Giới thiệu về truy vấn

Áp dụng cho
Access cho Microsoft 365 Access 2024 Access 2021 Access 2019 Access 2016

Việc sử dụng truy vấn giúp bạn dễ dàng xem, thêm, xóa hoặc thay đổi dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Access. Một số lý do khác cho việc sử dụng truy vấn:

Truy vấn giúp bạn tìm và làm việc với dữ liệu của mình

Trong một cơ sở dữ liệu được thiết kế tốt, dữ liệu bạn muốn trình bày thông qua biểu mẫu hoặc báo cáo thường nằm trên nhiều bảng. Truy vấn có thể kéo thông tin từ các bảng khác nhau rồi kết hợp chúng lại để hiển thị trong biểu mẫu hoặc báo cáo. Truy vấn có thể là yêu cầu kết quả dữ liệu từ cơ sở dữ liệu của bạn hoặc yêu cầu hành động trên dữ liệu hoặc cả hai. Truy vấn có thể cho bạn câu trả lời cho một câu hỏi đơn giản, thực hiện tính toán, kết hợp dữ liệu từ các bảng khác nhau, thêm, thay đổi hoặc xóa dữ liệu khỏi cơ sở dữ liệu. Vì truy vấn rất linh hoạt, có nhiều kiểu truy vấn và bạn có thể tạo ra loại truy vấn dựa trên tác vụ.

Các loại truy vấn chính Sử dụng
Chọn Để truy xuất dữ liệu từ bảng hoặc thực hiện tính toán.
Hành động Thêm, thay đổi hoặc xóa dữ liệu. Mỗi tác vụ có một kiểu truy vấn thực hiện cụ thể.

Tạo truy vấn chọn

Nếu bạn chỉ muốn xem lại dữ liệu từ một số trường nhất định trong một bảng, xem lại dữ liệu từ nhiều bảng cùng lúc hay có thể chỉ xem dữ liệu dựa trên các tiêu chí nhất định, bạn sẽ chọn loại truy vấn chọn. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục tạo truy vấn chọn đơn giản.

Xem lại dữ liệu từ các trường được chọn

Ví dụ: nếu cơ sở dữ liệu của bạn có một bảng chứa rất nhiều thông tin về sản phẩm và bạn muốn xem lại danh sách các sản phẩm và giá cả của sản phẩm thì dưới đây là cách bạn tạo truy vấn chọn để chỉ trả về tên sản phẩm và giá tương ứng:

  1. Mở cơ sở dữ liệu và trên tab Tạo , bấm Thiết kế Truy vấn.
  2. Trên tab Bảng , bấm đúp vào bảng Sản phẩm .
  3. Trong bảng Sản phẩm, giả sử bạn có các trường Tên Sản phẩm và Giá Niêm yết. Bấm đúp vào Tên Sản phẩm và Giá Niêm yết để thêm các trường này vào lưới thiết kế truy vấn.
  4. Trên tab Thiết kế truy vấn , bấm Chạy. Truy vấn sẽ chạy và hiển thị danh sách các sản phẩm cùng giá cả.

Đầu Trang

Ví dụ: nếu bạn có một cơ sở dữ liệu về một cửa hàng bán thực phẩm và bạn muốn xem lại đơn hàng của khách hàng sống tại một thành phố cụ thể. Giả sử dữ liệu về đơn hàng và dữ liệu về khách hàng được lưu trữ trong hai bảng có tên là Khách hàng và Đơn hàng tương ứng. Nếu mỗi bảng có một trường ID Khách hàng tạo nền tảng cho mối quan hệ một-nhiều giữa hai bảng. Bạn có thể tạo truy vấn trả về các đơn hàng cho khách hàng ở một thành phố cụ thể, chẳng hạn như Las Vegas, bằng cách sử dụng thủ tục sau đây:

