Tạo và cập nhật cột dữ liệu ngoài trong một danh sách hoặc thư viện

Bạn có thể thêm một kiểu cột đặc biệt vào danh sách hoặc thư viện gốc được gọi là cột dữ liệu ngoài. Cột này cho phép bạn kết hợp một cột dữ liệu từ nguồn dữ liệu ngoài với các cột khác trong danh sách hoặc thư viện gốc. Vì cột dữ liệu ngoài được thêm vào danh sách hoặc thư viện gốc, tất cả các tính năng danh sách hoặc thư viện liên quan đều hoạt động, bao gồm lập phiên bản, phê duyệt, kiểm nhập và kiểm xuất cũng như tệp đính kèm.

Để biết thêm thông tin, hãy xem phần Tìm nội dung về dữ liệu ngoài.

Bạn muốn làm gì?

• Trước khi bạn bắt đầu
• Tìm hiểu các ví dụ về cách sử dụng cột dữ liệu ngoài
• Tạo cột dữ liệu ngoài trong danh sách hoặc thư viện
• Cập nhật cột dữ liệu ngoài
• Làm mới cột dữ liệu ngoài

Trước khi bạn bắt đầu

Làm việc với dữ liệu ngoài đòi hỏi một số tác vụ như điều kiện tiên quyết để cho phép truy nhập an toàn vào dữ liệu.. Thông tin sau đây có thể giúp bạn lên kế hoạch cho các bước tiếp theo của mình. Ngoài ra, nếu bạn gặp phải sự cố khi cố gắng làm việc với dữ liệu ngoài, thông tin này có thể giúp bạn xác định được vấn đề. Để truy nhập dữ liệu ngoài, bạn hoặc người quản trị phải làm như sau:

Chuẩn bị nguồn dữ liệu ngoài Người quản trị có thể cần tạo tài khoản và cung cấp quyền truy nhập nguồn dữ liệu để đảm bảo rằng đúng người có quyền truy nhập vào dữ liệu và dữ liệu không dẫn đến nhầm người. Trong cơ sở dữ liệu ngoài, người quản trị cũng có thể muốn tạo bảng, dạng xem, truy vấn v.v...để giới hạn kết quả tìm kiếm sao cho đáp ứng đúng nhu cầu tìm kiếm đồng thời giúp nâng cao hiệu suất tìm kiếm.

Đặt cấu hình cho các dịch vụ và tài khoản SharePoint Người quản trị phải kích hoạt Dịch vụ Kết nối Dữ liệu Nghiệp vụ và Dịch vụ Lưu trữ Bảo mật.

Đặt cấu hình Dịch vụ Lưu trữ Bảo mật Người quản trị phải thực hiện các thao tác sau: xác định chế độ truy nhập tốt nhất cho nguồn dữ liệu ngoài, tạo ứng dụng đích và đặt thông tin xác thực cho ứng dụng đích.

Cấu hình Dịch vụ Kết nối Dữ liệu Nghiệp vụ Người quản trị phải đảm bảo rằng người dùng tạo kiểu nội dung ngoài có quyền truy nhập kho siêu dữ liệu Kết nối Dữ liệu Nghiệp vụ và người dùng thích hợp có quyền truy nhập vào kiểu nội dung ngoài mà danh sách ngoài dựa trên đó.

Tạo kiểu nội dung ngoài Người dùng phải xác định kiểu nội dung ngoài chứa thông tin về kết nối, truy nhập, phương pháp thao tác, cột, bộ lọc và siêu dữ liệu khác được sử dụng để truy xuất dữ liệu từ nguồn dữ liệu ngoài.

Đầu Trang

Tìm hiểu các ví dụ về cách sử dụng cột dữ liệu ngoài

Các phần sau đây mô tả một số cách sử dụng thực tế khi thêm cột dữ liệu ngoài vào danh sách hoặc thư viện.

Hợp đồng của khách hàng và thông tin liên hệ Bạn có một thư viện tài liệu chứa hợp đồng của khách hàng. Tuy nhiên, tất cả thông tin khách hàng của bạn được duy trì trong ứng dụng Dòng Nghiệp vụ (chẳng hạn như SAP hoặc Microsoft CRM) có nguồn dữ liệu bên ngoài các sản phẩm SharePoint. Bạn muốn theo dõi các hợp đồng của khách hàng trong thư viện tài liệu, nhưng đảm bảo rằng thông tin khách hàng liên quan được cập nhật và không bị trùng lặp một cách không cần thiết. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách thêm một hoặc nhiều cột dữ liệu bên ngoài vào thư viện để liên kết tên khách hàng và số điện thoại phù hợp với từng hợp đồng được lưu trữ trong thư viện. Cột dữ liệu ngoài giúp bạn dễ dàng nhập hoặc cập nhật thông tin chính xác và tự động truy xuất thông tin khách hàng từ nguồn dữ liệu ngoài. Trong kịch bản này, bạn cũng có thể tạo tài liệu Word có cấu trúc giúp tăng cấp giá trị của cột dữ liệu ngoài thành tài liệu Word để bạn có thể chỉnh sửa các giá trị trong Ngăn Thông tin Tài liệu hoặc bằng cách sử dụng điều khiển nội Word liệu.

