Hãy thử ngay!
Access cung cấp sáu đối tượng cơ sở dữ liệu, mà khi được kết hợp sẽ giúp bạn tận dụng tối đa lợi thế của dữ liệu của mình. Tìm hiểu vai trò của từng đối tượng.
Bảng
Access sắp xếp thông tin của bạn thành các bảng: danh sách các hàng và cột gợi nhớ đến một bảng hoặc bảng tính của nhân viên kế toán. Mỗi bảng đều lưu trữ thông tin về một đối tượng cụ thể, vì vậy hầu hết các cơ sở dữ liệu đều chứa nhiều bảng.
Mỗi hàng trong bảng được gọi là một bản ghi và mỗi cột được gọi là một trường. Bản ghi chứa tất cả thông tin cụ thể về một thực thể cụ thể, chẳng hạn như khách hàng hoặc đơn hàng. Trường là một mục thông tin đơn về thực thể đó. Ví dụ: trong bảng Sản phẩm, mỗi hàng hoặc bản ghi sẽ chứa thông tin về một sản phẩm. Mỗi cột hoặc trường sẽ chứa một số loại thông tin về sản phẩm đó, như tên hoặc giá cả. Nếu bạn chưa quen với chúng, hãy tìm hiểu các khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu.
Truy vấn
Trong một cơ sở dữ liệu được thiết kế tốt, dữ liệu bạn muốn trình bày thông qua biểu mẫu hoặc báo cáo thường nằm trên nhiều bảng. Bạn sử dụng truy vấn để kéo thông tin đó từ các bảng khác nhau và kết hợp các bảng đó để hiển thị trong biểu mẫu hoặc báo cáo.
Truy vấn có thể là một yêu cầu về kết quả dữ liệu từ cơ sở dữ liệu của bạn, hoặc có thể được sử dụng để thực hiện một hành động trên dữ liệu, hoặc có thể là cả hai. Sử dụng truy vấn để nhận câu trả lời cho các câu hỏi đơn giản, thực hiện tính toán bằng dữ liệu, kết hợp dữ liệu từ các bảng khác nhau và thêm, thay đổi hoặc xóa dữ liệu khỏi cơ sở dữ liệu.
Có nhiều kiểu truy vấn, nhưng hai kiểu cơ bản là:
| Các loại truy vấn chính | Sử dụng |
|---|---|
| Chọn | Để truy xuất dữ liệu từ bảng hoặc thực hiện tính toán. |
| Hành động | Thêm, thay đổi hoặc xóa dữ liệu. Mỗi tác vụ có một kiểu truy vấn thực hiện cụ thể. Truy vấn hành động không sẵn dùng trong ứng dụng web Access. |
Biểu mẫu
Biểu mẫu giống như các quầy hàng trong cửa hàng—chúng giúp bạn dễ dàng xem hoặc lấy các mục cơ sở dữ liệu mà bạn muốn. Tương tự như biểu mẫu giấy, biểu mẫu Access là các đối tượng mà thông qua đó bạn hoặc những người dùng khác có thể thêm, chỉnh sửa hoặc hiển thị dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Access trên máy tính. Điều quan trọng là phải thiết kế biểu mẫu của bạn lưu ý sử dụng. Ví dụ: nếu ứng dụng dành cho nhiều người dùng, biểu mẫu được thiết kế tốt sẽ giúp cho việc nhập dữ liệu trở nên chính xác, nhanh chóng và hiệu quả.
Báo cáo
Báo cáo đưa ra phương thức để xem, định dạng và tóm tắt thông tin từ cơ sở dữ liệu Access. Ví dụ: tạo một báo cáo đơn giản bao gồm các số điện thoại dành cho tất cả các liên hệ của bạn hoặc một báo cáo tóm tắt về tổng doanh số của các vùng và các khoảng thời gian khác nhau.
Báo cáo sẽ rất hữu ích khi bạn muốn thể hiện thông tin trong cơ sở dữ liệu của mình để:
- Hiển thị hoặc phân phối một tóm tắt dữ liệu.
- Lưu trữ ảnh tức thời của dữ liệu.
- Cung cấp chi tiết về các bản ghi riêng lẻ.
- Tạo nhãn.
Macro
Macro là một công cụ cho phép bạn tự động hóa các tác vụ và thêm chức năng vào biểu mẫu, báo cáo và điều khiển. Ví dụ: nếu bạn thêm nút lệnh vào biểu mẫu và liên kết sự kiện OnClick của nút với macro, sự kiện này sẽ thực hiện lệnh mỗi lần bấm vào nút.
Access cung cấp một môi trường thiết kế để giúp bạn tạo macro. Về cơ bản, bạn sử dụng ngôn ngữ lập trình đơn giản để xây dựng một danh sách các hành động cần thực hiện. Một số hành động cần có thêm thông tin, chẳng hạn như trường nào cần hiển thị điền. Môi trường thiết kế giúp bạn tạo macro dễ dàng hơn, khi bạn chọn từ danh sách các hành động và điền thông tin.
Macro được sử dụng để tự động hóa một loạt các hành động, thực hiện thay đổi cho dữ liệu trong cơ sở dữ liệu và thực hiện nhiều thao tác khác. Thông qua cửa sổ Thiết kế, macro cung cấp một tập hợp con chứa các lệnh sẵn dùng trong Visual Basic for Applications (VBA). Hầu hết mọi người đều thấy việc dựng một macro để thêm chức năng cho biểu mẫu, báo cáo và điều khiển dễ dàng hơn là viết mã VBA nhưng bạn luôn có thể chuyển đổi macro thành VBA từ trong cửa sổ Thiết kế.
Giả sử bạn muốn mở một báo cáo trực tiếp từ một trong các biểu mẫu mục nhập dữ liệu của bạn. Thêm nút vào biểu mẫu của bạn, rồi tạo macro để mở báo cáo. Macro có thể là một macro độc lập (một đối tượng riêng biệt trong cơ sở dữ liệu) được liên kết với thuộc tính sự kiệnOnClick của nút, hoặc macro có thể được nhúng trực tiếp vào thuộc tính sự kiện OnClick của các nút đó. Dù bằng cách nào, khi bạn bấm vào nút, macro sẽ chạy và mở báo cáo.
Mô-đun
Mô-đun là mã VBA mà bạn viết để tự động hóa các tác vụ trong ứng dụng của mình và để thực hiện các chức năng cao cấp hơn. Bạn viết mô-đun bằng ngôn ngữ lập trình VBA. Một mô-đun là một tập hợp của các khai báo, câu lệnh và thủ tục được lưu cùng với nhau thành một đơn vị.