Bắt đầu với Microsoft Places

Microsoft Places là một nền tảng không gian làm việc kết nối mới, định hình lại mô hình làm việc kết hợp, trực tiếp và từ xa. Nó giúp bạn điều phối địa điểm làm việc, hiện đại hóa văn phòng bằng công nghệ thông minh và tối ưu hóa không gian làm việc dựa trên nhu cầu thay đổi của nhân viên.

Phối hợp địa điểm làm việc để đạt được kết quả phù hợp

Tính năng lập lịch kết hợp của Microsoft Places sẽ tận dụng các tín hiệu dữ liệu chung từ Outlook và Teams để cho phép bạn xem trước tuần và biết khi nào đồng nghiệp và cộng sự thân thiết của bạn dự định có mặt tại văn phòng. Bạn sẽ nắm được những ngày có nhiều người đến văn phòng nhất, cho phép bạn điều chỉnh lịch trình của mình để tận dụng tối đa những cuộc gặp gỡ trực tiếp quý giá. Tính năng đặt chỗ thông minh sẽ giúp bạn tìm kiếm các không gian có sẵn với công nghệ phù hợp với mục đích cuộc họp và sự kết hợp giữa người tham dự trực tiếp hoặc từ xa.

Hiện đại hóa văn phòng với công nghệ thông minh

Với hệ thống chỉ dẫn đường đi, bạn sẽ không còn lãng phí thời gian tìm kiếm phòng họp phù hợp hoặc theo dõi các biển chỉ dẫn tòa nhà lỗi thời; thay vào đó, bạn có thể truy cập bản đồ trên thiết bị di động của mình để được hướng dẫn đến đúng địa điểm. Tính năng đặt chỗ bàn làm việc cho phép bạn xem các đồng nghiệp gần nhất của mình đang ngồi ở đâu và chọn bàn làm việc phù hợp. Và một khi bạn đã vào đúng phòng, Microsoft Teams Rooms cho phép mọi người tham gia bất kể vị trí địa lý, nhờ vào các tính năng chu đáo và toàn diện của nó. Với mục tiêu xây dựng lại và củng cố các mối quan hệ, Microsoft Places cũng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc gặp gỡ ngẫu nhiên, cho phép các đồng nghiệp dễ dàng tạo ra các cuộc gặp gỡ không chính thức và chia sẻ với những người khác trong văn phòng.

Tối ưu hóa không gian và chi phí cho nhu cầu thay đổi

Để quản lý không gian vật lý hiệu quả, các nhà lãnh đạo và người quản lý danh mục bất động sản cần có những hiểu biết sâu sắc về không gian, chẳng hạn như dữ liệu đặt chỗ và xu hướng sử dụng, để tìm ra các cơ hội tối ưu hóa. Những hiểu biết này tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều chỉnh không gian linh hoạt, chẳng hạn như chuyển đổi các phòng họp nhỏ dư thừa thành không gian cộng tác để đáp ứng nhu cầu cộng tác ngày càng phát triển. Với kiến ​​thức chuyên sâu về mô hình sử dụng không gian, người ra quyết định có thể tối ưu hóa không gian hơn nữa, giảm số tầng trống vào những ngày ít người sử dụng—tiết kiệm chi phí năng lượng và cải thiện trải nghiệm làm việc. Bằng cách tổng hợp các xu hướng trên toàn bộ danh mục đầu tư, các tổ chức có thể tạo ra môi trường làm việc linh hoạt, bền vững, thích ứng với các phương thức làm việc mới.

Bạn đã sẵn sàng dùng thử? Người quản trị có thể đăng ký tham gia Chương trình Xem trước Places

Để bắt đầu, hãy truy cập trang chủ Places để tìm hiểu thêm về Microsoft Places và những lợi ích mà nó có thể mang lại cho tổ chức của bạn. Khi bạn đã sẵn sàng tham gia, hãy yêu cầu quản trị viên CNTT của bạn truy cập Hướng dẫn tham gia bản xem trước Places.

