Đếm dữ liệu bằng cách sử dụng truy vấn

Áp dụng cho
Access cho Microsoft 365 Access 2024 Access 2021 Access 2019 Access 2016

Bài viết này giải thích cách đếm dữ liệu mà truy vấn trả về trong Access. Ví dụ: trên một biểu mẫu hoặc báo cáo, bạn có thể đếm các mục trong một hoặc nhiều trường bảng hoặc điều khiển. Bạn cũng có thể tính giá trị trung bình và tìm các giá trị nhỏ nhất, lớn nhất, sớm nhất và mới nhất. Access cũng cung cấp một tính năng gọi là hàng Tổng, cho phép bạn đếm dữ liệu trong biểu dữ liệu mà không cần thay đổi thiết kế truy vấn.

Bạn muốn làm gì?

Hiểu cách đếm dữ liệu

Bạn có thể đếm số mục trong một trường hoặc cột giá trị bằng cách sử dụng hàm Count . Hàm Count thuộc về một tập hợp các hàm được gọi là hàm tổng hợp. Bạn sử dụng hàm tổng hợp để tính toán một cột dữ liệu và trả về một giá trị duy nhất. Access cung cấp một số hàm tổng hợp ngoài Count, chẳng hạn như:

  • Sum, để thêm một cột số.
  • Average, để tính trung bình của một cột số.
  • Maximum, để tìm giá trị cao nhất trong một trường.
  • Minimum, để tìm giá trị thấp nhất trong một trường.
  • Standard Deviation, để đo lường độ chênh lệch của các giá trị từ một giá trị trung bình.
  • Variance, để đo phương sai thống kê của tất cả các giá trị trong cột.

Access cung cấp hai cách để thêm và Count các hàm tổng hợp khác vào truy vấn:

  • Mở truy vấn của bạn ở dạng xem Biểu dữ liệu rồi thêm một hàng Tổng. Hàng Tổng cho phép bạn sử dụng hàm tổng hợp trong một hoặc nhiều cột của tập kết quả truy vấn mà không cần thay đổi thiết kế truy vấn.
  • Tạo một truy vấn tổng. Một truy vấn tổng sẽ tính tổng phụ trên các nhóm bản ghi. Ví dụ: nếu bạn muốn tính tổng phụ toàn bộ doanh số theo thành phố hoặc theo quý, bạn sử dụng truy vấn tổng để nhóm các bản ghi của mình theo thể loại bạn muốn, rồi tính tổng các số liệu bán hàng. Ngược lại, một hàng Tổng sẽ tính tổng cuối cho một hoặc nhiều cột (trường) dữ liệu.

Lưu ý

Các mục hướng dẫn trong bài viết này Count tập trung vào hàm, nhưng bạn cũng có thể sử dụng các hàm tổng hợp khác trong Hàng tổng và truy vấn. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tham khảo hàm tổng hợp ở phần sau của bài viết này.

Để biết thêm thông tin về những cách sử dụng các hàm tổng hợp khác, hãy xem bài viết Hiển thị tổng cột trong một biểu dữ liệu.

Các bước trong các mục sau đây sẽ giải thích cách thêm hàng Tổng và sử dụng truy vấn tổng để đếm dữ liệu. Hãy nhớ rằng hàm hoạt động với Count nhiều kiểu dữ liệu hơn so với các hàm tổng hợp khác. Ví dụ: bạn có Count thể chạy đối với bất kỳ loại trường nào, ngoại trừ loại có chứa dữ liệu vô hướng lặp lại phức tạp, chẳng hạn như trường danh sách đa giá trị.

Ngược lại, nhiều hàm tổng hợp chỉ hoạt động trên các trường sử dụng kiểu dữ liệu cụ thể. Ví dụ: hàm Sum chỉ hoạt động với các trường được đặt thành kiểu dữ liệu Số, Thập phân hoặc Tiền tệ. Để biết thêm thông tin về các kiểu dữ liệu mà mỗi hàm yêu cầu, hãy xem Tham khảo hàm tổng hợp ở phần sau trong bài viết này.

Để biết thông tin chung về kiểu dữ liệu, hãy xem bài viết Sửa đổi hoặc thay đổi kiểu dữ liệu được đặt cho một trường.