  1. Mở cơ sở dữ liệu. Trên tab Tạo , trong nhóm Truy vấn , bấm Thiết kế Truy vấn.
  2. Trên tab Bảng , bấm đúp vào Khách hàng và Đơn hàng.
    Chú ý đường (được gọi là một đường nối) kết nối trường ID trong bảng Khách hàng và trường ID Khách hàng trong bảng Đơn hàng. Đường này hiển thị mối quan hệ giữa hai bảng.
  3. Trong bảng Khách hàng, bấm đúp vào Công ty và Thành phố để thêm các trường này vào lưới thiết kế truy vấn.
  4. Trong lưới thiết kế truy vấn, trong cột Thành phố , bỏ chọn hộp kiểm ở hàng Hiện .
  5. Trong hàng Tiêu chí của cột Thành phố , hãy nhập Las Vegas.
    Việc xóa hộp kiểm Hiện sẽ ngăn truy vấn hiển thị thành phố trong kết quả của truy vấn và nhập Las Vegas vào hàng Tiêu chí sẽ cho thấy rằng bạn chỉ muốn xem các bản ghi có giá trị trường Thành phố là Las Vegas. Trong trường hợp này, truy vấn chỉ trả về những khách hàng có trụ sở tại Las Vegas. Bạn không cần hiển thị trường để sử dụng trường đó với tiêu chí.
  6. Trong bảng Đơn hàng, bấm đúp vào ID Đơn hàng và Ngày Đơn hàng để thêm các trường này vào hai cột tiếp theo trong lưới thiết kế truy vấn.
  7. Trên tab Thiết kế Truy vấn , trong nhóm Kết quả , bấm Chạy. Truy vấn sẽ chạy, rồi hiển thị danh sách các đơn hàng cho khách hàng tại Las Vegas.
  8. Nhấn CTRL+S để lưu truy vấn.

Đầu Trang

Tạo truy vấn tham số

Nếu bạn thường xuyên muốn chạy các biến thể của một truy vấn đặt biệt, hãy cân nhắc việc dùng truy vấn tham số. Khi bạn chạy truy vấn tham số, truy vấn sẽ nhắc bạn nhập giá trị trường, rồi sử dụng giá trị bạn cung cấp để tạo tiêu chí cho truy vấn.

Tiếp tục từ ví dụ trước, nơi bạn đã tìm hiểu cách tạo truy vấn chọn trả về đơn đặt hàng cho khách hàng ở Las Vegas, bạn có thể sửa đổi truy vấn chọn để nhắc bạn xác định thành phố mỗi lần bạn chạy truy vấn. Để làm theo, hãy mở cơ sở dữ liệu bạn đã tạo trong ví dụ trước:

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào truy vấn có tên Đơn hàng theo Thành phố (mà bạn đã tạo ở phần trước), rồi bấm Dạng xem Thiết kế trên menu lối tắt.

  2. Trong lưới thiết kế truy vấn, trong hàng Tiêu chí của cột Thành phố, xóa Las Vegas, rồi nhập [Cho thành phố nào?].
    Chuỗi [Cho thành phố nào?] là lời nhắc tham số của bạn. Dấu ngoặc vuông cho biết bạn muốn truy vấn yêu cầu đầu vào và văn bản (trong trường hợp này là Cho thành phố nào?) là câu hỏi mà lời nhắc tham số hiển thị.

    Lưu ý

    Không thể sử dụng dấu chấm (.) hay dấu chấm than (!) làm văn bản trong lời nhắc tham số.

  3. Chọn hộp kiểm trong hàng Hiển thị của cột Thành phố để kết quả truy vấn sẽ hiển thị thành phố.

  4. Trên tab Thiết kế Truy vấn , trong nhóm Kết quả , bấm Chạy. Truy vấn nhắc bạn nhập giá trị cho Thành phố.

  5. Nhập New York, rồi nhấn ENTER để xem các đơn hàng của khách tại New York.
    Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không biết mình có thể chỉ định những giá trị nào? Bạn có thể sử dụng ký tự đại diện như một phần của lời nhắc:

  6. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Xem, bấm Dạng xem rồi bấm Dạng xem Thiết kế.

