Khi bạn nhập dữ liệu vào Access, đôi khi dữ liệu nguồn không được phân tách đúng cách thành các bảng có liên quan. Để tận dụng tối đa lợi ích từ Access, dữ liệu cần được chuẩn hóa - phân tách thành các bảng khác nhau, mỗi bảng về một nội dung, có liên quan đến nhau bởi các phần thông tin chính. Trình phân tích Bảng có thể trợ giúp bạn với tác vụ quan trọng này: trên ribbon, bấm vào Công cụ cơ sở dữ liệu, rồi trong nhóm Phân tích , bấm vào Phân tích Bảng. Trình hướng dẫn khởi động và hướng dẫn bạn qua từng bước.
Lưu ý
Thông tin trong chủ đề này chỉ áp dụng cho cơ sở dữ liệu Microsoft Access trên máy tính (.mdb hay .accdb).
1. Bảng gốc
2. Các bảng được tạo bởi Trình phân tích Bảng
3. Truy vấn được tạo bởi Trình phân tích Bảng
4. Danh sách tra cứu
Nếu cơ sở dữ liệu Microsoft Access của bạn có một bảng chứa thông tin lặp lại trong một hoặc nhiều trường, hãy dùng Trình phân tích Bảng để tách dữ liệu thành các bảng có liên quan nhằm lưu trữ dữ liệu một cách an toàn và hiệu quả hơn. Quy trình này được gọi là chuẩn hóa.
Trình phân tích Bảng chia một bảng chứa thông tin lặp lại thành các bảng riêng biệt, trong đó mỗi loại thông tin chỉ được lưu trữ một lần. Điều này giúp cơ sở dữ liệu hiệu quả hơn và dễ cập nhật hơn, cũng như giảm kích cỡ của cơ sở dữ liệu. Sau khi trình hướng dẫn chia dữ liệu, bạn vẫn có thể xem và làm việc với dữ liệu trong cùng một chỗ bằng cách yêu cầu trình hướng dẫn tạo truy vấn.
Bạn có thể sử dụng truy vấn để cập nhật dữ liệu từ nhiều bảng cùng một lúc. Truy vấn còn cung cấp các tính năng tiết kiệm thời gian khác để tăng tính chính xác cho dữ liệu của bạn.
- Nếu bạn thay đổi một trường được lặp lại trong truy vấn, tất cả các bản ghi có giá trị đó đều được cập nhật tự động vì thực tế bạn chỉ cập nhật một trường trong bảng cơ sở của truy vấn.
- Từ các bảng mới, truy vấn kế thừa các trường Tra cứu, cho phép bạn thay đổi giá trị trường bằng cách chọn giá trị từ danh sách thay vì phải nhập giá trị chính xác. Danh sách Tra cứu sẽ tra cứu các giá trị từ bảng cơ sở. Khi cùng một giá trị áp dụng cho nhiều bản ghi, bạn có thể đảm bảo độ chính xác và nhất quán bằng cách chọn giá trị đó từ danh sách mỗi lần chọn.
- Các biểu mẫu và báo cáo trước đây dựa trên bảng gốc sẽ tự động được dựa trên truy vấn lúc này, vì trình hướng dẫn sẽ gán tên bảng gốc cho truy vấn và đổi tên bảng.
- Các biểu mẫu và báo cáo hiện có dựa trên truy vấn sẽ kế thừa cập nhật trường tự động. Các biểu mẫu và báo cáo mới cũng sẽ kế thừa các danh sách Tra cứu.