Tìm hiểu cách sử dụng các tính năng của Places Preview

Sau khi quản trị viên CNTT của bạn hoàn tất quy trình đăng ký tham gia Bản xem trước Địa điểm, bạn có thể bắt đầu sử dụng các tính năng của Places.

Hãy bắt đầu bằng ứng dụng web Places trong Outlook và Teams

Để truy cập ứng dụng Places của chúng tôi trong Outlook và Teams, quản trị viên của bạn cần đăng ký tham gia chương trình dùng thử (theo hướng dẫn ở trên). Sau khi có quyền truy cập vào ứng dụng của chúng tôi, hãy làm theo các hướng dẫn sau: Quản lý ứng dụng của bạn trong trung tâm quản trị Microsoft Teams.

Sau khi quản trị viên của bạn đã kích hoạt trải nghiệm ứng dụng web, bạn có thể truy cập Places trên web thông qua outlook.office.com/places.

Kế hoạch công việc

Để tìm hiểu thêm về cách thiết lập và thay đổi kế hoạch làm việc, xem địa điểm làm việc của người khác và quản lý quyền chia sẻ, vui lòng tham khảo bài viết hỗ trợ này: Tìm hiểu thêm về giờ làm việc trong Outlook.

Lập lịch biểu

Người tổ chức có thể yêu cầu người được mời tham dự cuộc họp trực tiếp, và người tham dự có thể phản hồi xác nhận liệu họ có thể tham gia trực tiếp hay chỉ có thể tham dự trực tuyến. Để tìm hiểu thêm về việc lên lịch các sự kiện trực tiếp, vui lòng tham khảo bài viết hỗ trợ này: Lên lịch các sự kiện trực tiếp.

Đặt và xem vị trí tòa nhà của tôi

Hãy cho mọi người biết bạn đang làm việc tại văn phòng hay từ xa bằng cách thiết lập địa điểm làm việc của bạn trong ngày. Giờ đây họ sẽ biết những ngày nào bạn làm việc tại văn phòng hoặc tại nhà, giúp việc phối hợp các cuộc họp trực tiếp dễ dàng hơn. Bất cứ khi nào có vấn đề gì xảy ra, hãy cập nhật kế hoạch của bạn trong Outlook hoặc Teams để phản ánh vị trí của bạn trên cả hai. Bạn có thể thêm thông tin chi tiết về địa điểm tòa nhà khi thiết lập các ngày làm việc tại văn phòng.

Xem vị trí làm việc của người khác

Việc nắm rõ vị trí làm việc của người khác có thể rất quan trọng cho sự hợp tác hiệu quả. Bạn có thể xem vị trí của những người khác trong Teams khi xem thông tin hồ sơ của họ.

• Xem vị trí từ thông tin chi tiết trên thẻ hồ sơ.

  Lưu ý

  Nếu bạn không thể xem thông tin liên quan đến vị trí trên thẻ hồ sơ, có thể là do cài đặt quyền riêng tư của người đó.

• Xem danh sách mọi người từ trò chuyện nhóm.

  • Chọn một nhóm trò chuyện hiện có bao gồm những người mà bạn muốn biết vị trí của họ.
  • Chọn Xem và thêm người dự bên dưới ảnh hồ sơ của bạn ở phía trên bên phải của Teams.
  • Di chuột lên những người trong danh sách đó. Những người khai báo địa điểm làm việc trong ngày sẽ thấy thông tin đó hiển thị bên dưới tên của họ.

  Lưu ý

  Cuộc trò chuyện nhóm chỉ giới hạn tối đa 250 người, danh sách mặc định được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái và bạn có thể không xem được thông tin vị trí của những người từ các tổ chức khác nhau.

• Xem những người đang ở gần bạn từ cửa sổ trò chuyện 1:1

Trong khi đang trò chuyện riêng tư, Teams sẽ hiển thị chỉ báo Gần đây ở phía trên cửa sổ trò chuyện nếu họ đang ở gần bạn. Thông tin này chỉ hiển thị khi cả người gửi và người nhận đều ở trong cùng một tòa nhà văn phòng vào thời điểm đó.