  7. Trong lưới thiết kế truy vấn, trong hàng Tiêu chí của cột Thành phố , nhập Like [Cho thành phố nào?]&"*".
    Trong lời nhắc tham số này, từ khóa Like , dấu và (&) và dấu sao (*) nằm trong dấu ngoặc kép cho phép người dùng nhập tổ hợp các ký tự, bao gồm cả ký tự đại diện, để trả về nhiều kết quả. Ví dụ: nếu người dùng nhập , *truy vấn trả về tất cả các thành phố; nếu người dùng nhập L, truy vấn trả về tất cả các thành phố bắt đầu bằng chữ "L;" và nếu người dùng nhập *s*, truy vấn trả về tất cả các thành phố có chứa chữ "s".

  8. Trên tab Thiết kế Truy vấn , trong nhóm Kết quả , bấm Chạy và tại dấu nhắc truy vấn, nhập Mới và nhấn ENTER.
    Truy vấn sẽ chạy, rồi hiển thị các đơn hàng cho khách tại New York.

Chỉ định kiểu dữ liệu tham số

Bạn cũng có thể chỉ định kiểu dữ liệu mà tham số sẽ chấp nhận. Bạn có thể đặt kiểu dữ liệu cho tham số bất kỳ nhưng quan trọng là bạn phải đặt kiểu dữ liệu cho các dữ liệu số, tiền tệ hoặc ngày/giờ. Khi bạn xác định kiểu dữ liệu mà tham số chấp nhận thì người dùng sẽ thấy thông báo lỗi hữu ích hơn khi họ nhập sai kiểu dữ liệu, chẳng hạn như nhập văn bản trong khi đáng ra phải là tiền tệ.

Nếu một tham số được đặt để chấp nhận dữ liệu văn bản thì mọi dữ liệu đầu vào sẽ được hiểu là văn bản và không hiển thị thông báo lỗi nào.

Để xác định kiểu dữ liệu cho tham số trong truy vấn, hãy sử dụng thủ tục sau đây:

  1. Với truy vấn đang mở trong dạng xem Thiết kế, trên tab Thiết kế Truy vấn , trong nhóm Hiện/Ẩn , bấm Tham số.
  2. Trong hộp thoại Tham số Truy vấn, trong cột Tham số, hãy nhập lời nhắc cho mỗi tham số mà bạn muốn xác định kiểu dữ liệu cho tham số đó. Hãy đảm bảo rằng mỗi tham số khớp với lời nhắc bạn đã dùng trong hàng Tiêu chí của lưới thiết kế truy vấn.
  3. Trong cột Kiểu Dữ liệu hãy chọn kiểu dữ liệu cho mỗi tham số.

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục sử dụng tham số để yêu cầu thông tin đầu vào khi chạy truy vấn.

Đầu Trang

Tạo truy vấn tổng

Hàng Tổng trong biểu dữ liệu rất hữu ích nhưng đối với những câu hỏi phức tạp hơn, bạn hãy sử dụng truy vấn tổng. Truy vấn tổng là truy vấn chọn cho phép bạn nhóm và tóm tắt dữ liệu, chẳng hạn như khi bạn muốn xem tổng doanh số theo sản phẩm. Trong truy vấn tổng, bạn có thể sử dụng hàm Sum (hàm tổng hợp) để xem tổng doanh số trên mỗi sản phẩm.

Sử dụng quy trình sau đây để sửa đổi truy vấn Tổng phụ Sản phẩm mà bạn đã tạo trong ví dụ trước để truy vấn tóm tắt tổng phụ sản phẩm theo sản phẩm.