Dữ liệu sản phẩm cơ bản có ảnh Bạn đã tạo thư viện ảnh chứa ảnh của sản phẩm mà tổ chức của bạn bán. Bạn thêm cột dữ liệu ngoài vào thư viện truy nhập tên sản phẩm, mã sản phẩm và giá hiện tại từ cơ sở dữ liệu bên ngoài. Tuy nhiên, bạn đảm bảo rằng khi kiểu nội dung ngoài được tạo, dữ liệu ngoài sẽ ở dạng chỉ đọc. Quy tắc và quy trình của công ty bạn yêu cầu mọi thay đổi đối với thông tin sản phẩm được thực hiện thông qua hệ thống cơ sở dữ liệu. Nhưng giờ đây, nhiều người trong tổ chức của bạn có thể dễ dàng xem tất cả thông tin sản phẩm phổ biến cùng nhau trong một dạng xem thư viện.

Đầu Trang

Tạo cột dữ liệu ngoài trong danh sách hoặc thư viện

1. Dẫn hướng đến site SharePoint, rồi dẫn hướng đến danh sách hoặc thư viện.

   Lưu ý

   Bạn không thể thêm cột dữ liệu ngoài vào danh sách ngoài.

2. Bấm Thiết đặt Danhsách hoặc Danh>sách Thư viện hoặcThiết đặt Thư viện.

3. Trong phần Cột, bấm Tạo Cột.

4. Nhập tên của cột, chẳng hạn như Khách hàng, rồi bên dưới Kiểu Cột, bấm Dữ liệu Bên ngoài.

5. Bên dưới Loại Nội dung Ngoài, bấm Bộ chọn Loại Nội dung Ngoài, rồi chọn mục thích hợp từ danh sách các kiểu nội dung ngoài, ví dụ : CustomerCRM.

6. Quyết định cách bạn muốn xử lý bất kỳ hành động nào được xác định cho kiểu nội dung ngoài bằng cách thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau đây:

   • Để hiển thị menu gồm một hoặc nhiều hành động, hãy bấm Hiển thị menu hành động.
   • Để làm cho cột dữ liệu ngoài thực hiện hành động mặc định khi được chọn, hãy bấm Nối kết cột này với Hành động Mặc định của kiểu nội dung ngoài.

7. Bên dưới Thêm cột để hiển thị từng trường bổ sung này, hãy bấm Chọn tất cả các trường hoặc chọn một hoặc nhiều tên trường cụ thể, chẳng hạn như CustomerName và PhoneNumber.

Đầu Trang

Cập nhật cột dữ liệu ngoài

1. Dẫn hướng đến site SharePoint, rồi dẫn hướng đến danh sách hoặc thư viện.
2. Thêm hoặc sửa một mục trong danh sách hoặc thuộc tính của thư viện tài liệu.
3. Trong hộp văn bản cột dữ liệu ngoài, ví dụ như tên khách hàng, hãy bấm Bộ chọn Mục Dữ liệu Ngoài.
   Tác giả của kiểu nội dung ngoài cần xác định cách thức hoạt động của Bộ chọn Mục Dữ liệu Ngoài bằng cách chọn một trường định danh thích hợp và tạo một hoặc nhiều bộ lọc để bạn có thể nhanh chóng xác định giá trị chính xác. Nếu không phải như vậy, hãy liên hệ với tác giả của kiểu nội dung ngoài hoặc người quản trị của bạn để được trợ giúp.
4. Trong hộp thoại, chọn mục nhập thích hợp, ví dụ như Nancy Davolio, rồi bấm OK.

Dữ liệu được cập nhật trong danh sách ngoài và nguồn dữ liệu ngoài.

Đầu Trang

Làm mới cột dữ liệu ngoài

Vì lý do hiệu suất, dữ liệu trong cột dữ liệu ngoài được lưu vào bộ đệm ẩn trên máy chủ hoặc dịch vụ và có thể không hiển thị các giá trị gần đây nhất từ hệ thống dữ liệu ngoài. Để đảm bảo rằng dữ liệu ngoài được hiển thị là hiện tại, bạn có thể làm mới cột dữ liệu ngoài. Tuy nhiên, hãy cẩn thận khi thực hiện thao tác làm mới vì có thể mất nhiều thời gian tùy thuộc vào cách thiết lập dữ liệu ngoài.

1. Dẫn hướng đến site SharePoint, rồi dẫn hướng đến danh sách hoặc thư viện.
2. Trên tiêu đề cột của cột dữ liệu ngoài, hãy bấm Làm mới.
3. Trên trang Làm mới, hãy quyết định xem bạn chỉ muốn làm mới thư mục hiện tại hay thư mục hiện tại và tất cả các thư mục con của thư mục đó.
4. Bấm vào OK.

Đầu Trang