Đặt quy tắc cho phối thư

Khi bạn đang gửi thư đến danh sách gửi thư, bạn có thể tùy chỉnh thư. Ví dụ: bao gồm từ "Quá hạn" cho một số người nhận dựa trên các giá trị trong một số trường nhất định của nguồn dữ liệu. Tùy chỉnh này dựa trên các quy tắc chạy khi bạn thực hiện phối thư.

Ví dụ "Quá hạn" sẽ sử dụng một hàm If... Sau đó... Quy tắc Else, chỉ định bao gồm văn bản, "Quá hạn" cho người nhận có giá trị của trường Ngày Đến hạn trong quá khứ.

Thiết lập quy tắc được thực hiện sau khi chọn người nhận để phối thư và sau khi chèn trường phối vào tài liệu..

Đi tới Quy tắc Gửi thư>, rồi chọn một quy tắc dựa trên các mô tả dưới đây.

Yêu cầu

Ví dụ, bạn đang gửi ra cùng một lời mời cho một cuộc họp hàng quý. Nguồn dữ liệu của bạn không lưu trữ ngày họp và ngày họp xuất hiện nhiều lần trong thư mời.

Bằng cách đặt thẻ đánh dấu vào tài liệu của bạn và bao gồm trường Yêu cầu, bạn có thể chạy thao tác phối tương tự cho mỗi cuộc họp. Điều duy nhất bạn sẽ phải nhập là ngày họp và bạn sẽ chỉ nhập một lần.

1. Trong tài liệu phối, nhấn Ctrl+F9, rồi nhập tên để tạo thẻ đánh dấu. Lặp lại bước này, sử dụng cùng một tên, ở mọi nơi bạn muốn phản hồi cho trường Yêu cầu xuất hiện trong tài liệu.
2. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong tài liệu, trước thẻ đánh dấu đầu tiên bạn vừa tạo.
3. Đi tới Yêu cầu Quy tắc>Gửi>thư.
4. Chọn thẻ đánh dấu bạn vừa tạo (hoặc nhập tên của nó), rồi nhập lời nhắc, chẳng hạn như "Ngày sự kiện?" trong hộp Nhắc .
5. Chọn OK, rồi chọn OK một lần nữa.
6. Ở cuối quy trình, khi bạn chọn Kết thúc phối &, hãy chọn Chỉnh sửa tài liệu riêng lẻ. Bạn sẽ được nhắc phản hồi cho từng người nhận. Phản hồi đó sẽ được chèn vào các thẻ đánh dấu bạn đã xác định, trong các tài liệu bắt nguồn từ việc phối.

Thông tin khác: Mã trường: Trường Ask

Điền

Ví dụ, bạn đang gửi cùng một lời mời cho một cuộc họp hàng quý. Nguồn dữ liệu của bạn không lưu trữ ngày họp và ngày họp chỉ xuất hiện một lần trong thư mời.

Bằng cách đặt trường Điền trong tài liệu, bạn có thể thực hiện thao tác phối tương tự cho từng cuộc họp. Điều duy nhất bạn sẽ phải nhập là ngày họp.

1. Đặt con trỏ ở nơi bạn muốn đặt văn bản điền.
2. Trong tab Gửi thư , đi đến Mục điền quy>tắc.
3. Nhập lời nhắc, chẳng hạn như "Ngày sự kiện?" trong hộp Nhắc .
4. Chọn OK, rồi chọn OK một lần nữa.
5. Ở cuối quy trình, khi bạn nhấn kết thúc phối &, hãy chọn Chỉnh sửa tài liệu riêng lẻ. Bạn sẽ được nhắc phản hồi cho từng người nhận. Phản hồi đó sẽ được chèn vào trường Điền, trong các tài liệu bắt nguồn từ việc phối.