  1. Trên tab Trang đầu , hãy bấm Xem Dạng>xem Thiết kế.
    Truy vấn Tổng phụ Sản phẩm mở ở dạng xem Thiết kế.
  2. Trên tab Thiết kế Truy vấn , trong nhóm Hiện/Ẩn , bấm Tổng.
    Hàng Tổng được hiển thị trong lưới thiết kế truy vấn.

Lưu ý

Mặc dù chúng có tên tương tự nhau, hàng Tổng trong lưới thiết kế và hàng Tổng trong biểu dữ liệu không giống nhau:

  • Bạn có thể nhóm theo các giá trị trường bằng cách sử dụng hàng Tổng trong lưới thiết kế.
  • Bạn có thể thêm một hàng Tổng biểu dữ liệu vào kết quả của một truy vấn tổng.
  • Khi bạn sử dụng hàng Tổng trong lưới thiết kế, bạn phải chọn một hàm tổng hợp cho mỗi trường. Nếu bạn không muốn thực hiện tính toán trên một trường, bạn có thể nhóm theo trường.
  • Trong cột thứ hai của lưới thiết kế, ở hàng Tổng , chọn Tổng từ danh sách thả xuống.
  • Trên tab Thiết kế Truy vấn , trong nhóm Kết quả , bấm Chạy. Truy vấn chạy, rồi hiển thị danh sách sản phẩm với tổng phụ.
  • Nhấn CTRL+S để lưu truy vấn. Để truy vấn mở.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Hiển thị tổng cột trong biểu dữ liệu bằng cách sử dụng hàng Tổng.

Đầu Trang

Thực hiện tính toán dựa trên dữ liệu của bạn

Bạn thường sẽ không sử dụng bảng để lưu trữ các giá trị được tính toán, chẳng hạn như tổng phụ, ngay cả khi chúng được dựa trên dữ liệu trong cùng một cơ sở dữ liệu, vì giá trị được tính toán có thể trở nên lỗi thời nếu các giá trị mà chúng dựa trên đó thay đổi. Ví dụ: bạn sẽ không lưu trữ tuổi của một người trong bảng vì hàng năm bạn sẽ phải cập nhật giá trị; Thay vào đó, bạn lưu trữ ngày sinh của người đó, rồi sử dụng truy vấn để tính tuổi của người đó.

Ví dụ: nếu bạn có một cơ sở dữ liệu cho một số sản phẩm bạn muốn bán. Cơ sở dữ liệu này có một bảng được gọi là Chi tiết Đơn hàng chứa thông tin về sản phẩm trong các trường như giá của từng sản phẩm và số lượng. Bạn có thể tính tổng phụ bằng cách sử dụng một truy vấn nhân số lượng của từng sản phẩm với đơn giá của sản phẩm đó, nhân số lượng của từng sản phẩm với đơn giá và chiết khấu của sản phẩm đó, sau đó lấy tổng đơn giá trừ đi tổng chiết khấu. Nếu bạn đã tạo cơ sở dữ liệu mẫu trong ví dụ trước, hãy mở cơ sở dữ liệu đó và làm theo:

  1. Trên tab Tạo, bấm Thiết kế Truy vấn.
  2. Trên tab Bảng , bấm đúp vào Chi tiết Đơn hàng.
  3. Trong bảng Chi tiết Đơn hàng, bấm đúp vào ID Sản phẩm để thêm trường này vào cột đầu tiên của lưới thiết kế truy vấn.
  4. Trong cột thứ hai của lưới, bấm chuột phải vào hàng Trường , rồi bấm Thu phóng trên menu lối tắt.
  5. Trong hộp Thu phóng , nhập hoặc dán dòng sau: Tổng phụ: ([Số lượng]*[Đơn giá])-([Số lượng]*[Đơn giá]*[Giảm giá])
  6. Bấm vào OK.
  7. Trên tab Thiết kế truy vấn , bấm Chạy. Truy vấn sẽ chạy, rồi hiển thị danh sách sản phẩm và tổng phụ trên mỗi đơn hàng.
  8. Nhấn CTRL+S để lưu truy vấn, rồi đặt tên cho truy vấn là Tổng phụ Sản phẩm.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Hiển thị tổng cột trong biểu dữ liệu bằng cách sử dụng hàng Tổng.