Bắt đầu với Places trên thiết bị di động

Để có quyền truy cập vào ứng dụng Places dành cho iOS, quản trị viên của bạn cần đăng ký tham gia chương trình dùng thử (theo hướng dẫn ở trên). Tải ứng dụng TestFlight của Apple từ App Store: TestFlight trên App Store. Sau khi người quản trị hoàn tất các bước thiết lập ban đầu, họ sẽ cung cấp cho bạn một URL từ Apple để tải ứng dụng xuống thông qua ứng dụng TestFlight của Apple. Mở liên kết đó trên trình duyệt web của iPhone. Hãy làm theo hướng dẫn để cài đặt ứng dụng Places dành cho iOS.

Đặt trước bàn làm việc (Không gian làm việc)

Với Places, các tổ chức có thể thiết lập các cụm bàn làm việc riêng lẻ cho nhân viên, được gọi là vùng bàn làm việc (đôi khi cũng được gọi là không gian làm việc). Nhân viên có thể đặt trước một không gian làm việc riêng trong khu vực bàn làm việc chung để sử dụng khi đến văn phòng.

Đặt chỗ không gian làm việc cũng giống như đặt phòng. Bạn có thể đặt chỗ không gian làm việc thông qua Outlook (Outlook cho Windows, Outlook cho iOS và Android, Outlook trên web và Outlook cho Mac). Điểm khác biệt chính là chọn "không gian làm việc" thay vì "phòng họp" trong danh sách thả xuống Loại trình tìm phòng.

Dưới đây là các bước để đặt chỗ không gian làm việc:

1. Mở lịch Outlook và chọn Cuộc họp mới (chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng cài đặt Cả ngày).
2. Đặt trạng thái Hiển thị dưới: thành Tự do để việc đặt chỗ không gian làm việc không chặn lịch của bạn.
3. Trên bảng điều khiển Tìm phòng, chọn một tòa nhà từ danh sách thả xuống Tòa nhà, sau đó chọn Không gian làm việc từ danh sách thả xuống Loại, như sau:

Hướng dẫn Nhóm

Ngày nay, các nhà lãnh đạo gặp khó khăn trong việc thiết lập những kỳ vọng và chuẩn mực rõ ràng về địa điểm, thời gian và cách thức nhóm của họ làm việc. Điều này dẫn đến sự thiếu đồng bộ và những lo ngại xung quanh việc kết nối, năng suất và sự gắn kết của nhân viên—đặc biệt là trong bối cảnh làm việc kết hợp. Chúng tôi tin rằng vấn đề này có thể được giải quyết cho khách hàng của mình bằng cách cung cấp các công cụ toàn diện cho Nhịp điệu kinh doanh của nhóm - một bộ khả năng giúp các nhà lãnh đạo thúc đẩy sự liên kết trong nhóm của họ và truyền đạt các quy tắc trong tổ chức của họ. Hướng dẫn Nhóm cho phép các nhà lãnh đạo dễ dàng tạo ra các chính sách kết hợp cho nhóm của họ.

Lưu ý: Hướng dẫn Nhóm chỉ dành cho người dùng có giấy phép Teams Cao cấp. Người quản trị có thể cấu hình ai có quyền truy cập vào tính năng này.

Tạo nhóm làm việc

1. Tạo nhóm làm việc bằng cách nhấp vào biểu tượng + nhóm làm việc mới ở thanh bên trái trên trang Địa điểm Mọi người.
2. Đặt tên và ảnh cho nhóm làm việc, đồng thời thêm tên người phụ trách và thành viên.
3. Khi nhóm làm việc được lưu, nó sẽ được thêm vào thanh bên trái trong trang Địa điểm Mọi người dành cho tất cả chủ sở hữu và thành viên. Nhóm làm việc là nơi chia sẻ kế hoạch làm việc của những người khác; bạn có thể thấy chủ sở hữu và các thành viên dự định làm việc ở đâu. Hướng dẫn trực tiếp hàng ngày cũng có thể được tạo ra cho nhóm làm việc.

