Bảng là các đối tượng cần thiết trong cơ sở dữ liệu vì chúng chứa tất cả thông tin hoặc dữ liệu. Ví dụ: cơ sở dữ liệu doanh nghiệp có thể có bảng Danh bạ lưu trữ tên nhà cung cấp, địa chỉ email và số điện thoại. Vì các đối tượng cơ sở dữ liệu khác phụ thuộc rất nhiều vào các bảng nên bạn nên bắt đầu thiết kế cơ sở dữ liệu của mình bằng cách tạo tất cả các bảng. Sau đó, tạo các đối tượng khác. Trước khi bạn tạo bảng trong Access, hãy nghĩ về yêu cầu của bạn và xác định tất cả các bảng mà bạn có thể cần. Để có phần giới thiệu về lập và thiết kế một cơ sở dữ liệu, hãy xem Những vấn đề cơ bản về thiết kế cơ sở dữ liệu.
Trong bài viết này
- Tổng quan
- Các thuộc tính của bảng và trường
- Kiểu dữ liệu
- Mối quan hệ của bảng
- Phím
- Lợi ích của việc sử dụng mối quan hệ
Tổng quan
Một cơ sở dữ liệu quan hệ như Access thường có vài bảng liên quan. Trong một cơ sở dữ liệu được thiết kế tốt, mỗi bảng sẽ lưu trữ dữ liệu về một đối tượng cụ thể, chẳng hạn như nhân viên hoặc sản phẩm. Một bảng có các bản ghi (dòng) và trường (cột). Các trường chứa các kiểu dữ liệu khác nhau, chẳng hạn như văn bản, số, ngày tháng và siêu kết nối.
- Bản ghi: Chứa dữ liệu cụ thể, chẳng hạn như thông tin về một nhân viên hoặc sản phẩm cụ thể.
- Trường: Chứa dữ liệu về một khía cạnh chủ đề bảng, chẳng hạn như tên hoặc địa chỉ email.
- Giá trị trường: Mỗi bản ghi có một giá trị trường, chẳng hạn
Contoso, Ltd.như .someone@example.com
Các thuộc tính của bảng và trường
Bảng và trường cũng có các thuộc tính mà bạn có thể đặt để kiểm soát các đặc tính hoặc hành vi của chúng.
- Thuộc tính bảng
- Thuộc tính trường
Trong cơ sở dữ liệu của Access, thuộc tính bảng là những thuộc tính bảng ảnh hưởng tới giao diện hoặc hành vi tổng thể của bảng. Thuộc tính bảng được đặt trong bảng thuộc tính của bảng ở dạng xem Thiết kế. Ví dụ: bạn có thể đặt thuộc tính Chế độ xem Mặc định của bảng để chỉ định cách bảng hiển thị theo mặc định.
Một thuộc tính trường sẽ áp dụng cho một trường cụ thể trong bảng và xác định một trong các đặc tính trường hoặc khía cạnh hành vi trường. Bạn có thể đặt một số thuộc tính trường trong dạng xem Biểu dữ liệu. Bạn cũng có thể đặt thuộc tính trường bất kỳ ở cửa sổ Thiết kế bằng cách sử dụng ngăn Thuộc tính Trường.
Kiểu dữ liệu
Mỗi trường đều có một loại dữ liệu. Loại dữ liệu trường chỉ định loại dữ liệu mà trường lưu trữ, chẳng hạn như lượng văn bản hoặc tệp đính kèm lớn.
Kiểu dữ liệu là thuộc tính trường nhưng khác với các thuộc tính trường khác theo những cách sau:
- Bạn đặt loại dữ liệu trường trong lưới thiết kế bảng, chứ không phải là trong ngăn Thuộc tính Trường.
- Kiểu dữ liệu của trường sẽ xác định các thuộc tính khác của trường đó.
- Bạn phải đặt loại dữ liệu trường khi tạo trường.