Đầu Trang

Hiển thị dữ liệu tóm tắt hoặc tổng hợp

Khi bạn sử dụng bảng để ghi lại các giao dịch hoặc lưu trữ dữ liệu số xuất hiện thường xuyên, sẽ rất hữu ích khi có thể xem lại dữ liệu đó ở dạng tổng hợp, chẳng hạn như tổng cộng hoặc trung bình. Trong Access, bạn có thể thêm một hàng Tổng vào biểu dữ liệu. Hàng tổng là hàng ở dưới cùng biểu dữ liệu có thể hiển thị tổng hiện có hoặc giá trị tổng hợp khác.

  1. Chạy truy vấn Tổng phụ Sản phẩm bạn đã tạo trước đó và để kết quả mở ở dạng xem Biểu dữ liệu.
  2. Trên tab Trang đầu, hãy bấm Tổng. Một hàng mới sẽ xuất hiện ở cuối biểu dữ liệu, với từ Tổng cộng ở cột đầu tiên.
  3. Bấm vào ô trong hàng cuối cùng của biểu dữ liệu có tên là Tổng.
  4. Bấm vào mũi tên để xem các hàm tổng hợp sẵn dùng. Vì cột chứa dữ liệu văn bản, chỉ có hai lựa chọn: Không có vàĐếm.
  5. Chọn Đếm. Nội dung của ô thay đổi từ Tổng thành số lượng giá trị cột.
  6. Bấm ô liền kề (cột thứ hai). Lưu ý rằng một mũi tên sẽ xuất hiện trong ô.
  7. Bấm vào mũi tên, rồi bấm Tính tổng. Trường hiển thị tổng giá trị cột.
  8. Để mở truy vấn trong dạng xem Biểu dữ liệu.

Đầu Trang

Tạo một truy vấn chéo bảng

Bây giờ, giả sử bạn muốn xem lại tổng phụ sản phẩm nhưng bạn cũng muốn tổng hợp theo tháng, sao cho mỗi hàng hiển thị tổng phụ cho một sản phẩm và mỗi cột hiển thị tổng phụ sản phẩm cho một tháng. Để hiển thị tổng phụ cho một sản phẩm và để hiện tổng phụ sản phẩm cho một tháng, hãy sử dụng truy vấn chéo bảng.

Bạn có thể sửa đổi lại truy vấn Tổng phụ Sản phẩm để truy vấn trả về các hàng tổng phụ sản phẩm và cột tổng phụ hàng tháng.

  1. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Xem, bấm Dạng xem rồi bấm Dạng xem Thiết kế.
  2. Trong nhóm Thiết lập Truy vấn , bấm Thêm Bảng.
  3. Bấm đúp vào Đơn hàng, rồi bấm Đóng.
  4. Trên tab Thiết kế Truy vấn , trong nhóm Loại Truy vấn , bấm Chéo bảng. Trong lưới thiết kế, hàng Hiện ẩn và hàng Chéo bảng được hiển thị.
  5. Trong cột thứ ba của lưới thiết kế, bấm chuột phải vào hàng Trường , rồi bấm Thu phóng trên menu lối tắt. Hộp Thu phóng mở ra.
  6. Trong hộp Thu phóng , nhập hoặc dán nội dung sau: Tháng: "Tháng " & DatePart("m", [Ngày đặt hàng])
  7. Bấm vào OK.
  8. Trong hàng Chéo bảng , hãy chọn các giá trị sau từ danh sách thả xuống: Đầu đề Hàng cho cột đầu tiên, Giá trị cho cột thứ hai và Đầu đề Cột cho cột thứ ba.
  9. Trên tab Thiết kế Truy vấn , trong nhóm Kết quả , bấm Chạy. Truy vấn chạy, rồi hiển thị tổng phụ sản phẩm, được tổng hợp theo tháng.
  10. Nhấn CTRL+S để lưu truy vấn.
    Để biết thêm thông tin về truy vấn chéo bảng, hãy xem mục Giúp cho dữ liệu tóm tắt trở nên dễ đọc hơn bằng cách sử dụng truy vấn chéo bảng.

