Khi nội dung của site được sắp xếp hợp lý và dễ tìm, việc duy trì và quản lý sẽ dễ dàng hơn, đồng thời người dùng site làm việc hiệu quả hơn. Là người quản trị tuyển tập site hoặc chủ sở hữu site, bạn có thể muốn lập kế hoạch chiến lược site trước khi tạo site của mình. Trong bài viết này, chúng tôi khám phá:
- Bạn sẽ có loại nội dung nào trên site?
- Người dùng của bạn sẽ tìm và truy nhập nội dung như thế nào?
- Người dùng cần làm gì với nội dung?
Bạn sẽ có loại nội dung nào trên site?
Sau khi bạn đã suy nghĩ về số lượng và loại site mà bạn muốn, hãy thực hiện một số lên kế hoạch cho nội dung sẽ được lưu trữ trên các site này. Mục tiêu của việc lập kế hoạch nội dung này là xác định:
- Loại danh sách, thư viện hoặc trang bạn muốn tạo trên các site để sắp xếp nội dung Thư viện có thể được sử dụng để lưu trữ tài liệu và các tệp khác, trong khi danh sách có thể hữu ích để theo dõi các tác vụ hoặc vấn đề. Trang là các mục riêng lẻ trong một site nơi bạn có thể hiển thị nội dung, ứng dụng, liên kết và hơn thế nữa.
- Loại ứng dụng bạn muốn bao gồmCác ứng dụng tích hợp sẵn trong SharePoint như thư viện tài liệu và danh sách, nhưng bạn cũng có thể tạo các ứng dụng của riêng mình hoặc mua ứng dụng từ bên thứ ba trong SharePoint Store.
- Liệu bạn có muốn tạo kiểu nội dung hay không Kiểu nội dung giúp bạn tùy chỉnh cách xử lý và theo dõi các loại nội dung cụ thể.
Tổ chức của bạn có thể muốn thực hiện loại lập kế hoạch này theo cách tập trung (đặc biệt là cho các loại nội dung), nhưng đây cũng là loại lập kế hoạch mà bạn nên khuyến khích các chủ sở hữu site riêng lẻ thực hiện khi họ tùy chỉnh các site mà họ chịu trách nhiệm.
Bạn muốn thêm loại ứng dụng nào?
Ngoài việc suy nghĩ về các kiểu nội dung, bạn có thể muốn nghĩ về các loại thông tin khác sẽ được lưu trữ trên site hoặc loại nhiệm vụ mà mọi người trong tổ chức của bạn muốn sử dụng site để quản lý. Điều này sẽ giúp bạn lập kế hoạch cho các loại ứng dụng khác nhau mà bạn có thể muốn thêm vào site để bắt đầu. Ví dụ: nếu bạn biết mình muốn có một nơi để lưu trữ tài liệu thì có thể bạn sẽ muốn thêm thư viện tài liệu. Nếu bạn biết mình muốn theo dõi các ngày quan trọng, có thể bạn sẽ muốn có lịch.
Bạn không cần phải thêm tất cả các ứng dụng mà cuối cùng bạn có thể cần ngay lập tức. Chủ sở hữu site có thể thêm và loại bỏ các ứng dụng mới theo thời gian, khi nhu cầu doanh nghiệp thay đổi. Nhưng việc lập kế hoạch sớm về cách bạn muốn tùy chỉnh nội dung trên site của bạn có thể giúp đảm bảo rằng các site ngay lập tức hữu ích cho người dùng.
SharePoint bao gồm các ứng dụng tích hợp sẵn hữu ích cho nhiều mục đích kinh doanh, từ lưu trữ và quản lý tài liệu, quản lý dự án và theo dõi, đến giao tiếp. Bạn có thể thêm nhiều phiên bản của các loại ứng dụng này vào một trang web. Bạn cũng có thể mua và thêm các ứng dụng của bên thứ ba từ SharePoint Store vào site của mình.
Để biết thêm thông tin, xem mục Thêm ứng dụng vào sitevà Mua ứng dụng từ SharePoint Store.
Bạn có cần xác định kiểu nội dung không?
