Bạn có thể đồng bộ dữ liệu Outlook của mình với các thiết bị di động và với các ứng dụng khác. Outlook cũng đồng bộ thường xuyên với tài khoản tài khoản Microsoft Exchange và tài khoản email. Các mô tả dưới đây cung cấp chi tiết về cách Outlook đồng bộ thông tin.
| Dịch vụ | Thư | Liên hệ | Lịch | Nhiệm vụ | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|
|
Exchange Khi bạn sử dụng tài khoản Microsoft Exchange trong Outlook, thông điệp email, liên hệ, sự kiện lịch và bất kỳ thư mục Microsoft Exchange nào khác sẽ được đồng bộ hóa tự động. Thông tin của bạn luôn được cập nhật trong Outlook và trên máy chủ đang chạy Microsoft Exchange Server. |
Có | Có | Có | Có | Có |
|
Outlook.com Outlook.com được lưu trữ trên máy chủ Exchange. Khi bạn sử dụng tài Outlook.com trong Outlook, các thông điệp email, liên hệ, sự kiện lịch, tác vụ và ghi chú của bạn sẽ được đồng bộ hóa tự động. Thông tin của bạn luôn được cập nhật trong Outlook và trên máy chủ lưu trữ hộp thư của bạn. Lưu ý: Các liên hệ đã nhập (ví dụ: liên hệ từ tài khoản được kết nối) không được đồng bộ trên các thiết bị và ứng dụng. |
Có | Có | Có | Có | Có |
| Tài khoản email IMAP (chẳng hạn như Google) | Có | Không | Không | Không | Không |
| Tài khoản email POP (chẳng hạn như Yahoo) | Có | Không | Không | Không | Không |
Tài khoản Microsoft Exchange
Bảng sau đây liệt kê các mục Outlook đồng bộ hóa và không đồng bộ hóa với máy chủ Exchange.
| Mục Outlook | Máy chủ Exchange |
|---|---|
| Tin nhắn | Tất cả các thư mục Exchange, bao gồm thư mục con, có thể được truy nhập bằng cách sử dụng Outlook và Outlook được tự động đồng bộ hóa với máy chủ Exchange. Outlook hoàn tất việc kiểm tra thư mới trên máy chủ mỗi phút một lần. |
| Quy tắc | Nếu bạn có tài khoản Microsoft Exchange được quản lý bởi Microsoft Exchange Server 2010 trở lên, bạn có thể sử dụng Outlook for Mac để tạo và chỉnh sửa các quy tắc được lưu trên máy chủ Exchange. Bạn không thể xem hoặc sửa các quy tắc được đặt để chỉ chạy trong Outlook for Windows. Với tài khoản Microsoft Exchange được quản lý bởi Microsoft Exchange Server 2007, bạn không thể sử dụng Outlook for Mac để chỉnh sửa hoặc tạo quy tắc được lưu trên máy chủ Exchange (chẳng hạn như các quy tắc bạn đã tạo trong Outlook for Windows). Các quy tắc bạn tạo trong Outlook for Mac được lưu trên máy tính của bạn và chỉ chạy trên thư khi chúng được đồng bộ hóa với Outlook for Mac. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo quy tắc trong Outlook for Mac 2016. |
| Liên hệ | Tất cả các liên hệ tài khoản Exchange và thư mục liên hệ trong Outlook đều được tự động đồng bộ hóa với máy chủ Exchange. Tuy nhiên, Nhóm Liên hệ/Danh sách Phân phối được lưu trên Outlook for Mac không được lưu vào Exchange Server. Bất kỳ nhóm nào được tạo đều được lưu trên máy tính và chỉ sẵn dùng trong Outlook for Mac. Điều tương tự cũng áp dụng cho Nhóm Liên hệ được lưu trên Exchange Server |
| Calendar kiện | Tất cả lịch của tài khoản Exchange và sự kiện của chúng trong Outlook đều được tự động đồng bộ hóa với máy chủ Exchange. |
| Ghi chú | Các thư mục ghi chú và ghi chú được đồng bộ hóa với máy chủ Exchange. |
| Tác vụ | Các thư mục nhiệm vụ và nhiệm vụ được đồng bộ hóa với máy chủ Exchange. |
| Theo dõi cờ | Thư và liên hệ đã được gắn cờ để theo dõi sẽ được đồng bộ hóa với máy chủ Exchange, cùng với ngày đến hạn, ngày bắt đầu, ngày lời nhắc và ngày hoàn thành. |
| Thể loại | Thông tin thể loại mà bạn áp dụng cho các mục trong Outlook được đồng bộ hóa với máy chủ Exchange. Tuy nhiên, màu được liên kết với các danh mục có thể khác nhau giữa Outlook for Mac và Outlook for Windows. |