Đầu Trang

Tạo truy vấn tạo bảng

Bạn có thể sử dụng truy vấn tạo bảng để tạo bảng mới từ dữ liệu được lưu trữ trong các bảng khác.

Ví dụ: giả sử bạn muốn gửi dữ liệu về các đơn hàng ở Chicago tới một đối tác kinh doanh ở Chicago, đối tác này sử dụng Access để chuẩn bị báo cáo. Thay vì gửi tất cả dữ liệu đơn hàng của mình, bạn muốn hạn chế dữ liệu bạn gửi đối với dữ liệu cụ thể cho đơn hàng Chicago.

Bạn có thể tạo một truy vấn chọn có chứa dữ liệu đơn hàng Chicago, rồi sử dụng truy vấn chọn để tạo bảng mới bằng cách sử dụng thủ tục sau đây:

  1. Mở cơ sở dữ liệu ví dụ từ ví dụ trước đó.
    Để chạy truy vấn tạo bảng, bạn có thể cần phải cho phép nội dung cơ sở dữ liệu.

    Lưu ý

    Nếu bạn nhìn thấy thông báo bên dưới Ribbon về việc bật cơ sở dữ liệu, hãy bấm **Bật nội dung.**Nếu cơ sở dữ liệu của bạn đã ở trong một vị trí tin cậy, bạn sẽ không nhìn thấy Thanh Thông báo.

  2. Trên tab Tạo , trong nhóm Truy vấn , bấm Thiết kế Truy vấn.

  3. Bấm đúp vào Chi tiết Đơn hàng và Đơn hàng.

  4. Trong bảng Đơn hàng , bấm đúp vào ID Khách hàng và Thành phố Vận chuyển để thêm các trường này vào lưới thiết kế.

  5. Trong bảng Chi tiết Đơn hàng , bấm đúp vào ID Đơn hàng, ID Sản phẩm, Số lượng, Đơn Giá và Chiết khấu để thêm các trường này vào lưới thiết kế.

  6. Trong cột Thành phố Vận chuyển hàng của lưới thiết kế, bỏ chọn hộp ở hàng Hiện . Trong hàng Tiêu chí , nhập 'Chicago' (bao gồm cả dấu ngoặc đơn). Xác nhận kết quả truy vấn trước khi sử dụng chúng để tạo bảng.

  7. Trên tab Thiết kế Truy vấn , trong nhóm Kết quả , bấm Chạy.

  8. Nhấn Ctrl + S để lưu truy vấn.

  9. Trong hộp Tên Truy vấn , nhập Chicago Orders Query, rồi bấm OK.

  10. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Xem, bấm Dạng xem rồi bấm Dạng xem Thiết kế.

  11. Trên tab Thiết kế Truy vấn , trong nhóm Loại Truy vấn , bấm Tạo Bảng.

  12. Trong hộp thoại Tạo Bảng , trong hộp Tên Bảng , nhập Chicago Orders, rồi bấm OK.

  13. Trên tab Thiết kế Truy vấn , trong nhóm Kết quả , bấm Chạy.

  14. Trong hộp thoại xác nhận , hãy bấm Có và xem bảng mới được hiển thị trong Ngăn Dẫn hướng.

    Lưu ý

    Nếu đã có một bảng có cùng tên mà bạn đã xác định, Access sẽ xóa bảng đó trước khi chạy truy vấn.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng truy vấn tạo bảng, hãy xem Tạo truy vấn tạo bảng.

