SharePoint cung cấp trải nghiệm có thể mở rộng, có tính năng phong phú để quản lý nội dung. Nếu bạn cần quản lý một lượng lớn tệp, hãy cân nhắc sử dụng mẫu site Trung tâm Tài liệu. Mẫu này được tối ưu hóa để quản lý tài liệu quy mô lớn. Tính năng này có thể tiết kiệm thời gian và giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Các phiên bản, ID tài liệu, tập tài liệu, dẫn hướng siêu dữ liệu và kiểu nội dung được bao gồm trong mẫu.
Site Trung tâm Tài liệu hoạt động cho cả hai kịch bản sau:
- Môi trường biên soạn Trong môi trường biên soạn Trung tâm Tài liệu, người dùng tạo và chỉnh sửa hàng nghìn tài liệu hoặc tài nguyên phương tiện được lưu trữ trong một kho lưu trữ trung tâm.
- Nội dung lưu trữ Trong nội dung lưu trữ, chẳng hạn như tài liệu cơ sở tri thức, người dùng lưu trữ hoặc xem tài liệu.
Bài viết này sẽ cho bạn biết về các tính năng trong mẫu site Trung tâm Tài liệu.
Để tạo trung tâm tài liệu, hãy xem mục Sử dụng mẫu để tạo các loại site SharePoint khác nhau
Có gì trong site Trung tâm Tài liệu?
Mẫu site Trung tâm Tài liệu chứa các tính năng giúp việc tạo và quản lý tập tài liệu lớn trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Trong hầu hết các trường hợp, chủ sở hữu site có thể thêm từng tính năng trong số này riêng biệt. Mẫu site Trung tâm Tài liệu tự động bật các tính năng quản lý tài liệu được đề xuất. Các phần sau đây mô tả ngắn gọn về những tính năng này.
Bạn có thể sử dụng site Trung tâm Tài liệu như một môi trường biên soạn hoặc nơi lưu trữ nội dung. Trong môi trường biên soạn, người dùng thường xuyên kiểm tra các tệp trong và ngoài và tạo ra các cấu trúc thư mục cho các tệp đó. Lập phiên bản được bật và các phiên bản trước của mỗi tài liệu được giữ lại. Ngoài ra, dòng công việc có thể kiểm soát vòng đời của tài liệu.
Ngược lại, việc biên soạn rất ít xảy ra trong một kho lưu trữ nội dung. Người dùng chỉ xem hoặc tải lên tài liệu. Mẫu site Trung tâm Tài liệu hỗ trợ tạo một loại nội dung lưu trữ được gọi là cơ sở tri thức lưu trữ. Thông thường, các cơ sở kiến thức chứa các phiên bản đơn lẻ của tài liệu và một site có thể mở rộng đến hàng triệu tệp. Trong một kịch bản điển hình, chẳng hạn như một trung tâm hỗ trợ kỹ thuật cho một tổ chức lớn, hàng ngàn người có thể truy nhập nội dung, chủ yếu để đọc nội dung đó. Chỉ một số người sẽ tải nội dung mới lên site.
Các mục sau đây mô tả một số tính năng SharePoint mà bạn có thể bao gồm trong site Trung tâm Tài liệu. Ngoài các chức năng này, một số tổ chức còn tùy chỉnh giao diện và dẫn hướng của Trung tâm Tài liệu. Một số thêm Phần Web tùy chỉnh.
Dẫn hướng siêu dữ liệu
Siêu dữ liệu được quản lý là một hệ thống gán một số thuật ngữ nhất định cho tài liệu trong SharePoint. Sau đó, bạn có thể sử dụng các thuật ngữ đó để phân loại tài liệu. Bạn cũng có thể sử dụng siêu dữ liệu để tạo một công cụ dẫn hướng mạnh mẽ cho người dùng có thể giúp họ nhanh chóng tìm thấy nội dung họ muốn.
Ví dụ: giả sử công ty của bạn có tài khoản cơ sở tri thức có chứa các bài viết giúp mọi người khắc phục sự cố với sản phẩm. Bạn có thể tạo thuật ngữ siêu dữ liệu cho phép người dùng lọc thông tin theo sản phẩm, theo loại sự cố hoặc các thuộc tính khác.
ID Tài liệu
Trong site Trung tâm Tài liệu, mỗi đoạn nội dung sẽ nhận được một ID duy nhất không liên quan đến vị trí tài liệu, chẳng hạn như một liên kết URL. Điều này có nghĩa là nếu bạn di chuyển hoặc đổi tên tài liệu, ID vẫn giữ nguyên. Bạn có thể sử dụng ID để tạo liên kết vĩnh viễn cho tài liệu và giảm thiểu các liên kết bị hỏng.
Phiên bản
Các phiên bản được bật tự động trong site Trung tâm Tài liệu. Điều này có nghĩa là bạn sẽ tự động có lịch sử tất cả các phiên bản khác nhau của tệp. Trong quy trình xem xét tài liệu, ví dụ, điều này có nghĩa là bạn có một bản ghi của tất cả các cập nhật đã được nhập trong chu kỳ xem lại. Bạn có thể theo dõi cập nhật, liên hệ với người phản hồi, v.v. Ngoài ra, nếu phát sinh sự cố với phiên bản hiện tại của bài viết, bạn có thể nhanh chóng hoàn nguyên về phiên bản mới nhất được biết đến.
Các loại nội dung
Loại nội dung là một loại nội dung cụ thể cùng với một nhóm thiết đặt cho nội dung. Khi ai đó tạo một tài liệu có kiểu nội dung đã xác định, tài liệu đó sẽ tự động nhận được tất cả các thiết đặt thích hợp cho kiểu nội dung đó. Trung tâm Tài liệu có thể có một tập hợp các loại nội dung – các loại tài liệu, video, mẫu khác nhau, v.v.
Trình sắp xếp Nội dung
Trình sắp xếp Nội dung không được tự động đưa vào site Trung tâm Tài liệu, tuy nhiên, nhiều người dùng thêm nó. Trình sắp xếp Nội dung là một tính năng của SharePoint cho phép bạn quản lý toàn bộ tổ chức và cấu trúc của các mục. Bằng cách sử dụng siêu dữ liệu hoặc kiểu nội dung, Trình sắp xếp Nội dung có thể tự động định tuyến tài liệu và các mục khác đến vị trí cụ thể. Ví dụ: trong thư viện cơ sở tri thức bạn có thể để Trình sắp xếp Nội dung tự động định tuyến tất cả các bản gửi đi mới đến một thư viện đặc biệt thu thập các bài viết cho một sản phẩm cụ thể.