Kiểu nội dung cho phép người dùng trang nhanh chóng tạo các loại nội dung chuyên biệt bằng cách sử dụng lệnh Mục Mới hoặc Tài liệu Mới trong danh sách hoặc thư viện. Loại nội dung rất hữu ích vì chúng cung cấp cho chủ sở hữu site một cách để đảm bảo rằng nội dung nhất quán trên các site. Loại nội dung cũng giúp cho một danh sách hoặc thư viện đơn lẻ có thể chứa nhiều loại mục hoặc loại tài liệu. Chủ sở hữu site có thể đặt cấu hình trước cho các chi tiết cụ thể về nội dung khi họ thiết lập kiểu nội dung cho một site, danh sách hoặc thư viện.
Chủ sở hữu site có thể xác định kiểu nội dung cho các mục danh sách, tài liệu hoặc thư mục.
Bạn có thể thấy hữu ích khi xác định kiểu nội dung cho một số nội dung của mình nếu nội dung của bạn đáp ứng bất kỳ tiêu chí nào sau đây:
| Nếu điều này là đúng: | Các kiểu nội dung có thể hữu ích cho bạn theo những cách sau đây: |
|---|---|
| Bạn có các loại tài liệu cụ thể có định dạng hoặc mục đích chuẩn hóa và bạn muốn chúng nhất quán trong toàn tổ chức của mình. | Cấu hình kiểu nội dung site cho các kiểu tài liệu này ở mức site Nhóm để chúng sẵn dùng trên tất cả các site con của site Nhóm. Bằng cách này, tất cả người dùng trong tổ chức của bạn sẽ tạo các tài liệu này theo những cách nhất quán. |
| Bạn có mẫu cụ thể mà mọi người phải sử dụng cho các loại tài liệu cụ thể. | Thêm các mẫu tài liệu này vào các kiểu nội dung liên quan để tất cả các tài liệu mới được tạo từ kiểu nội dung sẽ sử dụng mẫu. |
| Có một bộ thông tin tiêu chuẩn mà bạn muốn theo dõi cho các loại tài liệu hoặc mục cụ thể. | Thêm cột vào kiểu nội dung của bạn để theo dõi thông tin này. Nếu bất kỳ thông tin nào đặc biệt quan trọng, bạn có thể chỉ định các cột đó là bắt buộc. Bạn cũng có thể cung cấp giá trị mặc định cho các cột cụ thể khi bạn cấu hình kiểu nội dung. |
| Có một quy trình kinh doanh xác định về cách các loại tài liệu cụ thể luôn được xử lý hoặc xem xét. | Cân nhắc việc cấu hình dòng công việc cho các kiểu nội dung cụ thể. Bạn có thể dùng dòng công việc để quản lý quy trình kinh doanh như xem xét hoặc phê duyệt tài liệu. |
Sau khi xác định nội dung mà bạn có thể muốn xác định kiểu nội dung, bạn nên nghĩ về vị trí mình muốn xác định kiểu nội dung. Nếu bạn xác định kiểu nội dung site ở mức Site Nhóm, chúng sẽ sẵn dùng rộng rãi trong các danh sách và thư viện trong tất cả các site con của site Nhóm của bạn. Người sở hữu site riêng lẻ cũng có thể xác định kiểu nội dung site cho site của họ, mặc dù các kiểu nội dung này sẽ sẵn dùng trong các danh sách và thư viện chỉ trên site đó và bất kỳ site nào bên dưới nó.
Bạn có thể thấy hữu ích khi tạo bảng tính hoặc bảng giúp ghi lại thông tin bạn muốn đưa vào khi xác định kiểu nội dung của mình. Ví dụ: bạn có thể bắt đầu bằng cách tạo nội dung cơ bản như bảng bên dưới, rồi điều chỉnh để bao gồm bất kỳ thông tin bổ sung nào mà bạn có thể thấy hữu ích để theo dõi, chẳng hạn như các site hoặc nhóm sẽ sử dụng kiểu nội dung:
| Kiểu Nội dung Mới | Kiểu nội dung cha mẹ | Cột | Mẫu Tài liệu | Dòng công việc |
|---|---|---|---|---|
| Xác định tên của kiểu nội dung bạn muốn tạo. | Xác định kiểu nội dung mẹ sẽ được tạo từ đó. | Liệt kê cột mới hoặc hiện có mà bạn muốn thêm vào kiểu nội dung. | Xác định xem sẽ có mẫu tài liệu được liên kết với kiểu nội dung hay không. | Xác định xem sẽ có bất kỳ dòng công việc nào được liên kết với kiểu nội dung. |
Để biết thêm thông tin về cách làm việc với kiểu nội dung, hãy xem Tạo hoặc tùy chỉnh kiểu nội dung.