Quay lại đầu trang

Đếm dữ liệu bằng cách sử dụng hàng Tổng

Bạn thêm hàng Tổng vào truy vấn bằng cách mở truy vấn trong dạng xem Biểu dữ liệu, thêm hàng, rồi chọn hàm Count hoặc một hàm tổng hợp khác, Sumchẳng hạn như , Minimum, Maximumhoặc Average. Các bước trong mục này sẽ giải thích cách tạo truy vấn chọn cơ bản và cách thêm hàng Tổng.

Tạo một truy vấn chọn cơ bản

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.
  2. Bấm đúp vào những bảng bạn muốn sử dụng trong truy vấn, rồi bấm Đóng. Những bảng đã chọn sẽ xuất hiện dưới dạng cửa sổ trong mục bên trên trình thiết kế truy vấn. Hình này hiển thị một bảng điển hình trong trình thiết kế truy vấn: Truy vấn có ba trường trong lưới thiết kế
  3. Bấm đúp vào các trường bảng bạn muốn sử dụng ở truy vấn của mình. Bạn có thể bao gồm các trường có chứa dữ liệu mô tả, chẳng hạn như tên và mô tả, nhưng bạn phải đưa vào trường có chứa các giá trị mà bạn muốn đếm. Mỗi trường xuất hiện trong một cột trong lưới thiết kế truy vấn.
  4. Trên tab Thiết kế Truy vấn, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy. Kết quả của truy vấn được hiển thị trong dạng xem Biểu dữ liệu.
  5. Hoặc bạn có thể quay lại dạng xem Thiết kế và điều chỉnh truy vấn của mình. Để thực hiện điều đó, hãy bấm chuột phải vào tab tài liệu cho truy vấn, rồi chọn Dạng xem Thiết kế. Sau đó, bạn có thể thêm hoặc loại bỏ các trường bảng nếu cần. Để loại bỏ một trường, hãy chọn cột trong lưới thiết kế, rồi nhấn Delete.
  6. Bạn có thể tùy chọn lưu truy vấn của mình.

Thêm một hàng Tổng

  1. Mở truy vấn của bạn trong dạng xem Biểu dữ liệu. Bấm chuột phải vào tab tài liệu của truy vấn và bấm Dạng xem Biểu dữ liệu. -or- Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm đúp vào truy vấn. Thực hiện thao tác này sẽ chạy truy vấn và tải kết quả vào biểu dữ liệu.
  2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Bản ghi, bấm vào Tổng. Hàng Tổng mới xuất hiện bên dưới hàng dữ liệu cuối cùng trong biểu dữ liệu của bạn.
  3. Trong hàng Tổng , bấm vào trường bạn muốn tính tổng, rồi chọn Đếm từ danh sách.

Ẩn một hàng Tổng

  • Trên tab Trang đầu, trong nhóm Bản ghi, bấm vào Tổng.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng một hàng Tổng, hãy xem bài viết Hiển thị tổng cột trong một biểu dữ liệu.

Quay lại đầu trang

Đếm dữ liệu bằng cách sử dụng truy vấn tổng

Bạn đếm dữ liệu bằng cách sử dụng truy vấn tổng thay vì một hàng Tổng khi bạn cần đếm một số hoặc tất cả các bản ghi mà truy vấn trả về. Ví dụ: bạn có thể đếm số lượng giao dịch bán hàng hoặc số lượng giao dịch tại một thành phố duy nhất.

Thông thường, bạn sử dụng truy vấn tổng thay vì hàng Tổng khi cần sử dụng giá trị kết quả ở một phần khác của cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như báo cáo.

Đếm tất cả các bản ghi trong một truy vấn

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.
  2. Bấm đúp vào bảng mà bạn muốn sử dụng trong truy vấn của mình, rồi bấm Đóng. Bảng sẽ xuất hiện trong một cửa sổ ở mục bên trên của trình thiết kế truy vấn.
  3. Bấm đúp vào các trường mà bạn muốn sử dụng trong truy vấn và đảm bảo bạn bao gồm trường mà bạn muốn đếm. Bạn có thể đếm trường của hầu hết các kiểu dữ liệu, ngoại lệ là các trường chứa dữ liệu vô hướng lặp lại phức tạp, chẳng hạn như trường danh sách đa giá trị.
  4. Trên tab Thiết kế Truy vấn, trong nhóm Hiện/Ẩn, hãy bấm Tổng. Hàng Tổng sẽ xuất hiện trong lưới thiết kế và Nhóm Theo xuất hiện trong hàng của từng trường trong truy vấn.
  5. Trong hàng Tổng , bấm vào trường mà bạn muốn đếm và chọn Đếm từ danh sách kết quả.
  6. Trên tab Thiết kế Truy vấn, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy. Kết quả của truy vấn được hiển thị trong dạng xem Biểu dữ liệu.
  7. Hoặc bạn có thể lưu truy vấn.

