt để sắp xếp và lọc.

Để thực hiện điều này Nhấn
Tắt và bật menu thả xuống Tự Lọc trong đầu đề cột Ctrl+Shift+L
Sắp xếp từ nhỏ nhất đến lớn nhất hoặc từ A đến Z Alt+A, S, A hoặc Alt+mũi tên Xuống, S
Sắp xếp từ lớn nhất đến nhỏ nhất hoặc từ Z đến A Alt+A, S, D hoặc Alt+phím Mũi tên xuống, O
Mở hộp thoại Sắp xếp Alt+A, S, S hoặc Alt+H, S, U
Áp dụng lại thao tác sắp xếp sau khi bạn thay đổi dữ liệu Ctrl+Alt+L hoặc Alt+A, Y, 3
Lọc theo màu Alt+Phím Mũi tên xuống, I
Lọc theo số hoặc văn bản Alt+Phím Mũi tên xuống, F
Mở hộp thoại Định dạng Ô Alt+H, O, I
Sử dụng hàm TRIM Alt+M, T, rồi di chuyển đến TRIM bằng phím Mũi tên xuống

Tìm hiểu về tính năng sắp xếp trong Excel

Bạn có thể sắp xếp dữ liệu theo văn bản (A đến Z hoặc Z đến A), số (nhỏ nhất đến lớn nhất hoặc lớn nhất đến nhỏ nhất), cũng như ngày và giờ (cũ nhất đến mới nhất hoặc mới nhất đến cũ nhất) trong một hoặc nhiều cột. Bạn cũng có thể sắp xếp theo một danh sách tùy chỉnh (như Lớn, Trung bình và Nhỏ) hoặc theo định dạng, bao gồm màu ô, màu phông hoặc bộ biểu tượng. Hầu hết các thao tác sắp xếp đều là sắp xếp cột nhưng bạn cũng có thể sắp xếp theo hàng.

Khi bạn sắp xếp bảng, Excel sẽ lưu tiêu chí bạn đã sử dụng với sổ làm việc để bạn có thể áp dụng lại tiêu chí đó mỗi lần mở sổ làm việc. Tính năng này đặc biệt quan trọng đối với sắp xếp nhiều cột hoặc sắp xếp mất nhiều thời gian để tạo. Tuy nhiên, tính năng này chỉ hoạt động với dữ liệu trong bảng, nó không áp dụng cho chỉ một phạm vi ô. Nếu bạn muốn lưu tiêu chí sắp xếp để có thể áp dụng lại sắp xếp theo định kỳ khi mở sổ làm việc, hãy sử dụng bảng.

Lưu ý

Sau khi sắp xếp dữ liệu, bạn không thể khôi phục thứ tự ban đầu. Nếu bạn không lưu tệp sau khi sắp xếp, bạn có thể sử dụng hoàn tác (Ctrl+Z) để quay lại. Nếu bạn sắp xếp và luôn muốn khôi phục thứ tự ban đầu, hãy thêm cột và điền chuỗi (1,2,3, v.v.) làm chỉ mục trước khi bắt đầu. Khi bạn muốn khôi phục thứ tự ban đầu, hãy sắp xếp cột chỉ mục.

Sắp xếp văn bản trong bảng hoặc dải ô

Sắp xếp văn bản trong một bảng

  1. Sử dụng các phím mũi tên để đi đến hàng tiêu đề trong bảng. Khi bạn đang ở trên hàng tiêu đề, bạn sẽ nghe thấy "Header item" (Mục tiêu đề) sau vị trí ô.
  2. Nhấn phím Mũitênphải hoặc trái để di chuyển đến tiêu đề cột cho dữ liệu bạn muốn sắp xếp.
  3. Nhấn Phím mũi+tên xuống Alt để mở menu bộ lọc, rồi nhấn Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Menu, Sort A to Z, unchecked menu item" (Menu, Sắp xếp từ A đến Z, mục menu không được chọn).
  4. Các tùy chọn sẽ hiển thị tùy vào loại dữ liệu trong cột. Ví dụ: bạn có thể sắp xếp dữ liệu số từ nhỏ nhất đến lớn nhất hoặc lớn nhất đến nhỏ nhất. Bạn có thể sắp xếp dữ liệu chữ và số từ A đến Z hoặc từ Z đến A. Bạn cũng có thể sắp xếp theo màu.
  5. Sử dụng phím Mũi tên xuống để duyệt các tùy chọn, rồi nhấn Enter để chọn một tùy chọn. Bạn sẽ nghe thấy "Sorted" (Đã sắp xếp), theo sau là tùy chọn đã chọn.

