Có thể có những lúc bạn muốn sắp xếp dữ liệu, không phải theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số mà theo thứ tự do người dùng xác định (còn gọi là thứ tự tùy chỉnh hoặc lô-gic). Ví dụ, sắp xếp các ngày trong tuần để thứ Hai xuất hiện đầu tiên sẽ có ý nghĩa hơn sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, trong đó Thứ sáu xuất hiện trước. Bạn có thể sắp xếp dữ liệu trong dạng xem Biểu dữ liệu của bảng hoặc truy vấn hay trong dạng xem Biểu mẫu của biểu mẫu.
Bạn muốn làm gì?
- Sắp xếp một số lượng nhỏ và hữu hạn các giá trị trường duy nhất
- Sắp xếp một số lượng lớn các giá trị trường duy nhất
Sắp xếp một số lượng nhỏ và hữu hạn các giá trị trường duy nhất
Trong quy trình này, bạn sẽ viết một biểu thức sử dụng hàm IIf để xếp hạng các chức danh của nhân viên.
Trước tiên, tạo bảng có chứa ba trường — Chức danh, Tên và Họ. Trong trường Tiêu đề, nhập các giá trị sau đây cho bốn bản ghi mới:
- Điều phối viên Bán hàng Nội bộ
- Giám đốc Bán hàng
- Đại diện Bán hàng
- Phó Chủ tịch, Bán hàng
Trong trường Tên và Họ của bốn bản ghi, hãy nhập bất kỳ tên nào bạn muốn.
- Bây giờ, hãy mở bảng trong dạng xem Biểu dữ liệu.
- Trên tab Trang đầu , trong nhóm Sắp xếp & Bộ lọc , bấm Nâng cao rồi bấm Sắp xếp/Lọc Nâng cao trên menu lối tắt.
- Thêm các trường bạn muốn, chẳng hạn như Tên, Họ và Chức danh vào lưới.
- Bấm chuột phải vào hàng Trường trong cột trống đầu tiên, bấm Phóng to, rồi nhập biểu thức sau đây:
IIf([Chức danh] = "Phó Chủ tịch, Bán hàng", 1,IIf([Chức danh] = "Giám đốc Bán hàng", 2,IIf([Chức danh] = "Đại diện Bán hàng", 3,IIf([Chức danh] = "Điều phối viên Bán hàng Nội bộ", 4, 5))))
Tiêu đề là tên của trường có chứa các giá trị được xếp hạng. Các giá trị đặt trong dấu ngoặc kép là các giá trị riêng được lưu trữ trong trường. Giá trị số theo sau là thứ hạng được gán cho nó. Biểu thức trước đó gán cấp bậc 1 đến 4 cho bốn chức danh khác nhau và gán cấp hạng 5 cho tất cả những chức danh khác. Khi bạn thực hiện sắp xếp, các tiêu đề không được đề cập trong biểu thức này sẽ được gán cùng một thứ hạng (5). - Trong hàng Sắp xếp cho cột chứa biểu thức, bấm Tăng dần.
- Trên tab Trang đầu , trong nhóm Sắp xếp & Bộ lọc , bấm Bật/tắt Bộ lọc.
Hàm IIf trả về giá trị số tương ứng với giá trị trong trường Tiêu đề. Ví dụ: nếu giá trị trong trường Chức danh là Người quản lý Bán hàng, số được gán là 2. Nếu có giá trị trong trường Chức danh không được liệt kê như một đối số trong hàm — chẳng hạn như Điều phối viên Quận — giá trị đó sẽ được gán số 5. Sau đó truy vấn sẽ sắp xếp các số này theo thứ tự tăng dần.
Sắp xếp một số lượng lớn các giá trị trường duy nhất
Nếu bạn có một số lượng lớn các giá trị cần xếp hạng, cách sắp xếp dữ liệu tốt hơn là tạo bảng tra cứu.
Giả sử bảng Nhân viên tham chiếu đến hơn 50 tiêu đề khác nhau. Trước tiên, bạn cần tạo bảng tra cứu và chuẩn bị bảng hiện có để tra cứu bảng mới. Sau đó, bạn liên kết hai bảng và tạo truy vấn.
Tạo bảng tra cứu và sửa đổi bảng hiện có
Tạo một bảng tra cứu mới sẽ lưu trữ các tiêu đề. Đặt tên cho bảng tblTitles, rồi đặt trường thành kiểu dữ liệu được chỉ ra trong dấu ngoặc đơn, như được hiển thị trong bảng sau đây:
TitleID
(Số tự động)Tiêu đề
(Văn bản)1 Phó Chủ tịch, Bán hàng 2 Giám đốc Bán hàng 3 Đại diện Bán hàng 4 Điều phối viên Bán hàng Nội bộ Đặt trường TitleID làm khóa chính.
Sửa đổi bảng Nhân viên để bảng tra cứu bảng tblTitles.
- Trong cửa sổ Thiết kế, thay đổi tên trường Tiêu đề thành TitleID.
- Trong cột Kiểu Dữ liệu , thay đổi Kiểu Dữ liệu thành Số.
Trên tab Chung , bên dưới Thuộc tính Trường, hãy thay đổi Kích cỡ Trường thành Số nguyên Dài.
Lưu bảng và bỏ qua cảnh báo về việc mất dữ liệu.
Chuyển sang dạng xem Biểu dữ liệu.
Điền vào cột Tiêu đề với giá trị TitleID tương ứng với giá trị tiêu đề.
Ví dụ: với các bản ghi mà có giá trị Tiêu đề là Người quản lý Bán hàng, nhập 2. Đối với Đại diện Bán hàng, nhập 3.Lưu và đóng bảng.
Liên kết hai bảng
- Trên tab Công cụ Cơ sở dữ liệu, trong nhóm Mối quan hệ, bấm Mối quan hệ.
- Trên tab Thiết kế , trong nhóm Mối quan hệ , bấm vào Thêm Bảng (hoặc Hiển thị Bảng trong Access).
- Chọn tblTitles và Employees, rồi bấm Thêm để thêm chúng vào cửa sổ Mối quan hệ. Đóng hộp thoại Hiện Bảng.
- Kéo trường TitleID từ bảng tblTitles sang trường TitleID trong bảng Nhân viên.
Hộp thoại Sửa Quan hệ mở ra. - Đảm bảo rằng tên trường được hiển thị trong hai cột đều là TitleID và hộp Loại Mối quan hệ hiển thị là Một Đối Nhiều. Bạn có thể thay đổi tên trường, nếu cần.
- Chọn hộp kiểm Thực thi tính toàn vẹn tham chiếu.
- Bấm vào Tạo để tạo mối quan hệ.
Hộp thoại Sửa Quan hệ sẽ đóng và lưu các thay đổi. - Đóng tab Mối quan hệ .
Tạo truy vấn
- Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.
- Trong hộp thoại Thêm Bảng (Hiển thị Bảng trong Access), bấm vào tab Bảng , bấm đúp vào Nhân viên, rồi bấm đúp vào tblTitles.
- Thêm các trường ID, Họ và Tên của nhân viên từ bảng Nhân viên và trường Tiêu đề từ bảng tblTitles vào lưới thiết kế truy vấn.
- Chuyển sang dạng xem Biểu dữ liệu.