Tóm tắt: Quyết định phương pháp quản lý bản ghi để chọn trong SharePoint Server 2013.
Trong SharePoint, bạn có thể quản lý các bản ghi trong một kho lưu trữ hoặc bạn có thể quản lý các bản ghi trong cùng kho tài liệu như các tài liệu hiện hoạt. Bằng cách sử dụng phương pháp tại chỗ của SharePoint, khi bạn tuyên bố rằng tài liệu đã trở thành bản ghi, bản ghi vẫn giữ nguyên vị trí, nhưng SharePoint giờ đây sẽ quản lý bản ghi đó dưới dạng bản ghi. Ví dụ, một tài liệu có thể nhận được một chính sách duy trì khác khi nó được khai báo là một bản ghi, hoặc người dùng có thể không sửa được nó.
Một cách tiếp cận kết hợp cũng có thể. Ví dụ: bạn có thể giữ các bản ghi tại chỗ với tài liệu hiện hoạt trong hai năm, rồi di chuyển bản ghi đến nơi lưu trữ bản ghi khi dự án hoàn tất.
Khi bạn nghĩ về việc nên quản lý các bản ghi trong một site Trung tâm Bản ghi riêng biệt hay trong cùng một site cộng tác đã tạo tài liệu, hãy cân nhắc các câu hỏi sau đây:
- Quản trị site cộng tác có phù hợp để quản lý bản ghi không? Ngành của bạn có tuân theo các yêu cầu quy định mà các bản ghi ủy nhiệm được phân tách với các tài liệu hiện hoạt không? Người quản trị site cộng tác có nên được tin cậy để quản lý site có chứa bản ghi không? Bạn có thể muốn lưu trữ bản ghi trong site sử dụng quyền truy nhập hạn chế hơn so với site cộng tác hoặc trong site được sao lưu theo lịch biểu khác.
- Site cộng tác sẽ được sử dụng trong bao lâu? Nếu các bản ghi sẽ phải được lưu giữ lâu hơn dự án đang thực hiện, việc chọn chiến lược quản lý bản ghi tại chỗ có nghĩa là bạn sẽ phải duy trì site cộng tác ngay cả khi nó không còn được sử dụng nữa.
- Các thành viên dự án có cần truy nhập thường xuyên vào các tài liệu sau khi các tài liệu đã trở thành bản ghi không? Nếu bạn sử dụng phương pháp tại chỗ, các thành viên dự án có thể truy nhập tài liệu theo cách tương tự bất kể tài liệu đang hoạt động hay là bản ghi.
- Người quản lý bản ghi trong tổ chức của bạn chỉ chịu trách nhiệm đối với các bản ghi hoặc họ chịu trách nhiệm về tất cả thông tin, bất kể đó là bản ghi hiện hoạt hay bản ghi? Nếu người quản lý bản ghi chỉ chịu trách nhiệm đối với các bản ghi chính thức, việc có một site Trung tâm Bản ghi riêng biệt có thể dễ dàng hơn đối với họ.
Bảng sau mô tả sự khác biệt giữa những gì bạn có thể làm với các bản ghi trong một trung tâm bản ghi và với các bản ghi được quản lý tại chỗ trong site cộng tác. Sự khác biệt được thể hiện từ quan điểm của cả người quản lý bản ghi và nhân viên cộng tác trong một nhóm dự án.
| Yếu tố | Bản ghi lưu trữ | Bản ghi tại chỗ |
|---|---|---|
| Quản lý lưu giữ bản ghi | Trình sắp xếp nội dung tự động đặt các bản ghi mới vào đúng thư mục trong kế hoạch tệp của kho lưu trữ, dựa trên siêu dữ liệu. | Có thể có các chính sách khác nhau cho các bản ghi và tài liệu hiện hoạt dựa trên loại nội dung hoặc vị trí hiện tại. |
| Restrict which users can view records | Có. Nội dung lưu trữ xác định các quyền đối với bản ghi. | Không. Các quyền không thay đổi khi tài liệu trở thành bản ghi. Tuy nhiên, bạn có thể hạn chế người dùng nào có thể sửa và xóa bản ghi. |
| Dễ dàng định vị bản ghi (dành cho người quản lý bản ghi) | Dễ dàng hơn. Tất cả các bản ghi đều nằm ở một vị trí. | Khó. Bản ghi được trải rộng trên nhiều site cộng tác. |
| Duy trì tất cả các phiên bản tài liệu dưới dạng bản ghi | Người dùng phải gửi rõ ràng từng phiên bản của một tài liệu đến kho lưu trữ. | Tự động, giả định lập phiên bản được bật. |
| Thông tin định vị dễ dàng (dành cho cộng tác viên nhóm) | Khó hơn, mặc dù có thể thêm nối kết đến tài liệu vào site cộng tác khi tài liệu trở thành bản ghi. | Dễ dàng hơn. |
| Ít quan trọng của site cộng tác | Site cộng tác chỉ chứa tài liệu hiện hoạt. | Site cộng tác chứa các tài liệu (bản ghi) hiện hoạt và không hiện hoạt, mặc dù bạn có thể tạo các dạng xem để chỉ hiển thị bản ghi. |
| Khả năng kiểm tra bản ghi | Có. | Phụ thuộc vào chính sách kiểm toán của site cộng tác. |
| Bảo mật quản trị | Người quản lý bản ghi có thể quản lý việc lưu trữ bản ghi. | Người quản trị site cộng tác có quyền quản lý các bản ghi và tài liệu hiện hoạt. |
Bảng sau đây mô tả sự khác biệt giữa hai phương pháp quản lý bản ghi có thể ảnh hưởng đến cách bạn quản lý tài nguyên IT.
| Yếu tố | Bản ghi lưu trữ | Bản ghi tại chỗ |
|---|---|---|
| Số lượng site cần quản lý | Các site khác. Nghĩa là, ngoài các site cộng tác còn có một kho lưu trữ riêng biệt. | Ít site hơn. |
| Khả năng mở rộng | Giảm áp lực về kích cỡ cơ sở dữ liệu đối với các site cộng tác. | Kích cỡ tuyển tập site tối đa đạt đến sớm hơn. |
| Trợ năng quản trị | Site hoặc cụm máy chủ riêng biệt cho các bản ghi. | Không có việc cung cấp site bổ sung nào ngoài những gì đã cần cho các site có tài liệu hiện hoạt. |
| Lưu trữ | Có thể lưu trữ bản ghi trên các phương tiện lưu trữ khác nhau. | Các tài liệu và bản ghi hiện hoạt được lưu trữ cùng nhau. |