Bạn có thể tạo trường mới trong Access bằng cách nhập dữ liệu vào một cột mới trong dạng xem Biểu dữ liệu. Khi bạn tạo trường bằng cách nhập dữ liệu trong dạng xem Biểu dữ liệu, Access sẽ tự động gán kiểu dữ liệu dựa trên giá trị bạn nhập. Nếu mục nhập của bạn không ngụ ý loại dữ liệu nào khác thì Access sẽ đặt loại dữ liệu đó thành Văn bản. Nếu cần, bạn có thể thay đổi kiểu dữ liệu bằng cách sử dụng dải băng.
Ví dụ về xác định loại dữ liệu tự động
Bảng sau trình bày cách thức hoạt động của tính năng xác định loại dữ liệu tự động trong dạng xem Biểu dữ liệu.
| Nếu bạn nhập | Access sẽ tạo một trường có loại dữ liệu |
|---|---|
John |
Văn bản Ngắn |
http://www.contoso.com |
Siêu kết nối |
1 |
Số, Số nguyên Dài |
50,000 |
Số, Số nguyên Dài |
50,000.99 |
Số, Nhân đôi |
50000.389 |
Số, Nhân đôi |
12/67 |
Ngày/Giờ |
December 31, 2016 |
Ngày/Giờ |
10:50:23 |
Ngày/Giờ |
10:50 am |
Ngày/Giờ |
17:50 |
Ngày/Giờ |
$12.50 |
Tiền tệ |
21.75 |
Số, Nhân đôi |
123.00% |
Số, Nhân đôi |
3.46E+03 |
Số, Nhân đôi |
Bạn có thể sử dụng bất kỳ tiền tố giao thức internet hợp lệ nào, chẳng hạn http://như , https://hoặc mailto:. Access nhận dạng định dạng ngày, thời gian và tiền tệ dựa trên ngôn ngữ người dùng của bạn.
Mối quan hệ của bảng
Mặc dù mỗi bảng lại lưu trữ dữ liệu về một chủ đề khác nhau nhưng các bảng trong cơ sở dữ liệu Access thường lưu trữ dữ liệu về các chủ đề liên quan tới nhau. Ví dụ: một cơ sở dữ liệu có thể chứa:
- Một bảng khách hàng liệt kê khách hàng của công ty bạn và địa chỉ của họ.
- Một bảng sản phẩm liệt kê các sản phẩm bạn bán, bao gồm giá cả và ảnh của từng sản phẩm.
- Một bảng đơn đặt hàng theo dõi đơn đặt hàng của khách hàng.
Vì bạn lưu trữ dữ liệu về các chủ đề khác nhau trong các bảng riêng biệt nên bạn cần một cách để gắn kết dữ liệu với nhau để bạn có thể dễ dàng kết hợp dữ liệu liên quan từ các bảng riêng biệt đó. Để kết nối dữ liệu được lưu trữ trong các bảng khác nhau, bạn sẽ cần tạo các mối quan hệ. Mối quan hệ là mối liên hệ lô-gic giữa hai bảng chỉ rõ những trường mà các bảng có chung. Để biết thêm thông tin, xem mục Hướng dẫn dành cho mối quan hệ bảng.
Khóa
Trường là một phần của quan hệ của bảng được gọi là các khóa. Khóa thường bao gồm một trường nhưng có thể bao gồm nhiều trường. Có hai loại khóa:
- Khóa chính: Một bảng chỉ có thể có một khóa chính. Một khóa chính chứa một hoặc nhiều trường giúp nhận dạng riêng từng bản ghi mà bạn lưu trữ trong bảng. Thông thường, có một số định danh duy nhất, chẳng hạn như số ID, số sê-ri hoặc mã, được dùng làm khóa chính. Ví dụ: bạn có thể có một bảng Khách hàng, trong đó, mỗi khách hàng sẽ có một số ID khách hàng riêng. Trường ID khách hàng là khóa chính của bảng Khách hàng. Khi một khóa chính chứa nhiều trường, khóa đó thường được tạo thành từ các trường hiện có cùng nhau cung cấp các giá trị duy nhất. Ví dụ: bạn có thể sử dụng tổ hợp họ, tên và ngày sinh làm khóa chính cho một bảng về mọi người. Để biết thêm thông tin , hãy xem mục Thêm hoặc thay đổi khóa chính của bảng.