Sắp xếp văn bản trong một dải ô

  1. Sử dụng các phím mũi tên để đi đến cột dữ liệu chữ và số trong một phạm vi ô hoặc đến cột bảng có chứa dữ liệu chữ và số.

  2. Nhấn Alt+A. Tab Dữ liệu mở ra và bạn sẽ nghe thấy "Ribbon tabs, Selected, Data tab item" (Tab dải băng, Đã chọn, mục tab Dữ liệu).

  3. Hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Để sắp xếp theo thứ tự chữ và số tăng dần (Sắp xếp từ A đến Z), nhấn S , rồi A.
    • Để sắp xếp theo thứ tự chữ và số giảm dần (Sắp xếp từ Z đến A), nhấn S , rồi D.

Sắp xếp phân biệt chữ hoa/thường

  1. Sử dụng các phím mũi tên để dẫn hướng đến cột dữ liệu chữ và số trong một phạm vi ô hoặc đến cột bảng có chứa dữ liệu dạng chữ và số.
  2. Nhấn Alt+H, S, U. Hộp thoại Sắp xếp mở ra và bạn sẽ nghe thấy "Sort window, OK button" (Cửa sổ Sắp xếp, nút OK).
  3. Nhấn Alt+O để mở hộp thoại Tùy chọn Sắp xếp và bạn sẽ nghe thấy "Sort options" (Tùy chọn sắp xếp. Đã bỏ chọn hộp kiểm Phân biệt chữ hoa/thường."
  4. Nhấn Phím cách để chọn hộp kiểm Phân biệt chữ hoa chữ thường.
  5. Nhấn Enter. Hộp thoại Tùy chọn Sắp xếp đóng lại và bạn sẽ nghe thấy "Sort, Options button" (Nút Sắp xếp, Tùy chọn).
  6. Để đóng hộp thoại Sắp xếp và áp dụng các thay đổi của bạn, nhấn Tab cho đến khi bạn nghe thấy "OK button" (Nút OK), rồi nhấn Enter.
  7. Sắp xếp văn bản như được giải thích trong sắp xếp văn bản trong dải ô.

Mẹo

Nếu cột bạn sắp xếp chứa cả số và văn bản, bạn có thể phải định dạng tất cả thành văn bản. Nếu không, Excel sẽ sắp xếp các số dưới dạng số trước, rồi mới sắp xếp văn bản. Để định dạng dữ liệu, nhấn Ctrl+Phím cách để chọn tất cả dữ liệu trong cột, rồi nhấn Alt+H, F, N. Nhấn phím Mũi tên trái cho đến khi bạn nghe thấy "Selected, Number tab item" (Đã chọn, mục tab Số), nhấn Tab một lần, rồi nhấn phím Mũi tên xuống cho đến khi bạn nghe thấy "Text" (Văn bản). Nhấn Tab một lần để di chuyển đến nút OK, rồi nhấn Enter.

Sắp xếp số

  1. Sử dụng các phím mũi tên để đi đến một cột dữ liệu số trong một phạm vi ô hoặc đến cột bảng chứa dữ liệu số.
  2. Nhấn Alt+A. Tab Dữ liệu mở ra và bạn sẽ nghe thấy "Ribbon tabs, Selected, Data tab item" (Tab dải băng, Đã chọn, mục tab Dữ liệu).
  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:
    • Để sắp xếp từ nhỏ nhất đến lớn nhất, nhấn S rồi A.
    • Để sắp xếp từ lớn nhất đến nhỏ nhất, nhấn S rồi D.