Soạn thảo và chỉnh sửa hướng dẫn cho nhóm làm việc

Chủ sở hữu có thể tạo và chỉnh sửa hướng dẫn cho nhóm làm việc.

Để tạo hướng dẫn:

1. Chọn nhóm làm việc bạn muốn tạo hướng dẫn.
2. Trong dạng xem nhóm làm việc, bấm vào + Hướng dẫn cho ngày trong tuần mà hướng dẫn áp dụng.
3. Cung cấp cho hướng dẫn một tiêu đề, ngày kết thúc, vị trí và mô tả (tùy chọn). Hướng dẫn này sẽ được lặp lại hàng tuần cho đến ngày kết thúc đã được chỉ định.
4. Nhấp vào nút gửi để lưu hướng dẫn và thông báo cho chủ sở hữu cũng như các thành viên của nhóm làm việc. Các chủ sở hữu và thành viên sẽ nhận được lời mời tham dự sự kiện cả ngày theo lịch trình đã định.

Để chỉnh sửa hướng dẫn:

1. Từ dạng xem nhóm làm việc trên trang Địa điểm Mọi người, chọn hướng dẫn.
2. Nhấp vào nút chỉnh sửa để mở hộp thoại chỉnh sửa hướng dẫn. Có các tùy chọn để chỉnh sửa và gửi hướng dẫn đã cập nhật cho tất cả chủ sở hữu và thành viên, hoặc xóa hướng dẫn đó.

Căn chỉnh theo hướng dẫn

1. Các thành viên sẽ nhận được lời mời theo lịch cả ngày để được hướng dẫn.
2. Từ thư mời, các thành viên xem chi tiết về hướng dẫn và cập nhật địa điểm làm việc của họ cho phù hợp với hướng dẫn. Nhấp vào "cập nhật địa điểm" trong thư mời sẽ mở trang Địa điểm Mọi người với nhóm làm việc đã được chọn. Từ đó, các thành viên có thể cập nhật địa điểm làm việc định kỳ của mình cho phù hợp với địa điểm hướng dẫn.

Khám phá Places

Sau khi quản trị viên CNTT của bạn thêm các tòa nhà vào hệ thống của người thuê, trang Khám phá Địa điểm sẽ sẵn có.

Bản đồ

Người quản trị có thể thêm trải nghiệm bản đồ để nâng cao Microsoft Places, giúp nhân viên xem được sơ đồ tòa nhà và các tầng, hiểu được những địa điểm thú vị gần đó và hình dung vị trí của các nhóm bàn làm việc và phòng họp. Bản đồ được truy cập xuyên suốt một số phần của trải nghiệm Places khi người dùng đi tới đặt trước phòng hoặc bàn làm việc, bao gồm Cả Bộ tìm Địa điểm.

Bản đồ là một trải nghiệm tùy chọn và có thể không có sẵn cho tất cả các tòa nhà. Nếu bạn không thấy bản đồ được kích hoạt cho vị trí của mình trong mục Places, vui lòng liên hệ với người quản trị của bạn.

Phân tích không gian

Phân tích Places được thiết kế dành cho các nhà quản lý và điều hành bất động sản đang tìm kiếm những thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu để quản lý không gian hiệu quả. Giờ đây, bạn có thể dễ dàng theo dõi tổng quan về các không gian được quản lý, bao gồm nhóm bàn làm việc, phòng họp và toàn bộ tòa nhà, tất cả đều được hiển thị trên một bảng điều khiển duy nhất. Thông qua việc tích hợp liền mạch dữ liệu lập lịch/đặt chỗ với thông tin chi tiết từ cảm biến và tình trạng sử dụng không gian, nền tảng của chúng tôi cho phép bạn phát hiện tình trạng sử dụng không hiệu quả, xác định các điểm thiếu hiệu quả và triển khai các chiến lược dựa trên dữ liệu để tối ưu hóa hiệu quả sử dụng không gian. Khả năng báo cáo mạnh mẽ của nền tảng cho phép người dùng xác định sự mất cân bằng cung cầu và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả. Microsoft Places cung cấp cho các chuyên gia bất động sản dữ liệu hữu ích để tối ưu hóa việc sử dụng không gian và đưa ra các quyết định sáng suốt, đánh dấu một cách thức mới trong quản lý bất động sản.