- Khóa ngoại: Bảng cũng có thể có một hoặc nhiều khóa ngoại. Một khóa ngoại sẽ chứa các giá trị tương ứng với các giá trị trong khóa chính của một bảng khác. Ví dụ: bạn có thể có bảng Thứ tự, trong đó, mỗi thứ tự lại có một số ID khách hàng tương ứng với một bản ghi trong bảng Khách hàng. Trường ID khách hàng là khóa ngoại của bảng Thứ tự.
Sự tương ứng của các giá trị giữa các trường khóa tạo thành cơ sở cho một mối quan hệ bảng. Bạn sử dụng mối quan hệ bảng để kết hợp dữ liệu từ các bảng liên quan. Ví dụ, giả định rằng bạn có một bảng Khách hàng và một bảng Đơn đặt hàng. Trong bảng Khách hàng của bạn, mỗi bản ghi được nhận dạng bởi một trường khóa chính là các ID.
Để liên kết mỗi đơn đặt hàng với một khách hàng, bạn thêm một trường khóa ngoại vào bảng Đơn đặt hàng tương ứng với trường ID trong bảng Khách hàng, rồi tạo một mối quan hệ giữa hai khóa. Khi bạn thêm một bản ghi vào bảng Đơn hàng, bạn sử dụng giá trị ID khách hàng xuất phát từ bảng Khách hàng. Bất cứ khi nào bạn muốn xem thông tin về khách hàng của một đơn hàng, bạn sử dụng mối quan hệ để xác định dữ liệu nào từ bảng Khách hàng tương ứng với bản ghi nào trong bảng Đơn hàng.
- Khóa chính, được xác định bởi biểu tượng khóa bên cạnh tên trường.
- Một khóa ngoại, hiển thị không có biểu tượng khóa.
Không thêm trường nếu bạn cho rằng mỗi thực thể duy nhất được thể hiện trong bảng có thể yêu cầu nhiều giá trị cho trường đó. Tiếp tục ví dụ trước, nếu bạn muốn bắt đầu theo dõi đơn hàng do khách hàng của bạn đặt, đừng thêm trường vào bảng vì mỗi khách hàng sẽ có nhiều đơn hàng. Thay vào đó, hãy tạo một bảng mới để lưu trữ đơn hàng, rồi tạo mối quan hệ giữa hai bảng.
Lợi ích của việc sử dụng các mối quan hệ
Việc giữ cho dữ liệu phân tách trong các bảng liên quan mang lại những lợi ích sau:
- Tính nhất quán: Vì mỗi mục dữ liệu chỉ được ghi một lần trong một bảng nên sẽ ít xảy ra khả năng mơ hồ hoặc không nhất quán. Ví dụ: bạn lưu một tên khách hàng chỉ một lần vào bảng về khách hàng thay vì lưu trữ tên đó nhiều lần và có thể không nhất quán trong bảng có chứa dữ liệu đơn hàng.
- Hiệu quả: Việc ghi dữ liệu chỉ ở một nơi có nghĩa là bạn sử dụng dung lượng đĩa ít hơn. Ngoài ra, các bảng nhỏ hơn có xu hướng cung cấp dữ liệu nhanh hơn bảng lớn hơn. Cuối cùng, nếu bạn không sử dụng các bảng riêng biệt cho các đối tượng riêng biệt, bạn sẽ đưa các giá trị null (không có dữ liệu) và sự dư thừa vào bảng của mình. Cả hai cách đó đều có thể làm lãng phí không gian và hiệu năng chậm.
- Dễ hiểu: Thiết kế của cơ sở dữ liệu sẽ dễ hiểu hơn khi các đối tượng được phân tách đúng cách thành các bảng.
Lên kế hoạch cho bảng của bạn trong khi ghi nhớ các mối quan hệ. Bạn có thể sử dụng Trình hướng dẫn Tra cứu để tạo trường khóa ngoại nếu bảng chứa khóa chính tương ứng đã tồn tại. Trình hướng dẫn Tra cứu sẽ tạo các mối quan hệ cho bạn. Để biết thêm thông tin, xem mục Tạo hoặc xoá trường tra cứu.