Hãy thử ngay!
Sử dụng truy vấn để trả lời các câu hỏi về doanh nghiệp hoặc các câu hỏi khác dựa trên dữ liệu và nhanh chóng và dễ dàng thực hiện cập nhật hàng loạt hoặc xóa thông tin khỏi cơ sở dữ liệu.
Truy vấn là gì?
Trong Access, truy vấn giống như những câu hỏi bạn hỏi để tìm thông tin liên quan, thậm chí rất cụ thể trong cơ sở dữ liệu của bạn.
Trong truy vấn, đôi khi bạn sử dụng dữ liệu từ một bảng duy nhất và những lúc khác từ nhiều bảng. Ví dụ, bạn có thể chỉ muốn tìm số điện thoại của một liên hệ, điều này yêu cầu truy vấn đơn giản là trường số điện thoại cho một người cụ thể trong bảng liên hệ. Hoặc bạn có thể kết hợp dữ liệu từ nhiều bảng, chẳng hạn như thông tin khách hàng và thông tin đơn hàng, để xem những gì khách hàng đã đặt hàng.
Trong Access, truy vấn là một đối tượng cơ sở dữ liệu. Nó không lưu trữ dữ liệu. Thay vào đó, nó hiển thị dữ liệu được lưu trữ trong bảng và nó giúp dữ liệu đó sẵn có để bạn làm việc. Truy vấn có thể hiển thị dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng, từ các truy vấn khác hay kết hợp cả hai. Ví dụ:
- Xem dữ liệu với truy vấn chọn. Tìm và xem thông tin từ một hoặc nhiều bảng bằng cách chỉ định các tiêu chí mà dữ liệu phải đáp ứng và phân loại các giá trị cần hiển thị. Ví dụ: bạn có thể yêu cầu xem tất cả sản phẩm được tạo bởi Tailspin Toys.
- Nhập tiêu chí và tìm kiếm nhanh chóng. Tạo truy vấn có thể dùng lại mà luôn yêu cầu bạn cung cấp các tiêu chí tìm kiếm. Ví dụ: bạn có thể tạo truy vấn yêu cầu người dùng cung cấp tên nhà cung cấp để tìm kiếm, rồi hiển thị tất cả sản phẩm đã mua từ nhà cung cấp đó.
- Cập nhật hoặc thêm dữ liệu dựa trên truy vấn. Truy vấn dữ liệu và sau đó dùng kết quả để tự động nhập hoặc cập nhật thông tin. Ví dụ: nếu Tailspin Toys đã thêm "TT" vào đầu tên tất cả các sản phẩm của mình, hãy tìm kiếm tất cả các sản phẩm của công ty, rồi cập nhật tên sản phẩm để mỗi mục nhập đều bắt đầu bằng "TT" — tất cả đều thông qua một truy vấn cập nhật.
- Xóa dữ liệu dựa trên truy vấn. Tìm thông tin hoặc bản ghi, rồi xóa chúng. Ví dụ: nếu Tailspin Toys ngừng hoạt động và các sản phẩm của công ty không còn để bán, hãy tìm tất cả sản phẩm của họ và tự động xóa chúng khỏi các bảng liên quan.
Sử dụng Trình hướng dẫn Truy vấn để tạo truy vấn chọn hiển thị thông tin trong Dạng xem Biểu dữ liệu.
Lưu ý
Một số phần tử thiết kế không sẵn dùng khi bạn sử dụng trình hướng dẫn. Nếu bạn cần, hãy sửa đổi truy vấn trong Dạng xem Thiết kế sau khi tạo.
Lưu ý
Trước khi bạn tạo một truy vấn, hãy đảm bảo bạn đã thiết lập mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu của bạn, vì chúng được sử dụng khi truy vấn dữ liệu của bạn. Để tìm hiểu thêm, hãy xem Bắt đầu với mối quan hệ bảng và các mô-đun liên quan trong nội dung đào tạo này.
Tạo truy vấn
ChọnTrình hướng dẫn Tạo Truy> vấn.
Chọn Trình hướng dẫn Truy vấn Đơn giản, rồi chọn OK.
Chọn bảng hoặc truy vấn có chứa trường, rồi thêm trường vào danh sách Trường đã Chọn . Khi hoàn tất, hãy chọn Tiếp theo.
Thêm bao nhiêu trường tùy thích từ bao nhiêu bảng tùy thích.
Nếu bạn đã thêm một trường số
Nếu bạn thêm bất kỳ trường số nào, trình hướng dẫn sẽ hỏi xem bạn muốn truy vấn trả về chi tiết hay dữ liệu tóm tắt. Thực hiện một trong những thao tác sau:Nếu bạn muốn xem các bản ghi riêng lẻ, hãy chọn Chi tiết, rồi chọn Tiếp theo. Chuyển thẳng đến bước 4.
Nếu bạn muốn xem dữ liệu số tóm tắt, chẳng hạn như các giá trị trung bình, hãy chọn Tóm tắt , rồi chọn Tùy chọn Tóm tắt. Chỉ định các trường bạn muốn tóm tắt và cách tóm tắt dữ liệu. Chỉ các trường số được liệt kê. Đối với mỗi trường số, hãy chọn một hàm:
- Sum Truy vấn trả về tổng của tất cả các giá trị thuộc trường.
- Avg Truy vấn trả về giá trị trung bình của các giá trị thuộc trường.
- Min Truy vấn trả về giá trị nhỏ nhất của trường.
- Max Truy vấn trả về giá trị lớn nhất của trường.
Nếu bạn muốn kết quả truy vấn bao gồm cả số lượng bản ghi trong nguồn dữ liệu, hãy chọn Đếm số bản ghi trong tên bảng cho bảng đó.
Nếu bạn đã thêm trường ngày/giờ
Trình hướng dẫn Truy vấn sẽ hỏi cách bạn muốn nhóm các giá trị ngày. Ví dụ: giả sử bạn thêm một trường số, như giá cả và một trường ngày/giờ, như thời gian giao dịch, vào truy vấn, rồi chỉ định trong hộp thoại Tùy chọn Tóm tắt rằng bạn muốn xem giá trị trung bình của trường giá. Vì đã đưa trường ngày/giờ vào nên bạn có thể tính toán giá trị tóm tắt cho từng giá trị ngày và giờ duy nhất, cho mỗi ngày, tháng, quý hoặc năm.
Chọn khoảng thời gian bạn muốn sử dụng để nhóm các giá trị ngày và giờ, rồi chọn Tiếp theo.Lưu ý
Trong Dạng xem Thiết kế, bạn có thêm tùy chọn để nhóm các giá trị ngày và giờ.
Đặt tiêu đề cho truy vấn.
Xác định liệu bạn muốn mở truy vấn (trong Dạng xem biểu dữ liệu) hay sửa đổi truy vấn (trong Dạng xem Thiết kế). Sau đó, chọn Hoàn tất.