Đếm số bản ghi trong một nhóm hoặc thể loại

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.
  2. Bấm đúp vào những bảng bạn muốn sử dụng trong truy vấn, rồi bấm Đóng. Bảng sẽ xuất hiện trong một cửa sổ ở mục trên của trình thiết kế truy vấn.
  3. Bấm đúp vào trường có chứa dữ liệu thể loại của bạn và cả trường có chứa giá trị mà bạn muốn đếm. Truy vấn của bạn không thể chứa các trường mô tả khác.
  4. Trên tab Thiết kế Truy vấn, trong nhóm Hiện/Ẩn, hãy bấm Tổng. Hàng Tổng sẽ xuất hiện trong lưới thiết kế và Nhóm Theo xuất hiện trong hàng của từng trường trong truy vấn.
  5. Trong hàng Tổng , bấm vào trường mà bạn muốn đếm và chọn Đếm từ danh sách kết quả.
  6. Trên tab Thiết kế Truy vấn, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy. Kết quả của truy vấn được hiển thị trong dạng xem Biểu dữ liệu.
  7. Hoặc bạn có thể lưu truy vấn.

Quay lại đầu trang

Tham khảo hàm tổng hợp

Bảng sau đây liệt kê các hàm tổng hợp mà Access cung cấp để sử dụng trong hàng Tổng và trong truy vấn. Access cung cấp nhiều hàm tổng hợp cho truy vấn hơn so với đối với hàng Tổng.

Hàm Mô tả Sử dụng với (các) loại dữ liệu
Sum Thêm các mục vào một cột. Chỉ hoạt động với dữ liệu số và tiền tệ. Số, Thập phân, Tiền tệ
Average Tính toán giá trị trung bình cho một cột. Cột phải chứa dữ liệu số, tiền tệ hoặc ngày/giờ. Hàm bỏ qua các giá trị null. Số, Thập phân, Tiền tệ, Ngày/Giờ
Count Đếm số mục trong một cột. Tất cả các kiểu dữ liệu ngoại trừ những kiểu có chứa dữ liệu vô hướng lặp phức tạp, chẳng hạn như một cột danh sách đa giá trị. Để biết thêm thông tin về danh sách đa giá trị, hãy xem mục Tạo hoặc xóa trường đa giá trị.
Maximum Trả về mục có giá trị cao nhất. Đối với dữ liệu văn bản, giá trị cao nhất là giá trị cuối cùng theo bảng chữ cái và Access bỏ qua phân biệt chữ hoa/thường. Hàm bỏ qua các giá trị null. Số, Thập phân, Tiền tệ, Ngày/Giờ
Minimum Trả về mục có giá trị thấp nhất. Đối với dữ liệu văn bản, giá trị thấp nhất là giá trị đầu tiên theo bảng chữ cái và Access bỏ qua phân biệt chữ hoa/thường. Hàm bỏ qua các giá trị null. Số, Thập phân, Tiền tệ, Ngày/Giờ
Standard Deviation Đo độ chênh lệch của các giá trị từ một giá trị trung bình. Để biết thêm thông tin về cách dùng hàm này, hãy xem Hiển thị tổng cột trong biểu dữ liệu. Số, Thập phân, Tiền tệ
Variance Đo phương sai thống kê của mọi giá trị trong cột. Bạn chỉ có thể sử dụng hàm này trên dữ liệu số và tiền tệ. Nếu bảng chứa ít hơn hai hàng, Access sẽ trả về giá trị null. Để biết thêm thông tin về các hàm phương sai, hãy xem Hiển thị tổng cột trong biểu dữ liệu. Số, Thập phân, Tiền tệ

Quay lại đầu trang