Kiểm tra xem các số được lưu dưới dạng số chưa

  1. Sử dụng các phím mũi tên để đi đến một cột dữ liệu số trong một phạm vi ô hoặc đến cột bảng chứa dữ liệu số. Sau đó, nhấn Ctrl+Phím cách để chọn tất cả dữ liệu trong cột.
  2. Nhấn Alt+H, F, N. Hộp thoại Định dạng Ô mở ra và bạn sẽ nghe thấy "Format cells" (Định dạng ô).
  3. Để di chuyển đến tab Số , sử dụng phím Mũitên trái (hoặc nhấn Ctrl+Tab). Bạn sẽ nghe thấy "Number tab item" (Mục tab Số).
  4. Nhấn Tab. Danh sách Thể loại mở ra và bạn sẽ nghe thấy thể loại hiện được chọn, chẳng hạn như "General" (Chung) hoặc "Date" (Ngày).
  5. Nhấn phím Mũi tên lên hoặc xuống cho đến khi bạn nghe thấy "Number" (Số).
  6. Nhấn Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Decimal places" (Vị trí thập phân), theo sau là số chữ số thập phân hiện đang được sử dụng. Nếu bạn muốn thay đổi giá trị này, hãy nhập số chữ số thập phân mới. Để loại bỏ hoàn toàn đối số thập phân, hãy nhập 0.
  7. Để đóng hộp thoại Định dạng Ô và áp dụng các thay đổi của bạn, nhấn Tab cho đến khi bạn nghe thấy "OK button" (Nút OK), rồi nhấn Enter.

Sắp xếp ngày và giờ

  1. Sử dụng các phím mũi tên để đi đến một cột ngày hoặc thời gian trong một phạm vi ô hoặc đến cột bảng chứa ngày hoặc giờ.
  2. Nhấn Alt+A. Tab Dữ liệu mở ra và bạn sẽ nghe thấy "Ribbon tabs, Selected, Data tab" (Tab dải băng, Đã chọn, tab Dữ liệu).
  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:
    • Để sắp xếp từ cũ nhất đến mới nhất, nhấn S rồi A.
    • Để sắp xếp từ mới nhất đến cũ nhất, nhấn S rồi D.
    • Để áp dụng lại thao tác sắp xếp sau khi bạn thay đổi dữ liệu, hãy chọn một ô trong dải ô hoặc bảng, rồi nhấn Ctrl+Alt+L.

Sắp xếp theo nhiều cột

Bạn có thể muốn sắp xếp theo nhiều cột hoặc hàng khi có dữ liệu mà bạn muốn nhóm theo cùng một giá trị trong một cột hoặc hàng, rồi sắp xếp một cột hoặc hàng khác bên trong nhóm giá trị bằng nhau đó. Chẳng hạn, nếu bạn có một cột Bộ phận và cột Nhân viên, thì trước tiên bạn có thể sắp xếp theo Bộ phận (để nhóm tất cả các nhân viên trong cùng một bộ phận lại với nhau), rồi sắp xếp theo tên (để xếp tên theo thứ tự bảng chữ cái trong mỗi bộ phận). Bạn có thể sắp xếp tối đa 64 cột.

Lưu ý

Để có kết quả tốt nhất, phạm vi ô mà bạn sắp xếp nên có đầu đề cột. Để sắp xếp theo hàng, hãy đảm bảo đã bỏ chọn hộp kiểm Bảng của tôi có đầu đề trong hộp thoại Sắp xếp. Nhấn Alt+H, S, U để mở hộp thoại Sắp xếp, rồi nhấn Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Checked, My data has headers checkbox" (Đã chọn hộp kiểm Dữ liệu của tôi có tiêu đề) hoặc "Unchecked, My data has headers checkbox" (Đã bỏ chọn hộp kiểm Dữ liệu của tôi có tiêu đề). Nếu bạn cần bỏ chọn hộp kiểm, nhấn Phím cách, nhấnTab cho đến khi bạn nghe thấy "OK, button" (Nút OK), rồi nhấn Enter để áp dụng thay đổi.

  1. Sử dụng các phím mũi tên để dẫn hướng đến một phạm vi ô có hai hoặc nhiều cột dữ liệu hoặc đến một bảng có hai hoặc nhiều cột.

  2. Nhấn Alt+A, S, S. Hộp thoại Sắp xếp mở ra và bạn sẽ nghe thấy "Sort, OK button" (Nút Sắp xếp, OK).

  3. Nhấn Tab cho đến khi bạn tìm thấy hộp tổ hợp Cột: Sắp xếp theo. Bạn sẽ nghe thấy "Sort by" (Sắp xếp theo), theo sau là tên cột, rồi đến "editable combo box" (hộp tổ hợp có thể chỉnh sửa). Sử dụng các phímMũitên lên và xuống để chọn cột đầu tiên mà bạn muốn sắp xếp.