Đầu Trang

Tạo truy vấn chắp thêm

Bạn có thể sử dụng truy vấn chắp thêm để truy xuất dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng rồi thêm dữ liệu đó vào một bảng khác.

Ví dụ: giả sử bạn đã tạo một bảng để chia sẻ với một cộng tác viên kinh doanh ở Chicago nhưng bạn nhận ra rằng cộng tác viên này cũng làm việc với khách hàng ở khu vực Milwaukee. Bạn muốn thêm các hàng có chứa dữ liệu vùng Milwaukee vào bảng trước khi chia sẻ bảng với cộng sự của mình. Bạn có thể thêm dữ liệu vùng Milwaukee vào bảng Đơn hàng Chicago bằng cách sử dụng quy trình sau đây:

  1. Mở truy vấn có tên "Truy vấn Đơn hàng Chicago" bạn đã tạo trước đó trong dạng xem Thiết kế.
  2. Trên tab Thiết kế Truy vấn , trong nhóm Kiểu Truy vấn , bấm Chắp thêm. Hộp thoại Chắp thêm mở ra.
  3. Trong hộp thoại Gắn thêm , bấm vào mũi tên trong hộp Tên Bảng , chọn Đơn hàng Chicago từ danh sách thả xuống, rồi bấm OK.
  4. Trong lưới thiết kế, ở hàng Tiêu chí của cột Thành phố Cần Vận chuyển, xóa 'Chicago', rồi nhập 'Milwaukee'.
  5. Trong hàng Chắp thêm vào , chọn trường thích hợp cho mỗi cột.
    Trong ví dụ này, các giá trị của hàng Chắp thêm vào phải khớp với các giá trị của hàng Trường nhưng đó là không bắt buộc để truy vấn chắp thêm hoạt động.
  6. Trên tab Thiết kế Truy vấn , trong nhóm Kết quả , bấm Chạy.

Lưu ý

Khi chạy một truy vấn trả về lượng dữ liệu lớn, bạn có thể nhận được thông báo lỗi cho biết bạn sẽ không thể hoàn tác truy vấn. Hãy thử tăng giới hạn trên phân đoạn bộ nhớ lên 3MB để cho phép truy vấn đi qua.

Để biết thêm thông tin về truy vấn chắp thêm, xem mục Thêm bản ghi vào bảng bằng truy vấn chắp thêm.

Đầu Trang

Tạo truy vấn cập nhật

Bạn có thể sử dụng truy vấn cập nhật để thay đổi dữ liệu trong bảng của mình và bạn có thể sử dụng truy vấn cập nhật để nhập tiêu chí nhằm xác định hàng cần được cập nhật. Truy vấn cập nhật cung cấp cho bạn cơ hội để xem lại dữ liệu đã cập nhật trước khi thực hiện cập nhật.

Quan trọng

Không thể hoàn tác truy vấn thực hiện. Bạn nên cân nhắc việc sao lưu mọi bảng mà bạn sẽ cập nhật bằng cách sử dụng truy vấn cập nhật.

Trong ví dụ trước, bạn đã chắp thêm hàng vào bảng Đơn hàng Chicago. Trong bảng Đơn hàng Chicago, trường ID Sản phẩm hiển thị ID Sản phẩm dạng số. Để làm cho dữ liệu hữu ích hơn trong báo cáo, bạn có thể thay thế ID sản phẩm bằng tên sản phẩm, sử dụng quy trình sau đây:

  1. Mở bảng Đơn hàng Chicago ở cửa sổ Thiết kế.

  2. Trong hàng ID Sản phẩm, thay đổi Kiểu Dữ liệu từ Số thành Văn bản.

  3. Lưu và đóng bảng Đơn hàng Chicago.

  4. Trên tab Tạo , trong nhóm Truy vấn , bấm Thiết kế Truy vấn.

  5. Bấm đúp vào Đơn hàng và Sản phẩm Chicago.

  6. Trên tab Thiết kế Truy vấn , trong nhóm Kiểu Truy vấn , bấm Cập nhật.

  7. Trong lưới thiết kế, hàng Sắp xếp và Hiển thị biến mất, đồng thời hàng Cập nhật thành xuất hiện.

  8. Trong bảng Đơn hàng Chicago , bấm đúp vào ID Sản phẩm để thêm trường này vào lưới thiết kế.

  9. Trong lưới thiết kế, ở hàng Cập nhật thành của cột ID Sản phẩm , nhập hoặc dán nội dung sau: [Sản phẩm].[ Tên Sản phẩm]

    Mẹo

    Bạn có thể sử dụng truy vấn cập nhật để xóa các giá trị trường bằng cách sử dụng chuỗi trống ("") hoặc NULL trong hàng Cập nhật thành .

  10. Trong hàng Tiêu chí , nhập hoặc dán thông tin sau: [ID Sản phẩm] Like ([Sản phẩm].[ ID])

  11. Bạn có thể xem lại những giá trị nào sẽ được thay đổi bởi truy vấn cập nhật bằng cách xem truy vấn ở dạng xem Biểu dữ liệu.

  12. Trên tab Thiết kế , hãy bấm Dạng xem Biểu>dữ liệu. Truy vấn sẽ trả về một danh sách các ID Sản phẩm sẽ được cập nhật.

  13. Trên tab Thiết kế truy vấn , bấm Chạy.
    Khi bạn mở bảng Đơn hàng Chicago, bạn sẽ thấy rằng các giá trị số trong trường ID Sản phẩm đã được thay thế bằng tên sản phẩm từ bảng Sản phẩm.

Để biết thêm thông tin về truy vấn cập nhật, hãy xem Tạo và chạy truy vấn cập nhật.

Đầu Trang

Tạo truy vấn xóa

Bạn có thể sử dụng truy vấn xóa để xóa dữ liệu khỏi bảng của mình và bạn có thể sử dụng truy vấn xóa để nhập tiêu chí nhằm xác định cần xóa hàng nào. Truy vấn xóa cho bạn cơ hội để xem lại các hàng sẽ bị xóa trước khi thực hiện xóa.

Ví dụ: khi bạn đang chuẩn bị gửi bảng Đơn_hàng Chicago từ ví dụ trước, đến cộng tác viên kinh doanh tại Chicago của bạn, bạn nhận thấy rằng một số hàng chứa một số trường trống. Bạn đã quyết định loại bỏ những hàng này trước khi gửi bảng. Bạn có thể chỉ cần mở bảng và xóa hàng theo cách thủ công, tuy nhiên, nếu bạn có nhiều hàng cần xóa và bạn có tiêu chí rõ ràng về hàng cần xóa, bạn có thể thấy hữu ích khi sử dụng truy vấn xóa.

Bạn có thể sử dụng truy vấn để xóa các hàng trong bảng Đơn hàng Chicago không có giá trị cho ID Đơn hàng bằng cách sử dụng quy trình sau đây:

  1. Trên tab Tạo, bấm Thiết kế Truy vấn.
  2. Bấm đúp vào Đơn hàng Chicago.
  3. Trên tab Thiết kế Truy vấn , trong nhóm Loại Truy vấn , bấm Xóa. Trong lưới thiết kế, hàng Sắp xếp và Hiển thị biến mất và hàng Xóa xuất hiện.
  4. Trong bảng Đơn hàng Chicago , bấm đúp vào ID Đơn hàng để thêm vào lưới.
  5. Trong lưới thiết kế, trong hàng Tiêu chí của cột ID Đơn hàng, nhập Là Null.
  6. Trên tab Thiết kế Truy vấn , trong nhóm Kết quả , bấm Chạy.

Để biết thêm thông tin về truy vấn xóa, hãy xem Tạo và chạy truy vấn xóa.

Đầu Trang