Người dùng của bạn sẽ tìm và truy nhập nội dung như thế nào?
Hãy suy nghĩ về cách người dùng site sẽ tìm và sử dụng nội dung trên site SharePoint của bạn. Kiểu lập kế hoạch này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định về cách cấu hình cả dẫn hướng và tìm kiếm Site Nhóm và site con của site.
Bạn muốn bao gồm những site nào trong dẫn hướng toàn cầu của mình?
Để lập kế hoạch dẫn hướng, bạn có thể thấy hữu ích khi tạo sơ đồ các site trong cấu trúc phân cấp site của mình. Nếu bạn đã tạo sơ đồ trong khi lập kế hoạch site, thì bạn có thể bắt đầu với sơ đồ đó và sửa đổi sơ đồ. Bao gồm tất cả các site con của Site Nhóm của bạn. Bạn cũng có thể muốn bao gồm bất kỳ danh sách hoặc thư viện quan trọng nào tồn tại trên Site Nhóm và các site con của site. Điều này sẽ giúp bạn nhanh chóng xác định các đích quan trọng mà người dùng site có thể muốn tìm thấy nếu họ đang bắt đầu từ trang chủ của Site nhóm của bạn.
Dẫn hướng trên cùng trên site cung cấp điều gì được gọi là dẫn hướng toàn cầu.
Theo mặc định, mỗi site sử dụng dẫn hướng trên cùng của riêng mình, nhưng bạn có thể quyết định cho phép các site kế thừa dẫn hướng trên cùng từ site mẹ để trải nghiệm dẫn hướng nhất quán trên tất cả các site. Bạn có thể cấu hình những site nào xuất hiện trên dẫn hướng trên cùng. Bạn cũng có thể bao gồm nối kết đến bất kỳ URL nào khác mà bạn muốn, trong trường hợp bạn muốn tích hợp nối kết đến các tài nguyên bên ngoài vào dẫn hướng site của bạn. Để biết thêm thông tin về cách tùy chỉnh dẫn hướng trên cùng, hãy xem Tùy chỉnh dẫn hướng trên site nhóm của bạn.
Nếu bạn có nhiều site con cho site nhóm của mình, bạn có thể không muốn hiển thị tất cả chúng trên thanh liên kết trên cùng vì điều này có thể gây choáng ngợp đối với người dùng site. Tuy nhiên, bạn cũng không muốn làm cho các site hoặc nội dung quan trọng không thể phát hiện được. Dùng sơ đồ cấu trúc phân cấp site của bạn để xác định các site chính mà bạn muốn hiển thị trong dẫn hướng toàn cầu của bạn.
Mọi người sẽ dẫn hướng trong các site như thế nào?
Ngoài dẫn hướng trên cùng, các site cũng hiển thị thành phần dẫn hướng ở bên trái của trang được gọi là Khởi động Nhanh.
Thông thường, Khởi động Nhanh sẽ hiển thị các nối kết dành riêng cho site hiện tại và có thể được dùng để tô sáng nội dung quan trọng nhất. Khi bạn tạo một danh sách hay thư viện mới, một nối kết mới sẽ tự động xuất hiện dưới Gần đây trên Khởi động Nhanh. Chỉ năm nối kết mới nhất mới xuất hiện trong phần Gần đây.
Bạn có thể tùy chỉnh Khởi động Nhanh để thêm hoặc loại bỏ nối kết đến danh sách và thư viện trên site. Bạn cũng có thể nhóm các nối kết bên dưới đầu đề tùy chỉnh. Nếu bạn chọn để tất cả các site con kế thừa dẫn hướng chung, thì điều quan trọng đối với Chủ sở hữu Site là tùy chỉnh dẫn hướng trên Khởi động Nhanh vì đó sẽ là cách chính để người dùng tìm nội dung trong một site khi họ truy nhập site đó. Nếu bạn quyết định không có site con kế thừa dẫn hướng chung từ Site Nhóm, thì người dùng sẽ có thể dùng cả thanh nối kết trên cùng và Khởi động Nhanh trên site con để tìm nội dung bên trong site con. Để biết thêm thông tin về việc sửa nối kết trên Khởi động Nhanh, hãy xem Tùy chỉnh dẫn hướng trên site nhóm của bạn.