  4. Nhấn Tab cho đến khi bạn tìm thấy hộp tổ hợp Sắp xếp Trên. Bạn sẽ nghe thấy "Sort on, Cell Values, editable combo box" (Hộp tổ hợp có thể chỉnh sửa, Sắp xếp trên, Giá trị Ô). Nếu bạn không nghe thấy "Cell Values" (Giá trị Ô), hãy nhấn phím Mũitên lên và xuống cho đến khi nghe thấy.

  5. Để chọn cách bạn muốn sắp xếp các giá trị ô, nhấn Tab cho đến khi bạn tìm thấy hộp tổ hợp Thứ tự. Bạn sẽ nghe thấy "Order" (Thứ tự), theo sau là tùy chọn hiện được chọn, rồi đến "editable combo box" (hộp tổ hợp có thể chỉnh sửa). Sử dụng các phím Mũitên lên và xuống để chọn A đến Z, Z đến A, Nhỏ nhất đến Lớn nhất hoặc Lớn nhất đến Nhỏ nhất.

  6. Để thêm cột khác để sắp xếp theo đó, hãy sử dụng Tab để di chuyển đến nút Thêm Mức, nhấn Enter, rồi lặp lại các bước từ ba đến năm.

    Lưu ý

    Hộp tổ hợp Sắp xếp Theo được gọi là Sau đó Theo cho các cột bổ sung.

  7. Để áp dụng lại thao tác sắp xếp cột sau khi bạn thay đổi dữ liệu, hãy chọn một ô trong dải ô hoặc bảng, rồi nhấn Ctrl+Alt+L.

    Lưu ý

    Ctrl+Alt+Tôi không áp dụng lại một sắp xếp hàng.

Mẹo cho các vấn đề về sắp xếp

Nếu bạn nhận được kết quả ngoài dự kiến khi sắp xếp dữ liệu:

  • Kiểm tra xem các giá trị do công thức trả về có thay đổi hay không. Nếu dữ liệu mà bạn đã sắp xếp chứa một hoặc nhiều công thức, thì giá trị trả về của những công thức đó có thể thay đổi khi trang tính toán lại. Trong trường hợp này, hãy đảm bảo bạn áp dụng lại thao tác sắp xếp để có được kết quả cập nhật.
  • Bỏ ẩn hàng và cột trước khi bạn sắp xếp. Các cột ẩn không được di chuyển khi bạn sắp xếp cột và hàng ẩn không được di chuyển khi bạn sắp xếp hàng. Trước khi bạn sắp xếp dữ liệu, hãy bỏ ẩn các cột và hàng ẩn.
  • Kiểm tra cài đặt bản địa. Thứ tự sắp xếp sẽ thay đổi tùy theo cài đặt bản địa. Đảm bảo rằng bạn có thiết đặt bản địa thích hợp trong các tùy chọn Thiết đặt Khu vực hoặc Khu vực và Ngôn ngữ trong Panel Điều khiển trên máy tính của bạn.
  • Bật hoặc tắt hàng đầu đề. Thường thì tốt nhất là nên có một hàng đầu đề khi bạn sắp xếp cột để có thể dễ hiểu ý nghĩa của dữ liệu hơn. Theo mặc định, giá trị trong đầu đề không được bao gồm trong thao tác sắp xếp. Đôi khi, bạn có thể cần bật hoặc tắt đầu đề để giá trị trong đầu đề được hoặc không được bao gồm trong thao tác sắp xếp.
  • Để loại trừ hàng dữ liệu đầu tiên khỏi thao tác sắp xếp vì đó là đầu đề cột, nhấn Alt+H, S, U. Trong hộp thoại Sắp xếp Tùy chỉnh, chọn hộp kiểm Dữ liệu của tôi có tiêu đề.
  • Để bao gồm hàng dữ liệu đầu tiên trong sắp xếp vì đó không phải là đầu đề cột, nhấn Alt+H, S, U. Trong hộp thoại Sắp xếp Tùy chỉnh, bỏ chọn hộp kiểm Dữ liệu của tôi có tiêu đề.

Lọc dữ liệu trong bảng

Khi bạn đặt dữ liệu vào bảng, Excel sẽ tự động thêm menu thả xuống Tự Lọc vào từng tiêu đề cột. Bạn có thể mở menu này để lọc nhanh. Để loại bỏ menu thả xuống Tự Lọc khỏi đầu đề cột, hãy chọn tiêu đề, rồi nhấn Ctrl+Shift+L.