Thông tin khác: Mã trường: Fill-In trường

Nếu... Sau đó... Khác

Ví dụ, bạn đang gửi thư từ cho một danh sách những người tham dự hội thảo đang đi du lịch trong nước và quốc tế. Trường Quốc gia/Khu vực trong nguồn dữ liệu của bạn có thể trống đối với người dự trong nước. Bạn có thể sử dụng nút If... Sau đó... Khác... để cá nhân hóa thư cho tất cả người nhận. Người nhận có trường Quốc gia/Khu vực trống có thể thấy" "Bạn sẽ được chào đón tại cổng khi đến", trong khi tất cả những người nhận khác có thể thấy "Bạn sẽ được chào đón tại bàn gần Hải quan".

1. Đặt con trỏ ở nơi bạn muốn đặt văn bản có điều kiện.
2. Đi đến Quy tắc Gửi>thư Nếu>... Sau đó... Khác.
3. Trong danh sách Tên trường , chọn trường từ nguồn dữ liệu của bạn để xác định văn bản có điều kiện.
4. Trong danh sách So sánh, chọn cách so sánh giá trị dữ liệu.
5. Trong hộp So sánh với, nhập giá trị so sánh (bỏ qua giá trị này nếu bạn đã chọn là trống hoặc không để trống làm so sánh).
6. Trong hộp Chèn văn bản này , hãy nhập văn bản đi vào tài liệu khi tiêu chí so sánh được đáp ứng.
7. Trong hộp Nếu không chèn văn bản này, hãy nhập văn bản đi vào tài liệu khi tiêu chí so sánh không được đáp ứng.
8. Chọn OK.

Thông tin khác: Mã trường: trường IF

Phối Bản ghi #

Ví dụ, bạn muốn sự tương ứng hiển thị vị trí của từng người nhận trong danh sách chờ. Bạn có thể sắp xếp danh sách người nhận theo thứ tự thời gian của các lần đăng ký, rồi sử dụng quy tắc Phối bản ghi # để hiển thị vị trí đánh số của người nhận trong danh sách.

Số bản ghi phản ánh bất kỳ sắp xếp hoặc lọc nào mà bạn đã áp dụng cho nguồn dữ liệu trước khi phối.

1. Đặt con trỏ ở nơi bạn muốn số bản ghi xuất hiện.
2. Đi đến Bản ghi Phối Quy>tắc>Gửi thư #.

Thông tin khác: Mã trường: trường MergeRec

Trình tự Phối #

Ví dụ: bạn muốn thư từ hiển thị cho mỗi người nhận tổng số người đã đăng ký sự kiện. Quy tắc Trình tự Phối # cho phép bạn đếm số bản ghi trong tài liệu được phối.

1. Đặt con trỏ ở nơi bạn muốn số bản ghi xuất hiện.
2. Đi đến Trình tự Phối Quy>tắc>Gửi thư #.

Thông tin khác: Mã trường: trường MergeSeq

Bản ghi Tiếp theo

Ví dụ, bạn đang dùng phối thư để in danh sách liên hệ của bạn trên một trang tính duy nhất của giấy. Sử dụng quy tắc Bản ghi Tiếp theo để cho người Word tiếp tục đến bản ghi tiếp theo mà không cần bắt đầu một trang mới.

1. Đặt con trỏ ở nơi bạn muốn dữ liệu từ bản ghi tiếp theo xuất hiện.
2. Đi tới Bản ghi Tiếp theo Quy>tắc>Gửi thư.
3. Chèn trường phối cho dữ liệu bạn muốn tiếp theo
   Danh sách tên công ty có thể trông như sau:
   «Company_Name»
   «Bản ghi Tiếp theo»Company_Name»
   «Bản ghi Tiếp theo»Company_Name»

Thông tin khác: Mã trường: Trường Tiếp theo

Bản ghi Tiếp theo Nếu

Ví dụ, bạn muốn một danh sách những người tham dự hội nghị trong nước trên một tờ giấy và người dự du lịch quốc tế được liệt kê trên một tờ giấy khác. Trường Quốc gia/Khu vực trong nguồn dữ liệu của bạn có thể trống đối với khách du lịch nội địa. Bạn có thể sử dụng quy tắc Nếu bản ghi Tiếp theo để ngăn không cho Word bắt đầu trang mới cho đến khi đến được người nhận có trường Quốc gia/Khu vực không trống. Để đạt được điều này, trước tiên bạn phải sắp xếp nguồn dữ liệu của mình theo Quốc gia/Khu vực.