Bạn nên nghĩ gì về việc khi lập kế hoạch tìm kiếm?
Người dùng của bạn có nhiều khả năng muốn sử dụng SharePoint hơn khi họ có thể dễ dàng tìm thấy thông tin họ cần. Bằng cách sử dụng các tính năng nội dung như kiểu nội dung hoặc bằng cách thêm các cột siêu dữ liệu vào danh sách và thư viện, bạn có thể giúp làm cho nội dung dễ tìm thấy hơn thông qua tìm kiếm.
Người quản trị tuyển tập site và người quản trị site có thể thực hiện một số cấu hình để tùy chỉnh trải nghiệm tìm kiếm cho người dùng.
| Cách thực hiện: | Tham khảo chủ đề này: |
|---|---|
| Tùy chỉnh kiểu và cài đặt ảnh hưởng đến kết quả tìm kiếm, bạn có thể tùy chỉnh Trung tâm Tìm kiếm và các Phần Web được sử dụng trên các trang Trung tâm Tìm kiếm. | Quản lý Trung tâm Tìm kiếm trong SharePoint |
| Tạo quy tắc truy vấn để cải thiện cách tìm kiếm phản hồi mục đích của người dùng. | Quản lý quy tắc truy vấn |
| Tùy chỉnh nguồn kết quả để tìm kiếm. | Quản lý nguồn kết quả |
| Xem, tạo hoặc thay đổi các thuộc tính được quản lý hoặc ánh xạ các thuộc tính được tìm kéo với các thuộc tính được quản lý. | Quản lý sơ đồ tìm kiếm trong SharePoint |
| Để xuất và nhập cài đặt cấu hình tìm kiếm tùy chỉnh giữa các site. Các thiết đặt mà bạn xuất và nhập bao gồm tất cả các quy tắc truy vấn tùy chỉnh, nguồn kết quả, loại kết quả, kiểu xếp hạng và cài đặt tìm kiếm site. | Xuất và nhập thiết đặt cấu hình tìm kiếm tùy chỉnh |
Cách nội dung sẵn dùng trong tìm kiếm
Dịch vụ tìm kiếm được lên lịch để tìm kéo nội dung SharePoint cứ năm phút một lần. Sau khi một mục được thêm vào site SharePoint, sẽ có một khoảng thời gian trước khi mục đó được lập chỉ mục và được trả về trong kết quả tìm kiếm. Khoảng thời gian này thay đổi tùy theo hoạt động hiện tại của người dùng. Các tác vụ như di chuyển site, nâng cấp và bảo trì sẽ tăng tải trên đường ống lập chỉ mục. Các mục nội dung mới thường sẽ hiển thị trong kết quả tìm kiếm trong vòng một giờ.
Người dùng cần làm gì với nội dung?
Bằng cách đặt một số câu hỏi cơ bản về việc người dùng site cần làm gì với nội dung, bạn có thể xác định cách bạn có thể cần để cấu hình các site, danh sách hoặc thư viện cụ thể, cũng như những tính năng cụ thể mà người dùng site có thể cần sử dụng.
| Các câu hỏi cần khám phá: | Những điều cần cân nhắc đối với cấu hình nội dung: |
|---|---|
| Bạn có cần theo dõi phiên bản của các loại tài liệu hoặc mục danh sách cụ thể không? |
|
| Người dùng site có cần khả năng làm việc hoặc cộng tác đồng thời trên các loại tài liệu cụ thể không? |
|
| Bạn cần phê duyệt các loại nội dung cụ thể trước khi có thể truy nhập rộng rãi |
|
| Có phải một số loại tài liệu nhất định phải tuân theo quy trình kinh doanh cụ thể hoặc dòng công việc của con người không? |
|
| Bạn sẽ sử dụng danh sách để lái xe hoặc quản lý quy trình |
|
| Sẽ có nội dung nhạy cảm trên các trang web cần bị hạn chế truy cập chung |
|
| Người dùng có cần nhận được cập nhật về thay đổi nội dung không? |
|