Thông tin của bạn cũng sẵn dùng cho bất kỳ ứng dụng nào khác mà bạn sử dụng để kết nối với máy chủ Exchange, chẳng hạn như Outlook for Windows. Nếu bạn đang sử dụng cả Outlook for Mac và Outlook for Windows để truy nhập vào cùng một tài khoản Microsoft Exchange, bạn nên biết một số khác biệt trong cách hai ứng dụng hiển thị thông tin:
| Loại thông tin | Sự khác biệt giữa Outlook for Mac và Outlook for Windows |
|---|---|
| Địa chỉ email của liên hệ | Trong Outlook for Mac, bạn có thể lưu trữ tối đa 13 địa chỉ email trong một liên hệ duy nhất. Trong Outlook for Windows, bạn có thể lưu trữ tối đa ba địa chỉ email. Khi liên hệ được đồng bộ hóa, Outlook for Mac sẽ đồng bộ hóa địa chỉ email mặc định với trường Email trong Outlook for Windows. Hai địa chỉ tiếp theo được liệt kê trong liên hệ Outlook for Mac được đồng bộ hóa với trường Email 2 và Email 3 trong Outlook for Windows. |
| Địa chỉ gửi thư của liên hệ | Một số trường, chẳng hạn như Tên Đệm, sẵn dùng trong Outlook for Mac nhưng không sẵn dùng trong Outlook for Windows. Do đó, nếu bạn nhập thông tin vào trường Tên Đệm, bạn sẽ không thể xem thông tin đó trong Outlook for Windows. Tương tự, Outlook for Windows cung cấp các trường cho các liên hệ không có trong Outlook for Mac. Để tránh vấn đề này, bạn có thể nhập thông tin trong tab Ghi chú trong Outlook for Mac và thông tin đó được hiển thị trong hộp Ghi chú trong Outlook for Windows. |
Tài khoản email IMAP
Nếu bạn muốn đồng bộ email IMAP của mình, trước tiên bạn cần thêm tài khoản vào Outlook. Để biết thêm thông tin về cách thêm tài khoản, hãy xem Thêm tài khoản email vào Outlook for Mac.
Sau đó, có hai tùy chọn đồng bộ hóa: sử dụng IMAP IDLE (còn được gọi là "Đồng bộ Trực tiếp") và tạo lịch biểu cho thư mục đã đăng ký. Bạn có thể sử dụng IMAP IDLE để duy trì kết nối với máy chủ IMAP và áp dụng những thay đổi mà bạn thực hiện cho trạng thái đã đọc, chưa đọc hoặc được gắn cờ của thư trên máy chủ. Nhưng bạn chỉ có thể duy trì kết nối tới một thư mục mỗi lần. Bạn cũng có thể tạo lịch biểu giúp đồng bộ hóa thư mục đã đăng ký của bạn trong Outlook với máy chủ thư IMAP.
Bạn có thể sử dụng IMAP IDLE và lịch biểu để thực hiện các hành động sau:
| Sử dụng | Để |
|---|---|
| IMAP KHÔNG HOẠT ĐỘNG | Duy trì kết nối của bạn với máy chủ IMAP cho một thư mục. |
| IMAP KHÔNG HOẠT ĐỘNG | Áp dụng thay đổi cho trạng thái thư đã đọc, chưa đọc và được gắn cờ của thư trên máy chủ IMAP. |
| Lịch biểu | Nhận thư mới hoặc tin tức từ máy chủ tại thời điểm bạn thiết lập. |
| Lịch biểu | Gửi tất cả thư tại thời điểm bạn thiết lập. |
| Lịch biểu | Xóa thư trong thư mục Các mục Đã xóa của bạn hoặc một thư mục khác vào thời điểm đã đặt khi thư cũ hơn số ngày đã đặt. |
| Lịch biểu | Xóa email rác tại thời điểm bạn thiết lập. |
Để biết thêm thông tin về IDLE IMAP, hãy xem Thiết đặt máy chủ tài khoản IMAP.
Tài khoản email POP
Nếu bạn muốn đồng bộ email POP của mình, trước tiên bạn cần thêm tài khoản vào Outlook. Để biết thêm thông tin về cách thêm tài khoản, hãy xem Thêm tài khoản email vào Outlook for Mac.
Sau đó, bạn có thể sử dụng lịch biểu để đặt thời điểm bạn muốn Outlook đồng bộ hóa với máy chủ thư POP bằng cách gửi hoặc nhận thư.
Bạn cũng có thể đặt tùy chọn máy chủ của tài khoản POP để lại một bản sao của mỗi thư trên máy chủ, xóa thư sau một số ngày đã đặt hoặc xóa thư sau khi bạn xóa chúng trong Outlook.
Bạn có thể sử dụng lịch biểu hoặc tùy chọn máy chủ để thực hiện các hành động sau:
| Sử dụng | Để |
|---|---|
| Lịch biểu | Nhận thư mới tại thời điểm bạn thiết lập. |
| Lịch biểu | Gửi tất cả thư tại thời điểm bạn thiết lập. |
| Tùy chọn máy chủ | Để lại một bản sao của mỗi thư trên máy chủ. |
| Tùy chọn máy chủ | Xóa thư khỏi máy chủ sau khi chúng bị xóa trong Outlook. |
| Lịch biểu | Xóa thư cũ hơn số ngày đã đặt. |