Bắt đầu sử dụng Phân tích Places

Bước đầu tiên là cần có quyền truy cập vào công cụ phân tích Places. Để có quyền truy cập, bạn cần liên hệ với người quản trị CNTT phụ trách Microsoft Places. Họ sẽ có thể thêm bạn vào các nhóm truy cập cần thiết và cấp cho bạn quyền xem Phân tích.

Sau khi được cấp quyền truy cập, bạn có thể xem số liệu phân tích thông qua ứng dụng web Places, Outlook và Teams.

Bạn có thể truy nhập Places tại outlook.office.com/places.

Biết và theo dõi xu hướng sử dụng của bạn

Sau khi truy cập vào Phân tích Places, bạn có thể chọn tòa nhà mình quan tâm từ thanh tìm kiếm tòa nhà. Sau khi được chọn, bạn sẽ nhận được thông tin về tòa nhà, các phòng và khu vực làm việc được phân bổ trong tòa nhà. Dữ liệu này giúp bạn nhanh chóng nắm được tổng quan về các không gian khác nhau, sức chứa của chúng và các tiện nghi liên quan đến từng không gian.

Sau khi hiểu về phạm vi bao phủ của không gian, bạn có thể dẫn hướng thêm để hiểu rõ hơn về việc sử dụng không gian. Chúng tôi cung cấp các chỉ số mức sử dụng cho tòa nhà, phòng, và cụm bàn làm việc. Mỗi không gian này đều có các chỉ số đo lường mức độ sử dụng dựa trên mục đích và các chỉ số đo lường mức độ sử dụng thực tế. Việc sử dụng dựa trên ý định được thúc đẩy bởi ý định của người dùng muốn sử dụng không gian, còn việc sử dụng thực tế dựa trên việc sử dụng không gian đó trên thực tế.

Bằng cách so sánh ý định và dữ liệu thực tế cho các loại không gian khác nhau này, bạn sẽ có thể hiểu được hành vi người dùng và các lĩnh vực tiềm năng để tối ưu hóa. Với sự hỗ trợ của dữ liệu về ý định sử dụng dịch vụ, bạn sẽ có thể hiểu được sở thích của người dùng đối với các gói dịch vụ kết hợp và đặt chỗ không gian. Bằng cách kết hợp nó với số liệu thực tế, bạn sẽ có thể hiểu được mức độ phù hợp giữa ý định của người dùng và hành vi thực tế, từ đó thực hiện các hành động quản lý thay đổi và tối ưu hóa để cải thiện trải nghiệm của nhân viên và giảm chi phí.

Ý định sử dụng các tòa nhà được xác định dựa trên kế hoạch làm việc do nhân viên thiết lập, còn ý định sử dụng phòng ốc và nhóm bàn làm việc dựa trên các đặt chỗ của nhân viên. Số liệu thực tế được tính toán dựa trên tín hiệu từ cảm biến hiện diện, tín hiệu huy hiệu và tín hiệu mạng.

Video trợ giúp

Xem phân tích

Thay đổi phạm vi ngày

Chuyển đổi vị trí

Chia sẻ báo cáo

Đặt cấu hình các ngày làm việc

Kế hoạch làm việc của Places

Cách bật tính năng tự động mở cửa phòng

Bạn muốn cung cấp ý kiến phản hồi?

Trong bản xem trước này, chúng tôi muốn lắng nghe ý kiến của bạn nhằm giúp bạn cải thiện trải nghiệm – vì vậy hãy gửi cho chúng tôi ý kiến phản hồi của bạn trong ứng dụng để giúp chúng tôi xây dựng hành trình. Trong ứng dụng Places, hãy dẫn hướng đến biểu tượng Cài đặt & Thêm (...) bên cạnh tên của bạn ở góc phải và chọn Phản hồi.

Trên iOS, hãy chạm vào ảnh đại diện của bạn ở góc trên bên trái để tìm mục Trợ giúp và phản hồi.