1. Đặt con trỏ ở nơi bạn muốn dữ liệu từ bản ghi tiếp theo xuất hiện.
2. Đi đến Quy tắc Gửi thư Bản>ghi>Tiếp theo Nếu.
3. Trong danh sách Tên trường , chọn tên trường phối, chẳng hạn như Thành phố.
4. Trong danh sách So sánh, chọn cách so sánh giá trị dữ liệu. Ví dụ: để chọn ra những người nhận tại một thành phố cụ thể, hãy chọn Bằng.
5. Trong hộp So sánh với , nhập giá trị bạn muốn sử dụng. Ví dụ: để chọn ra những người nhận ở Tokyo, hãy nhập Tokyo (bỏ qua mục này nếu bạn chọn trống hoặc không để trống khi so sánh).

Thông tin khác: Mã trường: trường NextIf

Đặt Thẻ đánh dấu

Ví dụ: bạn đang chuẩn bị thư mời đến một hội thảo mà trong đó diễn giả thuyết trình chính chưa được hoàn tất. Bạn có thể để chỗ dành sẵn cho tên diễn giả trong toàn bộ tài liệu của mình và đưa vào một quy tắc Đặt Thẻ đánh dấu, nơi bạn nhập tên diễn giả một lần và nó sẽ xuất hiện trong tất cả các chỗ dành sẵn.

Chỗ dành sẵn là trường Ref; Quy tắc Đặt Thẻ đánh dấu sẽ chèn một trường không được hiển thị trong tài liệu (trừ khi bạn nhấn Alt+F9 để hiển thị mã trường).

1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong tài liệu.
2. Đi đến Đặt Thẻ đánh>dấu cho Quy>tắc Gửi thư, rồi nhập tên, rồi chọn OK.
3. Đặt con trỏ ở bất cứ nơi nào bạn muốn văn bản thẻ đánh dấu xuất hiện.
4. Đi đến Chèn>Trường Phần>Nhanh, rồi chọn Tham chiếu.
5. Chọn tên thẻ đánh dấu bạn vừa tạo, rồi chọn OK.
6. Chèn trường Tham chiếu ở mọi nơi bạn muốn văn bản thẻ đánh dấu xuất hiện.
7. Trước khi bạn chạy phối thư, hãy bấm chuột phải vào trường Đặt, chọn Sửa Trường, rồi nhập văn bản bạn muốn vào hộp Văn bản.
8. Chọn OK.

Thông tin khác: Mã trường: Đặt trường 

Bỏ qua Bản ghi Nếu

Ví dụ: bạn sở hữu một cửa hàng quần áo và thấy rằng bạn có một chiếc áo thun cụ thể nhưng không có kích thước phổ biến nhất. Khi bạn sẵn sàng gửi tờ bướm bán hàng, bạn sẽ loại trừ những khách hàng mặc một kích cỡ nhất định. Sử dụng quy tắc Bỏ qua Bản ghi Nếu để so sánh nội dung của dữ liệu Kích cỡ của khách hàng với kích cỡ bạn muốn loại trừ.

1. Đi đến Quy tắc Gửi thư Bỏ>qua>Ghi Nếu.
2. Trong danh sách Tên trường , chọn tên trường phối, chẳng hạn như Kích cỡ.
3. Trong danh sách So sánh, chọn cách so sánh giá trị dữ liệu. Ví dụ: để chọn ra những khách hàng mặc một kích cỡ cụ thể, hãy chọn Bằng.
4. Trong hộp So sánh với , nhập giá trị bạn muốn sử dụng. Ví dụ: để chỉ ra những khách hàng mặc kích cỡ s thêm nhỏ, hãy chọn XS (bỏ qua mục này nếu bạn chọn để trống hoặc không để trống so sánh).

Thông tin khác: Mã trường: trường SkipIf