  1. Trong tiêu đề bảng của cột bạn muốn lọc, nhấn phímMũi tênxuống Alt+. Menu thả xuống Tự Lọc mở ra và bạn sẽ nghe thấy "Menu".
  2. Trên menu Tự Lọc, nếu cột có số, sử dụng phím Mũi tên xuống để di chuyển đến Bộ lọc Số, rồi nhấn Enter. Nếu cột có các mục nhập văn bản, hãy sử dụng phímMũi tên xuống để di chuyển đến Bộ lọc Văn bản , rồi nhấn Enter. Menu con sẽ mở ra và bạn sẽ nghe thấy "Equals" (Bằng).
  3. Để di chuyển đến tùy chọn lọc bạn muốn, sử dụng các phím mũi tên, rồi nhấn Enter. Hộp thoại Tự Lọc Tùy chỉnh mở ra và bạn sẽ nghe thấy "Custom AutoFilter" (Tự Lọc Tùy chỉnh).
  4. Nhập hoặc chọn các điều kiện lọc của bạn.
    Ví dụ: để hiển thị các số lớn hơn một giá trị nhất định, hãy chọn Lớn Hơn Hoặc Bằng, rồi nhập số bạn nhớ vào hộp tổ hợp tiếp theo.
    Để lọc theo hai điều kiện, hãy nhập điều kiện lọc trong cả hai bộ hộp tổ hợp chỉnh sửa. Để cả hai điều kiện đều đúng, nhấn Shift+A để chọn điều kiện Và . Để một trong hai điều kiện trở nên đúng, nhấn Shift+O để chọn điều kiện Or .
  5. Để đóng hộp thoại, nhấn Tab cho đến khi bạn nghe thấy "OK button" (Nút OK), rồi nhấn Enter.

Lọc dữ liệu trong dải ô

  1. Chọn các ô bạn muốn lọc. Đi tới ô bạn muốn ở dạng ô trên cùng bên trái của vùng chọn. Giữ Phím Shift và sử dụng các phím Mũitên phải và Mũi tên xuống để bung rộng dải ô đã chọn.
  2. Nhấn Ctrl+Shift+L. Excel thêm menu thả xuống Tự Lọc vào ô đầu tiên của mỗi cột trong dải ô.
  3. Trong tiêu đề bảng của cột bạn muốn lọc, nhấn phímMũi tênxuống Alt+. Menu thả xuống Tự Lọc mở ra và bạn sẽ nghe thấy "Menu".
  4. Sử dụng các phím mũi tên và Tab để di chuyển đến các tùy chọn lọc bạn muốn. Sử dụng Phím cách để xóa hoặc chọn hộp kiểm giá trị bộ lọc.
  5. Khi bạn thực hiện lựa chọn của mình, hãy nhấn Enter để áp dụng bộ lọc.

Để xóa bộ lọc và loại bỏ menu thả xuống Tự Lọc, hãy chọn ô bất kỳ trong dải ô, rồi nhấn Ctrl+Shift+L.

Xem thêm

Sử dụng bộ đọc màn hình để đặt tiêu đề cho bảng trong Excel

Sử dụng bộ đọc màn hình để thêm chú thích vào trang tính Excel

Sử dụng bộ đọc màn hình để tạo tiêu đề cột trong bảng Excel

Các Phím tắt trong Excel

Các tác vụ cơ bản sử dụng bộ đọc màn hình với Excel

Thiết lập thiết bị của bạn để hoạt động với trợ năng trong Microsoft 365

Sử dụng bộ đọc màn hình để khám phá và dẫn hướng trong Excel

Có gì mới trong Microsoft 365

Hỗ trợ kỹ thuật dành cho khách hàng là người khuyết tật

Microsoft muốn mang tới trải nghiệm tốt nhất có thể cho mọi khách hàng của mình. Nếu bạn là người khuyết tật hoặc có thắc mắc liên quan đến trợ năng, vui lòng liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để được hỗ trợ kỹ thuật. Nhóm hỗ trợ Answer Desk dành cho Người khuyết tật được đào tạo để sử dụng rất nhiều công nghệ hỗ trợ phổ biến và có thể hỗ trợ bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp và Ngôn ngữ Ký hiệu Hoa Kỳ. Vui lòng truy nhập site Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để biết các chi tiết liên hệ cho khu vực của bạn.

Nếu bạn là người dùng chính phủ, thương mại hoặc doanh nghiệp, vui lòng liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật của doanh nghiệp.